Organisieren Sie sich: So arbeiten Sie mit dem Revisionsverlauf in Google Docs

Ein Vorteil der Verwendung von Google Text & Tabellen besteht darin, dass Ihre Arbeit immer automatisch gespeichert wird. Ein weiterer Grund ist, dass Google einen Verlauf aller an einem Dokument vorgenommenen Änderungen speichert. Da Sie in Google Text & Tabellen auf Ihren Versionsverlauf zugreifen können, können Sie eine ältere Version einer Datei wiederherstellen oder eine Kopie einer früheren Version erstellen und diese in ein anderes Projekt auslagern.

Beachten Sie, dass Sie frühere Versionen von Dateien nur anzeigen und abrufen können, wenn Sie über Bearbeitungsberechtigungen verfügen. Wenn jemand eine Datei mit Ihnen teilt und Ihnen die Berechtigung zum Lesen erteilt, können Sie deren Verlauf nicht anzeigen. Beachten Sie auch, dass die Geschäftsversion von Google Text & Tabellen G Suite heißt. Diese Tipps sollten für beide Versionen funktionieren.

So funktioniert das.

Anzeigen älterer Versionen eines Google Docs

Sie haben drei Möglichkeiten, um eine Liste des Revisionsverlaufs für jedes Google-Dokument anzuzeigen.

1. Wählen Sie im Menü Datei> Versionsverlauf> Versionsverlauf anzeigen.

2. Verwenden Sie unter macOS die Windows-Tastenkombination Strg + Alt + Umschalt + H oder Befehl + Wahltaste + Umschalt + H.

3. Klicken Sie auf die Gruppe der unterstrichenen Wörter rechts neben dem Hilfemenü. Diese Wörter ändern sich je nach Status der Datei. Wenn Sie aktiv an einem Dokument arbeiten, wird "Speichern…" angezeigt. Dies ist das einzige Mal, dass Sie nicht darauf klicken können. Andernfalls wird "Alle Änderungen in Laufwerk gespeichert" oder "Letzte Änderung am" gefolgt vom Datum angezeigt. Klicken Sie auf eine dieser Optionen. Der Versionsverlauf wird angezeigt.

Eine Liste Ihres Dokumentverlaufs wird in einer neuen Spalte rechts angezeigt. Einzelne Versionen werden für jedes Datum unter einer Kopfzeile zusammengefasst. Erweitern Sie eine der Optionen, um eine genauere Darstellung der Änderungen zu erhalten.

Um zur aktuellen Version zurückzukehren, klicken Sie oben links im Fenster auf den Pfeil Zurück.

Beachten Sie jedoch, dass Sie möglicherweise keinen perfekten Verlauf haben, da Google in seiner Dokumentation angibt, dass "gelegentlich Revisionen für Ihre Datei zusammengeführt werden, um Speicherplatz zu sparen".

So stellen Sie eine Version eines Google Docs wieder her

Sobald Sie Zugriff auf den Versionsverlauf eines Google Docs haben, können Sie eine frühere Version wiederherstellen. Klicken Sie in der Liste der Versionen auf der rechten Seite einfach auf die Datei, die Sie öffnen möchten.

Oben im Fenster wird eine große blaue Schaltfläche mit der Aufschrift "Diese Version wiederherstellen" angezeigt. Wenn Sie die ausgewählte Version wiederherstellen, behalten Sie alle anderen Versionen bei, auch die, die nach der aktuell ausgewählten Version erstellt wurden.

So erstellen Sie eine Kopie einer früheren Version eines Google-Dokuments

Sie können nicht nur eine alte Version einer Datei wiederherstellen, sondern auch eine Kopie davon erstellen. Wenn Sie eine Kopie erstellen, können Sie schnell verschiedene Versionen derselben Datei auslagern. Zum Beispiel ist es ein großartiger Trick, wenn Sie sich für Jobs bewerben und Sie möchten, dass jeder Lebenslauf und jedes Anschreiben einzigartig ist, aber Sie möchten nicht jedes Mal von vorne anfangen.

Öffnen Sie zum Erstellen einer Kopie den Dateiversionsverlauf, wählen Sie den gewünschten aus, klicken Sie auf das Symbol mit den drei gestapelten Punkten und wählen Sie „Kopie erstellen“.

Tipps zur Bearbeitung und Versionskontrolle in Google Text & Tabellen

1) Nennen Sie Ihre Versionen

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihr Revisionsprotokoll in Google Text & Tabellen finden, können Sie mehr daraus machen, indem Sie verschiedene Versionen benennen. Indem Sie sie benennen, können Sie leicht die Versionen identifizieren, die Sie später wiederherstellen oder für einen anderen Zweck ausgliedern möchten. Wenn Sie sie nicht umbenennen, ist der Standardname der Zeit- und Datumsstempel. Sie können sie mit einer der folgenden Methoden umbenennen:

• Öffnen Sie Ihren Versionsverlauf, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Diese Version benennen.
• Wählen Sie im Menü "Datei"> "Versionsverlauf"> "Aktuelle Version benennen".

2) Verfolgen Sie Änderungen in Google Text & Tabellen

Oben rechts in der Menüleiste befindet sich eine Menüschaltfläche mit der Bezeichnung "Standardmäßig bearbeiten". Klicken Sie darauf, und zwei neue Optionen werden angezeigt: Vorschlagen und Anzeigen.

Wenn Sie auf "Vorschlagen" umschalten, werden Änderungen im Dokument im Wesentlichen nachverfolgt. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter es verwenden, speichert Google Text & Tabellen alle Ihre neuen Materialien und Änderungen als Vorschläge. Sie werden in einer anderen Farbe angezeigt, damit sie gut sichtbar sind. Sie können sie einzeln oder massenweise annehmen oder ablehnen.

3) Verwenden Sie das Kommentartool für Fragen und Diskussionen

Schriftsteller und Redakteure lernen oft, wie schwierig es ist, Kommentare mit dem produzierten Material in Einklang zu bringen, damit es versehentlich mit dem endgültigen Exemplar veröffentlicht werden kann. Google Text & Tabellen verfügt über ein Kommentartool, mit dem Autoren und Redakteure den Inhalt diskutieren können, ohne unnötige Wörter auf die Seite zu setzen. Du wirst dankbar sein, dass du es benutzt hast.

4) Verwenden Sie @ Messaging

Machen Sie jemanden mit @ messaging auf eine Änderung oder einen Kommentar aufmerksam - oder ich sollte + messaging sagen, da Google ein anderes Symbol verwendet als die meisten anderen Apps. Wenn Sie @ anstelle von + eingeben, ändert Google dies für Sie.

Um die Aufmerksamkeit einer Person zu wecken, erstellen Sie einen Kommentar und geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt vom Namen oder der E-Mail-Adresse der Person ein. Google schlägt automatisch die Übereinstimmung mit Ihren Kontakten vor. Wenn die Person noch nicht in Ihren Kontakten enthalten ist, geben Sie einfach ihre E-Mail-Adresse ein. Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie es richtig, bevor Sie die Eingabetaste drücken. Was auch immer Sie eingeben, es wird sofort per E-Mail an diese Person gesendet, zusammen mit einem Link zum Dokument. Wenn Sie Änderungen am Kommentar vornehmen, wird die Person auch darüber benachrichtigt. Also ersparen Sie ihnen den Spam und lesen Sie Ihre Kommentare durch, bevor Sie die Eingabetaste drücken.

5) Offline in Google Text & Tabellen / Drive schreiben und bearbeiten

Wussten Sie, dass Sie Google Text & Tabellen auch dann verwenden können, wenn Ihr Computer oder Mobilgerät nicht mit dem Internet verbunden ist? Du kannst. Mein Kollege Eric Ravenscraft hat einen ganzen Artikel über das Offline-Einrichten von Google Drive geschrieben, der eine schrittweise Anleitung enthält.

6) Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie mit G Suite viel schreiben und bearbeiten, kann es ärgerlich sein, für jede einzelne Änderung eines Dokuments eine E-Mail zu erhalten. So deaktivieren Sie diese Benachrichtigungen. Gehen Sie zu Google Drive. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und öffnen Sie Ihre Einstellungen. Wählen Sie auf der linken Seite Benachrichtigungen aus und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für E-Mail.

Die Kurzanleitung lautet: Google Drive> Einstellungen> Benachrichtigungen> E-Mail

Weitere G Suite-Tipps

Wenn Sie Google Text & Tabellen täglich verwenden, helfen Ihnen einige unserer nützlichen Tipps für G Suite, Zeit zu sparen und effizienter mit dem Programm umzugehen. Wenn Sie wissen, was Ihre Software kann, können Sie auch neue Ideen für Ihre Arbeit entwickeln.