Organisieren Sie sich: So scannen, speichern und vernichten Sie Ihre Steuerdokumente

Die Organisation Ihrer Steuerdokumente ist ein fortlaufender Prozess. Zuerst müssen Sie mit jedem Dokument etwas anfangen, wenn Sie es erhalten, sei es eine Quittung für einen Geschäftsaufwand oder ein W-2-Formular eines Arbeitgebers. Sie könnten es scannen. Sie können es in einem Ordner ablegen. Was auch immer Sie damit machen, Sie müssen sich bei der Erledigung Ihrer Steuern erneut darauf beziehen, damit Sie es lokalisieren können. Möglicherweise müssen Sie einige dieser Dokumente auch irgendwann an eine andere Person übergeben, möglicherweise an einen Buchhalter, mindestens jedoch bis zum Steuerschluss an die IRS. Schließlich möchten Sie Ihre Dokumente ordnungsgemäß entsorgen, um Ihre Privatsphäre zu schützen.

Wenn Sie den gesamten Prozess aufschlüsseln, um zu einem späteren Zeitpunkt die Verwendung und Bezugnahme auf Steuerdokumente zu antizipieren, können Sie eine Methode zum Scannen, Speichern und endgültigen Vernichten von Dateien entwickeln, damit Sie nicht versehentlich darauf zugreifen machen Sie sich auf dem Weg mehr Arbeit.

Welche Steuerbelege sollten Sie aufbewahren?

Sie sollten alles, was Sie von Arbeitgebern erhalten, sowie alle Dokumente, die mit Immobilien, Bankkonten, Spenden oder Investitionen zu tun haben, aufbewahren. Mit anderen Worten, speichern Sie Dokumente, die von anderen erstellt wurden und Ihnen zum Steuerende zur Verfügung gestellt wurden.

In Bezug auf die von Ihnen erstellten Dokumente wird in den Tipps auf der IRS-Website darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnungen Rechnungen, Kreditkarten- und andere Belege, Rechnungen, Meilenprotokolle, stornierte, abgebildete oder ersetzte Schecks, Zahlungsnachweise und sonstige Aufzeichnungen zur Unterstützung von Abzügen oder Gutschriften enthalten Sie fordern bei Ihrer Rückkehr."

Scannen von Steuerdokumenten

Sie werden wahrscheinlich alle Ihre Steuerunterlagen in eine Schachtel, Schublade oder einen Ordner packen. Das ist in Ordnung, solange Sie sie später schnell finden können, wenn Sie sie brauchen.

Eine schnellere und bequemere Methode, um sicherzustellen, dass Sie Dokumente später finden, besteht darin, sie durch Scannen zu digitalisieren. Durch das Scannen Ihrer Dokumente können Sie auch eine Sicherungskopie erstellen, sodass Sie ein Ersatzset haben, wenn die physischen Kopien (Feuer, Überschwemmung, vier Jahre alt) beschädigt werden.

Sie können einen großen Desktop-Scanner oder einen Multifunktionsdrucker mit einem Scanner verwenden. Dies ist hilfreich, wenn Sie große Stapel von Seiten scannen müssen. Wenn Sie nur eine Handvoll loser Dokumente haben, ist es möglicherweise besser, eine mobile Scan-App zu verwenden.

Viele mobile Scan-Apps sind kostenlos. Sie verwandeln Ihr Telefon in einen Scanner. Sie finden die Ränder der Dokumente automatisch und konvertieren Bilder in PDFs. Wenn Sie noch nie einen benutzt haben, rate ich Ihnen dringend, es einmal zu versuchen. Sie sind super einfach zu bedienen.

Steuerbelege speichern und benennen

Wenn Sie Ihre Dokumente einmal gescannt haben, können Sie sich später am besten selbst helfen, indem Sie die Dateien intelligent benennen und sie in einem Ordner mit einem sehr eindeutigen Namen wie "2016 TAX DOCUMENTS" ablegen.

Verwenden Sie sowohl das Steuerjahr als auch die Wörter "Steuer" und "Steuern" in Ihrem Computerordner und in den Namen Ihrer Dateien. Auf diese Weise können Sie später nach Dateien suchen, auch wenn Sie sich nicht genau erinnern, wo Sie sie abgelegt haben.

Geben Sie für die Dateinamen auch den Namen des Formulars an, z. B. 1099-INT oder W-2, und geben Sie alle anderen spezifischen Details an, die Ihnen oder einer anderen Person signalisieren, dass Ihre Dokumente genau das sind, was die Datei enthält. Ein guter Dateiname für eine 2016 1099-INT von Duffy Bank wäre beispielsweise: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Aktenvernichtung

Es tut nicht weh, digitale Kopien Ihrer Steuerunterlagen auf unbestimmte Zeit zu speichern, aber Sie können Papierkopien natürlich nach ein paar Jahren sicher entsorgen. Wie bereits erwähnt, hat das IRS Richtlinien, welche Dokumente für welchen Zeitraum gespeichert werden müssen. Wenn Sie lieber auf der Hut sein möchten, sollten Sie sich sieben Jahre merken, da dies der längste Zeitraum ist, den die Regierung benötigt.

Da Sie in diesem Jahr für 2016 einreichen, können Sie alles aus 2009 oder früher sicher vernichten. Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben oder über viele vertrauliche Dokumente verfügen, ist der Besitz eines eigenen Aktenvernichters der richtige Weg. Sie sind nicht so teuer. Die besten Shredder, die bei PCMag getestet wurden, kosten zwischen 159 und 329 US-Dollar. Der Swingline Style + Super Cross-Cut-Aktenvernichter ist der günstigste der am besten bewerteten Modelle.

E-File Ihre Steuern

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie mit Ihren Steuerunterlagen umgehen, ist es an der Zeit, Ihre Steuern tatsächlich zu erheben - und je früher, desto besser. Obwohl Sie technisch bis zum 18. April Zeit haben, um sie zu erledigen, ist es gut für Ihren Seelenfrieden, Ihre Steuern früher zu erledigen. Wenn Sie eine Rückerstattung erhalten, erhalten Sie diese schneller - und wer möchte das nicht? Wenn Sie zahlen müssen, haben Sie auch mehr Zeit, um herauszufinden, wie Sie damit umgehen sollen.

Wenn Sie ein Dokument verpassen oder sich herausstellt, dass eines der Dokumente ungenau ist, ist es weitaus besser, dies jetzt herauszufinden, als am letzten Tag gegen Mitternacht. Natürlich können Sie jederzeit eine Verlängerung beantragen, aber niemand möchte sich mit dieser Art von Last-Minute-Stress auseinandersetzen, wenn er dies vermeiden kann. Bedenken Sie auch, dass Ihre Chancen, jemanden zu erreichen, jetzt viel besser sind, wenn Sie den Support eines Steuerberaters Ihrer Wahl kontaktieren müssen, als wenn Sie Ihre Steuern in letzter Minute per E-Mail einreichen.

Wir haben zwei beliebte Steuerberatungsdienste für Ihre Steuern 2016 (die, die Sie 2017 einreichen müssen). TurboTax Self-Employed ist die erste Wahl für diejenigen, die eine äußerst benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und umfassenden Support wünschen, einschließlich der Möglichkeit, Videokonferenzen mit Fachleuten abzuhalten, die Ihre Rendite in Echtzeit anzeigen können. TaxAct Online Premium ist unsere Wahl für Redakteure, wenn Sie Ihre Steuern mit geringem Budget ausgeben möchten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht über die beste Steuervorbereitungssoftware.