So schützen Sie Ihre Microsoft Word-Dokumente

Sie haben ein wichtiges oder vertrauliches Dokument in Microsoft Word geschrieben. Und Sie möchten es privat oder zumindest sicher halten. Vielleicht möchten Sie sicherstellen, dass nur Sie und bestimmte Personen es lesen oder bearbeiten können. Vielleicht möchten Sie die Art der Änderungen einschränken, die jemand am Dokument vornehmen kann. Vielleicht möchten Sie den Lesern des Dokuments versichern, dass dies die endgültige Version ist. All das und noch mehr können Sie tun, wenn Sie wissen, welche Tools Sie in Word verwenden müssen und wie Sie sie verwenden müssen.

Die neueste Office 365-Version von Microsoft Word bietet verschiedene Optionen zum Sichern Ihres Dokuments. Sie können festlegen, dass ein Dokument im schreibgeschützten Modus geöffnet wird, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Sie können Ihr Dokument verschlüsseln, sodass niemand ohne das richtige Passwort darauf zugreifen kann. Sie können den Inhalt, der in einem Dokument bearbeitet werden kann, und die Art und Weise, wie er bearbeitet werden kann, einschränken. Sie können eine digitale Signatur hinzufügen, um sicherzustellen, dass niemand am Dokument basteln kann. Sie können ein Dokument als endgültig markieren, damit die Benutzer wissen, dass es seit dem letzten Speichern nicht mehr geändert wurde.

Für diese Tricks verwende ich die neueste Office 365-Version von Word. Die Optionen, die ich hier beschreibe, funktionieren in Word 2016, 2013 und 2010. Die Möglichkeit, ein Dokument als endgültig zu markieren und schreibgeschützt zu machen, besteht jedoch aus zwei separaten Optionen in Word 365 und einer einzelnen kombinierten Option in den anderen Versionen des Wortes.

Dokument schützen

Öffnen Sie zunächst ein Dokument in Microsoft Word, das Sie schützen möchten. Klicken Sie auf das Menü Datei und dann auf die Schaltfläche zum Schützen des Dokuments. Wählen Sie im Menü Dokument schützen die erste Option aus, um Immer schreibgeschützt zu öffnen .



Schreibgeschützt

Speichern Sie das Dokument und öffnen Sie es erneut. Word zeigt eine Meldung an, dass der Autor dies schreibgeschützt öffnen soll, es sei denn, Sie müssen Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf Ja, um das Dokument schreibgeschützt zu öffnen. Natürlich kann jeder nein sagen und das Dokument im Bearbeitungsmodus öffnen. Ziel ist es, das Öffnen des Dokuments als schreibgeschützt zu vereinfachen, um die Wahrscheinlichkeit unbeabsichtigter Änderungen zu verringern.



Mit Passwort verschlüsseln

Öffnen Sie das Dokument im Bearbeitungsmodus, um die schreibgeschützte Option zu deaktivieren. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie Dokument schützen. Wählen Sie im Menü Dokument schützen die Option Immer schreibgeschützt öffnen . Bleiben Sie auf dem gleichen Bildschirm und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Dokument schützen. Wählen Sie dieses Mal die Option Mit Passwort verschlüsseln .



Erstelle ein Passwort

Erstellen Sie im Fenster "Dokument verschlüsseln" ein Kennwort und klicken Sie auf "OK". Stellen Sie sicher, dass Sie ein komplexes, aber einprägsames Passwort verwenden. Wenn Sie das Kennwort vergessen, bietet Microsoft keine Möglichkeit zum Abrufen oder Zurücksetzen des Kennworts an, sodass Sie nicht auf das Dokument zugreifen können. Geben Sie das Passwort erneut ein, um es zu bestätigen. OK klicken.

Speichern und schließen Sie das Dokument erneut. Öffnen Sie es erneut. Geben Sie das Kennwort ein, um auf das Dokument zuzugreifen. OK klicken.



Entfernen Sie das Passwort

Klicken Sie zum Entfernen des Kennworts auf das Menü Datei und wählen Sie Dokument schützen. Klicken Sie auf die Option Mit Passwort verschlüsseln . Löschen Sie im Fenster "Dokument verschlüsseln" die Punkte, die Ihr Kennwort verdecken. OK klicken. Speichern und schließen Sie das Dokument erneut. Beim nächsten Öffnen werden Sie nicht mehr nach einem Passwort gefragt.



Bearbeitung einschränken

Klicken Sie auf das Menü Datei und kehren Sie zur Schaltfläche Dokument schützen zurück. Wählen Sie die Option zum Einschränken der Bearbeitung .

In Ihrem Dokument wird dann rechts ein Bereich zum Einschränken der Bearbeitung zum Formatieren und Bearbeiten von Einschränkungen angezeigt. Hier können Sie Benutzern die Berechtigung zum Lesen Ihres Dokuments erteilen sowie auswählen, was und wie sie bearbeiten können.



Formatierungsbeschränkungen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formatierung auf eine Auswahl von Formaten beschränken , um zu verhindern, dass Benutzer die Formatierung Ihres Dokuments mithilfe der Formatvorlagenfunktion von Word ändern. Klicken Sie auf den Link für Einstellungen. Im Popup-Fenster "Formatierungsbeschränkungen" sind standardmäßig alle Stile zulässig. Sie können das beibehalten, es auf das empfohlene Minimum ändern oder es auf Keine ändern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Einstellung Sie wählen sollen, wählen Sie die Einstellung für das empfohlene Minimum.

Sie können auch eine der drei Optionen unter Formatierung aktivieren, damit AutoFormat die Einschränkungen außer Kraft setzt, die Möglichkeit zum Wechseln von Designs oder die Möglichkeit zum Wechseln von QuickStyle-Sets blockiert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie diese drei Einstellungen deaktiviert. Klicken Sie auf OK, um das Fenster Formatierungsbeschränkungen zu schließen.



Bearbeitungsbeschränkungen

Aktivieren Sie unter Bearbeitungsbeschränkungen das Kontrollkästchen Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü darunter. Sie können nun aus vier Optionen auswählen: Nachverfolgte Änderungen aktiviert die Option Änderungen nachverfolgen für alle Leser Ihres Dokuments und schränkt alle anderen Bearbeitungsarten ein. Mithilfe von Kommentaren können Leser Kommentare in Ihr Dokument einfügen, aber keine anderen Änderungen vornehmen. Durch das Ausfüllen von Formularen können Leser von Ihnen erstellte Formulare ausfüllen, diese jedoch nicht ändern. und Keine Änderungen (schreibgeschützt) versetzt Ihr Dokument in den schreibgeschützten Modus, sodass keine Änderungen vorgenommen werden können. Wählen Sie die gewünschte Option.



Ausnahmen

Wenn Sie die Option für Kommentare oder Keine Änderungen (schreibgeschützt) aktivieren, können Sie Ausnahmen erstellen, damit jeder bestimmte Teile Ihres Dokuments bearbeiten kann. Aktivieren Sie im Abschnitt "Ausnahmen" das Kontrollkästchen "Jeder" und wählen Sie alle Teile des Dokuments aus, die von jedem bearbeitet werden sollen.



Schutz erzwingen

Klicken Sie abschließend auf die Option Ja, Schutz erzwingen . Geben Sie ein Kennwort ein, geben Sie es erneut ein und klicken Sie auf OK. Speichern und schließen Sie das Dokument erneut. Öffnen Sie es erneut. Die Bearbeitungssteuerelemente auf der Multifunktionsleiste sind jetzt ausgegraut. Klicken Sie in einen beliebigen Bereich des Dokuments, den Sie zum Bearbeiten zugelassen haben, um auf die Steuerelemente zuzugreifen.



Schalten Sie den Schutz aus

Um den Schutz zu deaktivieren, klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen und dann auf das Symbol für Bearbeitung einschränken. Klicken Sie unten im Bereich "Bearbeitung einschränken" auf die Schaltfläche "Schutz beenden". Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf OK. Deaktivieren Sie dann die Optionen für Formatierungs- und Bearbeitungsbeschränkungen, die oben rechts angezeigt werden.



Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu

Klicken Sie auf das Menü Datei und kehren Sie zur Schaltfläche Dokument schützen zurück. Wählen Sie die Option zum Hinzufügen einer digitalen Signatur . Dies teilt den Lesern Ihres Dokuments mit, dass Sie und kein anderer Benutzer das Dokument signiert haben, und gibt an, dass Sie die letzte Person waren, die es überarbeitet und gespeichert hat.



Signaturzertifikat

Zum Erstellen einer digitalen Signatur benötigen Sie ein Signaturzertifikat. Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, blinkt in Word die Meldung: "Zum Signieren eines Microsoft Office-Dokuments benötigen Sie eine digitale Signatur. Möchten Sie jetzt eine von einem Microsoft-Partner erhalten?" Klicken Sie auf Ja. Eine Microsoft-Support-Seite wird angezeigt, auf der Sie nach einer digitalen ID suchen können. Probieren Sie die Links für die verschiedenen Anbieter aus, um eine digitale ID zu erhalten. Klicken Sie dann auf den Link auf der Webseite, um eine digitale Signatur in Office-Dateien hinzuzufügen oder zu entfernen. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, um zu erfahren, wie Sie eine digitale Signatur hinzufügen.

Nachdem Sie die digitale ID erhalten haben, kehren Sie zur Schaltfläche Dokument schützen zurück und klicken Sie erneut auf die Option zum Hinzufügen einer digitalen Signatur . Füllen Sie im Fenster Signieren die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Signieren. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, die digitale Signatur zu bestätigen. OK klicken.

Ihr Dokument ist jetzt digital signiert und schreibgeschützt. Word erklärt, dass das Dokument signiert und als endgültig markiert wurde und dass die Signaturen ungültig werden, wenn jemand daran manipuliert. Jeder, der das Dokument öffnet, sieht den Hinweis auf Ihre digitale Signatur.



Als endgültig markieren

Wenn Sie keine digitale Signatur verwenden können oder möchten, können Sie das Dokument dennoch als endgültig markieren. Klicken Sie auf das Menü Datei und kehren Sie zur Schaltfläche Dokument schützen zurück. Wählen Sie die Option Als endgültig markieren .

Eine Popup-Nachricht sagt Ihnen: "Dieses Dokument wird als endgültig markiert und dann gespeichert." OK klicken. In einer weiteren Meldung wird Folgendes angezeigt: "Dieses Dokument wurde als endgültig markiert, um anzuzeigen, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist und dass es sich um die endgültige Version des Dokuments handelt. Wenn ein Dokument als endgültig markiert ist, wird die Eigenschaft status auf 'Final' und gesetzt Das Schreiben, Bearbeiten von Befehlen und Prüfen von Markierungen ist deaktiviert. Sie können erkennen, dass ein Dokument als endgültig markiert ist, wenn das Symbol Als endgültig markieren in der Statusleiste angezeigt wird. " OK klicken.



Trotzdem bearbeiten

Wenn jemand das Dokument öffnet, wird oben eine Meldung angezeigt: "Als endgültig markiert. Ein Autor hat dieses Dokument als endgültig markiert, um die Bearbeitung zu verhindern." Eine Schaltfläche "Trotzdem bearbeiten" wird ebenfalls angezeigt. Wenn jemand auf diese Schaltfläche klickt, kann er das Dokument weiterhin bearbeiten und erneut speichern. Aber dann würde das Dokument Sie als Autor und die andere Person als denjenigen anzeigen, der es zuletzt geändert hat. Das ultimative Ziel hier ist es also nicht, jemanden von der Bearbeitung des Dokuments abzuhalten, sondern den Lesern mitzuteilen, dass das Dokument endgültig ist und dass Sie sowohl als Autor als auch als Person auftreten sollten, die es zuletzt geändert hat.