Geschäftsbewertung von Accellion Kiteworks

Für Unternehmen, die mit großen Dateien arbeiten, die möglicherweise vertrauliche Informationen enthalten, kann das Teilen und Senden dieser Dateien eine Herausforderung sein. Das Anhängen in einer E-Mail funktioniert nicht, wenn der empfangende Mailserver die Dateien als zu groß ablehnt. Wenn sie sensible Gesundheitsakten oder proprietäre, vertrauliche Informationen enthalten, sind öffentliche Cloud-Speicherdienste ausgeschlossen. Das ist wo sichere verwaltete Dateiübertragung (MFT) -Dienste glänzen, indem sie Unternehmen eine sichere Möglichkeit bieten, Dateien einfach zu übertragen.

Accellion Kiteworks Business, das ab 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhältlich ist, bietet grundlegende Datenschutzfunktionen, Benutzerverwaltung und einige MDM-Funktionen (Mobile Device Management). Accellion Kiteworks Business kann nicht mit der Auswahl unserer Redaktion mithalten Citrix ShareFile Business zur einfacheren Handhabung oder zur Wahl unserer anderen Redakteure Globalscape EFT Cloud Services für umfangreiche Funktionen, aber es liefert solide Leistung zu einem vernünftigen Preis.

MFT-Dienste sind mehr als nur das Senden von Links zu großen Dateien Hightail (früher bekannt als YouSendIt). MFT-Dienste bieten auch mehr als nur die Speicherung von Dateien Box tut. Die MFT-Software verfügt über integrierte Tools zur Dateiverfolgung, mit denen Unternehmen verfolgen können, wohin die Dateien verschoben wurden und wer sie geöffnet hat. Außerdem können Unternehmen Grenzwerte festlegen, z. B. das Ablaufdatum und die Häufigkeit, mit der die Dateien heruntergeladen werden können. Accellion Kiteworks Business bietet ein Administrator-Dashboard, in dem alle hochgeladenen und auf das System heruntergeladenen Dateien sowie alle mit dem Konto verknüpften Benutzer angezeigt werden. Die Software bietet Berichte, die recht einfach sind, aber bei der Fehlerbehebung hilfreich sind (für Benutzer, die Probleme mit dem Dienst haben).

Accellion-Pakete und kostenlose Testversion

Accellion bietet drei verschiedene Kiteworks-Pläne an: Business, Enterprise und Enterprise Connect. Der Einstiegs-Business-Plan, der bei 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnt, ist auf fünf bis 500 Benutzer beschränkt. Jeder Benutzer erhält 1 TB Speicherplatz und jede Datei ist auf 2 GB beschränkt. Die Enterprise- und Enterprise Connect-Pläne haben benutzerdefinierte Preispläne, sodass Sie Accellion anrufen müssen, um genaue Preise zu erhalten. Diese beiden Pläne entfernen alle Dateigrößenbeschränkungen, Speicherkontingente oder Benutzerobergrenzen. Wenn Sie weniger als 500 Benutzer haben, aber eine Dateigröße von mehr als 2 GB benötigen (z. B. Mediendateien), kann sich Accellion Kiteworks als zu restriktiv - oder zu teuer - für Sie herausstellen.

Accellion bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion für den Enterprise-Plan an. Während der Testphase sind Sie jedoch auf nur fünf Benutzer beschränkt. Es gibt keine Dateigrößenbeschränkungen, aber das Speicherkontingent ist auf 1 TB begrenzt. Sie haben auch keinen Zugriff auf alle Funktionen der Testversion, verfügen jedoch über die Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Automatisierung, mobile Apps und die Integration in LDAP- (Lightweight Directory Access Protocol) und SSO-Tools (Single Sign-On). Für diesen Test habe ich mir die kostenlose Testversion von Enterprise angesehen. Diese Überprüfung konzentriert sich jedoch nur auf Funktionen, die im Geschäftsplan verfügbar sind. Für die kostenlose Testversion ist keine Kreditkarte erforderlich. So können Sie die Software ganz einfach testen und feststellen, ob sie Ihren Anforderungen entspricht.

Beim Business-Plan ist zu beachten, dass er rein cloudbasiert ist. Alle übertragenen Dateien werden auf öffentliche Cloud-Server hochgeladen und von diesen heruntergeladen. Der Enterprise-Plan bietet Ihnen die Möglichkeit, die Software vollständig vor Ort zu haben (ähnlich wie Linoma Software GoAnywhere MFT Standard funktioniert) in einer privaten Cloud mit einer virtuellen Appliance oder in einer Hybrid-Cloud, die die lokale und öffentliche Infrastruktur nutzt. Citrix ShareFile Business ermöglicht auch eine hybride Lösung, jedoch zu einem niedrigeren Preis als Kiteworks.

Accellion Kiteworks Business kann hilfreich sein, wenn viele Benutzer regelmäßig Dateien an Partner und Kunden außerhalb des Unternehmens senden. Um mit der kostenlosen Testversion zu beginnen, müssen Sie Accellion lediglich Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse mitteilen. Accellion sendet Ihnen dann die Links zur Admin-Oberfläche und zur Benutzeroberfläche (User Interface, UI) für die öffentliche Cloud zusammen mit einem Kennwort per E-Mail.

Sich im Accellion Kiteworks-Geschäft zurechtfinden

Wenn Sie sich zum ersten Mal beim Admin-Bereich anmelden, zeigt Accellion Kiteworks Business ein leeres Dashboard an. Es ist sehr einfach und in der Tat kann es ein wenig zu einfach sein. Ich habe immer erwartet, dass die Menüoptionen im linken Bereich angezeigt werden. Schließlich stellte ich fest, dass das Personensymbol oben für die Benutzerverwaltung, das Ordnersymbol für die Dateiverwaltung und das Kreisdiagrammsymbol für Berichte steht.

Lassen Sie uns nun ein wenig über die Berichte sprechen. Die Berichte zeigen Ihnen, wie viel Speicherplatz jeder Benutzer belegt. Dies ist praktisch, da Accellion den Speicherplatz einschränkt, wenn Sie sich im Business-Plan befinden. Sie können auch sehen, wie viele Dateien hochgeladen wurden. Das Aktivitätsprotokoll zeigt Informationen wie Anmeldeversuche an, damit Sie feststellen können, wann jemand das Spiel zum Erraten des Kennworts spielt, um in ein Konto einzubrechen. Es ist nicht hochgradig anpassbar, aber dennoch eine interessante Erkenntnis für den IT-Manager.

Als erstes habe ich einige Benutzer erstellt, die diese Plattform verwenden. Auf der Seite Benutzer wird nicht wie auf ShareFile zwischen Mitarbeitern und Kunden unterschieden. Ich habe nur alle Benutzer eingetragen, die regelmäßig auf Accellion Kiteworks Business zugreifen. Ich fand den Prozess viel einfacher als in Globalscape EFT Cloud Services oder Citrix ShareFile Business. Ich habe gerade die E-Mail-Adresse eingegeben und die Person als Benutzer (und nicht als Anwendungsadministrator) definiert. Sobald die Person im System erstellt wurde, konnte ich auf den Namen klicken und das Profil bei Bedarf so ändern, dass es nur ein Empfänger ist. Ich könnte auch Passwörter zurücksetzen, Benutzer sperren / löschen und Benutzerrichtlinien zuweisen.

Die Einfachheit hat jedoch einen Haken: Sie können keine granularen Zugriffskontrollen zuweisen. Bei Accellion Kiteworks Business dreht sich alles um Profile. Das System wird standardmäßig mit drei Profilen geliefert: Standard, Eingeschränkt und Empfänger. Sie können auch andere Profile mit unterschiedlichen Einschränkungen (z. B. Dateikontingent) erstellen.

Accellion Kiteworks Business verfügt über eine umfassende Active Directory- und LDAP-Integration, die jedoch auf die Enterprise- und Enterprise Connect-Pläne beschränkt ist. Für den Business-Plan sind die Kontrollen zu einfach. Wenn Sie Flexibilität bei der Benutzerzugriffskontrolle wünschen, ist Globalscape EFT Cloud Services eine weitaus bessere Option.

Accellion verschlüsselt alle Dateien während der Übertragung sowie in Ruhe auf seinen Servern. Unternehmensbenutzer haben die Möglichkeit, ihre eigenen Schlüssel zu verwalten, damit Accellion keinen Zugriff auf die Daten hat. Bis der Empfänger die Datei herunterlädt, werden die Dateien selbst nicht verschoben, sodass Sie sich nicht um Kopien der Dateien kümmern müssen, die auf Mailservern und anderen Zwischenstationen gespeichert sind.

Als Benutzer verbringen Sie den größten Teil Ihrer Zeit mit der Benutzeroberfläche, die sich grundlegend von der Admin-Oberfläche unterscheidet. Der Bildschirm sieht wie die meisten Dateimanager aus, mit einem Menü, einer Ordnerstruktur und dem Hauptfenster, in dem der gesamte Inhalt angezeigt wird. Die Sidebar ganz links ist ein Menü mit Optionen zum Anzeigen von "Alle Dateien", "Freigegebene Ordner", "Favoriten", "Letzte Aktivitäten" und "Mail". Die letzte Option, Fach verschieben, öffnet einen separaten Bereich, in dem die zu verschiebenden Dateien angezeigt werden. Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einen Ordner klicken, wird der Inhalt des Ordners im Hauptfenster angezeigt. Es ist intuitiv, weil die Leute daran gewöhnt sind, an solchen Schnittstellen zu arbeiten.

Freigeben von Dateien mit Accellion Kiteworks Business

Accellion Kiteworks Business fühlt sich beim Senden von Dateien wie Dropbox an. Wie bei den meisten MFT-Programmen werden die Dateien nach dem Hochladen auf den Cloud-Server nicht mehr verschoben. Um Dateien zu senden, erstellen Sie einen Ordner und weisen dem Ordner Benutzer zu. Sobald Sie Daten in dem Ordner gespeichert haben, sendet das System automatisch eine E-Mail an die Empfänger mit dem Link, in dem die Datei gespeichert ist. Solange Sie die Person zum Ordner hinzugefügt haben, erhält diese Person bei jedem Speichern eine Benachrichtigung. Es gibt keinen formellen Antwortmechanismus. Vorausgesetzt, der Benutzer verfügt über die richtigen Berechtigungen, kann er dem freigegebenen Ordner jedoch immer Dateien hinzufügen.

Accellion Kiteworks Business bietet ein Plug-In für Microsoft Outlook, mit dem E-Mails nahtlos gesendet werden können. Für die SharePoint-Integration benötigen Sie Accellion Kiteworks Enterprise. Für die Zusammenarbeit mit anderen Cloud-Anbietern oder SSO-Plattformen benötigen Sie Kiteworks Enterprise Connect. Ich hätte gerne gesehen, was Citrix ShareFile Business anbietet, wo der Link an den Benutzer gesendet wird, der ihn über den Ort informiert, an dem die Datei hochgeladen werden soll.

Support, Integrationen und Management

Accellion Kiteworks Business ist ein bisschen spät auf der MFT-Party, gleicht aber die Verspätung aus, indem es auf die mobile App achtet. Mit den Apps für Android, iOS und Windows Phone können Sie Dateien erstellen, Kopien mit dem Server und dem Gerät synchronisieren sowie Dateien senden und empfangen. MDM-Tools von MobileIron, Symantec und Good Technology sind über Accellion Kiteworks Business verfügbar, mit denen Geräte erkannt und Dateien mit dem Konto synchronisiert werden können. Wenn Sie später entscheiden, dass diese Geräte nicht mehr über die Dateien verfügen sollen, können Sie die Berechtigungen einfach widerrufen. Es gibt auch Konnektoren zu Speicherdiensten von Drittanbietern wie Google Drive, SharePoint, Box und Dropbox. Diese sind jedoch auf Enterprise Connect-Benutzer beschränkt. Es wäre schön gewesen, wenn diese Funktion im Business Plan so enthalten gewesen wäre, wie Citrix ShareFile Business sie anbietet.

Die Tatsache, dass Accellion keinen 24/7-Support anbot, war ein wenig enttäuschend, wenn man bedenkt, dass Citrix dies tut. Wenn Sie also nicht bis zum Morgen warten möchten, um Hilfe zu erhalten, ist Accellion Kiteworks Business frustrierend. Es gibt einen Online-Chat, aber als ich ihn nach Stunden anklickte, wurde mir mitgeteilt, dass er eine E-Mail an das Support-Team senden und ich später eine Antwort erhalten würde. Um fair zu sein, habe ich innerhalb von 12 Stunden eine Antwort erhalten. Es gibt auch eine gebührenfreie Telefonnummer, die aber auch nicht rund um die Uhr verfügbar ist. Es gibt eine Online-Dokumentation, aber das Tool ist so einfach, dass Sie es wirklich nicht benötigen. Trotzdem schien die Dokumentation im Vergleich zu anderen Diensten ein wenig zu fehlen.

Sicher und einfach mit Accellion Kiteworks Business teilen

Accellion berücksichtigt alle Sicherheitsaspekte für Business-Plan-Benutzer, bietet Unternehmen jedoch die Möglichkeit, ihre eigenen Verschlüsselungsschlüssel zu verwalten, um die Sicherheit zu erhöhen (im Enterprise-Plan). Im Vergleich zu den von unseren Redakteuren ausgewählten Globalscape EFT Cloud Services oder den lokalen Angeboten wie Linoma Software GoAnywhere MFT Standard unternimmt Accellion Kiteworks Business nur kleine Schritte. Wenn Sie nach einem Produkt suchen, das den Arbeitsablauf der Mitarbeiter nachahmt, ist Accellion Kiteworks Business eine gute Wahl. Es ist nicht so vielseitig wie das Citrix ShareFile Business oder die Globalscape EFT Cloud Services von Redakteuren, und einige Unternehmen stoßen möglicherweise auf die Anforderungen an die Dateigröße im Business Plan, aber insgesamt ist Accellion Kiteworks Business eine solide Leistungsträgerin und gut geeignet für die meisten Unternehmen.