Schnellstart: Konfigurieren Sie das Basis-CRM in 10 einfachen Schritten

Base CRM ist PCMags Editor's Choice für CRM-Software. Die Video-Serie ist so konzipiert, dass Sie schnell und einfach mit Base CRM arbeiten können. Es führt Sie durch alle ersten Schritte zum Einrichten, Organisieren und Verwenden Ihres Kontos. In diesem Artikel werden Aufgaben wie das Anpassen von Sales-Pipelines, das Konfigurieren des Lead-Managements und das Einrichten automatisierter Aktionen aufgeschlüsselt.

Inhaltsverzeichnis

• Erster Schritt: Dashboard-Übersicht
• Schritt Zwei: Personalisieren Sie Ihre Benachrichtigungen
• Dritter Schritt: Leads vs. Contacts
• Vierter Schritt: Erstellen und Verwalten von Deals
• Fünfter Schritt: Anpassen Ihrer Sales Pipelines
• Schritt 6: Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern
• Schritt Sieben: Termine einplanen
• Schritt acht Erstellen und Zuweisen von Aufgaben
• Schritt neun Integration Ihrer E-Mail
• Schritt 10 Einrichten automatisierter Aktionen

Dashboard-Übersicht Personalisieren von Benachrichtigungs-Leads und -Kontakten Erstellen und Verwalten von Deals Anpassen Ihrer Sales Pipelines Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern Planen von Terminen Erstellen und Zuweisen von Aufgaben Integrieren Ihrer E-Mail Einrichten automatisierter Aktionen

Erster Schritt: Dashboard-Übersicht

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie Ihr Base CRM-Dashboard verwenden. Es enthält eine Übersicht über die Kontoaktivität, eine Zusammenfassung der Pipelines und Filteroptionen. Es gibt drei Arten von Basis-CRM-Profilen, die jeweils unterschiedliche Berechtigungen haben: Benutzer, Manager und Unternehmen. Das Benutzerprofil kann nur ihre eigene Aktivität sehen, der Manager kann ihre Aktivität und die ihrer direkten Mitarbeiter sehen, und Unternehmensbenutzer können die Aktivität für ganze Teams sehen.

Andernfalls sehen Dashboards in allen Profilen gleich aus. Auf der linken Seite befinden sich die Pipeline und die Geschäftszusammenfassung, auf der rechten Seite die Kontoaktivität und auf der rechten Seite die Aufgaben und Termine. Neu in der Benutzeroberfläche ist die universelle Schaltfläche "Hinzufügen", mit der Sie neue Kontakte, Leads und andere Datensätze von jedem Bildschirm aus, einschließlich des Dashboards, hinzufügen können.

Sie können nach Pipeline gefilterte Top-Level-Informationen zu Ihren Deals sowie die Aktivitäten der letzten 30 Tage anzeigen, einschließlich einer Auflistung von Deals, die gewonnen und verloren wurden oder als nicht qualifiziert markiert wurden. Die Kontoaktivität ist nach Notizen, erledigten Aufgaben und Deals organisiert. In dieser Spalte wird jedes Mal angezeigt, wenn jemand ein neues Geschäft hinzufügt, einen Kontakt aufnimmt, eine Notiz abgibt oder den Status oder die Phase eines Leads oder Geschäfts ändert. Schließlich befinden sich Aufgaben und anstehende Termine auf der rechten Seite. überfällige aufgaben werden rot angezeigt. In diesem Video finden Sie Tipps zum Filtern von Inhalten und zum Anpassen Ihres Dashboards an Ihre speziellen Anforderungen.

Zweiter Schritt: Personalisieren von Benachrichtigungen

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Benachrichtigungen verwalten. In Base CRM gibt es drei verschiedene Arten von Benachrichtigungen: Standardbenachrichtigungen, personalisierte Benachrichtigungen und Webbenachrichtigungen.

Zu den voreingestellten Benachrichtigungen gehören Softwareaktivitäten, z. B. wenn Ihnen ein Interessent, ein Geschäft oder eine Aufgabe zugewiesen wurde, sowie Termin- und Aufgabenerinnerungen. Es gibt auch Systembenachrichtigungen, z. B. wenn ein Import oder Export abgeschlossen ist oder wenn ein neuer Lead aus einem Erfassungsformular erstellt wird. Für jede dieser Optionen können Sie eine Web-Benachrichtigung, eine E-Mail-Benachrichtigung oder Benachrichtigungen deaktivieren.

Benutzer können personalisierte Benachrichtigungen zu Leads, Kontakten und Deals erstellen. Für jeden wählen Sie zunächst einen Filter aus, z. B. Leads, die zu bestimmten Teams oder Benutzern gehören, oder einen Deal, der sich in einer bestimmten Phase befindet. Dann wählen Sie einen Auslöser. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Warnung erhalten, wenn eine Aufgabe zu einem neuen Geschäft hinzugefügt wird oder wenn die Phase eines Geschäfts in der Pipeline geändert wird. Benachrichtigungen können mehr als einen Auslöser haben. Sie können Web-, E-Mail- und Handy-Benachrichtigungen erhalten.

Benutzer, die sich für Base Voice angemeldet oder in einen anderen Business Voice-Dienstleister integriert haben, können sich für Webbenachrichtigungen über eingehende Anrufe und Textnachrichten anmelden. Base Voice enthält eine eindeutige Telefonnummer und protokolliert Anrufe und Nachrichten automatisch an Leads und Kontakte.

Dritter Schritt: Leads vs. Contacts

Wenn Sie CRM noch nicht kennen, kann es zu Verwirrung bei Leads und Kontakten kommen. In Base CRM ist ein Lead eine leitende Person, ein Unternehmen oder eine Geschäftschance, die noch nicht Teil der Vertriebspipeline ist. Dazu gehören Personen und Unternehmen, die Sie durch Networking entdeckt haben, mit denen Sie jedoch noch keinen Geschäftsabschluss getroffen haben. Bei Leads dreht sich alles um Potenzial. Sobald ein Interessent Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung zeigt, kann er in einen Kontakt umgewandelt werden. Ein Kontakt kann auch jemand sein, mit dem Sie in der Vergangenheit Geschäfte getätigt haben und der wahrscheinlich Wiederholungsgeschäfte anbietet.

Die Registerkarten Lead und Contact in Base CRM sehen ähnlich aus und funktionieren mit einer Vielzahl von Suchfiltern. Leads werden auf drei Arten kategorisiert: neu, funktionsfähig und nicht qualifiziert. Kontakte werden zwischen Interessenten und Kunden aufgeteilt. Kontakte können mit einem oder mehreren Deals verknüpft werden. Sie können sowohl für Leads als auch für Kontakte verwandte Aufgaben und Termine in ihrem Eintrag sowie die zugehörigen Dokumente anzeigen. Leads können in Kontakte konvertiert werden, diese Aktion kann jedoch nicht rückgängig gemacht werden.

Vierter Schritt: Erstellen und Verwalten von Deals

Angebote sind Verkaufschancen im Zusammenhang mit einem Lead oder Kontakt. Sie durchlaufen Ihre Verkaufspipeline, die Ihren Verkaufsprozess darstellt. Jede Pipeline endet in einer von drei geschlossenen Phasen: gewonnen, verloren oder nicht qualifiziert. Gewonnen und verloren sind selbsterklärend; Ein Geschäft als nicht qualifiziert zu markieren bedeutet, dass es keine vollständige Ablehnung war. Unqualifizierte Gründe können Timing, Budget, Umstrukturierung des Unternehmens oder andere Faktoren sein, auf die Sie keinen Einfluss haben. Mit diesen drei Eimern für Deals können Sie Ihren Erfolg leichter verfolgen und Ihr Verkaufsteam besser ansprechen.

Auf der Seite Deals können Sie sehen, wie viele Deals sich in jeder Phase der Pipeline befinden. Wie bei Leads und Kontakten können Sie auch Deals nach den von Ihnen verwendeten Feldern filtern. In einem Geschäftseintrag können Sie sehen, welcher Kontakt, Interessent oder welche Firma mit ihm verbunden ist, welche Aktivitäten in letzter Zeit ausgeführt wurden und wie hoch der prozentuale Wert und die Wahrscheinlichkeit sind. Alle damit verbundenen Aufgaben oder Termine werden ebenfalls angezeigt. Sie können hier auch die Phase des Deals ändern.

Fünfter Schritt: Anpassen Ihrer Vertriebspipelines

Vertriebspipelines bestehen aus Stufen. Base CRM verfügt über sechs sofort einsatzbereite Stufen. Sie können jedoch weitere hinzufügen oder alle löschen, die Sie nicht verwenden möchten. Sie können die Phasen auch entsprechend den Prozessen Ihres Unternehmens umbenennen und neu anordnen. Es gibt zwei Arten von Phasen: aktiv und geschlossen. Während Sie eine der drei geschlossenen Phasen umbenennen können, die standardmäßig gewonnen, verloren und nicht qualifiziert sind, können Sie sie löschen oder weitere hinzufügen.

Wenn Sie mehrere Vertriebspipelines haben, können Sie jede mit unterschiedlichen Phasen anpassen. Wenn Sie also sowohl Produkte als auch Dienstleistungen verkaufen, können Sie Pipelines haben, die zu jedem Prozess passen.

Schritt 6: Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern

Leads, Kontakte und Deals verfügen über eine Vielzahl von Standardfeldern, die jedoch nicht immer ausreichen. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzliche Informationen zu Ihren potenziellen Kunden sammeln und speichern, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind. Base CRM bietet eine Vielzahl von benutzerdefinierten Feldoptionen. Sie können Felder für eine einzelne Textzeile, einen Textabschnitt, ein Kontrollkästchen, ein Dropdown-Menü, ein Mehrfachauswahlmenü, ein Datum, eine E-Mail, eine Telefonnummer, eine Adresse und eine URL erstellen. Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Felder und für das Dropdown- und Mehrfachauswahlmenü bis zu 500 Optionen hinzufügen.

Schritt Sieben: Termine einplanen

Base CRM verfügt über eine Kalenderfunktion. Sie können auch einen oder mehrere Google-Kalender in Ihr Konto integrieren. Sie müssen einen Kalender als Standard auswählen. Dies ist der einzige Kalender, den Sie bearbeiten können. Termine aus nicht standardmäßigen Kalendern werden grau angezeigt. Wenn Sie einen Termin erstellen, können Sie ihn mit einem Lead, einem Geschäft oder einem Kontakt verknüpfen. Geben Sie einfach den Namen ein und Base CRM schlägt alle passenden Datensätze vor.

Diese Termine werden im Eintrag für den Lead, Kontakt oder Deal angezeigt. Durch das Speichern eines Termins wird dieser in Ihren Kalender aufgenommen und Einladungen an andere Teilnehmer gesendet. Sie können Ihr Firmenlogo hochladen, damit es in allen Einladungen angezeigt wird. Sie können Termine auch über die Lead-, Kontakt- oder Deal-Seiten hinzufügen. Wenn Sie einen Termin anzeigen, können Sie sehen, welche Teilnehmer Ihre Einladung angenommen und abgelehnt haben.

Schritt acht: Erstellen und Zuweisen von Aufgaben

In Base CRM sind alle Aufgaben mit Deals verknüpft. Sie können Aufgaben über die Registerkarte Kalender oder Aufgabe oder direkt über einen Lead-, Kontakt- oder Geschäftseintrag hinzufügen. Aufgaben haben Fristen und optionale Erinnerungen, die eine Woche, einen Tag, eine Stunde, 30 Minuten, 15 Minuten oder fünf Minuten vor dem Fälligkeitsdatum oder zum genauen Zeitpunkt des Fälligkeitsdatums gesendet werden können. Überfällige Aufgaben werden rot angezeigt. Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie sich selbst oder anderen Benutzern Aufgaben zuweisen.

Neunter Schritt: Integration Ihrer E-Mail

Base CRM verfügt über ein E-Mail-Tool, das sich jedoch auch in Google Mail und andere E-Mail-Anbieter integrieren lässt. Durch die Integration Ihres E-Mail-Kontos wird die Kommunikation mit Leads und Kontakten automatisch protokolliert, sodass Sie Zeit für wichtigere Arbeiten haben. Ihr E-Mail-Konto wird auf zwei Arten synchronisiert: E-Mails, die Sie in Base CRM senden, werden in Ihrem E-Mail-Client angezeigt und umgekehrt. Base CRM sendet Ihnen eine E-Mail, sobald die erste E-Mail-Synchronisierung abgeschlossen ist.

Ihre E-Mail ist in vier Ordner unterteilt: Posteingang, Nicht überwachte E-Mails, Gesendet und Archiviert. Ihr Posteingang enthält E-Mails, die mit Leads, Kontakten und Deals in Ihrem Konto verbunden sind. Nicht überwachte E-Mails sind solche, die nicht mit Ihrem Konto verknüpft sind. In diesem Ordner können Sie eine E-Mail als Lead oder Kontakt hinzufügen. Im Ordner "Gesendet" können Sie sehen, ob eine E-Mail angezeigt wurde und wie oft sie angezeigt wurde. Auf diese Weise können Sie Nachrichten identifizieren, die möglicherweise durch die Risse gefallen sind oder an eine falsche E-Mail-Adresse gegangen sind. Sie können Nachrichten löschen oder archivieren, sobald sie nicht mehr wichtig sind.

Schritt 10: Einrichten automatisierter Aktionen

Wenn Sie feststellen, dass Sie dieselbe Aufgabe immer wieder ausführen, können Sie sie dann automatisieren. Base CRM bietet mehrere Optionen zum automatischen Erstellen von Aufgaben basierend auf bestimmten Ereignissen. Sie müssen ein Benutzer auf Managerebene sein, der ein Kontoadministrator ist, um automatisierte Aktionen zu erstellen. Beispiele hierfür sind das Erstellen von Aufgaben, wenn ein Geschäft in eine neue Phase verschoben wird, oder das Aktualisieren eines benutzerdefinierten Felds, wenn ein neues Geschäft erstellt wird. Zunächst wählen Sie das Ereignis aus, das die Aktion auslösen soll. Mögliche Optionen: Wenn ein neuer Interessent erstellt wird, wenn ein neuer Kontakt erstellt wird, wenn ein Geschäft erstellt wird oder wenn ein Geschäft in eine andere Phase verschoben wird. Einige dieser Ereignisse verfügen über detailliertere Optionen, z. B. Filtern nach Unternehmen, Pipeline oder Geschäftsphase.

Als Nächstes legen Sie fest, wie die Aufgabe aussehen soll, weisen Sie sie einem Benutzer zu und fügen optional ein Fälligkeitsdatum hinzu. Sie können mehrere Aufgaben pro automatisierter Aktion erstellen.