Organisieren Sie sich: So erfassen Sie wichtige Daten mit Scan- und OCR-Apps

Eine Scan-App mit optischer Zeichenerkennung (OCR) ist für die Organisation unverzichtbar. Mit den besten Scan-Apps können Sie alle Arten von Informationen erfassen, z. B. Präsentationsfolien aus einer Besprechung, Whiteboard-Notizen, Visitenkarten und wichtige Dokumente. Sie eignen sich auch für andere Zwecke, von der Digitalisierung von Papierrezepten bis zur Einsparung von Garantien.

Vor ein paar Jahren musste ich einen neuen Pass bekommen und ihn am selben Tag für ein Visum abgeben. Unmittelbar nachdem ich den Pass abgeholt hatte, dachte ich: "Ich sollte wahrscheinlich eine Kopie davon haben, bevor ich sie übergebe." Ich holte mein Handy heraus und scannte es. Sicherlich dauerte das Visum mehr als zwei Wochen, und in der Zwischenzeit brauchte ich die Details meines Passes für ein paar Papiere. Gut, dass ich eine leserliche Kopie hatte!

Wie funktionieren Scan-Apps?

Wenn Sie eine mobile Scan-App verwenden, ist dies nicht viel anders als das Aufnehmen eines Fotos. In einer idealen Umgebung spielen Sie Ihr Dokument flach auf einem kontrastierenden Hintergrund ab und richten die Kamera Ihres Telefons darauf.

Anschließend führt Sie die Scan-App durch den Vorgang. In der Regel werden Sie aufgefordert, die Ränder des Dokuments mit Schnittmarken auf dem Telefonbildschirm auszurichten. Halte ruhig, so gut du kannst, aber mach dir keine Sorgen. Die App passt sich leichten Bewegungen an. Der Scan dauert ein oder zwei Sekunden. Wenn es fertig ist, sehen Sie im Allgemeinen eine Vorschau Ihres Dokuments. Die App fragt dann normalerweise, ob Sie weitere Seiten hinzufügen oder einen neuen Scan starten möchten.

Vielleicht denken Sie, Sie könnten eine Scan-App komplett überspringen und stattdessen ein Foto von allen Papieren aufnehmen, die Sie digital speichern möchten. Sie könnten, aber es gibt zwei Nachteile. Erstens ist ein Bild wahrscheinlich nicht so klar wie ein Scan, sodass das Risiko besteht, dass Sie keinen lesbaren Text haben. Zweitens können Sie den Text nicht durchsuchen, was es extrem schwierig machen könnte, das zu finden, was Sie später benötigen.

Was sollten Sie mit einer Scan-App scannen?

Schauen wir uns Beispiele an, wie Sie mit einer Scan-App die Übersicht behalten können. Danach erkläre ich, nach welchen Funktionen Sie in den besten Scan-Apps suchen sollten, und nenne einige Apps, in denen sie enthalten sind.

Visitenkarten

Wenn Sie das nächste Mal eine Visitenkarte erhalten, verwenden Sie eine Scan-App, um die Kontaktinformationen dieser Person zu erfassen, und geben Sie die Karte dann zurück. Sie werden zeigen, wie einfach es ist, papierlos zu sein, und gleichzeitig die Details in einem digitalen Format erfassen, sodass Sie später nichts mehr eingeben müssen. Einige Scan-Apps können Visitenkarten erkennen und einen neuen Eintrag in Ihrer Kontakt-App erstellen. Andere suchen bei LinkedIn nach Vorschlägen für eine Verbindung.

Whiteboards und Präsentationsmaterialien

In Meetings möchten die meisten von uns jedem Redner die volle Aufmerksamkeit schenken. Das ist schwierig, wenn wir auf eine Präsentation oder ein Whiteboard blinzeln, in der Hoffnung, kein wichtiges Detail zu übersehen. Eine gute Lösung besteht darin, die Dias oder andere Materialien schnell zu scannen, wenn Sie wissen, dass Sie sie später genauer betrachten können.

Dokumente per E-Mail oder Backup

Während viele Menschen und Organisationen Ihnen gerne digitale Dokumente zusenden, gibt es immer noch viele Fälle, in denen wir auf Papier stoßen. Nehmen wir an, Ihre Bank gibt Ihnen ein wichtiges Papierdokument zum Unterschreiben, aber Sie möchten, dass Ihr Anwalt es zuerst überprüft. Das ist eine großartige Zeit, um Ihre Scan-App zu verwenden. Scannen Sie ein paar Seiten, um sie per E-Mail zu versenden. Einige Scan-Apps enthalten ein Tool, mit dem Sie sie auch digital signieren können.

Weitere wichtige Dokumente, die Sie möglicherweise scannen und sichern möchten, sind Impfberichte, Steuerdokumente und gesetzliche Bescheinigungen (Geburt, Heirat, Einwanderung usw.).

Worauf Sie in einer Scan-App achten sollten

Die besten Scan-Apps erfassen Ihre Dokumente klar, machen den Text durchsuchbar und helfen Ihnen, die fertigen Dateien an den richtigen Stellen zu speichern. Folgendes ist zu beachten:

Automatische Kantenerkennung

Eine großartige Scan- und OCR-App findet automatisch die Kanten Ihrer Dokumente. Wenn Sie die Kamera auf das Papier richten, sollten die Schnittmarken, die Sie auf dem Bildschirm sehen, selbständig nach dem Rand des Dokuments suchen und sich an unterschiedliche Abmessungen anpassen. Egal, ob Sie ein A4-Blatt oder eine Visitenkarte scannen, die App stellt dies automatisch fest.

Optionen speichern und exportieren

Mit den besten Scan-Apps haben Sie die Möglichkeit, Ihre neu gescannten Texte wie Google Drive, Dropbox oder einen anderen Speicherdienst zu speichern oder zu exportieren. Sie möchten keine App, die Sie dazu zwingt, Dokumente an einem neuen Ort aufzubewahren.

OCR

OCR habe ich oben in diesem Artikel erwähnt. Wenn Sie OCR haben, werden alle Wörter, die Sie scannen, zu Text. Sie können den Text auch kopieren und einfügen oder bearbeiten. Angenommen, Sie scannen ein Rezept und stellen fest, dass es einen Tippfehler enthält. Mit einer wirklich guten Scan- und OCR-App sollten Sie in der Lage sein, den Tippfehler zu beheben. Einige Apps können Ihren endgültigen Text in ein bekanntes Textverarbeitungsformat konvertieren, z. B..docx. Mit anderen können Sie den Text direkt in der App ändern, ohne das Dokument zuerst in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen zu müssen.

Mit OCR können Sie auch den Text von Dokumenten durchsuchen. Das bedeutet, wenn Sie Ihre Impfaufzeichnungen finden möchten, können Sie versuchen, nach dem Namen Ihres Arztes zu suchen, um die Datei zu finden. Sie müssen sich nicht merken, wie Sie die Datei benannt haben. Wenn Sie häufig nach Dateien suchen, benötigen Sie auf jeden Fall OCR.

Suchfunktion

Vielleicht sind Sie beim Exportieren und Speichern Ihrer Dateien an einem anderen Speicherort nicht besonders gut organisiert. In diesem Fall möchten Sie den Inhalt der Scan-App nach allem durchsuchen können, was Sie einmal gescannt haben und jetzt benötigen. Eine großartige Scan-App verfügt über eine eigene Suchfunktion.

Mehrseitige Unterstützung

Wirklich gute Scan-Apps können mehrere Seiten nacheinander scannen. Sie sollten dann alle Seiten mühelos in einem einzigen PDF zusammenfassen. Die meisten High-End-Scan-Apps korrigieren auch Seitenverzerrungen, z. B. wenn Sie Seiten aus einem Buch scannen und es nicht ganz zum Stillstand bringen können.

Preis

Viele der besten Scan- und OCR-Apps bieten kostenlosen Service und kostenpflichtige Prämien. OCR wird manchmal als Premium-Funktion angesehen. Die Preise für Scan- und OCR-Apps sind ein bisschen verrückt. Für eine Weile könnte man damit rechnen, zwischen 4 und 7 US-Dollar für eine anständige App zu zahlen. Jetzt sind die einmaligen Gebühren zehnmal höher. Während die Abonnementgebühren angemessener sind, benötigen einige Benutzer nur einige Male im Jahr eine Scan-App.

Die besten Scan-Apps

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Scan-Apps können und warum Sie eine haben möchten, finden Sie hier einige der besten, die Sie finden können. Ich habe mich auf Apps konzentriert, die Scannen und Texterkennung anbieten und Ihren Text bearbeitbar machen. Es gibt viele Apps, die nur scannen. Evernote Scannable und die mobile Dropbox-App sind zwei Beispiele. Sie bieten Ihnen jedoch keinen endgültigen Text, den Sie kopieren und einfügen oder bearbeiten können. Diese Apps tun.

Egal für welche App Sie sich entscheiden, mit einer Scan-App, der Sie vertrauen, können Sie Ihre Dokumente digitalisieren und die Übersicht behalten.

ABBYY FineScanner

Kostenlos; Pro für 4, 99 USD pro Monat, 19, 99 USD pro Jahr oder eine einmalige Gebühr von 59, 99 USD

ABBYY FineScanner ist möglicherweise die beste und leistungsfähigste Scanner- und OCR-App für mobile Geräte. Es exportiert Dateien in eine Vielzahl von Formaten, ermöglicht das Speichern von Dateien in den meisten wichtigen Speicherdiensten und führt OCR sogar in mehr als 40 Sprachen aus. Sie benötigen ein Premium-Konto, um OCR zu erhalten, das 4, 99 USD pro Monat, 19, 99 USD pro Jahr oder 59, 99 USD für eine einmalige Gebühr kostet.

Verfügbar für Android, iOS

Microsoft Office-Objektiv

Kostenlos

Microsoft Office Lens ist eine der wenigen kostenlosen Scan-Apps. Es ist etwas langsamer und unhandlicher als andere Apps mit Kantenerkennung und Zuschneiden, aber es erledigt die Aufgabe. Die App verfügt über spezielle Modi zum Scannen von Visitenkarten und Whiteboards. Um den von Ihnen gescannten Text zu bearbeiten, müssen Sie den Text über Microsoft OneDrive exportieren und dann Word öffnen.

Verfügbar für Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Kostenlos; Pro für 4, 49 USD im ersten Jahr, dann 22, 49 USD pro Jahr; oder einmalig 69, 99 US-Dollar für iOS

Scanbot ist eine hervorragende Scan- und OCR-App. Das Unternehmen hat kürzlich sein Preismodell von einer kostengünstigen einmaligen Gebühr auf ein Jahresabonnement oder eine teurere einmalige Gebühr (69, 99 USD) umgestellt. Darüber hinaus sind die Preise nur sehr schwer zu ermitteln. In jedem Fall ist die Pro-Version von Scanbot eine Überlegung wert, wenn Sie eine schnelle und genaue Scan-App für nahezu jede Art von Dokument benötigen. Es verfügt über gute Tools zur Farbkorrektur und -optimierung sowie weitere Scanfunktionen wie einen QR-Code-Leser und einen Barcode-Scanner. Sie können damit auch Dokumente nur mit Ihrem Finger und Ihrem Telefon oder Tablet signieren.

Verfügbar für Android und iOS