Organisieren Sie sich: So kopieren Sie Kontakte von einer App in eine andere

Wo sind deine Kontakte? Sind sie in CRM-Software (Customer Relationship Management), einem E-Mail-Konto, Ihrem Telefon oder einer E-Mail-Marketing-App wie MailChimp enthalten? Ihre Kontaktlisten sind möglicherweise über den gesamten Ort verteilt. Hey, es passiert. Manchmal müssen Sie sie bereinigen, zusammenführen oder einfach Ihre Personendatenbank und ihre Kontaktinformationen von einem Ort zum anderen kopieren.

Im Großen und Ganzen gibt es drei Möglichkeiten, um Kontakte von einem Ort an einen anderen zu kopieren.

1. Synchronisierung. Erstens können Sie Ihre Kontakte synchronisieren. Dies ist bei weitem die einfachste Option, wenn sie verfügbar sind. Das Ergebnis ist, dass Sie zwei Datenbanken mit Kontakten haben, die für immer und ewig identisch sind, bis Sie die Synchronisierung beenden.

2. Verwenden Sie eine Kontakt-App. Es gibt einige Kontakte-Apps und -Dienste auf dem Markt, z. B. Contacts + (ehemals Full Contact), die Kontaktdaten aus verschiedenen Quellen (Facebook, Gmail, LinkedIn) einsaugen, sie zusammenstellen und sie dann wieder an einen beliebigen Ort ausspucken will es. Beachten Sie bei diesen Apps die Privatsphäre Ihrer Kontakte. Sie möchten nicht bereitwillig alle Ihre Kontaktinformationen in eine App einspeisen, die sich nur umdreht und sie verkauft.

3. Exportieren / Importieren, gefolgt von optionalem Synchronisieren neuer Änderungen. Die zweite Methode ist die Massenübertragung von Kontakten. Wir können dies die Export / Import-Methode nennen. Hier laden Sie massenhaft alle Ihre Kontaktinformationen aus einer Quelle herunter und laden sie dann in eine neue Quelle hoch. Es ist eine einmalige Überweisung. Optional können Sie einen Schritt hinzufügen, damit ab hier alle neuen Kontaktinformationen, die Sie in der ersten Datenbank erstellen oder ändern, in der zweiten aktualisiert werden.

Schauen wir uns diese Optionen an, um zu sehen, was sie beinhalten.

Kontakte synchronisieren

Was sind einige einfache Beispiele dafür, wo und wie Sie Kontakte synchronisieren können? Wenn Sie iCloud verwenden, können Sie Kontakte zwischen Ihrem iPhone, iPad und Mac-Geräten synchronisieren. Einfach richtig? Es mag den Anschein haben, dass die Apple-Kontakte-App auf allen Ihren Geräten installiert sein muss. Sie müssen jedoch auch die Synchronisierung über iCloud aktivieren, damit sie funktioniert. Wenn Sie die Synchronisierung nicht aktivieren, unterscheiden sich die Informationen in Ihren Kontakt-Apps auf jedem Gerät.

Das erste Beispiel verwendet eine App. Hier ist ein Beispiel mit zwei Apps. Es gibt eine Synchronisierungsoption zwischen MailChimp und Eventbrite, die Sie aktivieren können, um Ihre Eventbrite-Teilnehmerinformationen in MailChimp zu integrieren, damit Sie einfach E-Mail-Kampagnen für sie erstellen können. Sie richten es ein, indem Sie die Gruppen auswählen, die Sie synchronisieren möchten, und ab diesem Zeitpunkt sind alle ausgewählten Daten zwischen den beiden Apps gleich, bis Sie es deaktivieren.

Wenn Sie Kontakte synchronisieren möchten, ist die Suche nach einer Integration normalerweise die beste Option. Es gibt viele von ihnen. Beispielsweise können Sie Outlook und Salesforce integrieren, um Kontaktinformationen zwischen diesen beiden Apps zu synchronisieren, und Sie können Google Mail-Kontakte mit vielen CRMs synchronisieren.

Verwenden Sie eine Kontakte-App

Es gibt eine Vielzahl von Kontakt-Apps auf dem Markt, mit denen Sie Daten aus einer Vielzahl von Quellen abrufen, zusammenführen und zusammenführen können. Wenn Sie Kontaktinformationen in mehreren E-Mail-Konten, LinkedIn, Twitter und anderen Orten haben, die Sie schnell und einfach zusammenführen möchten, wird eine Kontakt-App genau das tun. Diese Apps synchronisieren die resultierenden Daten häufig wieder, wo immer Sie möchten. Wenn Sie beispielsweise Informationen aus iCloud, Google Contacts, LinkedIn und Facebook abrufen, können Sie diese beispielsweise wieder mit Google Contacts und iCloud synchronisieren.

Beachten Sie, wie bereits erwähnt, den Datenschutz, wenn Sie nach Kontakt-Apps suchen. PCMag hat nicht viele von ihnen überprüft, und einige, die wir haben, sind nicht mehr in Betrieb. Contacts + ist das einzige, das ich bis zu einem gewissen Grad verwendet habe, das ich gerne weiterempfehlen möchte, aber es gibt sicherlich noch andere. Lesen Sie sie mindestens ein wenig durch, bevor Sie ihnen Ihr Vertrauen schenken.

Export / Import Plus Optionales Synchronisieren neuer Änderungen

Sie haben nicht immer die Möglichkeit, Kontakte zwischen zwei Systemen vollständig zu synchronisieren. Laden Sie in diesen Fällen Ihre Kontakte von einer App herunter oder exportieren Sie sie, laden Sie sie auf die andere hoch und synchronisieren Sie dann optional alle zukünftigen Änderungen von einer auf die andere.

Die genauen Anleitungen zum Exportieren Ihrer Kontakte aus einer App hängen von der jeweiligen App ab. Für E-Mail-Apps wie Google Mail und Outlook ist der Export Ihrer Kontakte recht einfach. Die dringlichste Frage ist normalerweise, welches Dateiformat Sie verwenden möchten, CSV oder vCard. Besprechen wir also die Unterschiede, bevor wir weitermachen.

Was ist eine CSV-Datei?

CSV steht für durch Kommas getrennte Werte und ist das am häufigsten akzeptierte Dateiformat für Adressbuchdaten. Es sind die gleichen durch Kommas getrennten Werte, die Sie beim Exportieren einer Tabelle in eine Textverarbeitungsdatei erhalten. Jede Datenzeile aus der Tabelle wird in eine Textzeile übersetzt, wobei der Zelleninhalt durch Kommas getrennt ist. CSVs sind für Menschen lesbar, flexibel und leicht in dem Sinne, dass die Dateigröße niemals enorm sein wird. Warum also nicht benutzen? Der Export in CSV kann zu Datenverlust führen, einschließlich des Fotos, des Spitznamens, der Website und manchmal des Felds "Notizen" Ihrer Kontakte. CSVs können schlecht mit Sonderzeichen umgehen. Wenn Sie also Kontaktinformationen in einem anderen Skript haben oder Personen kennen, deren Namen Akzentzeichen aufweisen, sind diese verschwunden oder verstümmelt.

Was ist eine vCard?

vCard ist ein elektronisches Visitenkartenformat. Es ist ein umfassenderes Exportformat für Kontaktinformationen, was bedeutet, dass die resultierende Datei wahrscheinlich größer als eine CSV ist. Eine exportierte vCard verliert weniger Daten und unterstützt mehr (aber nicht alle) Sonderzeichen und fremde Alphabete. Beim Exportieren auf vCard gehen jedoch weiterhin Kurznamen, Websites und AIM-Daten verloren. vCard ist in der Regel mit OS X- und iOS-Anwendungen verknüpft, obwohl Outlook und einige andere E-Mail-Programme, die auch unter Windows ausgeführt werden, es ebenfalls verwenden können.

Zurück zum Exportieren / Importieren und optional zum Synchronisieren. Sobald Sie herausgefunden haben, welches Format Sie verwenden möchten, und überprüft haben, ob es mit den gewünschten Apps und Datenbanken funktioniert, können Sie Ihre Kontakte von einer herunterladen und auf eine andere hochladen. Es ist keine schlechte Idee, einige der resultierenden Kontakte zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren.

Nachdem Sie die Kontakte von einer App in eine andere kopiert haben, möchten Sie, dass neue Änderungen, die Sie an einer der Apps vornehmen, automatisch in der anderen angezeigt werden? In diesem Fall benötigen Sie ein Tool eines Drittanbieters. Einige Beispiele sind IFTTT, Zapier und Microsoft Flow. Sie werden manchmal gemeinsam als Automatisierungstools bezeichnet.

Automatisierungstools können Apps verbinden, die sich nicht unbedingt selbst integrieren lassen. Mit anderen Worten, Sie haben Apps A und B, und keine von beiden hat eine One-Touch-Integration mit der anderen erstellt. Das Automatisierungstool hat eine Integration zwischen A und B für Sie erstellt. Jetzt können Sie den Datenfluss zwischen diesen beiden Apps einrichten und verwalten.

Mit Automatisierungstools können Sie häufig nicht so viele vorhandene Informationen von einer App in eine andere kopieren, wie Sie es können, wenn Sie selbst exportieren / importieren. Es gibt einige hinterhältige Problemumgehungen bei Google Sheets, deren Erstellung jedoch möglicherweise frustrierend ist und deren Richtigkeit schwierig ist. Sie können jedoch ein Automatisierungstool verwenden, um eine Regel so einzurichten, dass alle neuen Änderungen in einer App auf die andere übertragen werden. Dies ist die von mir empfohlene Methode.

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Sie können beispielsweise eine Regel einrichten, mit der das Automatisierungstool eine Aktualisierung Ihrer iCloud-Kontakte erkennt, die Änderung aufnimmt und sie beispielsweise in Google Kontakte kopiert. Oder umgekehrt. Sie können es unter zwei beliebigen Apps einrichten, die von Ihrem Automatisierungstool unterstützt werden.

Der eigentliche Trick besteht darin, sicherzustellen, dass Sie verstehen, was beim Einrichten der Automatisierung geschieht und was nicht. Sie müssen sicherstellen, dass Sie wissen, in welche Richtung die Synchronisierung erfolgt und ob zwischen dem Zeitpunkt der Änderung und dem Zeitpunkt, zu dem sie in der zweiten App angezeigt wird, eine Verzögerung liegt.

Kein Kopieren und Einfügen mehr

Das Kopieren von Kontaktdaten zwischen zwei Apps ist durchaus möglich, und Sie müssen nicht immer wieder Strg-C, Strg-V drücken. Je nachdem, was Sie tun möchten, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung, die alle recht einfach sind.