Überprüfung und Bewertung zertifizieren

Problemloses Setup

Die Einrichtung für den Small Business Certify-Plan erfolgt in Selbstbedienung und über eine kostenlose 15-Tage-Testversion, ohne dass zunächst eine Kreditkarte gelöscht werden muss. Um dieses Produkt zu testen, habe ich eine Kombination aus einem vorkonfigurierten Zertifizierungskonto und einem Konto verwendet, das ich selbst eingerichtet habe, um die Konfiguration des Administratorkontos besser zu verstehen. Sobald mein Konto erstellt wurde, führte mich Certify sofort zu den verfügbaren Ressourcen, wo ich den Self-Service-Implementierungsleitfaden und einen Link zum Certify-Trainingslager fand. Dies waren großartige Ressourcen, die mich Schritt für Schritt durch den Onboarding-Prozess geführt haben. Der Einrichtungsprozess von Certify ist zwar nicht ganz so einfach wie der von Abacus, sollte jedoch keine Behinderung für Kunden mit technischen Kenntnissen darstellen.

Zunächst habe ich Abteilungen eingerichtet, da in Certify jeder Benutzer Mitglied einer Abteilung sein muss. Als Nächstes fügte ich erforderliche Kategorien hinzu und bestimmte dann Richtlinieneinstellungen, stellte die Meilensätze ein (Sie können einfach die neuesten IRS-Sätze verwenden, die automatisch hinzugefügt werden) und fügte Benutzer hinzu. Es gibt ein Video, in dem genau gezeigt wird, wie diese Aufgaben zu erledigen sind, wodurch das Einrichten im Service zum Kinderspiel wurde. Mobile Apps sind kostenlos und für Android, iOS, Windows Phone und sogar BlackBerry in den entsprechenden App Stores sowie auf der Certify-Website erhältlich. Das Unternehmen hat Setup und Onboarding mit einem Setup-Assistenten für neue Benutzer noch einfacher gemacht. Dazu gehört ein Bereich "Nächste Schritte", in dem Benutzer durch den Onboarding-Prozess geführt werden, um die Certify Mobile-App einzurichten, die direkte Einzahlung zu konfigurieren, Kreditkarten hinzuzufügen und die Schulungen und Tutorials im Certify Training Camp zu nutzen.

Über die Grundlagen hinausgehend

Der Support und die Ressourcen von Certify waren die besten und gründlichsten aller getesteten Produkte. Sie waren umfassender als die von Concur Expense oder ExpensePath.

Im Support-Bereich habe ich verschiedene Möglichkeiten gefunden, um Hilfe zu erhalten, darunter die E-Mail-Adresse meines Systemadministrators, eine Telefonnummer, unter der ich mit einem Live-Techniker sprechen kann (verfügbar 24/5), eine Knowledge Base und eine FAQ. Zum Vergleich: Abacus bietet über seinen Support-Link ein Suchfeld an.

Das webbasierte Dashboard wurde seit der letzten Überprüfung dieses Produkts überarbeitet und ist jetzt noch übersichtlicher als zuvor, sodass auf verschiedene Funktionen problemlos zugegriffen werden kann. Ich konnte auf meine Zertifizierungsbrieftasche zugreifen, in der alle ausstehenden Einnahmen und Ausgaben gespeichert sind. neue Einnahmen und Ausgaben per Handy, E-Mail, Upload und sogar Fax hinzufügen; Starten Sie einen neuen Bericht oder überprüfen Sie den Status bestehender Berichte. Verwenden Sie die ReportExecutive-Funktion, um Berichte automatisch zusammenzustellen und zu planen. Mit SpendSmart finden Sie großartige Restaurants, Hotels und andere Anbieter.

Die Mitarbeiterfeatures von Certify bieten nicht nur Standardfunktionen zur Kostenerfassung, sondern auch Funktionen wie die Erfassung von Belegen von Ihrer Smartphone-Kamera, die Speicherung von Belegen, Geolokalisierungsdienste und kostenlose mobile Apps. Die Admin-Funktionen umfassen typische Aufgaben wie die Steuerung des Genehmigungs-Routings, Rollen für mehrere Benutzer, die Integration persönlicher Kreditkarten, die Speicherung von Cloud-Belegen und die Integration der von mir getesteten SMB-Version in die Abrechnungssoftware Intuit QuickBooks Online Plus. Für Benutzer, die QuickBooks nicht verwenden, kann der Certify Professional-Plan in andere Kontoführungspakete integriert werden, darunter unter anderem Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite und SAP. Sie müssen jedoch mit Certify Integration Services zusammenarbeiten, um diese Verbindungen herzustellen. Mit NetSuite können Sie beispielsweise Elemente in NetSuite zuordnen und mit Datenfeldern in Certify synchronisieren. Diese Integration könnte mehr Transparenz für Ausgabenentscheidungen bieten. Möglich macht dies die Application Program Interface (API) von Certify.

Mit Certify können Sie Ihrem System Rückerstattungen für direkte Einzahlungen, die Integration von Unternehmenskarten, Rückerstattungen für Fremdwährungen, Mehrwährungsberichte und Echtzeitberichte hinzufügen. Sie können auch die täglichen Geschäftspendelkosten abziehen, indem Sie die Pendelentfernungskategorie in Ihren Spesenabrechnungen auswählen. Certify hat seine Berichterstellungsfunktionen seit unserer letzten Überprüfung durch die Möglichkeit erweitert, Unternehmens-Dashboards als PDF-Dateien zu drucken sowie neue Ansichten für Ausgabenrichtlinienberichte, Druckaktualisierungen von Berichten und eine neue Spalte für das verarbeitete Datum zu "Meine Ausgabenberichte" hinzuzufügen. Ein weiteres nützliches Feature ist die Möglichkeit von Certify, auf einer festgelegten Zeitachse einen Berichtsentwurf zu erstellen, den das Management überprüfen kann.

Die Anwendung speichert alle vorhandenen Kundendaten für die erforderlichen sieben Jahre. Trennt sich ein Kunde jedoch von Certify, werden alle Daten nach 90 Tagen entfernt. Der Cloud-Belegspeicher ist in allen Zertifizierungsplänen enthalten. Für zusätzliche Sicherheit bietet Certify auch einen Opt-In-Service, mit dem Kunden eine Kopie der monatlichen Daten herunterladen können, die 25 US-Dollar pro Monat kostet.

Die Sicherheit für alle Certify-Pläne ist umfassend: Sie verwenden Symantec Secure Sockets Layer (SSL) -Zertifikate und führen wöchentliche Verisign-Schwachstellenbewertungstests durch. Das Unternehmen arbeitet bei der vierteljährlichen und jährlichen PCI-Compliance-Zertifizierung mit ControlScan zusammen und verwendet Rackspace SSAE 16-zertifizierte Rechenzentren. Certify bietet auch eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API) für tiefere Integrationen.

OCR-Magie

Die Android-App ist eine der besten, die ich je erlebt habe, und eine der genauesten. Auf der Hauptseite können Sie entweder ein Foto von einer Quittung aufnehmen oder eine Ausgabe manuell eingeben. Wenn Sie sich für den Empfang entscheiden, werden Sie aufgefordert, eine Bildauflösung zwischen hoch, mittel oder niedrig auszuwählen. Sie können auch ein zuvor fotografiertes Bild aus der Galerie Ihres Telefons abrufen. Sobald Sie das Foto aufgenommen haben, können Sie es akzeptieren oder ablehnen (leider fehlen in der Android-Version die Bereinigungsoptionen, die die iOS-App bietet). Sie werden dann zur Seite "Enter Expense" (Kosten eingeben) weitergeleitet, und eine Schaltfläche zum automatischen Ausfüllen liest die Quittung mithilfe der mit dem Warenzeichen versehenen ReceiptParse-Technologie in wenigen Sekunden. Sie können dann die gewünschten Korrekturen vornehmen. Mit einem Bereinigungsassistenten können Sie alle Ausgaben überprüfen, die aus irgendeinem Grund beachtet werden müssen, z. B. diejenigen, die über die zulässigen Ausgaben hinausgehen. So können Sie später böse Überraschungen vermeiden. Certify ist auch direkt in verschiedene Anbieter wie Uber integriert.

Nachdem Sie Ihre Belege eingegeben haben, müssen Sie zum Hauptbildschirm zurückkehren und diese manuell über eine Schaltfläche in der oberen linken Ecke synchronisieren.

Nachdem alle Ihre Einnahmen oder Ausgaben eingegeben wurden, können Sie einen neuen Bericht erstellen, prüfen, ob eine der Ausgaben gegen Regeln verstößt, und den Bericht dann senden. Wenn Sie mehr als eine Person haben, die Ihre Ausgaben genehmigen kann, können Sie die Person auswählen, an die Sie sie senden möchten. Sie können es dann einreichen, nachdem Sie einen Bildschirm durchlaufen haben, in dem Sie aufgefordert werden, einige der Stellen zu bewerten, die in Ihrer Spesenabrechnung aufgeführt sind (in meinem Fall zum Beispiel Staples und Dunkin Donuts).

Mithilfe der anderen Schaltflächen auf dem Hauptbildschirm können Sie alle Anfragen zu Ihren laufenden Ausgaben abrufen und beantworten. Außerdem können Sie die Reise-App von Certify zum Buchen von Flügen, Hotels, Mietwagen usw. verwenden.

Alles in allem ist Certify ein äußerst umfassendes Produkt zur Kostenerfassung, das sich für eine KMU-Umgebung eignet und mit Unternehmensunterstützung zur Verfügung steht, wenn das KMU bereit ist. Das Produkt vereint auf hervorragende Weise die Anforderungen von Administratoren und Finanzdienstleistern mit dem Bedürfnis eines Mobilbenutzers nach einer durchgängigen und einfachen Kostenabrechnung. Von den Produkten, die ich getestet habe, ist Certify mit Rydoo für die Wahl unserer Redakteure als die Spesenverfolgungssoftware mit den meisten Angeboten für KMU verbunden.