Organisieren Sie sich: Stoppen Sie den Kampf gegen E-Mails mit mehr E-Mails

E-Mail-Überladung ist ein großes Produktivitätsproblem am Arbeitsplatz. Ich treffe ständig Leute, die sich über E-Mails beschweren, sagen, dass es sie überfordert und sie sich wünschen, dass alle neuen Nachrichten, die in ihre Posteingänge gelangen, ausgeschaltet werden.

Viele dieser Personen fixieren E-Mails jedoch so, dass sie das Problem verschlimmern. Was ich sehe, sind Menschen, die versuchen, E-Mails mit mehr E-Mails zu bekämpfen, was wiederum immer mehr E-Mails generiert. Da sie in E-Mail-Elend verstrickt sind, können sie normalerweise nicht sehen, was genau passiert, und haben keine Ahnung, dass sie es noch schlimmer machen.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie ich festgestellt habe, dass sich Menschen beim Versuch, mit der Überlastung von E-Mails umzugehen, in den Fuß schießen.

Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als Aufgabenliste

Das erste Beispiel für Leute, die ihre E-Mail-Probleme verschlimmern, sind To-Do-Listener , wie ich sie gerne nenne. Aufgabenlistener hinterlassen E-Mails in ihren Posteingängen, wenn die Nachricht entweder eine Aufgabe enthält oder den Speicher einer zugewiesenen Aufgabe auslöst. Mit anderen Worten, sie verwenden den Posteingang als Aufgabenliste.

Denken Sie darüber nach, wie Menschen Aufgaben normalerweise per E-Mail zuweisen. Selten ist die Aufgabe in der Betreffzeile eindeutig angegeben. Der Empfänger muss die E-Mail öffnen und lesen, um die Details der Aufgabe zu erfahren. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass die Nachricht nicht alle Informationen enthält, die der Empfänger benötigt, z. B. eine Frist oder andere Details zur Aufgabe. Ein Austausch von Nachrichten hin und her verdeutlicht die Aufgabe und führt dazu, dass jedes Mal eine neue E-Mail erstellt wird. Kurz gesagt, E-Mail-Posteingänge sind sehr schlechte Aufgabenlisten.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass Aufgabenlistener jede eingehende E-Mail ständig überprüfen müssen, um festzustellen, ob sie eine Aufgabe enthält. Andernfalls werden sie die E-Mails umgehend los. To-Do-Listener jäten unaufhörlich.

Schlimmer noch, To-Do-Listener haben sich daran gewöhnt, ihre Posteingänge auf ihre täglichen Aufgaben hin zu überprüfen, und oft erhalten sie selbst per E-Mail Erinnerungen an andere Dinge, die sie erledigen möchten.

Wenn E-Mails ein Problem darstellen, warum möchten Sie auf diese Weise mehr E-Mails erstellen?

Dazwischen sehen die To-Do-Listener jedoch nicht, wie ihr System die Sache verschlimmert. Sie argumentieren oft, dass die Verwendung ihres Posteingangs als Aufgabenliste das einzige ist, was funktioniert. Aber wenn sich dieselbe Person von E-Mails überfordert fühlt, funktioniert das offensichtlich nicht. Es gibt einige Lösungen, auf die ich gleich eingehen werde.

Hören Sie auf, Nudgemail zu senden

Ich habe kürzlich auf einem Corporate Retreat über E-Mail-Management gesprochen. Um mich auf das Gespräch vorzubereiten, sprach ich mit einigen Mitarbeitern und erfuhr, dass viele von ihnen mit Nudgemail riesige E-Mail-Volumina, manchmal 1.000 Nachrichten pro Tag, verwalten. Sie hielten dies für eine absolut vernünftige Methode, um den Fluss zu steuern.

Nudgemail ist ein Freemium-Tool, mit dem Sie E-Mails im Wesentlichen vorübergehend deaktivieren können, indem Sie einen Zeitpunkt festlegen, zu dem sie als neue Nachricht in Ihrem Posteingang wieder angezeigt werden. "Im Wesentlichen" ist hier ein sehr wichtiges Wort.

Die meisten Snooze-Funktionen, wie die in SaneBox oder einige der besten E-Mail-Apps, verbergen die ursprüngliche Nachricht in Ihrem Posteingang und lassen sie zum gewünschten Zeitpunkt als neue ungelesene E-Mail wieder erscheinen. Nudgemail funktioniert etwas anders. Wenn Sie es zum Schlummern von E-Mails verwenden, verbleibt die ursprüngliche E-Mail in Ihrem Posteingang und eine neue Nachricht wird oben in Ihrem Posteingang mit dem gesamten Thread der angegebenen ursprünglichen Nachricht angezeigt.

Versteh mich nicht falsch. Nudgemail ist ein gutes Werkzeug, und es ist unter bestimmten Umständen eine großartige Lösung. Jeder, der den Posteingang als Informationsfluss und nicht als Sammelpunkt für die zu verarbeitende Kommunikation betrachtet, kann ihn gut gebrauchen. Aber wenn mir die Mitarbeiter sagen, dass sie aufgrund der großen Anzahl von Nachrichten in ihren Posteingängen nicht mehr in der Lage sind, ihre Arbeit zu erledigen, und 20 Prozent ihrer Nachrichten wiederholte Nachrichten in Form von Nudgemails sind, ist das ein Problem.

So sehr To-Do-Listener die Tatsache leugnen können, dass ihr System kaputt ist, einige Nudgemail-Benutzer verwandeln es in eine Krücke. Sie sind so in ihren gegenwärtigen Gewohnheiten gefangen, dass sie sich keine bessere Lösung vorstellen können.

Antworte nicht so schnell

Sehr oft ist das Beantworten einer E-Mail eine Möglichkeit, die Nachricht eines anderen zu bestätigen, ohne die Konversation tatsächlich voranzutreiben. Stellen Sie sich eine Mitarbeiter-E-Mail vor, um Ihre Meinung zu einer Präsentation zu erfragen. Sie haben die Präsentation noch nicht angesehen. Abhängig von Ihrem Arbeitsplatz ist es möglicherweise akzeptabler, schnell mit "Ich weiß nicht. Ich habe noch nicht nachgesehen" zu antworten, als zwei Stunden zu warten, bis Sie nachgesehen und sich eine Meinung gebildet haben. Wenn Sie schnell antworten, selbst wenn die Nachricht nicht aussagekräftig ist, generieren Sie überschüssige E-Mails. Wenn die Unternehmenskultur Sie zu diesem Verhalten drängt, sollten Sie besser glauben, dass andere es Ihnen auch antun.

Eine Person, die nur langsam auf E-Mails antwortet, kann als faul oder nicht teamfähig angesehen werden, selbst wenn das Warten auf eine E-Mail eine viel logischere und produktivere Vorgehensweise darstellt. Aber es ist völlig verkehrt und Sie müssen sich davon lösen, wenn Sie sich per E-Mail überflutet fühlen.

Was am Ende passiert, ist, dass die Leute auf Nachrichten antworten, nur um das Geld zu geben. Nehmen wir an, Raj fragt Sarah nach ihrer Meinung zu etwas und sie antwortet: "Nicht sicher. Was denkst du?" Jetzt ist der Ball wieder in Rajs Feld und es liegt an ihm, zu antworten, wenn auch nur, damit Sarah eine neue ungelesene Nachricht in ihrem Posteingang hat, die sie daran erinnert, dieses Mal tatsächlich zu antworten.

Ein weiteres Beispiel, das für Mitarbeiter in Supportabteilungen wie der IT-Abteilung üblich ist, besteht darin, dass sie eine allgemeine E-Mail-Adresse für Mitarbeiter einrichten, um Hilfetickets einzureichen, z. B. Wenn ein Mitarbeiter ausflippt, dass sein Computer defekt ist und sie dies muss Wenn sie schnell Hilfe erhält, vergisst sie möglicherweise die generische E-Mail und sendet stattdessen eine E-Mail an die Person, die sie in der IT kennt. Sollte sich diese IT-Person um das Problem kümmern? E-Mail ignorieren? Antworten und der Mitarbeiterin mitteilen, dass sie die richtige IT-Hilfeadresse verwenden muss? CC ihr Chef? Was ist das Richtige zu tun?

Die Reaktion, die durch Panik und Frustration ausgelöst wird, erzeugt häufig nur mehr E-Mails (und erzeugt Spannungen). Auch dies ist ein Beispiel für die Unternehmenskultur, die Erwartungen an eine schnelle Reaktion weckt, die das eigentliche Problem darstellt. Sie können sich jedoch von diesem Muster lösen, ohne den Frieden zu stören, und dadurch weniger E-Mails generieren.

Lösungen für übermäßige E-Mails

Wie hören wir auf, übermäßige E-Mails zu generieren? Einige Lösungen sind einfach und schnell, und eine Einzelperson kann sie ohne die Unterstützung des Unternehmens durchführen.

Im vorherigen Beispiel konnte der IT-Mitarbeiter das Problem wahrscheinlich im Keim ersticken, indem er ein persönliches Gespräch führte (oder mit einem Remote-Mitarbeiter telefonierte), anstatt per E-Mail zu antworten. Wenn die IT-Person per E-Mail antwortet, wird der Mitarbeiter in Not es wahrscheinlich sowieso nicht sehr genau lesen. Denken Sie daran, sie ist bereits über ihr Computerproblem gestresst. Es mag sich sehr nach Low-Tech anhören, aber wenn die Mitarbeiterin ruhig und professionell von Angesicht zu Angesicht konfrontiert wird, kann sie sich besser an das richtige Protokoll für die Einreichung von Hilfetickets erinnern, insbesondere, wenn die IT-Person erklärt, welche anderen Jobs bei der Priorität hatten Moment. Persönlich zu erklären ist ein langer Weg.

Eine andere Möglichkeit, nicht mehr zu viel E-Mail für sich selbst zu generieren, besteht darin, gute Tools für E-Mail-Assistenten zu finden, mit denen Sie E-Mails in Ihrem Posteingang kürzen können, anstatt sie wie bei Nudgemail zu verbreiten. SaneBox (ca. 7 USD pro Monat) ist die Lösung, die ich empfehle. Mailbird ist eine E-Mail-Client-App, die über eine Snooze-Option und andere Funktionen verfügt, die ebenfalls hilfreich sein können.

Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht mehr als Aufgabenliste, sowohl für persönliche als auch für arbeitsbezogene Aufgaben. Es gibt so viele großartige Tools, mit denen Sie Aufgaben viel besser zuweisen, nachverfolgen, die Details zu ihnen aktualisieren und so weiter, ohne auf E-Mails angewiesen zu sein. Ich mag Todoist, obwohl Wunderlist auch eine großartige App ist.

Wenn Sie Ihr Arbeitsteam oder Ihre Abteilung davon überzeugen können, ein besseres Werkzeug für Aufgaben zu finden, sind Sie wirklich in einer viel besseren Verfassung. Abgesehen von den leistungsstarken Projektmanagement-Apps gibt es noch andere Collaboration-Apps, die leicht, benutzerfreundlich und schneller einzurichten sind und möglicherweise eine bessere Lösung für die Herausforderungen Ihres Teams darstellen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie die Überlastung von Office-E-Mails reduzieren, finden Sie in meinen anderen Tipps.