Organisieren Sie sich: Machen Sie bessere Pausen, um Ihre Produktivität zu steigern

Sie werden nie der Beste sein, der Sie sein können, wenn Sie immer zu 100 Prozent produktiv sein wollen. Es ist für jeden Arbeiter unmöglich, ohne Zahlung eines Preises ohne Unterbrechung zu arbeiten, sei es in Bezug auf Qualität, Leistung oder Sicherheit. Wir müssen alle Pausen einlegen.

Im Allgemeinen sind Wissensarbeiter (ich selbst eingeschlossen) für ihre eigenen Pausenpläne verantwortlich. Es liegt an uns zu bestimmen, wann wir eine 2-minütige Pause einlegen müssen, um auf Facebook zu surfen, oder wie langsam wir den Flur entlang schlendern, um ein Glas Wasser zu bekommen.

Menschen machen oft auf der Grundlage ihrer Intuition Pausen, ohne Rücksicht darauf, wie lange sie sich erholen müssen oder wann sie ihre nächste Pause machen werden. Und nicht jeder hat eine gute Intuition. Es ist einfach, sich während einer Pause durch ein Internet-Kaninchenloch führen zu lassen. Es ist auch einfach, eine Aufgabe zu beenden, in der Hoffnung, eine Pause einzulegen, nur um E-Mails zu lesen, und das ist keine Pause.

Die Theorie der Brüche

Um nützliche Pausen einzulegen, die es uns ermöglichen, produktiver zu arbeiten, ist es hilfreich, die Theorie zu verstehen, warum und wie sie funktionieren.

Bei der Beschreibung des Burnouts am Arbeitsplatz, den wir vermeiden möchten, wenn wir Pausen einlegen, wenden sich die meisten Forscher dem Modell der Ressourcenschonung zu. Die von Stevan E. Hobfoll in den späten 1980er Jahren entwickelte Theorie erklärt, wie Menschen mit Stress umgehen. Kurz gesagt heißt es, dass wir alle interne Ressourcen haben, um mit Stress umzugehen, und wir können unsere Ressourcen für eine Weile nutzen, aber irgendwann müssen wir die Ressourcen, die wir verloren haben, neu aufbauen.

Zu der Zeit, als Hobfoll diese Theorie aufstellte, begannen Experten zu verstehen, dass Stress konstant und allgegenwärtig ist und nicht nur durch einzelne Ereignisse verursacht wird. Mit anderen Worten, wir erleben Stress nur durch die Arbeit. Bei der Arbeit muss es kein traumatisches Ereignis geben, das Stress verursacht. Stress ist immer da und wir verwenden immer unsere Ressourcen, um damit umzugehen. Wenn uns die Ressourcen ausgehen und unsere verbleibenden Ressourcen bedroht sind, ist das ein Burnout.

Andere Forscher haben die Voraussetzungen für den Wiederaufbau von Ressourcen, die wir bei der Bewältigung von Stress verlieren, weiter in Frage gestellt. Zum Beispiel kamen zwei Forscher, die die Auswirkungen von Urlauben untersuchten, zu dem Schluss, dass positive Arbeitsreflexion, Beherrschung (dh Arbeiten an einer Fertigkeit) und Entspannung beim Wiederaufbau von Ressourcen helfen. Das Zusammensein am Wochenende scheint ebenfalls hilfreich zu sein, da man sich nicht mit arbeitsbedingten Problemen befasst, wenn man eigentlich arbeiten soll.

Was wir wegnehmen können, ist, dass wir von Arbeitsstress befreit werden müssen

1. nicht funktionieren und
2. Mach etwas Angenehmes.

Es mag sich nach gesundem Menschenverstand anhören, aber wenn Sie jemals eine Pause von einer Arbeitsaufgabe eingelegt haben, indem Sie E-Mails abgerufen haben (was immer noch Arbeit ist und kaum Spaß macht), haben Sie nicht wirklich eine Pause eingelegt, oder?

Welche Art von Pausen sind am besten?

Welche Art von Arbeitspausen sind, abgesehen von Wochenenden und Feiertagen, effektiv? Das heißt, was müssen wir tun, um weitere Ressourcenverluste zu stoppen oder sogar ein wenig wieder aufzubauen?

Studien zu Pausen bei der Arbeit, einschließlich derjenigen, die im Internet surfen, und deren Wirksamkeit lassen darauf schließen, dass Pausen eingelegt werden sollten

• kurz,
• intermittierend, und
• angenehm.

Wie bereits erwähnt, muss die Pause auch eine Pause von der Arbeit und von arbeitsbezogenen Dingen sein. E-Mails sind keine Unterbrechung, und es stellt sich heraus, dass sie sich über die Arbeit mit Kollegen beschweren, so kathartisch sie auch sein mögen.

Es ist schwierig, die Länge und Häufigkeit von Pausen zu beziffern. Einige Studien haben es für Wissensarbeiter versucht, aber es gibt keine Zahl, die über mehrere Studien hinweg vereinbart wurde. In einem beliebten und häufig überarbeiteten Post aus dem Jahr 2014 auf The Muse heißt es, der ideale Pausenplan bestehe darin, 57 Minuten zu arbeiten, gefolgt von einer 17-minütigen Pause, aber darauf würde ich mich nicht zu sehr verlassen. Diese Zahlen, die von einem Computerüberwachungs-Softwareunternehmen stammen, enthalten keine detaillierten Angaben zu den Themen, ihrer Arbeitsweise, den Rohdaten oder der Art und Weise, wie sie analysiert wurden.

Eine bessere Studie ergab, dass die optimale Pausenzeit etwa 12 Prozent des Arbeitstages beträgt, und auch hier erwiesen sich kurze Pausen mit Unterbrechungen als besser als ein oder zwei lange Pausen. Wenn wir 12 Prozent nehmen und es auf einen 8-Stunden-Arbeitstag anwenden, erhalten wir ungefähr 58 Minuten Pausenzeit. Zum Beispiel würden fünf Pausen von jeweils etwa 12 Minuten den Trick tun.

Tools, mit denen Sie intelligentere Pausen einlegen können

Effektive Pausen sind viel mehr, als zu wissen, warum sie nützlich sind, wie sie sein sollten und wie oft sie eingenommen werden müssen. Es geht auch darum, sich an die Pausen zu halten, für die Sie sich entscheiden, und wieder an die Arbeit zu gehen, wenn sie vorbei sind.

Eine App, die ich von Zeit zu Zeit verwende, wenn ich mit meinem Arbeits- / Pausenmuster besser umgehen muss, ist Strict Workflow. Dieses Plug-In für Chrome implementiert die Pomodoro-Technik lose (aber ohne Markenverletzung) auf Ihrem Computer.

Die Pomodoro-Technik ist eine Arbeitsmethode, bei der die Zeit in Arbeits- und Pausenphasen unterteilt wird. Sie arbeiten also x Minuten und brechen y Minuten und wiederholen. Der Name kommt von der Verwendung von Küchenuhren, die oft die Form von Tomaten hatten, um jede Phase zu messen. Die Chrome-Erweiterung ist nichts anderes als ein Timer, der die Farbe ändert und einen Alarm auslöst, wenn eine der Phasen abgelaufen ist. Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung eines Plug-ins anstelle einer Küchenuhr besteht darin, dass Sie während der Arbeitsphase Strict Workflow so einstellen können, dass Sie nicht auf bestimmte URLs zugreifen können, die Sie möglicherweise von der Arbeit ablenken, z. B. Facebook und Twitter.

Es gibt andere Break-Apps, die nicht im Browser, sondern auf Ihrem Betriebssystem ausgeführt werden, z. B. Time Out für Mac. Mit Break Apps können Sie nicht nur Ihre Zeit bestimmen und Websites sperren, die Sie daran hindern, während einer Arbeitsphase zu arbeiten. Sie sperren Sie auch während der Unterbrechungsphase aus Ihrem gesamten Computer aus und zwingen Sie, die Arbeit einzustellen. Ihr Bildschirm wird erst nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Pausenzeit entsperrt.

Pausen-Apps werden häufig von Personen verwendet, die versuchen, sich wiederholende Stressverletzungen und computerbezogene Augenbelastungen zu vermeiden, da sie nur vorschreiben, dass Sie während jeder Pause Ihren Arbeitsplatz verlassen. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Pause gerne im Internet surfen, verwenden Sie stattdessen ein Plug-in. Oder machen Sie sich selbst die Regel, dass Sie in der Freizeit nur auf einem mobilen Gerät im Internet surfen.

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Ihrem Tag Pausen hinzufügen, besteht darin, aufzustehen und den Schreibtisch jedes Mal zu verlassen, wenn der Leerlaufalarm auf Ihrem Fitness-Tracker vibriert. Viele Fitness-Tracker verfügen mittlerweile über diese Funktion. Während eines von Ihnen festgelegten Zeitfensters, z. B. von 8 bis 18 Uhr, vibriert der Tracker, wenn Sie länger als so viele Minuten still sitzen, und manchmal blinkt auch eine Meldung auf dem Display. Die Standardeinstellung für die meisten Tracker ist eine Leerlaufzeit von 60 Minuten, die Sie jedoch häufig anpassen können. Stellen Sie es für 55 Minuten ein, vielleicht, um sich ein paar Minuten mehr Zeit zu lassen, um Ihre Gedanken zusammenzufassen, bevor Sie aufstehen und eine angemessene Pause einlegen.