So kombinieren Sie PDF-Dateien

Das Problem: Kombinieren Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen Datei, damit Sie der Buchhaltungsabteilung nicht ein halbes Dutzend PDF-Dateien zufügen, wenn Sie wissen, dass sie den Überblick über mehrere Dateien verlieren. Oder Sie haben vier oder fünf Abschnitte eines Berichts, die Sie gedruckt haben, um PDF-Dateien von Word, Excel und einem Fotoeditor zu trennen. Wie bekommt man sie alle in ein einziges PDF?

Wenn Sie einen Mac verwenden, verfügen Sie über das einzige Tool, das Sie bereits in das macOS-Betriebssystem integriert haben. Sie können jedoch flexiblere und umfassendere Lösungen finden, wenn Sie kommerzielle Apps von Drittanbietern kaufen. Wenn Sie Windows verwenden, benötigen Sie Apps von Drittanbietern. Sie können jedoch kostenlose Open-Source-Apps finden, die diese Aufgabe erfüllen. Es gibt auch Online-Apps, mit denen Sie hochgeladene PDF-Dateien kombinieren und bearbeiten können. Ich empfehle jedoch keine davon. Ihre PDF-Dateien enthalten unsichtbare Metadaten, die Sie und Ihr System möglicherweise identifizieren, und Sie möchten diese Metadaten möglicherweise nicht an eine Website weitergeben, die kostenlose Bearbeitungsfunktionen bietet. Diese Site möchte möglicherweise auf eine Weise von Ihren Daten profitieren, die Sie nicht mögen.

So kombinieren Sie PDFs in Windows

Wenn Sie PDF-Dateien in Windows kombinieren müssen, entscheiden Sie sich möglicherweise für einen Mac, mit dem die Vorschau-App die Aufgabe schnell und einfach erledigt. Mit Windows 10 können Sie PDF-Dateien im Edge-Browser anzeigen, aber nichts damit anfangen. Zum Zusammenführen oder Verwalten von PDF-Dateien benötigen Sie entweder eine kostenlose, aber eingeschränkte Drittanbieter-Produktivitäts-App oder eine aus einer Vielzahl gut gestalteter kommerzieller Apps.

Wenn Sie nur minimale Anforderungen an die PDF-Verwaltung haben, installieren Sie das kostenlose PDFsam von www.PDFsam.org. Wenn Sie das kostenlose Produkt erhalten möchten, deaktivieren Sie die Option im Installationsprogramm, um die erweiterte Version herunterzuladen, die für die Vorschau kostenlos ist, für die Beibehaltung jedoch 49 US-Dollar. Über eine großzügige Benutzeroberfläche können Sie zwischen Funktionen wie dem Zusammenführen und Teilen von PDF-Dateien sowie einer nützlichen Funktion wählen, mit der zwei PDF-Dokumente kombiniert werden und die Seiten einer Datei mit den Seiten der anderen abwechseln, sodass Sie aus separaten PDF-Dateien eine einzelne PDF-Datei erstellen können Vorder- und Rückseite eines zweiseitigen Originaldokuments.

Erwarten Sie keine benutzerfreundliche Oberfläche wie die Miniaturansichten in Adobe Reader und anderer kommerzieller Software. Sie führen zwei PDF-Dateien zusammen, indem Sie sie in ein PDFsam-Fenster ziehen, das sie einer Liste hinzufügt. Sie können einen Seitenbereich für jede PDF-Datei angeben. Sie müssen jedoch herausfinden, welche Seiten Sie anzeigen möchten, indem Sie das Dokument in einer separaten App wie Microsoft Edge oder Adobe Reader anzeigen. Glücklicherweise können Sie PDFs direkt aus der Dateiliste in PDFsam öffnen. Wenn Sie bereit sind, die PDF-Dateien zusammenzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen, um eine zusammengeführte PDF-Datei zu erstellen.

Wenn Sie beim Zusammenführen von PDF-Dateien bessere visuelle Hinweise wünschen, benötigen Sie eine kommerzielle App, mit der Sie die kombinierte PDF-Datei anzeigen können, bevor Sie sie auf der Festplatte speichern. Außerdem werden Miniaturbilder angezeigt, die Sie in einer Seitenleiste nach oben und unten ziehen können, um sie neu anzuordnen Seiten. Sie können fast jede PDF-Bearbeitungssoftware verwenden, angefangen vom preisgünstigen PDF-Xchange Editor von Tracker Software, oder Sie wählen eine unserer Editor's Choice-Apps wie ABBYY FineReader 14 oder Adobe Acrobat DC.

Mit all diesen Apps können Sie PDFs im Wesentlichen auf dieselbe Weise kombinieren. So funktioniert der PDF-XChange Editor. Die einfachste Methode ist, Datei-> Neues Dokument zu verwenden und die Option zum Kombinieren von Dateien zu einer einzelnen PDF-Datei zu wählen. Ein Dateilistenfeld wird geöffnet. Ziehen Sie die Dateien hinein, die Sie zu einer einzigen PDF-Datei kombinieren möchten. Sie können der Liste PDF-Dateien oder eine beliebige Kombination von Text-, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten hinzufügen. Die App konvertiert diese in das PDF-Format und kombiniert dabei alle Dateien zu einer einzigen PDF.

Beim Kombinieren von Dateien können Sie den Seitenbereich angeben, den Sie importieren möchten. Sie können die Kombination jedoch auch optimieren, indem Sie mehrere Dateien in separaten Registerkarten im PDF-XChange-Editor öffnen und die Miniaturbilder der gewünschten Seite von der Quellregisterkarte auf ziehen die Zielregisterkarte (wenn Miniaturansichten nicht sichtbar sind, drücken Sie Strg-T oder verwenden Sie das Menü Ansicht> Fenster).

So kombinieren Sie PDFs auf einem Mac

Im Gegensatz zu Windows verfügt macOS über integrierte leistungsstarke PDF-Tools, die von der täuschend bescheidenen Preview-App bereitgestellt werden. Um zwei oder mehr PDF-Dateien in der Vorschau zu kombinieren, erstellen Sie zunächst eine Kopie der Dateien und arbeiten Sie mit dem Duplikat (dies ist eine wichtige Vorsichtsmaßnahme, da die Vorschau die Datei während der Arbeit speichert und die Ergebnisse nicht Ihren Wünschen entsprechen, müssen Sie einige ausgefallene Schritte ausführen, um die ursprüngliche Datei wiederherzustellen).

Öffnen Sie die doppelte Datei. Wenn in der Seitenleiste der Vorschau keine Miniaturansichten angezeigt werden, rufen Sie das Menü Ansicht auf, um sie einzuschalten. Ziehen Sie anschließend einfach zusätzliche PDF-Dateien in die Seitenleiste und legen Sie sie an der gewünschten Position in der Datei ab - am Anfang oder Ende oder zwischen zwei vorhandenen Seiten. Wenn Sie einen falschen Ort finden, können Sie eine oder mehrere Miniaturansichten an den richtigen Ort ziehen und alle Seiten löschen, die Sie nicht möchten.

Was ist, wenn Sie nur einige Seiten aus einer zweiten PDF-Datei zusammenführen möchten? Öffnen Sie diese Datei in einem anderen PDF-Fenster und ziehen Sie die gewünschten Miniaturansichten in Ihre erste PDF-Datei. Wie immer in macOS können Sie bei gedrückter Umschalttaste auf einen fortlaufenden Seitenbereich klicken oder bei gedrückter Befehlstaste auf mehrere Seiten klicken, um Seiten an einer beliebigen Stelle in der Datei auszuwählen. Wenn einige Seiten in der falschen Ausrichtung importiert werden, verwenden Sie die Symbolleiste der Vorschau, um sie zu drehen.

Manchmal verhält sich die Vorschau beim Speichern einer Datei scheinbar unvorhersehbar. Wenn Sie also die kombinierten Seiten so angeordnet haben, wie Sie es möchten, wählen Sie „Datei“> „In PDF exportieren“ und speichern Sie die zusammengeführte PDF-Datei unter ihrem eigenen Namen. Sie können auch Datei> Schließen wählen und den Anweisungen folgen, um die zusammengeführte Datei unter dem Namen der Datei zu speichern, mit der Sie begonnen haben. Am sichersten ist es jedoch, die Option Als PDF exportieren zu verwenden.

Preview hat einen weiteren Trick beim Zusammenführen von PDFs, der nicht sofort offensichtlich ist. Sie können jede Datei, die in der Vorschau angezeigt wird, in einer vorhandenen PDF-Datei zusammenführen. Das heißt, Sie können jedes PNG-, TIFF-, JPEG- oder andere Standardbildformat in eine PDF-Datei ziehen. Was aber, wenn Sie eine PDF-Datei erstellen möchten, die ein Word-Dokument oder ein Excel-Arbeitsblatt enthält? Sie können diese Dokumente nicht in die Vorschau ziehen, aber Sie können das Menü Drucken in Word oder Excel verwenden, um PDF-Dateien zu erstellen, die Sie für eine Zusammenführung verwenden können.

Wenn Sie über eine Drittanbieter-App wie Adobe Acrobat verfügen, können Sie PDF-Dateien auf dieselbe Weise wie in der Vorschau zusammenführen. Sie können jedoch auch Dateien in einem beliebigen Dateiformat, das Acrobat in PDF konvertieren kann, direkt ziehen, einschließlich HTML-Webseiten, Nur-Text-Dateien, Word-Dokumente und Excel-Arbeitsblätter. Mit Acrobat können Sie auch aus einem oder mehreren dieser externen Formate ein komplett neues PDF erstellen. Verwenden Sie einfach das Menü Datei> Erstellen und befolgen Sie die Anweisungen.

Weitere Möglichkeiten zum Konvertieren einer PDF-Datei in eine Microsoft Word-Datei finden Sie in unserem Handbuch. Wenn Sie beim Bearbeiten Ihrer PDF-Datei nach dem Zusammenführen der Dokumente Hilfe benötigen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Bearbeiten einer PDF-Datei.