Organisieren Sie sich: So bleiben Sie mit persönlichem Kanban konzentriert

Stellen Sie sich ein Managementsystem für Ihr Leben vor, das leicht zu erlernen ist, alles organisiert, Sie am Multitasking hindert und Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Das ist persönliches Kanban.

Obwohl Kanban für das Projektmanagement in Büroumgebungen immer beliebter wird, leihen sich die Leute auch Kernideen aus dem Kanban, um Aspekte ihres persönlichen Lebens zu organisieren, von der Planung von Hochzeiten bis zur Verwaltung von Familienaufgaben. Was ist persönliches Kanban, wie funktioniert es und was kann es für Sie tun?

Was ist Kanban?

Kanban ist ein Arbeitsstil, der in japanischen Autoherstellungsbetrieben begann und heute bei Softwareentwicklern und Menschen, die in professionellen Dienstleistungen arbeiten, beliebt ist.

Es basiert auf Karten, auf denen Sie Informationen schreiben, und einer Tafel, auf der Sie Ihre Karten arrangieren. Ein Grund dafür, dass es in der Software- und Dienstleistungsbranche beliebt ist, ist, dass es eine visuelle Darstellung für etwas erstellt, das ansonsten überhaupt nicht visuell ist.

Kanban-Software beginnt mit einer Karte. Stellen Sie sich das als eine Tafel vor, auf der Sie Haftnotizen anordnen. Diese Notizen werden als Karten bezeichnet. Sie können die Karten verschieben, wie Sie möchten, obwohl die virtuellen Karten immer ordentlich in Spalten fallen. Üblicherweise sind die Spalten von links nach rechts mit "Zu erledigen", "Ausführen" und "Fertig" gekennzeichnet. In einigen Tools können Sie den Zweck oder die Beschriftung der Spalten anpassen.

Kanban-Tools sind in der Regel kollaborativ. so viele Leute haben alle Zugriff auf das gleiche Board und die gleichen Karten. Karten haben zu einem bestimmten Zeitpunkt in ihrem Leben normalerweise einen Beauftragten, der mit der Ausführung der Aufgabe beauftragt ist. Jeder im Team kann alle Karten oder Aufgaben sehen, wo er sich in seinem Lebenszyklus befindet und wer für sie verantwortlich ist.

Persönliches Kanban übernimmt einige der Kernideen von Kanban, lässt jedoch viele der Regeln, die für die professionelle Produktivität und Büroarbeit spezifisch sind, aus oder macht sie optional. Je nachdem, was Sie in Ihr Kanbantableau eingegeben haben, können Sie es mit Familienmitgliedern, Freunden, Hausmeistern, Tutoren oder einem Hochzeitsplaner teilen.

Einige Kanban-Apps auf dem Markt sind SwiftKanban und Trello, obwohl Trello-Chef Michael Pryor mir sagte, dass das Tool seines Unternehmens technisch gesehen kein Kanban-Board ist, sondern von ihnen inspiriert wurde.

So funktioniert persönliches Kanban

Das Herzstück des persönlichen Kanbans ist eine Visualisierung dessen, was Sie verwalten müssen und wie es ausgeführt wird.

"Es gibt verschiedene Formen des visuellen Managements, und ein Vorteil von Kanban besteht darin, dass es die laufende Arbeit einschränkt", sagte Janice Linden-Reed, Präsidentin der LeanKanban University, einer Organisation, die Fachleuten Kanban beibringt und dessen Verwendung fördert. "Es hat eine Möglichkeit, Probleme im Zusammenhang mit Multitasking anzugehen, und hilft den Leuten, sich zu konzentrieren, damit sie nicht überfordert werden. Das, was es zum Kanban macht, im Gegensatz zu nur einem Taskboard, ist, die laufende Arbeit und den Arbeitsfluss zu begrenzen."

Linden-Reed erklärte, dass Kanban eher ein Pull- als ein Push-System sei. "Sie übernehmen nur so viel Arbeit, wie Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt bewältigen können", sagte sie. "Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt nur drei Aufgaben haben möchten, haben Sie Ihre drei, und wenn Sie eine erledigen, können Sie die nächste ziehen. Durch ein begrenztes Zugsystem können Sie konzentriert und organisiert bleiben." Mit anderen Worten, wenn Sie das Setup "Zu erledigen", "Ausführen" und "Fertig" haben, werden Sie niemals mehr als drei Karten in Ihrer Spalte "Ausführen" haben.

Als ich mit Pryor über Kanban und persönliches Kanban sprach, erklärte er, dass der Zweck des Tools seines Unternehmens, Trello, darin bestehe, "auf etwas sehr Einfaches herunterzufahren, das nur eine Liste von Listen ist, so wie es eine Tabelle ist Gruppe von Zahlen, und wenn Sie eine Zelle ändern, ändert sich eine andere Zelle. Es ist nur eine Möglichkeit, visuell zu organisieren, woran Sie denken. " In diesem Sinne eignet sich Trello hervorragend für die Verwaltung Ihres persönlichen Lebens, da es Sie nicht dazu bringt, die Struktur und die Fachsprache zu nutzen, die Sie in Kanban-Apps für die Verwaltung von Unternehmensprojekten finden.

Warum persönliches Kanban funktioniert

Ein Hauptgrund, warum Kanban Menschen dabei hilft, organisiert zu bleiben, ist, dass sie überlegen müssen, was sie verwalten möchten, um es einem Kanbantableau zuzuordnen.

Nehmen wir das Beispiel eines persönlichen Kanbans zur Organisation von Familienarbeiten. Zuerst müssen Sie herausfinden, wie die Spalten aussehen werden. Sie könnten zu erledigen, zu erledigen, zu erledigen sein, aber sie könnten auch ausgefeilter sein. Anstelle einer To-Do-Spalte haben Sie möglicherweise To-Do Daily, To-Do Weekly und To-Do Monthly. Vielleicht ist Ihr Kind am ersten Sonntag im Monat dafür verantwortlich, eine Aufgabe aus der monatlichen Kolumne zu ziehen. Vielleicht ist Ihr Partner jeden Samstag dafür verantwortlich, zwei Aufgaben pro Woche zu erledigen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, wenn Sie den Prozess aufschreiben, indem Sie ihn in die Kanbantafel abbilden, müssen Sie überlegen, wie die Arbeit auf natürliche Weise abläuft und wie Sie möchten, dass sie verwaltet wird.

Linden-Reed benutzte persönliches Kanban, um die Hausarbeit zu erledigen, als ihre Tochter erst sechs Jahre alt war. Es gab ihrer Tochter die Entscheidungsfreiheit und brachte ihr auch bei, wie sie jeweils nur eine Aufgabe bewältigen konnte.

Tonianne DeMaria Barry ist Autorin von Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Sie sagt, persönliches Kanban erschaffe eine Erzählung der Arbeit. "Personal Kanban verwandelt unsere Arbeit in eine Geschichte, ein System. Es nimmt selbst die mühsamsten Aufgaben auf und verwandelt sie in ein Spiel, das für alle Altersgruppen geeignet und überzeugend ist", sagte sie mir per E-Mail. Wenn jemand seine To-Do-Liste auf ein Brett schreibt, "hört die Arbeit auf, eine Ansammlung von nicht zusammenhängenden Aufgaben zu sein und wird stattdessen zu einer Reihe von Ereignissen und Optionen, die sich gegenseitig beeinflussen und von einem zum nächsten fließen."

Persönliches Kanban in Aktion

Eine der besten Möglichkeiten, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Kanban zum Organisieren und Verwalten von Aspekten des persönlichen Lebens verwendet werden kann, besteht darin, zu erfahren, wie andere Menschen es verwenden. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele sowie Links, die die Funktionsweise in einem Kanban-System näher erläutern:

• Planung und Organisation einer Hochzeit
• Inventar eines Weinkellers verwalten
• Hausarbeit erledigen (siehe oben)
• Entwurf eines Fantasy-Sportteams
• Ideen für Urlaub und Reisen speichern (siehe Bild unten).

Wer kann von persönlichem Kanban profitieren?

Unterschiedliche Arten von Menschen tendieren zu unterschiedlichen Arten von Software, um sie besser organisieren zu können. Ich habe Linden-Reed und Pryor nach ihrer Meinung gefragt, welche Menschen am besten für Kanban geeignet sind. Beide sagten, dass visuell orientierte Menschen gut mit Kanban umgehen, und fügten dann noch ein paar Gedanken hinzu.

"Jeder, der mit Problemen wie Überlastung oder Qualitätsproblemen in seiner Arbeit zu kämpfen hat, Menschen, die Termine versäumen, Menschen, die Probleme haben, die Erwartungen zu erfüllen", kann laut Linden-Reed von Kanban profitieren.

DeMaria Barry bemerkte, dass Kinder mit Asperger's oft gut abschneiden, wenn sie persönliches Kanban benutzen. "Das kinästhetische Feedback und der Serotonin-Schub, den sie erhalten, wenn sie ihre Arbeit in der Spalte" Fertig "aufrufen und sehen, zwingt sie dazu, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, anstatt sich intensiv darauf zu konzentrieren oder darüber nachzudenken", sagte sie. Sie sagte auch, dass Kinder mit ADHS oft Erfolg haben, weil "die Einführung eines Work-in-Progress-Limits sie dazu zwingt, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich davon ablenken zu lassen, viele zu beginnen, aber keine zu erledigen."

Pryor sagte, dass fast jeder gut für Kanban geeignet ist, weil es genau so ist, wie wir es uns ohnehin vorgestellt haben.

"Wenn Sie sich die Art und Weise ansehen, wie Menschen versuchen, ihr Leben zu organisieren - wenn Sie sich einen Computer mit Post-It-Zetteln ansehen, einen Kühlschrank mit Zetteln an der Tür, Leute, die Karteikarten machen und sie vor sich auslegen - Wir haben ein sehr räumliches Gedächtnis ", sagte Pryor. "Die visuelle Organisation von Ideen kann für Menschen sehr hilfreich sein."

Weitere Tipps finden Sie in den folgenden Tipps zum Organisieren von Schreibnotizen, zum Organisieren von Weihnachtseinkäufen und zu Tricks zur Selbstmotivation.