Organisieren Sie sich: So verbessern Sie die Kommunikation für ein besseres Projektmanagement

Während eines Projekts ist es wichtig zu wissen, wie kommuniziert werden soll und wann ein Projektmanagementdienst für die Kommunikation verwendet werden soll. Laut einem Bericht des Project Management Institute ist die Kommunikation mit all Ihren Stakeholdern der wichtigste Faktor für den Erfolg des Projektmanagements. Schlechte Kommunikation ist zu oft die Ursache für andere Probleme, die ein Projekt vom Kurs abbringen oder ganz zum Erliegen bringen.

Was bedeutet klare, offene und effektive Kommunikation im Hinblick auf das Projektmanagement und wie machen Sie das? In der Spalte Get Organized der letzten Woche wurde beschrieben, wie Sie mit der Verwaltung eines Projekts beginnen können. Bei den wichtigsten Maßnahmen ging es darum, das Projekt zu definieren (und sicherzustellen, dass es sich um ein Projekt handelt und nicht nur um laufende Arbeiten) und die Anforderungen, den Umfang, die zu erbringenden Leistungen, die Meilensteine ​​und die Akteure, einschließlich der Interessengruppen. Wenn Sie es noch nicht gelesen haben, empfehle ich dies, bevor Sie diesen Artikel in Angriff nehmen.

Wie schlechte Kommunikation das Projektmanagement beeinflusst

Die drei Hauptprobleme, die den Erfolg eines Projekts verhindern, sind nach einer Umfrage von PricewaterhouseCooper Änderungen des Umfangs, schlechte Schätzungen in der Planungsphase und schlecht definierte Ziele. Jason Westland, CEO von ProjectManager.com, sieht in all diesen Problemen eine andere Ursache: schlechte Kommunikation.

"Wenn ein Projektmanager den Umfang nicht einschränkt oder wenn die Spieler den Zeitplan nicht kennen, die Dinge auseinanderfallen oder die gelieferten Produkte nicht den Anforderungen entsprechen", sagte Westland, als ich kürzlich mit ihm über Best Practices für das Projektmanagement sprach.

Westland, der auch The Project Management Life Cycle schrieb , fügte hinzu: "Was normalerweise passiert, ist, dass der Projektmanager den Umfang des Projekts nicht wirklich im Griff hat. Das Team weiß nicht wirklich, was sie liefern. Niemand weiß wirklich, was die Enddaten für die Meilensteine ​​oder die wichtigsten Ergebnisse sind. Und während des gesamten Projektverlaufs informiert sie niemand über die Gesamtvision, den Grund, warum sie dies tun.

Westland ist in Neuseeland aufgewachsen. Er teilte mit mir eine Analogie zwischen dem Hüten von Schafen auf dem Gelände seines Mutterlandes und der Leitung eines Projekts.

Stellen Sie sich einen Jungen vor, der 300 Schafe mit nur wenigen Hunden von einer Koppel zur nächsten bewegen muss. "Sie sind in ständiger Kommunikation mit Ihren Hunden durch eine Pfeife", sagte er. "Die Hunde bewegen sich ständig, um Gruppen zu teilen oder Gruppen zusammenzulegen." Die Arbeit mag für einen Jungen und ein paar Hunde unhandlich erscheinen, aber wenn die Kommunikation nie unterbrochen wird und der Junge sich immer wieder an sein Ziel erinnert, kann sie erledigt werden.

Schauen Sie sich das Gesamtbild an

Während des Kickoff-Meetings eines Projekts müssen alle Akteure, die an dem Projekt arbeiten, das Meeting mit einer klaren Beschreibung des endgültigen Projekts verlassen. Mit anderen Worten, jeder sollte nicht nur eine Vision haben, sondern auch schriftliche Details.

Stellen Sie sich ein Projekt vor, dessen Fertigstellung ein Jahr dauert. Einige Monate nach Projektbeginn ist es durchaus möglich, dass sich die Vision in den Augen eines Menschen seit dem ersten Tag ein wenig verändert hat. Der Projektmanager muss jeden an die Beschreibung des endgültigen Projekts erinnern - und das muss er auch oft tun. Diese Art der Visionskommunikation kann während eines regelmäßig geplanten Meetings (mehr dazu in einem Moment) oder durch Hinzutreten des Kunden des Projekts von Zeit zu Zeit geschehen, um das Team daran zu erinnern, worauf sie hinarbeiten.

Darüber hinaus ist jeder im Projektteam für die Kommunikation verantwortlich, wenn eine Aufgabe oder eine Reihe von Aufgaben vom nächsten Ergebnis oder der endgültigen Beschreibung des Projekts abweicht. Wenn eine Aufgabe entsteht, die nicht in den Geltungsbereich fällt, müssen die Mitarbeiter das Wort ergreifen und die Projektmanager müssen zuhören. Kommunikation ist eine Einbahnstraße. Wenn ein Team glaubt, dass der Termin nicht eingehalten wird, muss es dem Projektmanager mitteilen, wenn die Gefahr besteht, und nicht, wenn es zu spät ist. Ein Projektmanager, der eine solche Kommunikation hört, kann entsprechende Entscheidungen treffen. Und wie Sie vielleicht erraten haben, muss der Projektmanager das Team über alle vorgenommenen Änderungen informieren und Feedback einholen.

Achten Sie auf das feine Detail

Die Projektmanager müssen nicht nur häufig zur Vision zurückkehren und den Umfang im Auge behalten, sondern auch jedes Detail kennen. "Während des Projekts ist es sehr wichtig, dass der Projektmanager sich jeder Aufgabe voll bewusst ist und den Status dieser Aufgabe kennt", sagte Westland.

Projekte können leicht Tausende von Aufgaben haben. Dies sind viele Informationen, an die sich jeder Projektmanager erinnern kann. Gerade deshalb ist ein Projektmanagement-Service so wertvoll. Zwei Beispiele sind Zoho-Projekte und Teamwork-Projekte, obwohl es Dutzende auf dem Markt für Teams unterschiedlicher Größe und Komplexität gibt.

Wenn Teams Projektmanagementplattformen verwenden, werden alle Aufgaben im System aufgezeichnet und sind für alle sichtbar, die sie sehen müssen (oder manchmal, je nach Tool, für alle sichtbar). Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum. Es gibt in der Regel auch zusätzliche Informationen, die beschreiben, ob die Aufgabe derzeit noch nicht auf dem Teller einer anderen Person ist, gerade aktiv ist oder abgeschlossen wurde. Einige Plattformen überwachen den prozentualen Fertigstellungsgrad jeder Aufgabe noch detaillierter. So kann ein Projektmanager jederzeit bei einer Aufgabe nachschauen, um ihren Status zu sehen, ohne zu einem Schreibtisch zu gehen, dieser Person auf die Schulter zu tippen und zu fragen. Es verändert die Art der Kommunikation völlig.

Projektmanagement-Tools zentralisieren Informationen und geben jedem Zugriff darauf. Letztendlich ist Dokumentation nur eine andere Form der Kommunikation.

Peter Clarkson, Direktor bei Maestro Development, das die Projektmanagementplattform Maestro Project Office bildet, ist ein ehemaliger Projektmanager, der Tausende von Projekten verwaltet hat. "Ich habe viele schlechte Projekte auditiert. Ich war als Rettungskünstler bekannt", sagte er mir. "Unweigerlich auf mangelnde Methodik und mangelnde Kenntnis des Projektgeschehens zurückzuführen: keine Dokumentation der Besprechungen, Probleme und Maßnahmen."

Wenn Clarkson seinen Tag als Projektmanager beschreibt, wird deutlich, wie wichtig es ist, dass die Kommunikation und der Projektmanager mit jeder Kommunikation verbunden sind. "Als Projektmanager habe ich immer behauptet, ich sei faul, weil ich mir nie etwas zugewiesen habe", sagte er. "Alles, was ich getan habe, war herumzulaufen und mit Leuten zu reden oder Berichte zu lesen oder in der Datenbank nach Problemen zu suchen, die sich brauen und aufgezeichnet werden, aber mit denen niemand etwas zu tun hatte. Ich habe Sitzungsprotokolle von verschiedenen Besprechungen gelesen, die ich nicht gemacht habe." Ich gehe eigentlich zu. " Er sagte, er verbringe problemlos ein Drittel seines Arbeitstages mit dem Projektmanagement-Tool und der Datenbank, die die Teams verwendeten.

Meetings halten

Die meisten Projekte und Projektteams sind zum Teil auf Besprechungen angewiesen. "Vor den Online-Tools haben die Projektmanager in der Regel ein wöchentliches Stand-up-Meeting abgehalten, bei dem alle nur angegeben haben, an welchen Aufgaben sie gearbeitet haben, welche Aufgaben sie erledigt haben und welchen Status andere Leistungen oder Aufgaben haben." Aber gibt es bei einer vorhandenen Projektmanagementplattform, auf der alle diese Informationen aufgezeichnet und sichtbar gemacht werden, noch einen Grund für Besprechungen?

Eigentlich ja. Während die Kommunikation durch Online-Tools erheblich verbessert wird, sind Besprechungen immer noch von Vorteil. "Es ist nicht so, dass Sie immer noch keine Stand-Ups haben. Es ist nur so, dass sich der Zweck ändert. Statt eines wöchentlichen aufgabenbasierten Stand-Ups kann es ein zweiwöchentliches Meeting werden, bei dem der Projektmanager die Vision neu formuliert und dafür sorgt, dass alle da sind." weiß, wohin sie gehen müssen, oder holt den Kunden, um über den Grund der Projektabwicklung zu sprechen. Es wird eher zu einer Strategie-Sitzung als zu einer Ausführungssitzung ", sagte Westland.

Plan für Postmortems

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts, nicht nur in der Planungsphase und im Kickoff-Meeting, sondern auch während des gesamten Projektverlaufs und auch nach dessen Abschluss. Postmortem-Meetings geben den Teammitgliedern eine letzte Gelegenheit zu kommunizieren, was bei einem Projekt richtig und falsch gelaufen ist.

Die Teammitglieder sollten ehrlich und offen mit ihrem Feedback umgehen. Ebenso wichtig ist jedoch, dass der Projektmanager das Feedback hört, es aufzeichnet und beim nächsten Auftreten eines ähnlichen Projekts darauf verweist.

Projektmanagement-Plattformen können auch nach Projektende eine hervorragende Quelle für Referenzmaterial sein. Die meisten Teams profitieren davon, die Berichte und den Verlauf ihres Projekts zu überprüfen, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, was passiert ist, wenn etwas schief gelaufen ist.

Weitere Tipps, wie Sie die beiden Editors 'Choice-Projektmanagementdienste von PCMag optimal nutzen können, finden Sie unter 7 Möglichkeiten zur Vereinfachung des Projektmanagements in Teamwork-Projekten und 5 Funktionen von Zoho Projects zur Organisation Ihres Unternehmens.