Inhaltsverzeichnis:
- Welche Diagramm-App soll verwendet werden?
- Dokumente zur Notfallvorsorge
- So erstellen Sie Notfalldokumente
- Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um besser vorbereitet zu sein
Video: Demovideo: Dokumentenmanagement - Dateien professionell ablegen und verwalten - Kurzüberblick (November 2024)
Wenn Sie ein Büro verwalten, haben Sie einen Grundriss online gespeichert, falls es eine Katastrophe oder einen anderen Grund gibt, warum Personen, die mit dem Raum nicht vertraut sind, ihn betreten müssen? Wenn Sie eine Ferienimmobilie oder auch nur Zimmer in Ihrem Haus mieten, versorgen Sie Ihre Gäste mit ausreichenden Notfallinformationen? Wo ist Ihre Fluchtwegkarte für Ihre Familie und Gäste, die möglicherweise bei Ihnen wohnen?
Über Notfallvorsorge nachzudenken macht nie Spaß, aber vorausschauendes Planen und Vorbereiten ist viel besser, als wenn man es sich nach einem Katastrophenfall gewünscht hätte. Ein einfaches Projekt, mit dem Sie besser vorbereitet sind: Erstellen Sie Fluchtwegpläne, Grundrisse und andere Dokumente, die Sie benötigen, und erledigen Sie dies in etwa einer Stunde.
Wenn Sie mit diesen Vorlagen arbeiten, müssen Sie lediglich die Möbel neu anordnen. Sie müssen nichts von Grund auf neu zeichnen.
Welche Diagramm-App soll verwendet werden?
Vorausgesetzt, Sie wissen überhaupt nichts über Design- oder Vektorzeichnungssoftware, gibt es zwei Apps, die ich für die Erstellung von Fluchtwegplänen, Etagenplänen und anderen Schlüsseldokumenten für Ihr Zuhause, Ihre Ferienimmobilie und Ihr Unternehmen empfehle. Sie sind Lucidchart und SmartDraw.
Nach meiner Erfahrung mit diesen Apps ist Lucidchart etwas einfacher zu bedienen, aber SmartDraw bietet mehr Vorlagen für die Notfallvorsorge. Sie sind jedoch beide äußerst nützlich. Beide haben einen kostenlosen Service, so dass Sie nichts bezahlen müssen, um diese kritischen Dateien zu erstellen. Und beide haben eine Web-App, sodass Sie die App direkt in Ihrem Browser verwenden können, ohne Software zu installieren.
Dokumente zur Notfallvorsorge
Ich möchte einige Beispiele für Dokumente zur Notfallvorsorge bereitstellen, da Sie häufig nicht wissen, welche Sie benötigen, bis Sie die Möglichkeit haben, einige der Optionen zu durchsuchen. Einige häufige sind:
- Grundriss Evakuierungsplan / Karte,
- Gebäude Evakuierungsplan / Karte, einschließlich sicherer Treffpunkt,
- Evakuierungsplan / -karte, einschließlich sicherer Treffpunkt,
- Geschäftskontinuitätsplan,
- Notfall-Kontaktliste (in jedem Haushalt sollte eine auf einem Kühlschrank oder an einem gut sichtbaren Ort angebracht sein),
- Notruf-Baum,
- Erste-Hilfe- und CPR-Informationstabellen und
- Wildfire, Überschwemmung, Erdbeben und Schutz vor Ort Tipps.
Ich könnte so weiter machen, aber hoffentlich löst diese Liste einige Ideen für Dokumente und Diagramme aus, die für Ihren speziellen Standort und Ihre Umstände geeignet sind. Natürlich ist nicht jedes Dokument für jedes Haus oder Geschäft geeignet. Einige dieser Dokumente können einfach ausgedruckt werden, z. B. CPR- und Erste-Hilfe-Diagramme. Andere sind so einfach und unkompliziert, dass Sie sie sogar schnell in einer Textverarbeitungs-App erstellen können. Sie könnten sogar versucht sein, sie von Hand zu schreiben. Ich empfehle jedoch, stattdessen digital zu arbeiten, da es dann einfacher ist, digitale Kopien in der Cloud zu speichern. Wenn Sie digitale Kopien in der Cloud haben, können Sie diese 1) problemlos aktualisieren und 2) die Informationen abrufen, auch wenn Sie sich nicht vor dem gedruckten Stück Papier befinden.
So erstellen Sie Notfalldokumente
Durch die Verwendung einer der beiden zuvor erwähnten Apps, SmartDraw oder Lucidchart, wird dieses Projekt schnell und effizient. Möglicherweise haben Sie sogar Spaß an den Tools.
Sehen Sie sich zunächst die von der App bereitgestellten Vorlagen an. In der Diagrammsoftware bedeutet "Vorlage" ein Beispieldokument. Sie erhalten also viel mehr als nur eine Datei mit der richtigen Formatierung. Nehmen wir das Beispiel einer Büro-Evakuierungskarte. Auf der Vorlage ist bereits ein Beispielgrundriss und eine Evakuierungsroute eingezeichnet (anstatt Ihnen eine leere Leinwand und eine Bibliothek geeigneter Objekte zum Aufschlagen zu geben). Alles, was Sie buchstäblich und metaphorisch tun müssen, ist, die Möbel zu bewegen. Sie ziehen Objekte, die Türen, Fenster, Schreibtische, Stühle, Topfpflanzen, Wasserkühler, Badezimmer, Schränke usw. darstellen, per Drag & Drop, bis der Mustergrundriss in eine Darstellung Ihrer tatsächlichen Büroräume übergeht. Ebenso bewegen und drehen, verlängern oder verkürzen Sie rote Pfeile, die auf die nächsten Ausgänge zeigen.
Möglicherweise können Sie die gewünschte Vorlage nicht genau finden, Sie können jedoch jederzeit andere ähnliche Diagramme für Ihren Zweck auswählen. Beispielsweise unterscheidet sich ein vertikales Organigramm nicht so sehr von einem Telefonbaum.
Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um besser vorbereitet zu sein
Diagramm-Apps machen es so einfach, ein paar Dokumente zur Notfallvorsorge zu erstellen, dass Sie in der Lage sein sollten, viele der wichtigsten Dokumente, die Sie benötigen, in einer Stunde oder so auszuschalten. Nehmen Sie sich einen Freitagnachmittag im Büro, wenn Sie sich von anderen Arbeiten überfordert fühlen, oder einen Samstagmorgen zu Hause, um persönliche Dokumente zu erhalten, und lassen Sie einige wichtige Dateien erstellen.
Natürlich ist dies nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, das Schlimmste zu planen. Was wirst du tun, wenn der Strom ausfällt? Was ist, wenn Ihre Computer von Ransomware betroffen sind? Sind alle Ihre Daten in der Cloud gesichert? Wenn es die Zeit erlaubt, sollten Sie nachlesen, wie Sie Ihr Unternehmen vor Katastrophen schützen können. Dazu gehören Informationen zur Planung, Durchführung und Schulung der Katastrophenvorsorge.
