Wie man Microsoft Teams kostenlos benutzt

Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen oder Teil einer Arbeitsgruppe in einem größeren Unternehmen sind, brauchen Sie möglicherweise einen Ort, an dem Sie mit Mitarbeitern innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens kommunizieren und zusammenarbeiten können. Dank der kostenlosen Nutzung von Microsoft Teams müssen Sie sich nicht mehr um teure Tools für die Zusammenarbeit wie Office 365 und SharePoint kümmern.

In der Vergangenheit bot Microsoft nur geschäftsorientierte Teamabonnements an, die einen monatlichen Preis aufwiesen. Um jedoch mit Diensten wie Slack mithalten zu können, hat Microsoft 2018 eine kostenlose Edition von Teams vorgestellt, die eine Reihe von Vorteilen bietet.

Mit der kostenlosen Version von Microsoft Teams erhalten Sie unbegrenzt Chats, Audio- und Videoanrufe sowie 10 GB Dateispeicher für Ihr gesamtes Team und 2 GB persönlichen Speicher für jede Person. Microsoft Teams lässt sich in alle Office Online-Apps, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und OneNote, sowie in mehr als 140 Geschäftsanwendungen integrieren. Fügen Sie Ihrem Kontaktnetzwerk bis zu 300 Personen hinzu, die sich innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens befinden können.

Beachten Sie, dass die kostenlose Version von Microsoft Teams nur für Benutzer ohne ein kostenpflichtiges kommerzielles Office 365-Abonnement verfügbar ist. Office 365-Abonnenten, die versuchen, sich für Teams anzumelden, werden für ihren vorhandenen Plan zu einem verwalteten Konto umgeleitet. Kunden, die im Rahmen eines Office 365-Abonnements keine Teamlizenz haben, können sich für eine kostenlose einjährige Testversion anmelden.

Wenn Sie ein Office 365-Abonnement haben und dennoch Teams kostenlos nutzen möchten, können Sie sich einfach mit einer anderen E-Mail-Adresse anmelden. Sie müssen lediglich eine E-Mail-Adresse verwenden, die als Microsoft-Konto registriert ist.

Melden Sie sich für Microsoft-Teams an

Um kostenlos mit Teams zu beginnen, rufen Sie die Microsoft Teams-Webseite auf und eröffnen Sie ein Konto. Hier können Sie den kostenlosen Service mit einem bezahlten Tarif vergleichen und Ihre endgültige Entscheidung treffen, bevor Sie sich anmelden.



Aktualisieren Sie auf die Desktop-App

Die Team-Web-App eignet sich für die meisten Grundfunktionen. Um diesen Service jedoch optimal nutzen zu können, müssen Sie die Desktop-App installieren. Wenn Sie es bei der Ersteinrichtung nicht herunterladen, laden Sie es von der Download Teams-Website herunter und wählen Sie die Version für Windows 7+ (einschließlich Windows 10) oder Mac OS X 10.10+ aus, für die Sie alle Funktionen verwenden können virtuelle Besprechungen wie Bildschirmfreigabe und Whiteboard.



Laden Sie die Mobile App herunter

Sie sollten auch die mobile Version von Microsoft Teams (iOS, Android) installieren, die viele der gleichen Funktionen wie die Desktop-App bietet und Ihnen hilft, unterwegs mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben.



Richten Sie Ihr Teamkonto ein

Unabhängig davon, wie Sie sich anmelden, müssen Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die für Ihr Konto verwendet werden soll. Dies muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein, um funktionieren zu können. Fahren Sie mit dem Anmeldevorgang fort, indem Sie ein Kennwort und den Namen des Unternehmens eingeben, mit dem Sie verbunden sind. Sie haben auch die Wahl, die Windows-App Teams zu verwenden oder die Webversion beizubehalten. Der Einfachheit halber verwenden wir hier die Web-App.



Erstellen Sie Ihre Organisation

Im ersten Fenster "Teams" können Sie Ihren Anzeigenamen auswählen und ein Foto von sich hochladen. Laden Sie dann andere ein, sich Ihrem Team anzuschließen, indem Sie ihre E-Mail-Adressen eingeben. Sie können einen Anzeigenamen für jede Person in der rechten Spalte hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Weitere hinzufügen, wenn Sie Leerzeichen für weitere Adressen benötigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Senden von Einladungen und schließen Sie das Einladungsfenster.

Die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten eine Einladungsbenachrichtigung per E-Mail und können Ihrem Team beitreten, indem Sie auf den angehängten Link klicken. Sie werden dann zu Microsoft Teams weitergeleitet, wo sie auch einen Anzeigenamen auswählen und ein Foto hinzufügen können. Jetzt können Sie alle Funktionen der kostenlosen Version von Teams nutzen.



Eine Konversation beginnen

Die erste Aufgabe, die Sie möglicherweise angehen möchten, besteht darin, ein Gespräch zu beginnen, in dem alle Mitarbeiter Ihres Teams begrüßt werden. Auf der Registerkarte "Teams" können Sie mit allen Mitgliedern Ihrer Organisation interagieren. Tippen Sie auf das Textfeld in dieser Registerkarte und geben Sie Ihre Begrüßungsworte ein. Schauen Sie sich die Symbole unter dem Feld an, um Ihren Text zu formatieren, ein Emoji oder GIF hinzuzufügen und vieles mehr. Alle anderen Mitglieder des Teams können dann auf Ihre Nachricht antworten und die Konversation ins Rollen bringen.



Dateien freigeben

Sie können eine Datei mit allen Mitgliedern Ihres Teams teilen. Klicken Sie auf das Symbol "Büroklammer anhängen" und wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten. Sie können eine Datei von Ihrer Microsoft Teams-Site, von OneDrive oder von Ihrem Computer aus auswählen.



Öffnen von Microsoft Office-Dateien

Wenn Sie eine Microsoft Office-Datei (Word-Dokument, Excel-Tabelle, PowerPoint-Präsentation oder OneNote-Notizbuch) freigeben, kann jede Person im Team auf die Datei klicken, um sie in der Teamoberfläche anzuzeigen.

Klicken Sie zum Ändern der Datei auf die Schaltfläche Bearbeiten und wählen Sie die Option zum Bearbeiten in der entsprechenden Office Online-Anwendung aus. In der Office Online-App können die Teammitglieder die Datei jetzt im Browser oder in der Vollversion der Office-Anwendung bearbeiten, wenn sie auf ihren Computern geladen sind.



Starte einen privaten Chat

Anstatt mit dem gesamten Team zu sprechen, können Sie privat mit einer anderen Person oder Gruppe chatten. Klicken Sie zunächst auf das Chat-Symbol in der linken Symbolleiste. Klicken Sie auf den Link für privaten Chat und Anruf, um ein kurzes Video über die Chat-Funktion abzuspielen. Klicken Sie dann oben auf dem Bildschirm auf das Symbol Neuer Chat.

Wenn Sie einen brandneuen Chat starten, geben Sie die Person (en), mit denen Sie sprechen möchten, in das Feld An am oberen Bildschirmrand ein. Geben Sie Ihre Nachricht in das Feld Neue Nachricht unten ein und klicken Sie auf Senden. Bestehende Chats werden für den einfachen Zugriff auf der linken Seite des Bildschirms gespeichert.



Starten Sie ein virtuelles Live-Meeting

Im Gegensatz zu anderen digitalen Arbeitsplätzen verfügt Teams über ein integriertes Tool für Audio- und Videokonferenzen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in Google Chrome oder Microsoft Edge arbeiten oder die Windows Teams-App ausführen.

Klicken Sie auf Ihrer Teamseite auf die Schaltfläche Jetzt treffen neben dem Textfeld, um ein virtuelles Live-Meeting zu eröffnen. Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, werden Sie aufgefordert, Microsoft Teams die Verwendung Ihres Mikrofons und Ihrer Kamera zu gestatten.

Bevor das Meeting startet, haben Sie die Möglichkeit, einige Details zu ändern. Sie können ein Thema für Ihre Besprechung hinzufügen. Entscheiden Sie, ob Sie eine Audio- oder Videokonferenz abhalten möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt treffen, um das Meeting offiziell zu starten.



Im virtuellen Treffpunkt

Klicken Sie im Besprechungsfenster auf die Namen der anderen Personen, denen Sie beitreten möchten. Sie können dann Ihr Meeting durchführen. Im Bildschirm "Virtuelle Besprechung" haben Sie die Möglichkeit, den Video- und Audio-Feed zu steuern, auf einen anderen Bildschirm zu übertragen, andere Einstellungen zu bearbeiten und den Anruf zu beenden.

Während Microsoft Edge und die Team-Desktopanwendung sowohl Video- als auch Audio-Chats unterstützen, unterstützt Chrome derzeit nur Audio-Chats.



App-Integration

Sie können verschiedene Apps und Dienste zu Teams hinzufügen und integrieren, um deren Funktionalität zu erweitern. Klicken Sie auf das Symbol für Speichern unten in der linken Menüleiste. Wählen Sie die App aus, die Sie installieren möchten. Wählen Sie im Setup-Bildschirm Ihr Team aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren.



Integrierte Apps verwenden

Teams können in viele verschiedene Microsoft- und Drittanbieter-Services integriert werden, wie z. B. Projektmanagement-Apps von Trello und Asana, Produktivitäts-Apps wie Evernote und SurveyMonkey, andere Dienstprogramme wie Polly und GitHub und vieles mehr.

Sobald eine App in Teams integriert wurde, können Sie direkt von Ihrer Team-Seite aus auf die App zugreifen. Wenn Sie beispielsweise die Nachrichten-App installieren, wird eine Schaltfläche dafür angezeigt, mit der Sie Inhalte aus der App direkt in Ihre Konversationen einfügen können.