Video: 15 Tools und Tricks für erfolgreich-effektive Meetings und Gruppenformate, von Lino Zeddies (November 2024)
Experten lieben es zu sagen, dass Meetings die Produktivität beeinträchtigen. Unnötige und schlecht geplante Besprechungen sicherlich. Es sind jedoch einige Besprechungen erforderlich. Meetings können neue Geschäftsabschlüsse besiegeln. Sie können Teams für produktive neue Projekte gründen. Sie können den Kurs eines fehlgeschlagenen Projekts korrigieren. Und sie können Kameradschaft unter Mitarbeitern fördern, die nicht in der Lage sind, im selben Raum zusammen zu sein. Wenn Sie unbedingt ein Meeting haben müssen, benötigen Sie einige Tipps für produktivere Meetings sowie die entsprechende Software.
Scheduling
Outlook ist wahrscheinlich die typische Office-Software, die zum Planen von Besprechungen verwendet wird, aber ich finde viele der Outlook-Funktionen klobig und schwer zu erlernen, wie beabsichtigt. Wenn alle Ihre Besprechungsteilnehmer erfahrene Outlook-Benutzer sind, können Sie wahrscheinlich einen Termin finden, der für alle geeignet ist, einen Konferenzraum reservieren und die Besprechung nur mit Outlook im Kalender anzeigen. Ich brauche etwas Einfacheres und bin ein bisschen ein Liebhaber von Organisationstools. Daher kann ich mir nur vorstellen, wie andere Outlook als Planungstool empfinden.
Doodle.com ist diese einfache Lösung. Es ist eine meiner Lieblingswebseiten für die Planung von Meetings und Zusammenkünften. Doodle.com ist eine kostenlose Website und ein kostenloser Service, mit dem die Planung so einfach wie das Erstellen einer Umfrage ist. Sie laden Personen zur Umfrage ein (indem Sie eine URL senden oder sie direkt von Doodle aus einladen), und sie überprüfen die Zeiten, zu denen sie verfügbar sind, basierend auf den vom Ersteller der Umfrage bereitgestellten Optionen. Ein Effizienztraum wird wahr.
Weitere Informationen zu Doodle finden Sie in meinem Interview mit Doodle-Gründer Michael Naef, in dem ein Video gezeigt wird, wie Doodle funktioniert.
Hosting virtueller Besprechungen
Webex und GoToMeeting sind zwei der bekanntesten virtuellen Besprechungsdienste, die meiner Erfahrung nach in der Regel von Personen genutzt werden, deren Unternehmen bereits ein Konto bei diesem Anbieter haben. Die bezahlten Konten von beiden sind vollgepackt mit Funktionen wie der Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen, mit anderen Teilnehmern zu chatten, alles, was auf dem Computerbildschirm einer Person passiert, zu teilen, mehrere Webcams zu verbinden und vieles mehr. Für GoToMeeting muss eine installierte Anwendung installiert sein.
Webex bietet zwar ein kostenloses Konto an (GoToMeeting nicht), unterliegt jedoch gewissen Einschränkungen. Beispielsweise kann nur eine Person Besprechungen abhalten, und die maximale Anzahl von Personen in der Besprechung beträgt drei. Jeder in der Besprechung muss VoIP verwenden, da die Einwahl per Telefon nicht unterstützt wird und der Host seinen Desktop, sein Whiteboard und seine Dokumente freigeben kann, jedoch keine Anwendungen oder andere Objekte, die remote ausgeführt werden. Wenn Sie also einen dieser Dienste nutzen, möchten Sie wahrscheinlich das bezahlte Konto.
Join.me ist eine weitere beliebte Option zum Hosten virtueller Meetings. Wie bei Webex gibt es eine kostenlose Option, die jedoch Einschränkungen unterliegt. Ein kostenloses Join.me-Konto akzeptiert bis zu 10 Teilnehmer in einem virtuellen Meeting, unterstützt die Bildschirmfreigabe und die Möglichkeit, die Kontrolle zu teilen (dh einige der Hosting-Aufgaben an einen anderen Teilnehmer zu übergeben).
MeetingBurner (kostenlos; Pro-Konten ab 39, 95 USD pro Monat) ist eine weitere Option, die ohne Installation im Browser ausgeführt werden kann. Mit einem kostenlosen Konto können Sie Besprechungen mit bis zu zehn Teilnehmern abhalten, VoIP wird jedoch nicht unterstützt. Skype funktioniert jedoch direkt innerhalb des Dienstes.
Skype ist kein schlechtes Tool für die Ausrichtung bestimmter Arten von Besprechungen, aber es ist nicht immer so zuverlässig wie einige andere. Wie bei den anderen Tools gibt es auch bei einem kostenlosen Skype-Konto einige Einschränkungen (keine Bildschirmfreigabe ist für Besprechungen und Videokonferenzen mit nur einer anderen Person besonders wichtig). Dies kann jedoch eine praktische Option sein, wenn Sie schnell ein Audio benötigen telefonieren Sie mit Menschen, die auf der ganzen Welt verteilt sind… und die bereits Skype-Konten haben.
Von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeiten
Die meisten der oben genannten Webinar-Tools erleichtern die virtuelle Online-Zusammenarbeit. Wenn sich jedoch alle im selben Raum befinden und sich persönlich unterhalten können, verwende ich gerne Tools, die weniger verwaltungsintensiv sind.
Google Drive (kostenlos) ist praktisch im Büro, da mehrere Personen Dokumente in Echtzeit aktualisieren können. Sie können sehen, wann ein anderer Benutzer dasselbe Dokument bearbeitet oder anzeigt, das Sie geöffnet haben. Google Drive ist auf Mobilgeräten leider nicht ideal. Ich finde es immer noch viel einfacher, in Besprechungen auf einem Laptop zu arbeiten, als beispielsweise über die iPad-App von Google Drive.
Asana hat die Welt der Zusammenarbeit mit seinem hervorragenden Online-Tool für kollaboratives Aufgabenmanagement (und Projektmanagement) im Sturm erobert. Es ist ein großartiger Service, den Sie während Ihrer Arbeitszyklen nutzen können, und er zeigt seinen Wert bei Besprechungen, um neue Aufgaben zu erstellen, z.
Notizen machen
Evernote (kostenlos bis zu 45 US-Dollar pro Monat für die Prämie) ist der 800-Pfund-Gorilla, der Notizen macht, und ich benutze ihn wütend bei Besprechungen. Ich finde es toll, dass es eine integrierte Audioaufnahmefunktion hat, mit der ich die gesamte Konversation aufzeichnen kann, falls ich später darauf zurückgreifen muss. Es ist auch hervorragend auf einem mobilen Gerät für seine Kamerafunktion. Nehmen Sie ein Bild von einem Whiteboard auf, laden Sie es in Evernote hoch, und der gesamte Text im Bild wird von OCR analysiert und kann vollständig durchsucht werden.
Minutes.io (kostenlos) wurde speziell für die Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen entwickelt und funktioniert in einem Browser, ist jedoch sowohl online als auch offline aktiv. Wenn Sie unerwartet aufgefordert werden, offizielle Notizen für ein Meeting zu machen, wird minutes.io schnell gestartet und funktioniert einwandfrei. Sie erhalten eine Vorlage für die jeweilige Aufgabe.
