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Wie viel Zeit verschwenden Sie in Meetings, weil die Leute, die sie leiten, nicht vorbereitet sind? Es gibt keine Agenda. Kollegen kommen zu spät. Was besprochen wird, hat nichts mit Ihnen oder Ihrer Arbeit zu tun. Eine Stunde später haben Sie nichts getan, nichts gelernt und nichts beigetragen. Was war der Punkt?
Do.com möchte den Menschen helfen, bessere Meetings zu haben, indem es ihnen die Ressourcen für die Planung und Durchführung zur Verfügung stellt. In vielerlei Hinsicht ist es wie eine Checkliste, die vor, während und nach einer Besprechung durchgeführt werden muss, um sicherzustellen, dass sie für alle Beteiligten produktiv ist.
Am Tag unseres Treffens erhielt ich eine E-Mail von Do.com über Shah. Darin fand ich eine Agenda, klare Start- und Endzeiten für die Besprechung, eine Liste der Personen, die anrufen würden, sowie ihre Kontaktinformationen (in diesem Fall nur wir beide) und Links zu Hintergrundinformationen. All dies half uns, während des Anrufs auf den Punkt zu kommen, als Shah erklärte, was ein Meeting produktiv macht, seine Motivation, Do.com zu starten, und wie sich die Art von Meetings unter Wissensarbeitern verändert.
Jill Duffy: Reden wir über Meetings und warum die Leute sie hassen.
Jason Shah: Nach dem, was wir herausgefunden haben, nehmen die meisten Menschen an Meetings teil, auf die sie nicht vorbereitet sind. Es gibt keinen guten Grund, warum das Treffen stattfindet. Es wird keine Agenda im Voraus verteilt. Die Leute tauchen spät auf und jemand muss die Dinge aufwärmen. Die Leute, die sie organisieren, machen sich nicht immer Gedanken darüber, wer da sein muss, und so landen Sie in großen Meetings, bei denen die Hälfte der Leute optional ist und vielleicht die Hälfte der Leute im Mittelpunkt steht. Die Dynamik ist also ausgeschaltet und verhindert die Produktivität.
Das bedeutet Zeitverschwendung für vielbeschäftigte Menschen.
Wenn Sie jemanden bitten, 30 Minuten lang in einem Raum zu sitzen und nichts zu tun, denken sie, Sie wären verrückt. Aber genau das tun die Menschen am Arbeitsplatz millionenfach am Tag.
JD: Wie würden Sie ein produktives Meeting beschreiben?
JS: Sie müssen ein paar Schlüsselzutaten haben. Erstens muss es tatsächlich passieren müssen. Wenn etwas über E-Mail schnell erledigt werden kann, tun Sie dies. Aber wenn es ein Meeting sein muss, dann okay.
Vorbereitung ist der Schlüssel: Ausrollen, was besprochen wird, wer für was verantwortlich ist, solche Dinge, die zu fokussierten Gesprächen führen. Während des Meetings: Festhalten, Zeit behalten, Notizen machen und pünktlich beenden.
Auch die Zeit des Treffens spielt eine große Rolle. Viele Leute halten sich nur für eine Stunde. Ich bemerkte, dass Sie sehr überlegt waren und sagte 25 Minuten für dieses Gespräch. Ich denke, das ist eine gute Übung.
Was nach dem Meeting passiert, ist ebenfalls wichtig. Wenn Bob und Stacey sagen, dass sie eine neue Version eines Dia-Decks haben und Mark sagt, dass er Ihnen die Verkaufszahlen schicken wird, müssen sie das tatsächlich tun! Wir finden, dass die meisten Leute sagen: "Großartig! Gutes Treffen!" und sie gehen und es gibt keine Folgemaßnahmen. Und selbst wenn dies der Fall ist, geschieht dies zur falschen Zeit, was ein erneutes Treffen oder unnötigere Arbeit auslöst.
Die Vorbereitung, die erfolgreiche Durchführung des Meetings und das anschließende erfolgreiche Follow-up sind wichtige Bestandteile eines guten Meetings.
JD: Projektmanagement-Tools und andere Arbeitsmanagement-Tools sollen die Arbeit rationalisieren. Die Idee ist, weniger Meetings und (und weniger E-Mails) zu haben. Sie können sich gegenseitig Aufgaben und Termine zuweisen, ohne Besprechungen zu führen. Haben diese Tools aus Ihrer Sicht die Besprechungen in der Knowledge Workforce verändert?
JS: Ja. Auf Makroebene haben wir hoffentlich aufgrund dieser Tools weniger Besprechungen.
Wenn ich zum Beispiel sehe, dass Modelle auf Dropbox aktualisiert wurden und sie meiner Meinung nach gut sind, muss ich mich nicht mit dem Designer treffen, um sie zu besprechen. Sie muss mich nicht einmal benachrichtigen. Ich kann einfach eine Nachricht abfeuern, die besagt: "Hey, ich habe die aktualisierten Dateien gesehen." Mit so etwas wie Slack kann ich schnell jemandem eine Frage stellen, ohne mich treffen zu müssen, um die Art der Frage zu diskutieren.
Früher wollten die Leute weniger Technologie, weil es beispielsweise schwierig war, den Dongle für den Monitor zu bekommen, oder weil es die Leute ablenkte.
Ich hoffe, dass der Aufstieg dieser Tools zu weniger Meetings führt, aber ich weiß nicht, ob es dafür konkrete Daten gibt, abgesehen von der Propaganda, die einzelne Unternehmen dort veröffentlichen. Und ich denke, dass sich die Art dieser Treffen ändert, weil wir technologisch orientierter sind. Wenn wir Dienste außerhalb einer Besprechung nutzen, müssen auch die Besprechungen selbst mithalten.
JD: Ich mag Arbeitstreffen. Sie sind für mich am produktivsten. Ich treffe mich mit einer Gruppe von Leuten, wir setzen uns und machen die Arbeit, die wir tun müssen, genau dort, vielleicht mit unseren Werkzeugen, die auf eine Leinwand projiziert werden.
JS: Das lässt mich an das umgedrehte Klassenzimmermodell denken. Das Klassenzimmer ist ein Ort, an dem man arbeiten und nicht nur eine Präsentation ansehen kann, ähnlich wie ein Meeting, bei dem man nicht einfach durch ein Deck blättern muss, das einem leicht per E-Mail zugeschickt werden kann.
JD: Reden wir ein bisschen über Do.com. Erklären Sie mir 30 Sekunden lang, was Do.com ist, und dann werden wir detaillierter darüber sprechen, wie Sie es verwenden.
JS: Do.com ist eine Kollaborationssoftware für Besprechungen. Es hat nichts mit Video und Audio zu tun. Es dreht sich alles um die Produktivität von Besprechungen.
Mit "Do" können die Benutzer ihre Agenden festlegen, damit sie wissen, worüber sie sprechen müssen. Sie können sich in Echtzeit Notizen machen und Aufgaben zuweisen, die mit ihren anderen Workflows interagieren. Wir sind in Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce usw. integriert.
Wir haben mehr als 1, 5 Millionen Menschen an Meetings in mehr als 20.000 Unternehmen teilnehmen lassen. Grundsätzlich helfen wir Menschen dabei, weniger Meetings abzuhalten, bessere Meetings abzuhalten und hoffentlich glücklicher und produktiver bei der Arbeit zu sein.
JD: Und es ist ein Freemium-Modell.
JS: Das ist es. Sie können sich kostenlos anmelden, und wir haben viele kostenlose Benutzer.
JD: Eines der Dinge, die mir an Do.com aufgefallen sind, ist, dass es die Leute wirklich ermutigt, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, anstatt die Lösung an und für sich zu sein. Ich denke viel über Dinge wie Motivation nach und wie wir uns nicht immer so verhalten, wie es in unserem besten Interesse liegt. Deshalb finde ich es gut, wenn ich Werkzeuge finde, die uns eher führen als etwas geben. Ich habe das Gefühl, dass Do.com genau darum geht.
JS: Ja, dem stimme ich zu. Wir glauben, dass Meetings genauso ein Menschenproblem sind wie ein Technologieproblem. Zum Beispiel brauchen wir keine E-Mail-App, um zu verhindern, dass Bob von der Buchhaltung eine super lange Nachricht sendet, die schwer zu verstehen ist. Das hängt wahrscheinlich mit der Unternehmenspolitik, der Fähigkeit von Bob, professionell zu sein, der Teamdynamik und ähnlichen Dingen zusammen. Einige Benutzeroberflächen, die in einem Webbrowser hängen bleiben, werden Bob nicht ändern.
Dies ist etwas, worüber ich viel nachgedacht habe, als ich zuvor bei Yammer gearbeitet habe. Yammer versuchte, Unternehmen transparenter zu machen. Aber ehrlich gesagt war Yammer ein Werkzeug für transparente Unternehmen, da es sehr schwierig ist, die Kultur einer Organisation zu ändern.
Do.com ist in hohem Maße ein Produkt, das versucht, den Menschen zu helfen, besser zu werden, und ihnen Technologien bietet, mit denen sie dies tun können, anstatt es für Sie zu tun. Ehrlich gesagt, weiß ich nicht einmal, ob wir einen Schalter umlegen und ein Meeting produktiver gestalten können. Das wäre ziemlich magisch!
Wir glauben wirklich, dass dies ausdauernd sein wird. Wenn es funktionieren soll, muss es von Menschen kommen, und wir ermöglichen ihnen, ihr bestes Selbst zu werden.
JD: Erzählen Sie mir die Entstehungsgeschichte von Do.com und warum Sie von diesem Projekt und Unternehmen begeistert sind.
JS: Ich habe bei Yammer gearbeitet, bevor Microsoft Yammer gekauft hat. Und wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, begann sich die Kultur nach dem Kauf des Unternehmens durch Microsoft stark zu verändern, einschließlich einer Menge Bürokratie und Besprechungen.
Ungefähr ein Jahr nach dieser Anschaffung stellte ich fest, dass es wirklich schwierig war, die Dinge zu erledigen. Es war verrückt für mich, vor allem, weil wir ein Unternehmen waren, das ursprünglich gebaut wurde, um die Arbeit für die Menschen zu verbessern!
Um es kurz zu machen, ich saß eines Tages mit 10 Leuten in einem schrecklichen Meeting und dachte: "Was mache ich hier?" Der Wahnsinn davon traf mich einfach.
Wenn ich Sie zu einer Dinnerparty einlud und ich mich nicht vorher darauf vorbereitete, die Zutaten zu besorgen und ein Konzept zu haben, das die Gäste genießen sollten, tauchen sie auf und ich sage: "Hey, lass uns zum Supermarkt gehen und machen Diese Dinnerparty ", sagten sie, " das ist verrückt! Wir werden das nicht mit Ihnen herausfinden. Wir sind hierher gekommen, um eine Dinnerparty zu veranstalten! " Aber genau das sind Meetings!
Ich fand es verrückt, und es hatte mich gereizt, zu gehen und eine neue Firma zu gründen.
JD: Welche anderen Produktivitäts-Apps oder -Dienste verwenden Sie? Haben Sie bewährte Methoden, um produktiv zu bleiben?
JS: Kann ich eine unkonventionelle Antwort geben? Ich denke, einige der besten Produktivitäts-Apps sind nicht wirklich Produktivitäts-Apps. Uber zum Beispiel gibt mir viel mehr Produktivität als eine App wie Asana. Ich bekomme Orte schneller und verschwenden weniger Zeit damit, im Regen herumzustehen und auf ein Auto zu warten.
Es gibt ein anderes Tool, das ich benutze: BetterSnapTool. Auch hier handelt es sich nicht um ein klassisches Produktivitäts-Tool. Ich richte meinen Monitor mit drei Spalten ein und drücke mit Windows Snap eine Tastenkombination, und alle meine Fenster rasten ein.
Auch hier setzen wir Trello und Slack ein. Wir verwenden Instacart für unsere Einkäufe im Büro. Die Tatsache, dass sich niemand Sorgen machen muss, ist hilfreich und macht uns dadurch produktiver.
JD: Und was ist mit Best Practices oder persönlichen Produktivitätsgewohnheiten?
JS: Ich habe angefangen, an meinem Kalendertag die Zeit zu sperren, um sicherzustellen, dass nichts überfahren wird. Ich habe morgens mit Meditation angefangen, um mich auf Null zu stellen und klar zu machen, was wichtig ist.
Eine andere, die unkonventionell ist, delegiert Dinge. Es ist kein Vier-Stunden-Woche- Soundbite, aber ich habe die Persönlichkeit, die mich dazu bringt, alles selbst machen zu wollen. Es war wirklich beeindruckend, sich bewusst zu werden, dass die Delegation nicht die Aufgabe hat, Dinge selbst zu tun.
Für mich ist es eine Mischung aus Achtsamkeit, Time-Boxing und Delegieren. Ich bin viel ruhiger und konzentriere mich auf die zwei oder drei Dinge, die jeden Tag wichtig sind. Als Gründer kann man sich von allem, was mit dem Unternehmen zu tun hat, ablenken lassen, ob es sich um Investor Relations oder eine PR-Gelegenheit handelt. Daher hat mich das Delegieren produktiver gemacht.
JD: Wie groß ist Ihr Personal?
JS: Zehn Leute. Die Delegation wird immer einfacher, aber das ist natürlich für ein Unternehmen sehr klein.
JD: Ja, aber für andere Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass Delegation auch dann wichtig ist, wenn Sie mit einem sehr kleinen Team arbeiten.
