Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihr Unternehmen Geld kosten

Laut einem neuen Bericht von SpringCM geben 64 Prozent der Unternehmen an, dass Vertragsgenehmigungsprozesse dazu führen, dass Geschäfte zum Stillstand kommen. Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht darin, Vertrags-Workflows zu verwalten und die Zustimmung der Hauptakteure zu erhalten. Das größte Hindernis für Unternehmen ist laut Umfrage das Fehlen von Prozessen zum Verwalten und Weiterleiten von Verträgen. 60 Prozent der Unternehmen verwenden E-Mail, um Verträge zu verwalten, während nur 32 Prozent der Unternehmen ein Vertragsverwaltungstool verwenden. Sechs Prozent der Unternehmen geben an, überhaupt keinen Vertragsmanagementprozess zu haben.

"Der Versuch, Verträge über interne und externe Genehmigungsprozesse zu erhalten, ist nur eine miserable Erfahrung", sagte Erik Severinghaus, Chief Strategy and Alliances Officer bei SpringCM. "Ein Vertrag besteht im Grunde genommen aus unstrukturierten Daten, die Sie in zwei verschiedenen Organisationen mit zwei unterschiedlichen Tools und Prozessen bearbeiten. Wenn Sie letztendlich über E-Mails und Anhänge arbeiten, hat niemand Einblick in den Prozess und niemand kann den Prozess optimieren."

"Wenn man sich die Umfrage und die größten Herausforderungen der Befragten ansieht", sagte Will Wiegler, Chief Marketing Officer von SpringCM, "sind die vier wichtigsten: Workflow, Generierung neuer Verträge, Nachverfolgung und Genehmigung. Das sind Geschäftsprozesse, die hängen bleiben. Typischerweise Die Leute wissen nicht einmal, wo sich die Verträge gerade befinden. Wessen Posteingang ist das? Wer bekommt es als nächstes?"

(Bild über: SpringCM)

Was Vertragsmanagement kann

Vertragsmanagement-Tools bieten Unternehmen die Möglichkeit, Berichte zu vertragsbasierten Daten zu speichern, zu verfolgen, erneut aufzurufen und auszuführen. Dies umfasst in der Regel cloudbasierte Software, die Daten automatisch lesen und aggregieren sowie Warnungen an die Beteiligten senden kann, wenn Maßnahmen für einen bestimmten Vertrag erforderlich sind. Laut Severinghaus tun sich Unternehmen, die versuchen, diese Prozesse ohne Software zu verwalten, schwer damit, Daten aus mehr als sieben oder acht verschiedenen Dokument- oder Dateitypen abzugleichen und diese Informationen dann in einen standardisierten Vertrag oder eine standardisierte Rechnung zu übersetzen. In diesen Szenarien erklärte er: "Es muss menschliches Versagen geben."

Selbst Unternehmen, die Vertragsverwaltungssoftware nutzen, tun sich immer noch schwer, häufige Fehler zu vermeiden. 92 Prozent der Vertragsmanagementfehler werden nach Angaben der Befragten auf Menschen zurückgeführt. Sieben Prozent der Unternehmen geben an, dass menschliche Fehler sehr häufig vorkommen. "Ein Verkäufer liebt es, mit Kunden zu sprechen, liebt es, Beziehungen aufzubauen, aber im Allgemeinen hassen sie Mathematik, Rechnen, Finanzen und das manuelle Übersetzen von Zahlen über verschiedene Systeme hinweg", sagte Severinghaus. "Wenn Sie sie damit beauftragen, das Zeug manuell zu bewegen, sollten Sie sich nicht wundern, wenn Sie dabei Fehler bemerken."

(Bild über: SpringCM)

Ein Viertel aller befragten Unternehmen gibt an, dass die IT am Vertrags-Workflow-Prozess beteiligt ist. Dies könnte dazu beitragen, einen Teil der menschlichen Fehler bei der Protokollierung und Verarbeitung von Verträgen auszugleichen. Bevor Anbieter von Vertragsverwaltungssoftware mit potenziellen Kunden sprechen, hat die IT-Abteilung in der Regel mit Geschäftsanalysten zusammengearbeitet, um einen standardisierten Workflow zu definieren, der die Geschäftsprozesse, die Technologie und alle früheren Probleme berücksichtigt, die diese beiden Aspekte kombinieren (z. B. warum Tabellenkalkulationen nicht übersetzt werden) Rechnungen).

Zum Beispiel: Die von uns getesteten besten Vertragsverwaltungstools bieten Funktionen wie Workflow-Automatisierungen, In-App-Chat-Funktionen und E-Mail-Benachrichtigungen, mit denen Personen gewarnt werden, wenn es an der Zeit ist, einen Vertrag abzuschließen. Einige dieser Funktionen finden Sie in den Tools von Editors 'Choice wie Agiloft und Mitratech Getting Contracts Done sowie in SpringCM.

Diese Funktionen können auch dazu beitragen, den Vertragszyklus zu beschleunigen und Unternehmen Geld zu sparen. Der typische Vertragszyklus für Befragte lag zwischen einem und zwei Monaten (33 Prozent). 22 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Vertragszyklus länger als vier Monate dauert. Zwanzig Prozent der Befragten geben an, mit Vertragsverwaltungssoftware ihr Geschäftsgeld gespart zu haben.

Future Contract Management

Wenn Sie neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) hinzufügen, kann das Vertragsmanagement für die Benutzer noch vorteilhafter sein. "Die KI wird unglaublich wichtig sein", sagte Severinghaus. "Es gibt neue Anwendungsfälle, in denen AI gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarungen zulässt. AI kann grundlegende Vertragsüberprüfungen und Vertragsklassifizierungen durchführen."

Leider wird AI die schwierige Herausforderung der Entwicklung eines Vertragsmanagementprozesses, der der erste Schritt in Richtung Automatisierung ist, nicht lösen. "Wir sind weit davon entfernt, die Herausforderungen der Geschäftsprozesse durch AI zu lösen", sagte Severinghaus. "Neue Technologien entstehen und jeder glaubt, dass sie das Wundermittel sein werden. Weil diese Technologie jetzt existiert, denken sie, dass wir nicht die harte Arbeit machen und unsere Geschäftsprozesse analysieren müssen. Gerade in der KI sagen die Leute, dass sie gewonnen haben Sie müssen nicht die harte Arbeit verrichten, weil die KI die magische Arbeit für uns erledigt. Tatsächlich ist die KI der Inbegriff eines Systems, das von strukturierten Daten und einem strukturierten Prozess zum Trainieren dieser Algorithmen abhängig ist."

Dieser Mangel an Standardisierung ist der Grund, warum Unternehmen wie SpringCM Unternehmen dazu auffordern, einen Prozess zur Vertragsverwaltung zu entwickeln, noch bevor sie mit einem Lieferanten sprechen. "Kein Prozess ist in allen Phasen ein Rezept für Probleme", sagte Wiegler. "Sie können ein Unternehmen nicht ohne einen Prozess für die Verwaltung von Verträgen skalieren." Um mit der Kodifizierung des Vertragsmanagementprozesses zu beginnen, müssen sich die Unternehmen laut Wiegler die folgenden Fragen stellen: "Was machen Sie jetzt? Was kann in Bezug auf einen identifizierbaren Prozess strukturiert werden?" Sobald Sie festgestellt haben, was Ihr Prozess war und sein sollte, können Sie mit IT- und Softwareanbietern zusammenarbeiten, um ein funktionsfähiges System zu erstellen. Oder, wie Wiegler sagte: "Sie können etwas nicht automatisieren, wenn Sie nicht verstehen, was es zuerst ist."

SpringCM befragte 1.409 Befragte, von denen 32 Prozent aus Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und 16 Prozent aus Unternehmen mit mehr als 8.000 Mitarbeitern stammen.