Organisieren Sie sich: So können Sie Änderungen in Google Docs nachverfolgen

Seit 2014 können Nutzer mithilfe von Google Text & Tabellen Änderungen verfolgen, während sie ihre Arbeit bearbeiten oder mit anderen zusammenarbeiten. Die Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen, bietet Ihnen auf zwei Arten mehr Bearbeitungsmöglichkeiten. Erstens können Sie Ihre eigene Arbeit bearbeiten, ohne Ihre Änderungen zu übernehmen, falls Sie oder jemand anderes sie überprüfen möchte. Zweitens können Sie ein Dokument erstellen und es für andere freigeben. Diese können Änderungen an der Datei vorschlagen, die Sie oder eine andere Person sehen und akzeptieren, ablehnen oder weiter ändern können. Dies macht den Prozess der Zusammenarbeit transparenter und einfacher zu verwalten.

Während viele Leute diese Funktionalität als "Änderungen verfolgen" bezeichnen - so heißt sie in Microsoft Word - und es gibt sie schon länger -, nennt Google sie "Suggesting". Es funktioniert ähnlich wie in Microsoft Office. Wenn Sie ein Google-Dokument in Microsoft Word importieren oder umgekehrt, bleiben alle nachverfolgten Änderungen oder Vorschläge erhalten und sichtbar.

So verwenden Sie das Vorschlagen in Google Text & Tabellen.

So aktivieren Sie den Vorschlagsmodus

Wenn Sie alleine schreiben und bearbeiten oder Änderungen an der Arbeit eines anderen vorschlagen, aktivieren Sie zunächst den Vorschlagsmodus. Suchen Sie auf dem Desktop in der oberen rechten Ecke des Bildschirms nach einem Stiftsymbol und dem Wort Bearbeiten. Klicken Sie darauf und wählen Sie Vorschlagen. Schauen Sie auf Mobilgeräten im Einstellungsmenü nach, wo es Änderungsvorschläge heißt. Schalten Sie es ein.

Sobald Sie "Vorschlagen" aktiviert haben, werden Ihre neuen Änderungen auf der Seite als Änderungen und nicht als festgeschriebener Text angezeigt. Beispielsweise wird jede Löschung als durchgestrichener Text angezeigt. Neue Wörter, die Sie eingeben, werden in einer neuen Farbe angezeigt (in diesem Fall grün).

Für jede von Ihnen vorgeschlagene Änderung erstellt Google Text & Tabellen am rechten Rand ein kleines Zusammenfassungsfeld, in dem angezeigt wird, wer die Änderung vorgeschlagen hat und was es ist. Diese Zusammenfassungsfelder geben Ihnen und anderen Redakteuren auch die Möglichkeit, die Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, auf die ich später näher eingehen werde.

So geben Sie Ihr Dokument frei

Wenn Sie Änderungsvorschläge von anderen Personen erhalten möchten, müssen Sie zuerst Ihr Dokument freigeben und die Bearbeitung aktivieren. Klicken Sie oben rechts auf dem Desktop auf die blaue Schaltfläche "Freigeben". Auf dem Handy befindet sich die Option in den Einstellungen unter Teilen & Exportieren. Sie können das Dokument nur für ausgewählte Personen freigeben oder einen Link erstellen, der das Dokument für alle mit diesem Link sichtbar macht.

Hier ist der wichtigste Teil: Sie müssen Ihren Mitarbeitern die Bearbeitungserlaubnis erteilen. Wählen Sie in der entsprechenden Option die Option Bearbeiten aus.

Wenn Ihre Mitarbeiter das Dokument erhalten, sollten sie überprüfen, ob sie Vorschläge und keine Änderungen vornehmen, damit jeder die Änderungen sehen kann. Wenn Teams häufig auf diese Weise arbeiten, ist jeder daran gewöhnt, ihre Änderungen auf dem Bildschirm zu sehen, und weiß sofort, ob das Vorschlagen nicht aktiviert ist. Wenn die Nachverfolgung von Änderungen für die Benutzer neu ist, müssen Sie sie möglicherweise daran erinnern.

Verwendung von Kommentaren

Eine gängige Regel für die Bearbeitung (die jeder ständig verletzt) ​​ist, niemals etwas in das Dokument zu schreiben, das nicht veröffentlicht werden soll. Setzen Sie beispielsweise niemals einen Witz als Platzhaltertext und schreiben Sie niemals einen Kommentar in die Zeile. Fragen und längere Überlegungen zur Diskussion gehören als Kommentare.

Um einen Kommentar hinzuzufügen, suchen Sie in der Symbolleiste nach dem Symbol, das wie eine Sprachbox mit einem Pluszeichen in der Mitte aussieht. Alternativ können Sie Text markieren und am rechten Rand eine Schaltfläche zum Kommentieren anzeigen. Klicken Sie darauf und Sie können Ihren Kommentar hinzufügen.

Kommentare werden am rechten Rand neben allen anderen nachverfolgten Änderungen angezeigt. Mitbearbeiter können auf Kommentare antworten, sodass Sie direkt im Dokument eine Diskussion über die Änderungen haben, die Sie möglicherweise vornehmen.

Akzeptieren, Ablehnen und Auflösen von Kommentaren

Sobald alle Vorschläge eingegangen sind, kann jeder, der das letzte Wort zur Arbeit hat, das Dokument lesen und die Änderungen akzeptieren oder ablehnen.

Für Kommentare haben Sie die Möglichkeit, jeden einzelnen zu "lösen". Durch das Auflösen eines Kommentars wird der Konversationsverlauf dauerhaft und für alle gelöscht. Stellen Sie daher sicher, dass die Angelegenheit wirklich gelöst ist, bevor Sie auf diese Schaltfläche klicken.

Was sehen andere Leute?

Beachten Sie beim Vorschlagen von Änderungen und Kommentieren eines Dokuments, ob andere Benutzer Zugriff auf dieselbe Datei haben. Wenn sie sich beispielsweise nicht abgemeldet haben, erhalten der ursprüngliche Autor oder die ursprünglichen Autoren eine E-Mail-Benachrichtigung über jeden einzelnen Vorschlag und Kommentar, den Sie in nahezu Echtzeit hinzufügen. Das heißt, wenn jemand eine Änderung vorschlägt und dann seine Meinung ändert, sieht der Autor den ursprünglichen Vorschlag weiterhin per E-Mail. Es ist eine Abscheulichkeit.

Es wird dringend empfohlen, diese Benachrichtigungen zu deaktivieren, insbesondere wenn Sie Schwierigkeiten beim Bearbeiten haben. Gehen Sie zu Google Drive, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen aus, anstatt sich mit dem Wissen über jeden Gedanken zu quälen, der Ihren Redakteuren in den Sinn kommt. Stellen Sie sicher, dass unter Benachrichtigungen beide Kontrollkästchen deaktiviert sind.

So verwenden Sie den Versionsverlauf

Ein weiteres Tool, das nicht unbedingt Teil von Suggesting ist, aber dennoch hilfreich für das gemeinsame Schreiben und Bearbeiten ist, ist der Versionsverlauf.

Suchen Sie unter Datei> Versionsverlauf. Es werden zwei Optionen angezeigt: Aktuelle Version benennen und Versionsverlauf anzeigen.

Mit Name Current Version können Sie eine Kopie Ihrer Datei speichern, bevor Sie sie für andere Personen zum Bearbeiten öffnen. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach auf Ihren vorherigen Entwurf zurückgreifen, wenn etwas schief geht, z. B. wenn ein Mitarbeiter das Aktivieren von Vorschlägen vergisst.

Die andere Option, siehe Versionsverlauf, zeigt Ihnen zuvor gespeicherte Versionen der Datei mit Datum und Uhrzeit an. Sie können die Namen in aussagekräftigere Namen ändern, wenn dies hilfreich ist. Wenn Sie sich frühere Versionen Ihrer Datei ansehen, werden Änderungen in einer anderen Farbe hervorgehoben. Es ist ein nützliches Werkzeug, um die Uhr zurückzudrehen, wenn Sie Änderungen akzeptiert oder abgelehnt haben und sich jetzt wünschen, dies nicht getan zu haben.

Dokumente vergleichen

Das letzte erwähnenswerte Tool ist ein neues mit dem Namen Compare Documents. Es befindet sich im Menü Extras (Extras> Dokumente vergleichen). Mit diesem Tool können Sie zwei Dokumente vergleichen, um festzustellen, was sich zwischen ihnen unterscheidet. Es ist praktisch, um Änderungen zu finden, die (absichtlich oder auf andere Weise) von Ihnen oder einer anderen Person an Ihrem Dokument vorgenommen wurden. Diese Ansicht kann auch Kommentare zu den Dateien anzeigen.

Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen zusammenarbeiten, die nicht an die Bearbeitung von Gruppen gewöhnt sind, können Sie jederzeit einen Entwurf Ihrer Arbeit speichern und mit der bearbeiteten Version vergleichen, um sicherzustellen, dass keine Änderungen versehentlich von Ihnen übersprungen werden.

Weitere Tipps zu Google Text & Tabellen

Wenn Sie Google Text & Tabellen häufig verwenden, sollten Sie noch einige andere Tipps beachten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie wissen, wie Sie Google Text & Tabellen offline speichern können. Auf diese Weise werden Internetausfälle und andere unerwartete Ereignisse Ihre Arbeit nicht stören. Sie können auch in Drive gespeicherte Google-Dokumente verschlüsseln, ein weiterer praktischer Tipp. Lesen Sie auch unsere Liste der besten Tipps für Google Text & Tabellen.