So töten Sie E-Mails mit der richtigen Projektmanagement-Software

E-Mails erhöhen den Stress, verursachen unnötige Arbeit und sorgen dafür, dass sich die Menschen überfordert fühlen. Unter diesen Bedingungen kann niemand die beste Version von sich selbst sein. In den letzten Jahren haben sich Unternehmen von E-Mails zu Gunsten von Team-Messaging-Apps wie Slack und anderen Tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz entfernt. Das Finden des richtigen Tools oder der richtigen Tools wirkt sich darauf aus, ob Ihr Team in der Lage ist, seine herkömmlichen Posteingänge aufzugeben. Für viele Teams sollte Projektmanagement-Software Teil der Lösung sein.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software, auch Projektmanagement-Apps genannt, sind Online-Tools, mit denen Teams die Arbeit verfolgen. Im weitesten Sinne kann eine Projektmanagement-App alles sein, von einer komplexen Software zum Verwalten der Arbeit wie Microsoft Project bis hin zu einer einfachen To-Do-App. Die umfangreichsten Apps umfassen andere Geschäftstools zum Verwalten von Ressourcen, zum Nachverfolgen der für Aufgaben aufgewendeten Zeit oder sogar zum Abrechnen.

Wir unterscheiden häufig verschiedene Arten von Tools für die Zusammenarbeit von Projektmanagement-Apps, um es einfacher zu machen, die richtige App für den richtigen Zweck zu empfehlen. Diese beiden Kategorien und einige andere (wie Kanban-Board-Apps und Work-Management-Apps) überschneiden sich jedoch erheblich. Obwohl ich manchmal davon ausgehe, dass Apps wie Asana, Trello, Airtable und Basecamp keine reinen Projektmanagement-Apps sind, können wir sie hier aufnehmen.

Was machen Sie in Projektmanagement-Software?

Jede Projektmanagement-App ist ein bisschen anders, aber mit den meisten sehen Sie verschiedene Aspekte der Arbeit Ihres Teams, ohne dass Sie Ihre Kollegen danach fragen müssen.

Wenn Sie sich anmelden, sehen Sie alle Aufgaben, die Ihr Team ausführen muss, und die Fristen. Sie sehen, wer mit welcher Aufgabe beauftragt wurde, ob und wann diese erledigt wurde und ob sie Kommentare dazu hatten. Wenn einer Ihrer Kollegen unerwartet ausfällt, können Sie sich in die Projektmanagement-App einloggen und prüfen, ob ihm heute etwas Dringendes zugewiesen wurde, das ein anderes Teammitglied abholen sollte. Wenn Sie derzeit E-Mails verwenden, um jemandem mitzuteilen, dass eine Aufgabe erledigt ist, Fragen zu einer Aufgabe zu stellen oder etwas zur Genehmigung abzusenden, würden Sie wahrscheinlich von einer Projektmanagement-App profitieren.

Da steckt noch mehr dahinter. Wenn Sie und Ihre Kollegen eine Projektmanagement-App verwenden, zählt die App die geleistete Arbeit. Wie viele Aufgaben wurden rechtzeitig erledigt? Ist das Projekt insgesamt noch auf dem richtigen Weg, um bis zu seiner Frist abgeschlossen zu sein? Robuste Projektmanagement-Apps enthalten alle Arten von Diagrammen und Grafiken, mit denen Sie ein Auge auf diese Dinge werfen können. Wenn das Projekt ins Wanken gerät, können Sie es auf diese Weise frühzeitig erkennen und daran arbeiten, es zu verhindern. Aber lassen wir uns nicht ablenken. Bleiben wir bei der Frage, wie Projektmanagement-Apps die Kommunikation unterstützen.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projekt besteht aus einer Reihe von Aufgaben. Ein Projektmanager ist die Person, die weiß, was all diese Aufgaben sind - oder sie zumindest überwacht. Manchmal verteilt der Projektmanager die Aufgaben oder legt sie in einem Pool ab, den die Mitarbeiter in Anspruch nehmen können. Der Projektmanager behält dann die Aufgaben und die Personen im Auge, die sie erledigen, bis sie alle erledigt sind.

Nicht jedes Team hat einen Projektmanager an sich, aber die meisten haben jemanden, der das Sagen hat. Es kann sich um einen Geschäftsinhaber, einen Manager oder einen Teamleiter handeln. Wer auch immer Ihr Ansprechpartner oder Entscheidungsträger ist, das ist Ihr Projektmanager.

Warum E-Mail für Projekte schlecht ist

E-Mail ist elektronische Post, von der ich weiß, dass sie offensichtlich klingt, aber bleib hier. Mail ist eine schreckliche Möglichkeit, Arbeit zuzuweisen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Ihre Aufträge per Post erhalten. Es ist fast lächerlich. E-Mails unterscheiden sich jedoch nicht wesentlich von normalen E-Mails, außer dass sie schneller sind.

Überlegen Sie, welche E-Mail-Adresse für die Bereitstellung von:

• asynchrone Kommunikation mit einer Papierspur
• Dokumentenlieferung

Überlegen Sie sich nun, was ein Projektmanager wissen muss, wenn er eine Reihe von Aufgaben verwaltet:

• Wer ist verfügbar?
• Wie viel Arbeit hat jeder Mitarbeiter derzeit zugewiesen und wann ist es fällig
• den Fortschritt der bereits zugewiesenen Arbeit (z. B. "John hat zwei ihm zugewiesene Aufgaben und beide sind zu 90 Prozent erledigt")
• einen Terminkalender
• die Fähigkeit, Aufgaben basierend auf den Anforderungen des Projekts zu priorisieren und neu zu priorisieren

Diese Art von Arbeit per Post zu erledigen ist lächerlich.

Noch wichtiger ist, dass die Art und Weise, wie die meisten Büroangestellten E-Mails verwenden, zu Unterbrechungen führt. Wenn neue E-Mail-Nachrichten mit Dings oder Popup-Benachrichtigungen eingehen, überprüfen die Mitarbeiter in der Regel, ob die eingehende Nachricht nicht dringend ist. Dann kehren sie zu dem zurück, was wir bis zur nächsten Unterbrechung gemacht haben. Die Leute tun dies den ganzen Tag und überprüfen und scannen ihre E-Mails. Mehrere Studien belegen, dass die Nutzung von E-Mails rund 30 Prozent des Tages eines Wissensarbeiters beansprucht und dass die Zeit gleichmäßig über den Tag verteilt ist, anstatt sich in diskreten Blöcken zu befinden. Mit anderen Worten, E-Mails unterbrechen uns ständig.

Unterbrechungen haben normalerweise einen negativen Nettoeffekt, obwohl dies möglicherweise nicht der von Ihnen angenommenen Weise entspricht. Durch Unterbrechungen fühlen sich die Menschen gestresster und haben eine größere Arbeitsbelastung als sie tatsächlich haben. Die Menschen fühlen sich auch mehr Frustration und Zeitdruck.

Die Art und Weise, wie Menschen mit E-Mails interagieren, führt auch zu Zeitverschwendung. Wir verlieren Zeit, wenn wir dieselbe E-Mail erneut lesen müssen, die wir früher am Tag gescannt haben, weil wir vergessen haben, was darin steht. Wenn Sie das Datum eines zu liefernden Schlüssels vergessen, dauert es einige Zeit, bis Sie ihn aus der E-Mail entfernt haben. Und was ist, wenn die E-Mail, die Sie ausgraben, alt ist und das Datum seitdem um eine Woche verschoben wurde?

Dies ist alles, um zu sagen, dass E-Mail nicht zum Verwalten von Aufgaben entwickelt wurde. Es ist das falsche Werkzeug für diesen Job.

Kommunikation mit einem Projektmanagementdienst

Zum Projektmanagement gehört es, Menschen und Ressourcen zusammenzubringen, die Zeit im Auge zu behalten und Aufgaben neu zu verteilen oder zu priorisieren, wenn sich die Situation ändert. Die Projektmanagementsoftware wurde entwickelt, um solche und andere Probleme zu lösen, die im Verlauf eines Projekts häufig auftreten.

Wie ist es, in einer Projektmanagement-App gegenüber einer E-Mail-Kommunikation zu kommunizieren? Es ist wie der Unterschied, etwas mit eigenen Augen zu sehen und eine Beschreibung davon zu lesen. Im ersten Szenario haben Sie die Kontrolle darüber, was und wann Sie sehen möchten. In der zweiten Phase verlassen Sie sich darauf, dass andere Personen Nachrichten eingeben, in denen Sie erfahren, was sie für am wichtigsten halten - oder, schlimmer noch, was sie für wünschenswert halten.

Unterschiedliche Projektmanagement-Apps verfügen über unterschiedliche Kommunikationswerkzeuge. Fast alle von ihnen unterstützen beispielsweise @ Erwähnungen. Da Slack und andere Team-Messaging-Apps mittlerweile so beliebt sind, können Sie sie häufig mit Ihrer Projektmanagement-App verbinden und so Ihre Konversationen an einem Ort optimieren. Wenn Sie noch keine Team-Chat-App haben, können Sie diese überspringen und stattdessen nach einer Projektmanagement-App suchen, die eine In-App-Chat-Box enthält. Zoho Projects und ProofHub bieten es an.

Nehmen wir an, das betreffende Projekt enthält viele visuelle Elemente, und das Team, das daran arbeitet, muss diese diskutieren. Ihr Leben wird viel einfacher, wenn Sie Bild-Markup-Tools in Ihrer Projektmanagement-App haben. Auf diese Weise können Sie ein Bild elektronisch kritzeln und Kommentare anhängen, sodass jeder in Ihrem Team Feedback geben und verstehen kann. Volerro ist ein Beispiel für eine Projektmanagement-App mit Markup-Tools.

Wie bereits erwähnt, verwalten Projektmanagement-Apps alle grundlegenden Dinge, die Sie zum Jonglieren und Verfolgen benötigen, z. B. Aufgaben, Termine, Fortschritte und Beauftragte. All diese Informationen sind für diejenigen sichtbar, die sie benötigen. In diesem Sinne besteht weniger Bedarf, über diese Art von Angelegenheiten zu kommunizieren. Sie müssen niemals eine E-Mail an jemanden und ein halbes Dutzend CC-Mitarbeiter senden, um zu erfahren, ob eine Aufgabe fast erledigt ist, wenn Sie sich beim System anmelden und feststellen können, dass sie zu 75% erledigt ist. Viele Dinge, die Sie zwischen den Zeilen lesen müssen, wenn Sie E-Mail für die Aufgabenverwaltung verwenden, werden beim Verwenden von Projektverwaltungssoftware plötzlich kristallklar.

Weniger Zeit für E-Mail bedeutet mehr Arbeitszeit

Die Vorteile, ein Team aus einer E-Mail in eine Projektmanagement-App zu bekommen, um zu kommunizieren, können enorm sein. Die Reduzierung der Anzahl der E-Mails allein wird sicherlich alle glücklich machen, aber das verblasst im Vergleich zu dem Mehrwert, einen besseren Überblick darüber zu haben, wer was tut, was sie sonst noch tun und welchen Status jede Aufgabe hat. Es macht es viel einfacher, während der Arbeit genaue Informationen zur Hand zu haben, damit Entscheidungsträger gute Entscheidungen treffen können.

Weitere Tipps zum Arbeiten mit einer Projektmanagement-App finden Sie unter 7 Möglichkeiten zur Vereinfachung des Projektmanagements in Teamwork-Projekten und 5 Funktionen von Zoho Projects zur Organisation Ihres Unternehmens.