Organisieren Sie sich: Was ist das beste Werkzeug, um ein wachsendes Unternehmen zu organisieren?

"Mit welchem ​​Tool kann ich mein wachsendes Geschäft besser verwalten?" Ein Leser namens Rafael hat mir letzten Monat geschrieben, um diese Frage zu stellen. Er hatte über einige der besten Projektmanagement-Tools, Arbeitsmanagement-Software, Kommunikationsprogramme und all die anderen Produktivitäts-Apps gelesen, die einen Geschäftsboom auslösen sollten. Aber er konnte nicht genau herausfinden, welcher am besten für die Verwaltung seiner Arbeit geeignet war.

"Ich habe gerade angefangen, für eine kleine Immobilieninvestmentfirma zu arbeiten", schrieb er, "und sie brauchen wirklich dringend Hilfe bei der Automatisierung ihrer Prozesse. Sie verwalten die Dinge hauptsächlich per E-Mail (argh!) Und mit den Plänen zu erweitern, ist es keine skalierbare Struktur Zu diesem Zeitpunkt habe ich überlegt, Asana oder Teamwork Projects zu verwenden, um die Abläufe zu rationalisieren, und wollte Ihren Input. Um Ihnen eine Perspektive zu geben, besteht das Team aus fünf internen Mitarbeitern, die mit Investoren zusammenarbeiten, um Immobilien zu kaufen und zu verkaufen."

Rafael erklärte weiter, dass er jede Immobilie als "Projekt" betrachte und in der Lage sein wollte, für jede Aufgabe eine Liste zu erstellen, die den Mitarbeitern nach Bedarf zugewiesen werden würde. Die Organisation verwaltet 150 bis 200 "Projekte" gleichzeitig. Von Zeit zu Zeit benötigen externe Akteure einen Einblick in den Prozess.

Er sagte auch, dass Flexibilität und Teamzusammenarbeit von größter Bedeutung sind, wie dies in vielen Unternehmen der Fall ist. Aber er schien ziemlich darauf aus zu sein, entweder Asana oder Teamwork Projects zu verwenden. Hier ist meine Antwort:

Kartenspiel vs. Brettspiel

Stellen Sie sich Asana als Kartenspiel vor und Teamwork Projects als Brettspiel. Mit einem Kartenspiel können Sie ein Spiel spielen, das eine andere Person erstellt hat, oder Sie können sich ein eigenes Spiel zusammenstellen. Bei einem Brettspiel gibt es Regeln, und Sie können sie verbiegen, wenn Sie möchten, aber im Allgemeinen ist das Brettspiel so konzipiert, dass Sie sich an die Regeln halten.

Nach meiner Erfahrung braucht Asana Zeit, um es richtig umzusetzen, aber letztendlich können Sie es verwenden, wie Sie wollen. Die ersten Tage werden für alle, die lernen, das System zu benutzen, sehr verwirrend sein. Der Grund dafür ist, dass Ihr Team die Regeln für die Verwendung festlegen muss. Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, um Asana zu benutzen.

Nach ein paar Wochen sind die fünf Mitarbeiter hoffentlich an Bord, und sie werden wahrscheinlich anfangen, ihre Regeln an dieser Stelle anzupassen. Asana nimmt Versuch und Irrtum. Außerdem ist eine solide Teamkommunikation erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Benutzer das Tool auf die gleiche Weise verwenden.

Lassen Sie uns nun über Teamwork-Projekte sprechen. Es wird einige Zeit dauern, bis sich Ihr Team an Teamwork-Projekte gewöhnt hat, allerdings aus einem anderen Grund. Die Benutzer werden zum ersten Mal alle Funktionen erkunden und Aufgaben eingeben. Ihr Team wird wahrscheinlich eine Reihe von Vorlagen erstellen, die es für den nächsten Verkauf oder Kauf wiederverwenden kann. Bei Teamwork Projects müssen Sie jedoch jeden Immobilienkauf oder -verkauf als Projekt behandeln.

Projekte haben immer Enddaten, und in Ihrem Fall ist dies das Abschlussdatum. In der Regel haben sie Meilensteine, vielleicht werden sie vertraglich gebunden oder bringen Geld auf Treuhandkonto. Bei Projekten sind die Termine für diese Fristen und Meilensteine ​​von Bedeutung. Ich habe keine Ahnung, ob Termine für Ihr Team von Bedeutung sind oder nicht. Sagt Ihr Team Dinge wie "Kaufen wir diese Immobilie bis zum 1. Oktober" oder nur "Kaufen wir diese Immobilie", ohne zu wissen, wie lange es dauern wird? Wenn Sie feste Termine haben, ist Teamwork Projects wahrscheinlich besser.

Mit Projektmanagement-Tools wie Teamwork Projects können Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen, sodass eine Aufgabe erst dann ausgeführt werden kann, wenn alle abhängigen Aufgaben ausgeführt wurden. Wenn Sie beispielsweise erst nach Abschluss der Inspektion einen Vertrag abschließen können, können Sie dies in Teamwork Projects einrichten. Mit Asana kann Ihr Team diese Regel anwenden, sie wird jedoch nicht Teil des Systems sein. Sie können beide Tools kostenlos verwenden, um sich ein Bild von ihrer Funktionsweise zu machen, und anschließend ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Konto mit mehr Funktionen durchführen.

Ein Werkzeug auswählen

Ich habe ein paar Wochen später bei Rafael nachgefragt, ob er eine Entscheidung getroffen hat und wie das Tool für sein Team funktioniert. Er hatte sich für Teamwork Projects entschieden. Das Verkaufsargument sei die Fähigkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu schaffen. Das Setup dauerte wie erwartet einige Zeit, aber Rafael hatte auch einige großartige Neuigkeiten zu berichten:

"Eine erwähnenswerte Entdeckung ist, dass es ein Startup-Angebot für Teamwork-Projekte gibt, bei dem Startups die Software im Wert von einem Jahr kostenlos zur Verfügung stellen können! Es war sehr hilfreich bei diesem Schritt", schrieb Rafael.

Zusätzliche Ressourcen

Weitere Informationen finden Sie unter 7 Möglichkeiten zur Vereinfachung des Projektmanagements in Teamwork-Projekten und unter Verwenden von Asana in Unternehmen.

Weitere Empfehlungen für Geschäftsanwendungen finden Sie in der Best Online Business Collaboration Software.