4 Bei der Auswahl von Cloud Accounting-Software zu berücksichtigende Geschäftstrends

Selbst für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) kann die Auswahl einer neuen Cloud-Accounting-Plattform oder die Aktualisierung einer vorhandenen schwierig sein. Dies wird nicht nur dadurch erschwert, dass die unmittelbaren Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt werden müssen, sondern auch, weil Sie die Anforderungen vorwegnehmen müssen Zukunft auch. Hier sind vier wichtige Trends, nach denen Sie sich erkundigen sollten, wenn Sie mit potenziellen Anbietern sprechen.

Zunächst möchten Sie wissen, ob die Software, die Sie durchsuchen, maschinelles Lernen (ML) verwendet. Wie übersetzt sich diese ML dann in digitale Unterstützung über künstliche Intelligenz (KI)? Danach trifft der Kautschuk wirklich auf die Straße, auf der sich diese beiden ersten Trends und alle Ihre vorhandenen Daten überschneiden: Wie gut verarbeitet Ihr potenzielles Paket die Datenanalyse? Schließlich möchten Sie wissen, wie erweiterbar Ihre Software ist, wenn es darum geht, ihre Daten mit denen anderer Back-Office-Anwendungen zu integrieren. Dies kann vom digitalen Marketing bis zu Ihren POS-Systemen (Point of Sale) reichen.

Ich habe diese Trends mit einigen Unternehmen aus den Bereichen Cloud Accounting und Enterprise Resource Planning (ERP) erörtert, um herauszufinden, wie wichtig die einzelnen Unternehmen für die Erledigung Ihrer Aufgaben sind. Noch wichtiger ist, dass wir besprochen haben, wie wichtig beide für die zukünftige Leistung Ihrer Arbeit sind, wenn diese Trends zur Norm für Buchhaltungssoftware werden.

1. Maschinelles Lernen (ML)

In seiner grundlegendsten Form bezieht sich ML auf die Fähigkeit eines Softwaresystems, seine eigenen internen Algorithmen zu ändern, um die Leistung zu verbessern. Sie wissen, wie Facebook weiß, welche Freunde Sie markieren müssen, wenn Sie ein Foto veröffentlichen? Das liegt daran, dass Facebook Informationen aus all Ihren zuvor getaggten Posts erfasst hat. Hast du dir jemals einen Film angesehen, den Netflix dir empfohlen hat? Netflix hat diesen Film basierend auf Ihrer vorherigen Auswahl empfohlen.

Wie hängt das nun mit Buchhaltungssoftware zusammen? Nun, ML hilft dabei, beispielsweise Abrechnungen automatisch zu sortieren, Kontocodes zu empfehlen und sich wiederholende Datenplatzierungen vorzuschlagen. Noch wichtiger ist, dass die Software umso intelligenter wird, je weiter Sie Ihre Software verwenden und je mehr Vorschläge Ihre ML-Algorithmen akzeptieren oder ablehnen. Anstatt ML zum Empfangen von Empfehlungen und zum Sortieren von Informationen zu verwenden, schlägt Ihre Software mehrstufige Workflow-Automatisierungen vor.

"Maschinelles Lernen wird zu besseren Entscheidungen führen", sagte Jon Roskill, CEO des Unternehmens für Ressourcenplanung Acumatica. "Es wird auch die Produktivität steigern und genauere Kontrollen und mehr Einblicke in die Daten ermöglichen. Das Budget und die Prognosen basieren heute darauf, über lange Trendlinien nach hinten zu schauen, nicht auf jüngsten Entwicklungen und zukunftsweisenden Prognosen. Bessere Berichterstellung führt zu besseren Entscheidungen.""

Wenn das alles teuer klingt, mach dir keine Sorgen. Viele der größeren Unternehmen, die Buchhaltungssoftware einsetzen, setzen ML bereits in ihren Systemen ein. Es wird nicht mehr lange dauern, bis diese Technologie zur Norm für die Buchhaltungslösung der kleinsten Unternehmen wird.

"Wie bei vielen Innovationen bei Buchhaltungs- und Finanzsoftware dürften größere Unternehmen führend sein, wenn es darum geht, Lösungen zu entwickeln oder zu fordern, die irgendeine Form von maschinellem Lernen beinhalten", sagte Scott Davisson, Mitbegründer des kleinen Unternehmenssoftwareunternehmens Acclivity. "Von dort aus können Millionen von Kleinunternehmen diese Innovationen erben, wenn sie auf ihre Bedürfnisse / Anforderungen zutreffen. Kleinunternehmensinhaber sind jedoch in Bezug auf Innovationen im Bereich der Buchhaltungstechnologie nützlich. Mit anderen Worten, sie sind beschäftigt und ressourcenintensiv." In der Regel werden Lösungen eingesetzt, die einen greifbaren Nutzen zeigen. Es kann also einige Zeit dauern, bis sich das maschinelle Lernen auf den SMB-Bereich beschränkt. In diesem Fall bietet es wahrscheinlich entscheidende, quantifizierbare Vorteile."

2. Künstliche Intelligenz (KI)

Bevor wir uns mit den Auswirkungen der KI auf die Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen befassen, ist es wichtig, dass wir zwischen ML und KI unterscheiden. Obwohl beide Begriffe ähnlich sind, werden sie häufig synonym (und falsch) verwendet. Hier ist der grundlegende Unterschied zwischen beiden Begriffen: ML-Systeme verwenden Intelligenz, um die Leistung zu verbessern, indem sie Ihnen Empfehlungen und Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen anbieten, während Systeme, die KI verwenden, der Software Autonomie verleihen, um Aufgaben auszuführen und Entscheidungen ohne menschliches Versehen zu treffen. ML ist Netflix, das Filmempfehlungen macht. AI ist ein Auto, mit dem Sie zur Arbeit fahren, während Sie auf dem Rücksitz ein Nickerchen machen.

Okay, Sie fragen sich wahrscheinlich, wie ein selbstfahrendes Auto mit der SMB-Buchhaltung zusammenhängt. Gute Frage. Erinnern Sie sich an den vorherigen Abschnitt, als ich erwähnte, dass ML Eingaben empfehlen und vorschlagen würde? Was wäre, wenn Sie der Software vertrauen würden, dass sie Daten selbst eingibt, ohne Ihr Versehen zu erfordern?

"Künstliche Intelligenz wird weltliche Aufgaben automatisieren und es gibt keinen Mangel an weltlichen Aufgaben", sagte Roskill. "KI wird ein unendliches Maß an Geschwindigkeit und Genauigkeit bieten und Fehler und menschliches Versagen beseitigen, was zu einer besseren Genauigkeit führt."

Bestimmte Aufgaben, wie die Eingabe und Prüfung von Kosten, die Beantwortung grundlegender Kundenfragen sowie die Bewertung und Ablehnung von Krediten auf der Grundlage automatisierter Risikobewertungen, sind nur einige der vielen nützlichen Aspekte, die AI bereits für große Wirtschaftsprüfungsunternehmen von Bedeutung ist. Dieser Automatisierungsgrad wird jedoch in Kürze für Buchhaltungstools aller Größenordnungen gelten.

"Künstliche Intelligenz wird die Finanz- und Buchhaltungssoftware für eine neue Gruppe von Benutzern öffnen, die keine Buchhaltung sprechen müssen, um einen Einblick in das System zu erhalten", sagte Aaron Harris, CTO des Finanzmanagement-Softwareunternehmens Intacct. "Anbieter intelligenter Buchhaltungssoftware entwickeln ihre Interaktivität mit künstlicher Intelligenz unter Berücksichtigung der richtigen Benutzergruppe."

3. Daten und Analysen

Ein Schlüsselbereich, in dem sich KI, ML und Unmengen von Buchhaltungsdaten überschneiden, ist die Geschäftsanalyse. Und während Sie sicherlich ein Tool von Drittanbietern bereitstellen können, wie Editors 'Choice Winner Tableau: Um all diese unterschiedlichen Datensätze in umsetzbare Erkenntnisse zu zerlegen, sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, um zu untersuchen, was Ihre zentrale Buchhaltungsplattform in dieser Hinsicht alleine tut. In den letzten Jahren haben alle Arten von Geschäftsanwendungen, die für das Generieren oder Durchsuchen großer Datenmengen verantwortlich sind, die Datenanalyse als zentralen Mehrwert untersucht, und das Rechnungswesen ist keine Ausnahme.

Buchhaltungspakete konzentrieren sich in dieser Hinsicht auf mehrere Bereiche, insbesondere Prüfung und Risikobewertung sowie Aufdeckung von Betrug. Durch die Integration zusätzlicher Datenquellen aus anderen Apps in das Portfolio Ihres Unternehmens, wie z. B. Kundendaten aus Ihrem CRM-System (Customer Relationship Management), Sensordaten aus der Fertigung und Einkaufsdaten aus Ihren Supply Chain- und Bestandsverwaltungs-Apps, können Konten, die sich mit Datenanalyse auskennen, eingesetzt werden Bieten Sie tiefere Einblicke und mehr Transparenz darüber, wie Ihr Unternehmen wirklich funktioniert und wie Sie Geld verdienen.

Für Unternehmen, die Compliance-Bestimmungen unterliegen, kann der Trend, Datenanalysen zur Aufdeckung von Betrug einzusetzen, Unternehmen viel Geld sparen und gefährdete Kunden- und Partnerbeziehungen retten. Dank der Fortschritte bei der Datenvisualisierung und der Möglichkeit, Daten aus alternativen Quellen zu übernehmen, können einige Buchhaltungsanwendungen selbst die schwierigsten Probleme erkennen und feststellen, ob Betrug ein Faktor sein könnte.

4. Integrationen und Erweiterungen

Jeder, der Cloud-basierte Unternehmenssoftware verwendet, weiß, wie wichtig es ist, Datensätze von einem Tool zum anderen zu binden. Beispielsweise stammen Ihr Customer Relationship Management (CRM) und Ihre Marketing-Automatisierungssoftware möglicherweise von verschiedenen Anbietern, die unterschiedlichen Datensätze in den einzelnen Tools sind jedoch für die Benutzer beider Systeme relevant. Die Möglichkeit, Daten von einem System in ein anderes zu ziehen oder Workflows über beide Systeme hinweg zu verknüpfen, ohne über einen tiefgreifenden technologischen Hintergrund zu verfügen, erleichtert Ihnen das Leben und erleichtert Ihre Arbeit erheblich.

Davisson sagte, Flexibilität für Buchhaltungssoftware sei wichtig, weil sie es Kleinunternehmern ermögliche, als Softwareentwickler zu agieren. "Sie können ihre internen Bedürfnisse einschätzen, wo sie effizientere Workflows benötigen oder welche Apps welche Daten benötigen", sagte er. "Und sie können Lösungen implementieren, ohne teure, komplizierte Entwicklungsprojekte in Angriff zu nehmen."

Mit Tools wie IFTTT und Zapier können Sie nicht nur unterschiedliche Systeme zusammenführen, sondern auch komplexe Workflows über mehrere Systeme hinweg automatisieren - und dies mit minimaler technologischer Erfahrung. Ein hervorragendes Beispiel dafür, was Sie mit dem Kauf eines Buchhaltungssystems erreichen können, das in eines dieser Connector-Tools eingebunden werden kann, ist das Folgende: Wenn eine neue Transaktion in Ihrem System angemeldet ist, erstellt der Workflow eine Rechnung auf Zoho Invoice und sendet eine Benachrichtigung in Slack, erstellt eine Datenzeile in Google Sheets, sendet eine E-Mail an relevante Mitarbeiter und plant eine zukünftige Zahlung. Du hast die Idee.

"Flexibilität für Buchhaltungstools ist von größter Bedeutung", sagte Harris. "Selbst Verbraucher, die sich für Suiten entschieden haben, werden wahrscheinlich viele Lösungen einsetzen. Buchhaltungslösungen wie Intacct sind so konzipiert, dass sie den Zugriff auf mehr als nur Standardbuchhaltungsinformationen vorwegnehmen und Teil unternehmensweiter Geschäftsprozesse sind. Die Verbindung all dieser Systeme wird nicht nur ermöglichen Ein umfangreicherer Datensatz, aus dem Erkenntnisse gewonnen werden können, verringert auch die Datenlatenz."