Organisieren Sie sich: 5 Gründe, warum Ihr Posteingang nicht Ihre Aufgabenliste ist

Ich liebe es, Leute zu fragen, wie sie Office-E-Mails verwenden, um den Unterschied zwischen der Verwendung von E-Mails, ihrer effizientesten Verwendung und der tatsächlichen Verwendung zu verstehen.

Auf die Frage fassen viele Leute ihre E-Mail-Verwaltungstechniken stolz so zusammen: "Mein E-Mail-Posteingang ist meine To-Do-Liste!"

Sie denken normalerweise, dass dies ein geniales System ist, aber es lässt mich zusammenzucken. Ich schlage vor Entsetzen zurück, als ich diese wohlmeinende, aber letztendlich ruinöse Aussage höre. (Meine körperliche Reaktion ist nicht ideal, wenn ich das Gespräch fortsetzen möchte.)

Der gesamte Zweck dieses Artikels besteht darin, Sie davon zu überzeugen, dass Ihr E-Mail-Posteingang nicht Ihre Aufgabenliste sein sollte. Es gibt bessere und effizientere Möglichkeiten, um E-Mails zu verwenden - oder besser, um an E-Mails zu denken.

Hoffentlich wird dieser Artikel Sie überzeugen, Ihre Wege zu ändern. In der Kolumne der nächsten Woche (schauen Sie sich jeden Montag die neuesten Informationen in dieser Get Organized-Reihe an) werde ich die andere Seite der Gleichung besprechen: Wie erstelle ich eine intelligentere Aufgabenliste? Lesen Sie auch die Kolumne der letzten Woche mit 11 Tipps zum Verwalten von E-Mails.

Wofür ist E-Mail?

"E-Mail" ist kein genau beschreibender Name mehr für die Softwareanwendungen und -dienste, die wir zum Versenden von E-Mails verwenden. Sie machen so viel mehr als das. Mit all den Möglichkeiten und Funktionen von E-Mail - die Möglichkeit, Anhänge zu senden (lebensverändernd!), Integrierte Adressbücher, Planungs- und Erinnerungsfunktionen, öffentliche und private Kalender - ist es ein Wunder, dass wir sie immer noch "E-Mail" nennen.

Bei der organisationsübergreifenden Kommunikation funktioniert E-Mail hervorragend. Sie haben eine Aufzeichnung von Gesprächen, die alle mit Zeit- und Datumsstempel versehen sind und nahezu sofort und sicher zugestellt werden. Mit E-Mail können Sie die Arbeit in Ihrem eigenen Tempo erledigen und die Antworten nach Belieben priorisieren.

Bei organisationsinternen (dh organisationsinternen) Kommunikationen ist die E-Mail möglicherweise veraltet und befindet sich sogar auf dem Weg in die Leichenhalle (siehe "Ist die E-Mail tot?"). Wir verfügen jetzt über ein breiteres Sortiment an Tools, mit denen wir dieselben Endziele erreichen können, jedoch auf effizientere und nützlichere Weise. Beispiele hierfür sind Instant Messaging-Apps, soziale Unternehmensnetzwerke und Projektmanagement-Portale (wie Basecamp). Manche Leute vergessen, dass Telefone und persönliche Begegnungen oft auch das beste Kommunikationsmittel für bestimmte Aufgaben sind.

E-Mail hat sicherlich seinen Platz, aber viele Leute nutzen es, um Aufgaben zu erledigen, die von einer anderen Lösung profitieren würden. E-Mails sollten für die Kommunikation verwendet werden, für die ein Papierpfad erforderlich ist, insbesondere für organisationsübergreifende Nachrichten. Die Apps und Funktionen in E-Mails, wie Kalender und Zeitplanung, sollten wie vorgesehen verwendet werden. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste in Ihrem E-Mail-Programm behalten möchten, gibt es wahrscheinlich ein Tool dafür (in Outlook heißt es beispielsweise Aufgaben). Im Posteingang wurde jedoch nicht angegeben, welche Aufgaben Sie täglich erledigen müssen. Hier einige Gründe:

Gründe, warum Ihr Posteingang nicht Ihre To-Do-Liste sein sollte

1. Keine Kontrolle über eingehende Artikel.

Eine Aufgabenliste enthält nur Elemente, die Sie darauf abgelegt haben. Ihr Posteingang ist dagegen wie ein Auslauf ohne Zapfen. Sie haben keine Kontrolle über eingehende Elemente, außer sie einzeln zu betrachten und zu löschen - eine äußerst ineffiziente Methode, um eine Aufgabenliste zu erstellen. Nachrichten erscheinen zu jeder Tageszeit. Sie können von jedem stammen, unabhängig von der Hierarchie, die Ihre eigentliche Aufgabenliste bestimmt. Und wahrscheinlich spiegelt nur ein Bruchteil davon wider, was Sie tun müssen.

2. Unbekannte Aufgaben.

Fragen Sie sich für das kleine Stück Posteingangsmaterial, das tatsächlich Dinge widerspiegelt, die auf Ihrer Aufgabenliste stehen sollten: Beschreibt die Betreffzeile genau, was Sie tun müssen? In vielen Fällen haben andere Personen die Betreffzeile verfasst, die möglicherweise nicht die Nachricht selbst widerspiegelt, geschweige denn den Teil der Nachricht, der Sie betrifft. Mit einer geeigneten Aufgabenliste verwenden Sie Ihre eigene Sprache, um wichtige Informationen schnell zu vermitteln. Eine gut geschriebene To-Do-Liste ist eine, die Sie in ein oder zwei Sekunden scannen können und genau wissen, was zu tun ist. Nur Sie können so schreiben, dass Informationen so schnell an sich selbst weitergegeben werden.

3. Zu lang.

Ich weiß, dass ich diesen Punkt gerade ausgeführt habe, aber es lohnt sich zu wiederholen: Eine gut geschriebene To-Do-Liste ist eine, die Sie in ein oder zwei Sekunden scannen können und genau wissen, was zu tun ist. Ich würde $ 50 wetten, dass ich bei PCMag keine einzige Person mit einem E-Mail-Posteingang finden kann, der Informationen auf einen Blick vermittelt.

Mach dir nichts vor. Wir alle haben Nachrichten in unserem Posteingang, die uns an Aufgaben erinnern, die wir gerne erledigen würden, aber nicht erledigen würden. Und das ist okay. Diese Elemente gehören jedoch nicht zu einer Aufgabenliste.

4. Fehlende Tools zur Priorisierung und Festlegung von Fristen.

Rote Ausrufezeichen, Flaggen, Sterne, Farbblasen - E-Mail-Programme bieten in der Regel eine Reihe von Tools zum Markieren wichtiger Nachrichten. In einigen Anwendungen können Sie sogar ein "Antwortdatum bis" zuordnen, z. B. "Heute", "Morgen" oder "Diese Woche". Verwenden Sie diese Funktionen, um sich daran zu erinnern, mit Personen zu kommunizieren, jedoch nicht als Prioritätsmarkierungen oder feste Fälligkeitstermine für bestimmte Aufgaben. Wie bereits erwähnt, werden Sie in Betreffzeilen nie durchgehend darüber informiert, was Sie tun müssen, und das Hinzufügen von Flags liefert nicht die gleichen wertvollen Informationen, die in einer Aufgabenliste enthalten sind. Eine gute Aufgabenliste ordnet Aufgaben nach Priorität und verwendet Fristen.

5. Verhindert, dass Ihre E-Mail eine E-Mail ist.

Ich hoffe, ich habe Sie größtenteils davon überzeugt, dass der Versuch, Ihren Posteingang so zu optimieren, dass er wie eine Aufgabenliste funktioniert, zu einer sehr schlechten Aufgabenliste führt. Erraten Sie, was? Es schafft auch einen sehr schlechten Posteingang, so dass Sie jetzt zwei Ineffizienzen! Wenn Sie versuchen, Ihren Posteingang so zu manipulieren, dass er als Aufgabenliste fungiert, können Sie zwischen den Vorgängen wechseln. So könnte es passieren: Sortieren Sie den Posteingang auf eine Weise, um die zu erledigenden Aufgaben mit hoher Priorität zu ermitteln. einen neuen Nachrichtenfluss erkennen; unterbrochen werden; Resort den Posteingang; Überprüfe die neue Mail. entscheiden Sie, dass es nicht auf Sie zutrifft; wieder durch Fahnen oder Sterne zurückgreifen; versuche dich zu erinnern, wo du auf der To-Do-Liste warst…

Denken Sie daran, wenn Ihr E-Mail-Programm über eine integrierte App oder Funktion für Aufgabenlisten verfügt, können Sie diese verwenden!

E-Mail ist E-Mail

Behalten Sie Ihren E-Mail-Posteingang als E-Mail-Posteingang und nicht als Aufgabenliste bei, und Sie werden viel effizienter. Die Chancen stehen gut, dass auch Ihr Arbeitsleben ein bisschen glücklicher wird. In der Get Organized-Spalte der nächsten Woche werde ich detaillierter erläutern, was eine gute Aufgabenliste ausmacht, wie sie verwendet wird und welche Tools den Prozess der Verwaltung einer Aufgabenliste in hohem Maße automatisieren.