Überprüfung und Bewertung der Vorteile von Software-Verträgen durch Great Minds

Lassen Sie sich von der Website nicht abschrecken, wenn Sie nach Great Minds Software Contract Advantage suchen. Ja, es ist sowohl langsam als auch schwierig zu navigieren, aber wenn Sie sich damit befassen, finden Sie Informationen auf einer sehr gut ausgestatteten und hochgradig anpassbaren Vertragsverwaltungsplattform. Leider spiegelt die Website etwas die App wider, da Great Minds eine erhebliche Lernkurvenschwelle zwischen Ihnen und der vollständigen Nutzung von Contract Advantage gesetzt hat. Das Unternehmen verbessert das Produkt jedoch weiterhin, was durch die Tatsache belegt wird, dass Contract Advantage seit unserer ersten Überprüfung Verbesserungen der Benutzeroberfläche, neue Integrationen, Workflow-Automatisierung und mehr hinzugefügt hat. und das bedeutet, dass es sich für viele lohnen könnte, diese Lernbarriere zu überwinden.

Diese bewährte Vertragsverwaltungsplattform kostet ab 75 US-Dollar pro benanntem Benutzer und Monat und konzentriert sich nicht auf einen Aspekt des Vertragsverwaltungsprozesses. Vielmehr bietet es eine Reihe von Funktionen für die Speicherung und Kategorisierung von Verträgen, die Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Workflows und elektronische Signaturen sowie Berichte und Warnungen. Die größten Probleme, die wir mit diesem Produkt hatten, betrafen die Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität für die erstmalige Inbetriebnahme. Das Unternehmen bietet eine Fülle umfassender Handbücher, Hilfedokumente und Ressourcen, die Sie bei der Navigation und Anpassung des Systems unterstützen. Das Ausmaß an Anpassungen kann jedoch einschüchternd sein, und trotz der Verbesserungen seit unserer ersten Überprüfung und den Hilfematerialien ist die Benutzeroberfläche erst dann benutzerfreundlich, wenn Sie den Überblick über das Produkt haben. Das Unternehmen sagt, dass seine Hilfe-Ressourcen kein Ersatz für formale Schulungen sind. Das Unternehmen bietet Demos und Schulungen an, einschließlich 3-5 Tagen Vor-Ort-Schulung und Einrichtung, je nachdem, welchen Plan Sie wählen.

Editors 'Choice Updraft bietet ein besseres Vertragserstellungsverfahren und Editors' Choice Agiloft ist einfacher zu verwenden und bietet ebenso viele Anpassungsmöglichkeiten. Es gibt auch eine Reihe von intuitiveren, Cloud-basierten Produkten, die in dieser Zusammenfassung besprochen werden und die viel einfacher zu verwenden sind, aber nicht annähernd so viele Funktionen für Unternehmen bieten. Für mittelständische Unternehmen und Organisationen, die Zeit für das Einrichten des Systems und das Anpassen der Benutzeroberfläche, Vertragsvorlagen und Verwaltungsoptionen sowie für die Automatisierung von Workflows benötigen, gehört Contract Advantage jedoch zu den leistungsfähigsten Tools auf dem Markt.

Editionen und Preise

Contract Advantage ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich: WebEssentials, WebPro und WebElite. Die Preise hängen davon ab, ob das gehostete Produkt über ein Webportal oder die installierte Version von Contract Advantage auf einem Server hinter Ihrer Firewall verfügbar sein soll. Blueridge Software Contract Assistant ist das einzige in dieser Zusammenfassung getestete Produkt, das eine lokale Option bietet.

Der WebEssentials-Plan beginnt bei 75 US-Dollar pro benanntem Benutzer und Monat und 90 US-Dollar pro gleichzeitigem Sitzplatz und Monat. Für die installierte Version beträgt der Preis eine einmalige Lizenzgebühr von 500 USD pro benanntem Benutzer und 875 USD pro gleichzeitigem Benutzer. Der nächste Plan ist WebPro, der bei 83 USD pro benanntem Benutzer und 99 USD pro gleichzeitigem Benutzer pro Monat beginnt. Die installierte Version kostet 550 USD pro benanntem Benutzer und 963 USD pro gleichzeitigem Benutzer für die einmalige Lizenz.

Schließlich gibt es die WebElite-Edition, die bei 95 US-Dollar pro benanntem Benutzer und 114 US-Dollar pro gleichzeitigem Benutzer pro Monat beginnt. Die installierte Version von WebElite kostet 633 USD pro benanntem Benutzer und 1.108 USD pro gleichzeitigem Benutzer für die einmalige Lizenz. Great Minds Software bietet für Contract Advantage auch Plätze nur zum Anzeigen an, die zwischen 15 und 20 US-Dollar pro Monat für gehostete Systeme und zwischen 150 und 175 US-Dollar für installierte Systeme liegen. Wie bereits erwähnt, bietet das Unternehmen mit jedem Plan auch Schulungen vor Ort an, um die signifikante Lernkurve zu unterstützen. Die Schulung umfasst drei Tage für WebEssentials, vier Tage für WebPro und fünf Tage für WebElite.

Diese Editionen haben zwar alle den Namen "Web", das heißt jedoch nicht, dass sie nur als gehostete Cloud-Dienste ausgeführt werden. Stattdessen interagieren Benutzer mit ihnen über einen Webbrowser, der auf Software verweist, die entweder auf Servern ausgeführt wird, die von Great Minds Software gehostet werden, oder auf Servern, die in Rechenzentren von Kunden ausgeführt werden. Die Wahl liegt bei Ihnen. Contract Advantage bietet mehrere Bereitstellungs- und Preisoptionen. Vergewissern Sie sich daher vor dem Kauf, dass Sie das Gesamtbild verstanden haben. Denken Sie daran, dass das lokale Ausführen der Software eine Investition in Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 oder 2016 Edition) oder Windows Server (2008 R2, 2012 R2 oder 2016 R2 Server) bedeutet.

Diese zusätzliche Back-End-Infrastruktur bedeutet zusätzliche Kosten, die über den Basislizenzpreis von Contract Advantage hinausgehen: Server- und Client-Zugriffslizenzen für beide Microsoft-Plattformen sowie die Kosten eines dedizierten Servers (physisch oder virtuell). Dies bedeutet möglicherweise auch eine zusätzliche Komplexität für kleine Vorgänge, bei denen die Verwaltung von Servern und Datenbanken nicht durch interne IT-Mitarbeiter erfolgt. Dies könnte zu höheren IT-Beratungskosten von Drittanbietern führen. All dies könnte für einige Unternehmen zu kompliziert sein, insbesondere für sehr kleine Unternehmen wie Einzelunternehmer. Damit mittelgroße Vorgänge mit einem physischen oder virtuellen Server Zeit sparen und einige IT-Zyklen für die Verwaltung geöffnet sind, bietet Contract Advantage eine flexible Lizenzierung, alle grundlegenden Komponenten und ein hohes Maß an Anpassbarkeit.

Kunden sollten jedoch die Funktionen jeder Edition sorgfältig untersuchen, da es deutliche Unterschiede gibt. Beispielsweise gibt es eine Reihe von Funktionen, die in WebEssentials oder WebPro Edition nicht verfügbar sind. Die Editionen WebElite und WebPro bieten eine Klauselbibliothek sowie Funktionen zur Verfolgung von geistigem Eigentum (Intellectual Property, IP), Finanzen und Fachgebieten. Darüber hinaus bietet die WebElite-Edition benutzerdefinierte Berichte, einen Workflow mit automatischer Benachrichtigung, benutzerdefinierte und vorgefüllte Dokumentvorlagen und Rechnungsverfolgung. Die Anzahl der verfügbaren Berichte erhöht sich ebenfalls je nach Ausgabe. Mit WebEssentials erhalten Sie 60 Berichte, mit WebPro 70 und mit WebElite Zugriff auf über 115 Berichte. Wie bei vielen Vertragsmanagementsystemen gibt es eine Vielzahl von Funktionen und einen hohen Grad an Individualisierung. Diese Überprüfung konzentriert sich hauptsächlich auf die Standardfunktionen - die Kernfunktionen des Vertragsmanagements - und in geringerem Maße auf die anderen zahlreichen Funktionen.

Anfangen

Wie bei vielen anderen hochgradig anpassbaren Vertragsverwaltungssystemen, die wir geprüft haben, einschließlich Agiloft und Coupa Contract Lifecycle Management, ist Contract Advantage zunächst schwierig zu navigieren. Die breite Funktionalität von Contract Advantage bedeutet, dass Sie mit einer überfüllten Benutzeroberfläche mit Schaltflächen, Registerkarten, Datenfeldern und Menüs konfrontiert sind, um Ihre Erfahrung individuell anzupassen.

Im Vergleich zur optimierten Google Mail-ähnlichen Benutzeroberfläche von Concord oder den einfachen cloudbasierten Dashboards, die in weniger leistungsfähigen SaaS-Tools wie ContractSafe und Contract Hound enthalten sind, ist Contract Advantage kein Tool, bei dem Sie sich einfach anmelden und mit der Verwendung beginnen können. Zusätzlich zu einer Demo anstelle von formellen Schulungen stellte Great Minds Software eine Reihe von Benutzerhandbüchern zur Verfügung, die für den Start benötigt werden. Ausgerüstet mit einer Kurzanleitung für die ersten Schritte, einer Kurzanleitung für den Arbeitsablauf, einer Kurzanleitung für das Ändern von Anzeigen und Umbenennen von Feldern und einer Kurzanleitung für die Einstellungen des Webbrowsers begann der Einrichtungsprozess mit meinem mit einer Beispieldatenbank verknüpften Testkonto.

Laut Great Minds Software funktioniert das System mit Google Chrome, Microsoft Edge und Safari sowie Internet Explorer (IE) für die verschiedenen angebotenen Portale. Das Kernsystem läuft derzeit jedoch nur auf dem IE und erfordert eine nervige Anpassung der Einstellungen, damit es funktioniert. Für unsere aktualisierten Überprüfungstests habe ich einen Windows 10-PC mit Microsoft Edge und Google Chrome verwendet. Damit das Contract Advantage-Webportal funktioniert, musste ich den IE öffnen und die Browser-Anleitung durchgehen, um die richtigen Kompatibilitätseinstellungen zu aktivieren. Contract Advantage ist für IE 6, 7, 8 und 9 optimiert, die alle veraltet sind. Neuere PCs mit IE11 müssen eine Reihe von Internet- und erweiterten Sicherheitsoptionen im Browser konfigurieren, damit dies funktioniert. Für ein webbasiertes Produkt im Jahr 2017 ist dieser Grad an zusätzlicher Einrichtungsarbeit zur Ermöglichung der Abwärtskompatibilität für jedes Unternehmen, das noch keine Legacy-Software verwendet, ein schwerer Schlag gegen das Produkt. Das Unternehmen erwartet, dass im ersten Quartal 2018 das gesamte Kernsystem für mehrere Browser aktiviert sein wird.

Ein maßgeschneiderter Management-Lebenszyklus

Nahezu jede Facette von Contract Advantage ist hochgradig anpassbar. Contract Advantage kann so eingestellt werden, dass entweder das Dashboard des Benutzers oder nur das Hauptmenü (das sich ebenfalls im Dashboard befindet) geöffnet wird. Das Dashboard besteht aus verschiedenen Fenstern oder Kacheln, die als "Widgets" bezeichnet werden. Diese Widgets können so konfiguriert werden, dass nahezu alle Arten von Informationen angezeigt werden, einschließlich überfälliger Aktionen, anstehender Aktionen, aktiver Aufgaben des Benutzers und Vertragsablauf. Alle Dashboard-Widgets können per Drag & Drop an eine neue Position gezogen und weitere Widgets hinzugefügt werden. Sogar das Farbschema kann geändert werden, sodass Benutzer beispielsweise andere Farben für reguläre Verträge, Unterverträge oder Rahmenverträge zuweisen können, um die visuelle Identifizierung zu erleichtern. Das Dashboard kann auch so konfiguriert werden, dass Unternehmensankündigungen oder ein Diagramm angezeigt werden, in dem Berichte wie Jahresvergleiche der Vertragsnummern aufgeführt sind. Jeder Benutzer kann sein Dashboard im Einstellungsmenü mit Farbschemata und Widgets personalisieren. Das Hauptmenü ist jedoch immer links unten verfügbar.

Contract Advantage bietet Ihnen außerdem ein zentrales Dokumenten-Repository mit einer Reihe zusätzlicher Module, die Sie je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen hinzufügen können (z. B. ein Finanz- oder ein Immobilienmodul). In dieser Hinsicht ähnelt das Vertragsmanagementsystem in seiner Konfigurierbarkeit fast einem ERP-System (Enterprise Resource Planning). Es gibt auch ein Vertragsanforderungsportal für Benutzer, die keine Administratorfunktionen benötigen. Dies gibt Geschäftsbenutzern und Vorgesetzten eine Benutzeroberfläche, über die sie Verträge zur Genehmigung einreichen, Dokumente genehmigen oder ablehnen und Workflows verwalten können. Alle Formulare und Felder können vom Administrator angepasst werden. Diese Art von Portal eignet sich daher für Unternehmen, in denen verschiedene Abteilungen unterschiedliche Vertragsarten einreichen und verwalten müssen.

Obwohl Contract Advantage im Dashboard nicht über dieselben Grafikfunktionen verfügt wie Agiloft, können Contract Advantage-Benutzer auf einigen Seiten, insbesondere auf den Seiten Dashboard und Verträge, ihre eigenen Farbschemata auswählen. Es ist etwas überraschend, dass diese Funktion in anderen Systemen nicht mehr verfügbar ist. Contract Advantage ist einer der wenigen, die wir mit solchen Fähigkeiten gesehen haben. Mit einer vollen Palette können Benutzer Contract Advantage nach ihren Wünschen kleiden.

Die Hauptüberschrift (oben auf der Seite) kann mit dem Logo und den Farben eines Unternehmens angepasst werden. Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten für Benutzer, durch Contract Advantage zu navigieren: über die Menüleiste und über das Hauptmenü. Das Hauptmenü ist eine Widget-ähnliche Liste der verschiedenen Aspekte der Kernfunktionalität von Contract Advantage, einschließlich Verträge, Parteien, Kontakte und eines Dokumenten-Repository. Die Menüleiste durchläuft den oberen Rand jeder Seite. Es bietet schnellen Zugriff auf viele Bereiche auf den Seiten des Hauptmenüs sowie auf Module und Berichte.

Ein interessanter Aspekt der Benutzeroberfläche ist, dass viele der Vertragsauswahlbildschirme das Gefühl einer Microsoft Excel-Tabelle haben, noch mehr als viele der anderen Produkte, die ich überprüft habe. Dies bietet Benutzern, die mit Microsoft Excel oder Tabellenkalkulationsprogrammen vertraut sind, wahrscheinlich ein gewisses Maß an Komfort. Dies ist jedoch möglicherweise nicht für Benutzer geeignet, die einen Ansatz für die Verwaltung virtueller Aktenschränke bevorzugen, wie er in Systemen wie ContractWorks und ContractSafe zu finden ist.

Das Hinzufügen eines Vertrags zum System ist ziemlich schmerzlos. Klicken Sie einfach auf Neuer Vertrag und geben Sie die relevanten Informationen ein, um die Dateneingabe zu starten. Nachdem die Basisinformationen zum Vertrag eingegeben wurden, um das Profil einzurichten, können die restlichen relevanten Informationen hinzugefügt werden. In der WebElite-Edition können Sie den Vertrag auch aus einer Vorlage laden. Auf dieser Seite können Sie auch erweiterte Informationen zu Vertragspartnern und Verhandlungen hinzufügen, einschließlich der "verantwortlichen Person" für jedes Unternehmen, das an einer Vereinbarung teilnimmt. Sie können auch die Namen aller Parteien auf jeder Seite eines Falls sowie die Benutzer, die als Unterzeichner festgelegt sind, hinzufügen.

Die Vertragsprofile verfügen über einen Navigationsindex mit Seiten auf der linken Seite, um zwischen Zusammenfassung, Aktionen, Änderungen und Klauseln zu wechseln. In der WebElite-Edition können benutzerdefinierte Vertragsseiten hinzugefügt werden. Die Zusammenfassungsseite enthält eine Kopfzeile mit den grundlegendsten Informationen (z. B. Typ, Begriff, Ablaufdatum und Status). Informationen zu Parteien, Kontakten, Details und dem Status können eingegeben werden. Wenn der Benutzer die Berechtigung dazu hat, kann fast alles auf der Seite auf Wunsch systemweit individualisiert oder geändert werden.

Die Parteien und Kontakte können entweder aus einer Liste vorhandener Stakeholder oder aus einem neuen Unternehmen hinzugefügt werden. Diese Funktionalität ermöglicht sowohl eine schnelle Dateneingabe als auch eine effizientere Berichterstellung. Wenn es keine zentrale Auflistung von Parteien gibt, können Benutzer den genauen Wortlaut eines Unternehmens variieren (z. B. zwischen XYZ Incorporated, XYZ Inc. und XYZ), was zu fehlerhaften Suchen und Berichten führen kann. Contract Advantage bietet eine zusätzliche hilfreiche Funktion, die ich zuvor nicht auf der Registerkarte "FKA-Verlauf" gesehen habe. FKA steht für "Früher bekannt als" und diese hilfreiche Funktion ermöglicht es, die früheren Namen des Unternehmens direkt im Profil zu dokumentieren, um Änderungen der Unternehmensnamen nachverfolgen zu können.

Als nächstes werden Vertragsdetails und Stichtage angezeigt. In diesen Bereichen wird der Großteil der Vertragsdaten eingegeben. Der Abschnitt "Vertragsdetails" kann von einem Administrator so konfiguriert werden, dass bestimmte Datenfelder basierend auf dem ursprünglich vom Benutzer ausgewählten Vertragstyp oder für alle Vertragstypen angezeigt werden. Es können beliebige Feldtypen erstellt werden: Kontrollkästchen, Textfelder, Dropdown-Listen, Listen mit mehreren Einträgen, Währungsfelder und Datumsangaben. Darüber hinaus können eine Reihe von Schlüsseldaten festgelegt werden, darunter Vereinbarung, Gültigkeit, Beendigung, Ablauf und Erneuerungsdatum.

Anhand der Schlüsseldaten können schnell Aktionen erstellt werden, um die Verantwortlichen an wichtige zukünftige Ereignisse zu erinnern. Frühwarnungen können eingerichtet werden, indem automatisierte E-Mails für eine beliebige Anzahl von Tagen vor der Veranstaltung an die entsprechenden Personen gesendet werden. Wenn das Ereignis finanzielle Informationen enthält, können diese Informationen hinzugefügt werden. Benachrichtigungen können kontinuierlich gesendet werden, bis der Status der Aktion geändert wird. Benachrichtigungen können sogar an die Gegenpartei gesendet werden.

Wenn Sie über das Dokumentensignaturmodul verfügen, das nur in der WebElite Edition verfügbar ist, können Sie den Prozess auch in DocuSign für elektronische Signaturen integrieren. Wenn diese Option aktiviert ist und Sie auf der Vertragsseite auf den Namen eines Kontakts klicken, kann dieser seine Anmeldeinformationen direkt in DocuSign speichern. Sobald Sie das Dokument mit allen relevanten Daten erstellt haben, können Sie einen optionalen Unterzeichner zuweisen. Wenn Sie eine Vorlage verwenden, hat diese bereits eine bestimmte Vertragssprache und Sie können einfach die entsprechenden Felder ausfüllen. Sie können eine Microsoft Word- oder PDF-Datei mit Signaturblöcken erstellen, die in den festgelegten Vertragsbereichen abgelegt werden. Jeder Vertrag verfügt über ein eigenes Dokumenten-Repository, in dem Sie die Ordnerstruktur anpassen können. Das System speichert den Vertrag automatisch in einem Genehmigungsworkflow. Wenn es sich also um einen Kaufvertrag handelt, werden keine Ordner für Finanzen, Versicherungen usw. angezeigt. Es gibt keine systemeigene elektronische Signatur. Sie können daher entweder die DocuSign-Integration aktivieren, wenn Sie über ein Konto verfügen, oder Sie müssen das Dokument ausdrucken Dokumente erstellen, manuell signieren und die signierte Version wieder in den Genehmigungsworkflow hochladen.

Erweiterte Workflows, Suche und Berichterstellung

Für fortgeschrittene Benutzer in der WebElite-Edition können Workflow-Informationen zum Vertrag auch im Abschnitt Status des Vertragsprozesses hinzugefügt werden. Eine konfigurierbare Liste von Schritten kann für Manager erstellt werden, um den Fortschritt eines Vertrags zu verfolgen. Ja / Nein-Optionsfelder können neben verschiedenen Status eingerichtet werden (z. B. An Legal gesendet, Ausgeführt, An Buchhaltung gesendet, An Vertragspartei gesendet und Angenommene Anforderung) und Datumsfelder enthalten, um die Zeitachse zu dokumentieren.

Die Funktionen zur Workflow-Automatisierung wurden seit unserer ersten Überprüfung durch mehr Workflow-Vorlagen sowie Aufgaben nach dem Workflow erweitert. Nach Abschluss eines Vertrags können Sie Folgeaktionen zuweisen, z. B. ein signiertes Dokument per E-Mail versenden, einen Bericht erstellen usw. Alle diese Folgeaktionen werden automatisch ausgelöst. Workflow-Muster können geändert werden, um anzugeben, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist, wie lange sie dauert und um Benachrichtigungen für einen neuen Schritt in einem Workflow zu erhalten. Zusammenfassende Warnungen können auch in benutzerdefinierten Zeitintervallen festgelegt werden.

Contract Advantage verfügt außerdem über erweiterte Vertragsverhandlungs- und Nachverfolgungsfunktionen. Auf diese Weise können Sie Änderungen an einem Vertrag verfolgen, der an einen Änderungseintrag im Dokumentenarchiv eines Vertrags angehängt ist. Das System verfügt außerdem über eine Versionsvergleichsfunktion und umfasst eine Rollback-Steuerung sowie vollständige Überwachungsprotokolle aller Änderungen und Aktualisierungen. Durch das Bearbeiten von Verträgen wird Microsoft Word direkt gestartet und Sie können Änderungen direkt am Dokument vornehmen. Das System scannt und verarbeitet die aktualisierte Version mit optischer Zeichenerkennung (OCR), um Änderungen zu registrieren.

Wie bei vielen Vertragsverwaltungssystemen gibt es eine Notizfunktion. In Contract Advantage heißt diese Funktion "Vertragstagebuch:". Benutzer können dem Vertragsprofil Kommentare hinzufügen, indem sie Tagebucheinträge mit Datums- und Zeitstempel erstellen. Wie bei vielen Systemen können Vertragsprofile kopiert werden, mit Contract Advantage können Sie jedoch steuern, welche einzelnen Informationen innerhalb des Profils kopiert werden.

Contract Advantage verfolgt eine etwas andere Herangehensweise an die Dokument- oder Dateiseite der Organisation. Jedes Vertragsprofil wird mit einem Dokumenten-Repository geliefert, das erkennt, dass an einige Verträge möglicherweise eine Vielzahl von Dokumenten oder Untervereinbarungen angehängt sind. Jedes Repository verfügt über Dokumentgruppen, mit denen Benutzer Dateien verschiedenen Kategorien zuordnen können. Bei vielen Systemen auf dem Markt können Benutzer mehrere Dateien oder Dokumente an ein einziges Vertragsprofil anhängen. Die meisten bieten jedoch nicht die gleiche Organisationsebene wie Contract Advantage. Ordner können angelegt und die Struktur bearbeitet werden. Die Dokumente können auch gesperrt werden, um Versionskontrollprobleme zu vermeiden. E-Mails, die über Contract Advantage gesendet werden, werden auch im Repository protokolliert.

Für Administratoren, die sich um die Sicherheit kümmern, können Benutzer Gruppen zugewiesen werden, um den Zugriff und die Bearbeitung zu vereinfachen. Benutzer können von ganzen Bereichen des Systems ferngehalten oder nur daran gehindert werden, bestimmte Felder zu bearbeiten, was einen differenzierten Ansatz für die Sicherheit bietet.

Wie alle anderen Aspekte von Contract Advantage ist die Suchfunktion in hohem Maße anpassbar. Jedes Datenfeld kann durchsucht werden, sodass nahezu unbegrenzte Suchfunktionen zur Verfügung stehen. Die Suchparameter sind in Registerkarten organisiert. Auf diese Weise bleiben die grundlegendsten Informationen im Vordergrund und in der Mitte, während jedes Feld weiterhin durchsucht werden kann. Suchen können auch zur späteren Verwendung gespeichert werden.

Wie bereits erwähnt, wird Contract Advantage mit OCR für hochgeladene Dokumente geliefert. Diese Funktion ermöglicht die Textsuche in Dokumenten und Dateien innerhalb des Systems. Die Textsuchfunktion von Contract Advantage ist hilfreicher als die meisten anderen, da sie die Anzahl der Treffer für jedes Dokument anzeigt. Die ausgeklügelten Suchfunktionen führen zu zuverlässigen Berichten. Jede Suche oder Liste von Verträgen kann nach Microsoft Excel exportiert werden, und die Informationsspalten können vollständig angepasst werden. Zusätzlich zum Exportieren von Suchanfragen enthält Contract Advantage eine Reihe vorgefertigter Berichte, die für den einzelnen Benutzer angepasst werden können. Diese Berichte bieten ein etwas ästhetischeres Produkt und können nach Microsoft Excel exportiert oder im System angezeigt werden.

Neben den vielen interessanten Funktionen, die bereits besprochen wurden, sind einige weitere erwähnenswert. Zum Beispiel ist Contract Advantage eines der wenigen Systeme, die eine globale Aktualisierung des Systems ermöglichen. Auf diese Weise kann ein Manager Informationen über verschiedene Kontakte, Unternehmen oder Datenfelder hinweg gleichzeitig aktualisieren. Diese Funktion kann viel Zeit und Energie sparen, wenn neue Felder implementiert oder alte Felder aktualisiert und geändert werden.

Um die Organisation zu erleichtern, können Verträge archiviert werden. Contract Advantage bietet eine Reihe weiterer Funktionen, z. B. Microsoft Outlook-Kontaktimport, Vorlagenerstellung und Klauselbibliotheken. Für den WebElite-Plan gibt es auch Active Directory-Integration (AD) und Single Sign-On-Unterstützung (SSO).

Eine Plattform für das Hochleistungsvertragsmanagement

Contract Advantage kann an die Bedürfnisse nahezu jedes Kunden angepasst werden. Die Systemanforderungen und die Einrichtung können jedoch für Einzelpersonen und kleinere Unternehmen unerschwinglich sein. Contract Advantage bietet eine Reihe hilfreicher Funktionen wie OCR und globale Updates sowie einen einzigartigen Ansatz für die Dokumentenspeicherung. Für Benutzer, die es vorziehen, sofort mit einer natürlicheren Vertragsverwaltung zu arbeiten, sind die Gewinner von Editors 'Choice, Agiloft und Updraft, möglicherweise besser geeignet. Und für eine einfache Cloud-basierte Option mit intuitiver Zusammenarbeit ist Concord möglicherweise besser geeignet.

Contract Advantage ist jedoch eines der leistungsfähigsten Tools mit umfangreichen Funktionen auf dem Markt, wenn es um endlose Anpassungsmöglichkeiten und die für das Vertragsmanagement auf Unternehmensebene erforderlichen fortschrittlichen Funktionen zur Automatisierung und Verwaltung von Workflows geht. Sobald Sie die Installation und Schulungen durchlaufen haben, um sich mit diesem komplexen Produkt vertraut zu machen, handelt es sich um ein so umfassendes und maßgeschneidertes System, wie es Ihr Unternehmen vorfinden wird.