Organisieren Sie sich: So bleiben Sie in Ordnung, können scannen und sind nicht zu beschäftigt

Slack macht die Kommunikation in einem Team viel einfacher als die Verwendung von E-Mails, aber die App sieht in der Regel wie ein unordentliches Kinderspielzimmer aus. Wenn die Mitglieder Ihres Teams eine tiefe Leidenschaft für animierte Gifs haben oder nicht überlegen, wie sie Kanäle benennen, leidet Ihre persönliche Benutzeroberfläche wahrscheinlich unter einer völligen Desorganisation. Mit diesen neun Tipps können Sie die Kontrolle über diese Top-Business-Messaging-App wiedererlangen.

1. Machen Sie Slack Messages kompakter

Durch zwei Einstellungen wird die Slack-Oberfläche straffer und übersichtlicher. Gehen Sie zu Einstellungen> Nachrichten und Medien. Wählen Sie unter Thema die Option Kompakt. Wählen Sie dann rechts darunter die Option Nur Namen anzeigen.

Zusammen beseitigen diese Einstellungen überschüssige Zeichen und Leerzeichen aus Slack. Es mag nicht Ihr bevorzugter Stil sein, aber es lohnt sich zu versuchen, wenn Sie Ihren Slack Space ordentlicher und weniger geschäftig machen möchten. Wenn Sie in der Lage sein möchten, viele Informationen ohne viel Scrollen zu scannen, lohnt es sich möglicherweise, dies zu versuchen.

2. Reduzieren Sie Ihre Slack Sidebar

Es gibt keinen Grund, warum Sie jeden Kanal und jede Nachricht sehen müssen, die standardmäßig in Ihrer Seitenleiste aufgeführt sind. Sternenkanäle und Direktnachrichten, die Sie am häufigsten verwenden. Dadurch befinden sie sich oben unter der Überschrift "Markiert", sodass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf diese kuratierte Liste lenken können.

Wenn Ihr Slack-Konto stark überfüllt ist, können Sie auch Ihre Einstellungen so ändern, dass nur markierte und ungelesene Nachrichten angezeigt werden. Gehen Sie zu Einstellungen> Seitenleiste> Seitenleisteneinstellungen> Darstellung und wählen Sie Ungelesene und markierte Konversationen.

3. Unterdrücken Sie Bildstörungen

Wenn Ihre Hauptbeschwerde bei Slack ist, dass Ihre Kollegen zu viele animierte Gifs, Emojis und Links mit riesigen Vorschaubildern veröffentlichen, können Sie diese einfach in Ihrer Ansicht unterdrücken. Suchen Sie in Einstellungen> Nachrichten & Medien. Unten befinden sich Kontrollkästchen, mit denen Sie verschiedene Bildtypen ausblenden können.

Wenn Sie die ultimative übersichtliche Slack-Erfahrung wünschen, richten Sie sie wie folgt ein:

4. Passen Sie Benachrichtigungen an

Wenn Sie zu viele Benachrichtigungen erhalten, werden diese alle in Störgeräusche umgewandelt. Passen Sie die Benachrichtigungen, die Sie in Slack erhalten, in drei Schritten an.

Schalten Sie zuerst alle Kanäle stumm, bei denen der Großteil der neuen Nachrichten nicht wichtig ist. Gehen Sie zum Kanal, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben der Suchleiste und wählen Sie die Option zum Stummschalten dieses Kanals.

Zweitens ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen entweder in Direktnachrichten, Erwähnungen und Schlüsselwörter oder in Nichts. Wenn Sie Nichts wählen, werden Abzeichen angezeigt, die auf neue Nachrichten hinweisen. Sie erhalten jedoch keine akustischen Warnungen oder sonstigen Benachrichtigungen auf dem Bildschirm.

Achten Sie drittens auf die letzten beiden Optionen, die in diesem Abschnitt Ihrer Einstellungen angezeigt werden: Benachrichtigen Sie mich über Antworten auf von mir verfolgte Themen und verwenden Sie andere Einstellungen für Mobilgeräte. Abhängig davon, wie Sie und Ihre Teamkollegen Thread-Konversationen verwenden, möchten Sie möglicherweise die Option zum Empfangen von Thread-Benachrichtigungen auswählen. Bei den Optionen für Mobilgeräte können Sie sich besser auf die verschiedenen Einstellungen Ihres Telefons konzentrieren. Wenn Sie das nächste Mal ohne Unterbrechung arbeiten müssen, beenden Sie die Slack-Desktop-App und melden Sie sich von der Web-App ab. Halten Sie Ihr Telefon jedoch für wichtige Slack-Benachrichtigungen in der Nähe.

5. Verwenden Sie Präfixe, um ähnliche freie Kanäle zu gruppieren

Hier ist eine Taktik, die Teams in Slack regelmäßig anwenden: Erstellen Sie Präfixe für Kanäle, die in Gruppen zusammengefasst werden sollen. Alle Kanäle, die ausschließlich vom Verkaufsteam verwendet werden sollen, sollten beispielsweise das Präfix "sales-" haben, damit Sie # Vertriebskontakte, # Verkaufstipps, # Verkaufsgewinne usw. haben können. Kanäle, die nur zum Spaß sind, können das Präfix "fun-" oder "watercooler-" tragen.

Durch die Verwendung von Präfixen werden ähnliche Kanäle automatisch in der Seitenleiste und in der vollständigen Liste der Kanäle zusammengefasst, wenn Sie sie durchsuchen müssen.

6. Verwenden Sie Polling-Tools (oder diesen Hack)

Wenn Sie Ihren Teammitgliedern eine Frage im Umfragestil stellen, z. B. "Wann können sich alle heute Nachmittag treffen?" benutze eine Polling App. Es ist viel einfacher und übersichtlicher, die Antworten auf eine Umfrage zu lesen, als eine Fülle von Kommentaren durchzublättern.

Polly for Slack ist eine der bekanntesten Polling- und Umfrage-Apps. Installieren Sie es als Slack-Add-On und geben Sie "/ polly" ein, wann immer Sie eine Umfrage erstellen möchten.

Sie können mit diesem einfachen Hack auch Polling-Tools überspringen: Schreiben Sie Ihre Frage und geben Sie mögliche Antworten mit reacji. Ihre Teamkollegen werden herausfinden, dass sie der Frage das entsprechende Reacji hinzufügen sollten, um ihre Präferenz zu zeigen. Verwenden Sie für Abfrageoptionen, für die keine offensichtlichen Symbole vorhanden sind, Zahlenreacji oder farbige Punkte. Die Ergebnisse sind knapp, ordentlich und leicht zu lesen.

7. Erstellen Sie eine Etikette für Themen

Nachrichten-Threads sind fantastisch, um Slack organisiert zu halten, aber nur, wenn Sie sie auf eine Weise verwenden, die für Ihr Team funktioniert. Ein Nachrichtenthread ist eine Konversation, die vom Hauptkanal in eine Seitenleiste verschoben wird. Die Leute können sich für das Gespräch entscheiden oder aus dem Gespräch aussteigen. Im Thread können Sie und Ihre Teamkollegen ein ausführliches Gespräch über ein Thema führen, ohne dass es unterbrochen wird.

Wenn es jedoch zu viele Threads gibt, ist es schwierig, den Kanal zu durchsuchen und zu erfahren, was in letzter Zeit passiert ist. Daher müssen Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Garnnutzung und Etikette finden. Es gibt keine Regel, wie es geht.

Früher habe ich mit einem Team zusammengearbeitet, das am Ende jeder Nachricht, die vom Hauptkanal abgelenkt werden sollte, eine Garnrolle Emoji hinzufügte. Mit der Zeit lernten wir alle die informellen Regeln für das Weiterleiten von Nachrichten kennen, und alle schienen froh zu sein, ihnen zu folgen.

Tipp: Um ein benutzerdefiniertes Emoji hinzuzufügen, klicken Sie oben links auf Ihren Arbeitsbereich, wählen Sie „Slack anpassen“ und laden Sie ein Bild Ihrer Wahl von der Registerkarte „Emoji“ hoch. Beachten Sie, dass Administratoren einschränken können, wer benutzerdefinierte Emojis hinzufügen darf.

Wenn Sie sich für fortgeschrittenes Basteln interessieren, möchten Sie vielleicht auch lernen, wie Sie einen Slack Bot bauen.

8. Organisieren Sie Ihre Gedanken mit Formatierung

Verwenden Sie die Formatierung, um zu organisieren, was Sie in Slack-Nachrichten schreiben. Dies erleichtert anderen Benutzern das Durchsuchen des Kanals und das Auffinden der wichtigsten Informationen.

Slack verwendet die Markdown-Formatierung für Fettdruck, Kursivdruck, Unterstreichung und Code-Format. Wenn Sie mehr als ein paar Zeichen eingeben, wird am unteren Rand des Bildschirms ein Spickzettel angezeigt, der Sie bei der Eingabe unterstützt.

Fügen Sie Ihrer Nachricht außerdem Zeilenumbrüche hinzu, indem Sie Umschalt + Return verwenden. Mit dieser Tastenkombination können Sie Absätze erstellen, ohne die Nachricht zu veröffentlichen (wenn Sie die Eingabetaste ohne Umschalttaste drücken, wird Ihre Nachricht veröffentlicht). Sobald Sie dies getan haben, können Sie längere Nachrichten schreiben, die einfach zu lesen und zu bearbeiten sind, anstatt fünf oder sechs aufeinanderfolgende Nachrichten veröffentlichen zu müssen. Diese Vorgehensweise kann Ihren Slack-Suchergebnissen zugute kommen, wenn Sie ein kostenloses Konto verwenden, das nur die letzten 10.000 Nachrichten durchsucht.

9. Erstellen Sie automatisierte Warnungen

Eine automatische Warnung in Slack ist eine Benachrichtigung, die Sie automatisch erhalten, wenn eine Aktion ausgeführt wird. Sie können beispielsweise eine Warnung erstellen, wenn jemand das Webformular Ihres Unternehmens ausfüllt. Ein paar andere Ideen: Sie können jedes Mal benachrichtigt werden, wenn ein Verkauf in Ihrem Online-Shop endet, wenn ein neuer Kommentar auf Ihrer Website erscheint oder sobald jemand in Ihrem Team ein Problem in Github öffnet oder schließt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um automatische Warnungen einzurichten und zu steuern. Das einfachste ist die Integration von Slack in andere Tools im App Directory. Wenn Sie beispielsweise Slack mit Freshdesk verbinden, erhalten Sie Benachrichtigungen über Support-Tickets, die an Ihr Team gesendet wurden.

Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung der Slack App Incoming Webhooks, deren Einrichtung ein wenig technisches Know-how erfordert, bei der Sie jedoch Benachrichtigungen über Aktivitäten erhalten, die möglicherweise außerhalb des Bereichs von Slack Apps liegen. Die letzte Option ist die Verwendung eines Drittanbieter-Automatisierungstools wie IFTTT, Workato oder Zapier. Mit diesen Diensten können Sie Apps miteinander verbinden, und im Fall von Slack können Sie eine App verbinden, auch wenn Slack dies nicht von Haus aus unterstützt. Mithilfe von Automatisierungstools können Sie außerdem weitere Optionen zum Anpassen der Warnung angeben.

Signal gegen Rauschen

Slack versprach, einige der mit E-Mails verbundenen Signal-Rausch-Probleme zu beheben. Es versprach auch, den Menschen eine Möglichkeit zu geben, zu kommunizieren, die mehr Spaß machte. Es ist eine App geworden, die meistens in beiden Bereichen erfolgreich ist, dabei aber zu einer anderen Art von Biest herangewachsen ist, die sich unhandlich anfühlen kann. Indem Sie Ihre Slack-Benutzeroberfläche bereinigen, können Sie das Rauschen erheblich reduzieren und einen fokussierteren Kommunikationsraum schaffen.

Wenn alles andere fehlschlägt, können Sie jederzeit auf diese 17 Alternativen zu Slack zurückgreifen. Wenn Sie der App treu bleiben möchten, sollten Sie sich weitere Tipps und Tricks für Slack beibringen.