Organisieren Sie sich: So machen Sie das Senden von Outlook rückgängig | Jill Duffy

Manchmal ist es die beste Möglichkeit, in E-Mails produktiv zu sein, überhaupt keine Nachricht zu senden, insbesondere wenn der Inhalt falsch oder unüberlegt ist. Nachdem Google seine Schaltfläche "Senden rückgängig machen" jahrelang bei einer Gruppe von Google Mail-Nutzern getestet hat, hat Google diese beliebte Funktion für alle verfügbar gemacht. Das Rückgängigmachen des Sendens ist ausfallsicher und bietet Ihnen 30 Sekunden Zeit, um das Senden einer E-Mail abzubrechen. Es ist gerade genug Zeit, nach Luft zu schnappen, den Fuß aus dem Mund zu ziehen und sicherzustellen, dass die Botschaft niemals das Licht der Welt erblickt. Nicht jeder weiß, dass Microsoft Outlook auch eine Reihe von Einstellungen und Optionen zum Abrufen einer Nachricht, zum Verzögern des Versendens einer Nachricht usw. enthält - möglicherweise, weil sie nicht leicht zu finden oder zu verstehen sind. Es gibt eine Option, die der Schaltfläche "Senden rückgängig machen" in Google Mail ähnelt, die jedoch nicht intuitiv zu finden oder zu verwenden ist. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert und wie es eingerichtet wird.

So funktioniert Senden rückgängig machen

Um zu verstehen, wie das Rückgängigmachen des Sendens in Outlook funktioniert, sollten Sie zunächst verstehen, wie es in Google Mail funktioniert. Um die Schaltfläche "Senden rückgängig machen" in Google Mail zu erhalten, müssen Sie die Funktion aktivieren und eine Zeitspanne auswählen, die Sie sich selbst geben möchten, um das Senden einer Nachricht zu unterbinden. Die maximale Zeitdauer beträgt 30 Sekunden und ich empfehle diese Option.

Wenn Sie die Einstellung aktivieren, erstellen Sie für jede gesendete Nachricht eine automatische Unterbrechung oder Verzögerung, wodurch Sie die Möglichkeit haben, sie abzubrechen. Sie machen also nichts wirklich rückgängig. Sie stoppen eine Aktion, bevor sie beginnt. Natürlich ist "Senden rückgängig machen" prägnanter und verständlicher als "Senden verzögern mit zeitlich begrenzter Abbruchmöglichkeit".

Microsoft bietet in Outlook das Gleiche an, mit der Ausnahme, dass es sich um einen zweistufigen Prozess handelt, dessen Einrichtung mehr Arbeit erfordert.

So richten Sie "Senden rückgängig machen" in Outlook ein

Wie bereits erwähnt, besteht das Einrichten der Schaltfläche "Senden rückgängig machen" von Google Mail in Outlook aus zwei Schritten. Zunächst müssen Sie eine Regel erstellen, die das Senden aller Nachrichten verzögert. Ich werde die Anweisungen hier zusammenfassen:

1. Gehen Sie zu Datei> Regeln und Warnungen verwalten> Neue Regel.
2. Schauen Sie hier unter Start von einer leeren Regel nach. Wählen Sie "Regel auf gesendete Nachrichten anwenden". Fügen Sie keine anderen Regeln hinzu (dh lassen Sie die Kontrollkästchen leer).
3. Wählen Sie in der Liste der Aktionen "Zustellung um einige Minuten verschieben". Sie können die Zustellung um bis zu 120 Minuten verzögern, aber das ist zu lang. Ich empfehle 1 Minute, also geben Sie "1" (oder wie viele Minuten Sie möchten) ein, wo "eine Zahl von" steht.
4. Befolgen Sie die Anweisungen zum Speichern und Benennen der Regel, und aktivieren Sie vor dem Beenden das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren".

Der nächste Schritt ist der, den Sie ausführen, wenn Sie versehentlich auf "Senden" klicken und eine Nachricht stoppen möchten, bevor sie tatsächlich gesendet wird.

Ihre Nachricht wird in Ihrem Postausgang sein. Hier hängt es während der einminütigen Verzögerung ab.

Der schnellste Weg, um sicherzustellen, dass es nirgendwo hinkommt, ist die Schaltfläche Offline arbeiten (auf der Registerkarte Senden / Empfangen). Jetzt können Sie die Nachricht entweder in Ihren Entwurfsordner ziehen, um sie weiter zu bearbeiten, oder mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken und sie löschen.

Wer kann "Senden rückgängig machen" verwenden?

Leider ist die Outlook-Funktion "Senden rückgängig machen" nicht für alle verfügbar. Die Outlook Mac App hat es einfach nicht. Es ist jedoch in Outlook für Windows 2016, 2013 und 2010 verfügbar.

Ich habe bereits erwähnt, dass Outlook über andere Optionen zum "Abrufen" von Nachrichten verfügt. Warum nicht einfach das anstelle der Delay- und Delete-Methode verwenden? Es gibt einige sehr gute Antworten.

Erstens verfügen nicht alle Outlook-Benutzer über Rückruffunktionen. Bei Microsoft Exchange-Konten muss der Administrator die Optionen verfügbar machen. Viele Organisationen verzichten darauf, und zu ihrer Verteidigung ist dies eine ziemlich verwirrende Funktion. Zweitens können Sie nur Nachrichten zurückrufen, die an andere Personen in Ihrer Organisation gesendet wurden, sodass dies auf alle Fälle nicht funktioniert. Drittens haben Sie Pech, wenn die Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben. Viertens können Empfänger ihre eigene Funktion aktivieren, die im Wesentlichen verhindert, dass ein Rückruf stattfindet.

Hoffentlich reicht das verwirrende Geschäft mit zurückgerufenen Nachrichten aus, um Sie davon zu überzeugen, die Verzögerungsnachrichtenfunktion zu aktivieren und zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Es ist die bessere Option, und es könnte Ihnen viel Kummer ersparen!

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