So geben Sie Google Drive-Dateien frei

Sie haben in Google Drive eine Datei erstellt, die Sie für andere Personen freigeben möchten. Kein Problem. Eine der Stärken der Software ist die Fähigkeit, gut mit anderen zu spielen.

Tatsächlich gibt es so viele Möglichkeiten, Google Text & Tabellen, Blätter und Folien freizugeben, dass der Vorgang verwirrend sein kann. Möchten Sie, dass andere Personen Ihre Datei bearbeiten oder nur anzeigen können? Müssen Sie ihnen Zugriff auf die aktuelle oder statische Version des Dokuments gewähren? Ihre Freigabeoptionen variieren je nach den Antworten auf diese Fragen.

Google Drive besteht aus mehreren Programmen, darunter "Text & Tabellen", "Tabellen" und "Folien" für Präsentationen. Der Vorgang zum Teilen in jedem Programm ist ziemlich ähnlich. Im Folgenden konzentrieren wir uns auf Google Text & Tabellen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, auf Google Text & Tabellen zuzugreifen: Die Google Text & Tabellen-Website in Ihrem Browser. das Google Backup and Sync-Programm auf Ihrem Computer; oder die Google Text & Tabellen-Apps für iOS oder Android.

Teilen Sie ein Live-Dokument

Sie haben gerade ein Dokument erstellt und fertiggestellt und möchten es nun freigeben. In diesem Fall möchten Sie das Live-Dokument mit einer oder mehreren Personen teilen. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Freigeben (oder klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie Freigeben).



Empfänger hinzufügen

Geben Sie einen Google-Kontakt oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie die Datei teilen möchten. Sie können eine Datei mit bis zu 200 Personen oder Gruppen teilen. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie aus, ob die Person oder Personen das Dokument bearbeiten, Kommentare einfügen oder nur anzeigen können sollen. Sie können der E-Mail-Einladung auch eine Notiz hinzufügen. Klicken Sie auf Senden.

Wenn die Person über ein Google-Konto verfügt, wird Ihre E-Mail gesendet. Wenn Ihr Empfänger kein Google-Konto hat, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Sie können eine Einladung senden. In diesem Fall hat die Person 14 Tage Zeit, sich mit einem Google-Konto anzumelden, um das Dokument zu bearbeiten, zu kommentieren oder anzuzeigen.

Alternativ können Sie einen Link zu Ihrem Dokument erstellen und senden. In diesem Fall kann der Empfänger das Dokument ohne Google-Konto anzeigen, jedoch nicht bearbeiten oder kommentieren.



Eine Einladung erhalten

Am anderen Ende öffnet Ihr Empfänger Ihre E-Mail und klickt auf die Schaltfläche In Dokumenten öffnen. Wenn die Person über ein Google-Konto verfügt, wird sie aufgefordert, sich bei diesem Konto anzumelden, um Ihr Dokument in Google Text & Tabellen zu bearbeiten, zu kommentieren oder anzuzeigen.

Wenn die Person kein Google-Konto hat und Sie die Option zum Senden des Links ausgewählt haben, wird das Dokument in Google Text & Tabellen geöffnet, in dem die Person es lesen, aber nicht kommentieren oder bearbeiten kann. Diese Person kann keinen Kommentar oder Bearbeitungszugriff anfordern, es sei denn, sie verfügt über ein Google-Konto.

Wenn die Person über ein Google-Konto verfügt und mit der Berechtigung zum Bearbeiten auf das Dokument zugreift, kann sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" in der oberen rechten Ecke klicken und die Option in "Vorschlagen" oder "Anzeigen" ändern. Wenn die Person mit der Berechtigung zum Kommentieren auf das Dokument zugreift, kann sie auf die Schaltfläche "Vorschlagen" klicken und die Option in "Anzeigen" ändern.



Get Shareable Link

Um einen direkten Link zum Dokument zu verteilen, anstatt Einladungen zu senden, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Freigeben" und dann auf die Option "Gemeinsam nutzbaren Link abrufen". Diese Option ist praktisch, wenn Sie das Dokument jederzeit für mehrere Personen freigeben möchten, z. B. in einem Slack-Kanal.



Wählen Sie Berechtigungen

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü für "Jeder mit dem Link kann…", um die richtigen Berechtigungen auszuwählen. Hier können Sie den Empfängern die Möglichkeit zum Bearbeiten, Kommentieren oder Anzeigen geben.



Freigabelink kopieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Kopieren. Sie können den Link jetzt in eine andere Anwendung einfügen, um das Dokument freizugeben. Die Empfänger müssen nur auf den Link klicken, um Zugriff auf das Dokument zu erhalten. Sie müssen sich jedoch innerhalb von 14 Tagen erneut mit einem Google-Konto anmelden, um es zu bearbeiten oder zu kommentieren.



Kein Google Login

Was ist, wenn Sie möchten, dass Personen das Dokument bearbeiten oder kommentieren können, ohne sich bei Google anmelden zu müssen? Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Teilen. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Jeder mit dem Link kann…" und klicken Sie auf "Mehr".



Link-Freigabeoptionen

Sie können jetzt mit drei Optionen für die Linkfreigabe spielen. Die erste Option für Öffentlich im Web ermöglicht jedem, über den richtigen Link auf Ihr Dokument im Web zuzugreifen. Sie können Berechtigungen festlegen, um zu verhindern, dass andere Benutzer das Dokument bearbeiten, kommentieren oder einfach anzeigen. Je nachdem, welche Berechtigungen Sie auswählen, können Empfänger das Dokument tatsächlich bearbeiten, kommentieren oder anzeigen, ohne sich bei Google anmelden zu müssen.

Die zweite Option für Alle Benutzer mit dem Link ermöglicht den Zugriff auf Ihr Dokument, wenn sie die URL kennen. Diese Option ist etwas sicherer als die erste, je nachdem, wie viel Sie davon erwarten, dass der Link geteilt wird.

Die dritte Option für Aus deaktiviert die Linkfreigabe, sodass nur Personen, die Sie direkt einladen, auf das Dokument zugreifen können.



Erweiterte Freigabeoptionen

Wie können Sie den Link zu Ihrem Dokument einfacher freigeben oder die Freigabe insgesamt entfernen? Klicken Sie auf den Link für Erweitert.



Freigabe- und Berechtigungsoptionen

Hier können Sie den Link über Google Mail, Google+ (vorerst), Facebook oder Twitter teilen. Sie können die Berechtigungen für jeden ändern, für den Sie die Datei freigegeben haben, oder eine beliebige Person vollständig aus der Dateifreigabe entfernen. Sie können auch eine Option aktivieren, um zu verhindern, dass Bearbeiter den Zugriff ändern und neue Personen hinzufügen, und Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren.



Im Web veröffentlichen

Wir sind noch nicht fertig. In Googles Ärmel gibt es weitere Tricks zum Teilen. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie Im Web veröffentlichen.



Zum Veröffentlichen einrichten

Klicken Sie im Fenster Im Web veröffentlichen auf den Abwärtspfeil für Veröffentlichte Inhalte und Einstellungen. Sie können entscheiden, ob Ihr öffentliches Dokument bei jeder Änderung aktualisiert werden soll. Standardmäßig wird Ihr Dokument als eigene Webseite veröffentlicht. Klicken Sie auf "Veröffentlichen" und antworten Sie mit "Ja", wenn Google Sie fragt, ob Sie sicher sind.

Sie können das Dokument auch einbetten, wenn Sie Code generieren möchten, mit dem Sie es in eine vorhandene Webseite einbetten können. Anschließend kopieren Sie den eingebetteten Code.



Veröffentlichte Webseite

Ihr Dokument wird als Webseite veröffentlicht, auf die jeder zugreifen kann, der über den Link verfügt.



Beenden Sie die Veröffentlichung

Um das Dokument als Webseite zu deaktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichung beenden".



E-Mail als Anhang

Schließlich können Sie Ihr Dokument in einer Reihe von Formaten per E-Mail versenden. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie E-Mail als Anhang.



Dateiformat ändern

Klicken Sie im Fenster E-Mail als Anhang auf das Dropdown-Menü für Anhängen als. Sie können Ihr Dokument als PDF, Word-Dokument, Rich-Text-Datei, HTML-Seite, Nur-Text-Datei oder Offenes Dokument senden. Sie können das Dokument auch in die E-Mail selbst einfügen.