Organisieren Sie sich: Verwenden Sie den VIP-Posteingang auf iOS

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie leiden unter einer Überlastung der E-Mails. Du bist im Unkraut in deinem Posteingang. Wichtige Nachrichten gehen häufig im Gewirr von Listserv-Digests, zusammenfassenden Aktualisierungen von sozialen Netzwerken und Threads von Freunden zu den sozialen Plänen der nächsten Woche verloren. Eine der schnellsten und einfachsten Lösungen für iOS-Benutzer ist die Verwendung der VIP-Funktion in der Mail-App.

Nun, ich sage nicht, dass es die beste Lösung ist oder eine, die für alle funktioniert - im Gegenteil. Der VIP-Posteingang wird Ihre E-Mail-Probleme nur dann lindern, wenn Sie bestimmte Kriterien erfüllen (etwas später beschrieben).

Generell denke ich, dass der Weg, um die E-Mail-Überlastung wirklich zu lösen, darin besteht, Gewohnheiten zu entwickeln, die Ihnen helfen, Tag für Tag den Überblick über Ihre Nachrichten zu behalten. (Ich habe mindestens 11 solcher Tipps zum Verwalten von E-Mails durch konsistentes Verhalten.) Mit einer App oder Funktion können Sie sich jedoch manchmal wieder über Wasser halten. Dies müssen Sie tun, bevor Sie bessere Alltagsgewohnheiten entwickeln können.

Was ist der VIP-Posteingang?

Der VIP-Posteingang ist eine Funktion in der Mail-App auf iPhone, iPad, iPad mini und iPod touch. Alle Posteingangsnachrichten von Personen, die Sie als "sehr wichtig" markieren, werden in einem speziellen Bereich sortiert. Es werden keine Ihrer E-Mails verschoben. Stattdessen werden nur wichtige E-Mails in einem separaten Posteingang hervorgehoben, damit sie leichter zu sehen sind und nicht unter weniger wichtigen Dingen verloren gehen.

Der VIP-Posteingang enthält auch Benachrichtigungseinstellungen, sodass Sie einen benutzerdefinierten Ton hören und visuelle Benachrichtigungen erhalten können, wenn neue Nachrichten von sehr wichtigen Personen in Ihren Posteingang gelangen.

Wie funktioniert der VIP-Posteingang?

Der VIP-Posteingang hebt Nachrichten von wichtigen Personen lediglich hervor, indem er sie in einer separaten Ansicht darstellt. Es werden keine Nachrichten verschoben. Es werden keine Duplikate von Nachrichten erstellt. Stellen Sie sich vor, Sie fügen jeder E-Mail von einer sehr wichtigen Person, die sich in Ihrem Posteingang befindet, automatisch einen "VIP" -Tag hinzu und zeigen dann nur die getaggten Nachrichten im VIP-Posteingang an.

So richten Sie einen VIP-Posteingang ein

Auf iPhones und iPads ist die Mail-App bereits mit einem VIP-Posteingang ausgestattet. Zum Aktivieren müssen Sie lediglich Personen als "sehr wichtige Personen" kennzeichnen.

1. Tippen Sie in der Mail-App auf das Symbol des blauen Kreises mit dem weißen Pfeil nach rechts.

2. Tippen Sie auf "VIP hinzufügen", und Sie werden zu Ihrer Kontaktliste weitergeleitet. Sie können jeden Kontakt auswählen, dessen Name in schwarzer Schrift angezeigt wird. Grauer Text zeigt an, dass Sie keine E-Mail-Adresse für diese Person haben (oder die Person ist bereits als VIP markiert).

3. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von VIPs fertig sind, können Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche "VIP-Benachrichtigungen" anpassen. Diese Schaltfläche ist eine Verknüpfung zu Ihren VIP-Benachrichtigungseinstellungen. Sie können auch auf folgende Weise dorthin gelangen:

Einstellungen> Benachrichtigungen> Mail> VIP.

Hier können Sie akustische und visuelle Warnungen aktivieren, die Sie über den Eingang neuer VIP-E-Mails informieren.

So nutzen Sie den VIP-Posteingang optimal

Ich denke, es gibt zwei Möglichkeiten, den VIP-Posteingang optimal zu nutzen.

Markieren Sie zunächst nicht mehr als sechs Personen als VIPs. Wenn Sie zu viele VIPs haben, wird der Zweck völlig zunichte gemacht.

Zweitens können Sie damit die Spreu in Ihren aktuellen unordentlichen Posteingängen vom Weizen trennen. Wenn Sie den VIP-Posteingang aktivieren, werden vorhandene Nachrichten in Ihren Posteingängen sowie neue eingehende Nachrichten durchsucht. Wenn Sie Hunderte von Nachrichten in Ihren verschiedenen Posteingängen haben, aber nur E-Mails von Ihrer Mutter, Ihrem Chef und Ihrem Lebensgefährten sehen möchten, müssen Sie nur diese drei Personen als VIPs markieren, und Ihr iPhone oder iPad wird es tun tauchen nur ihre Botschaften in Sekunden auf.

Es ist wichtig zu beachten, dass der VIP-Posteingang nur Ihre Posteingangsnachrichten durchsucht, dies jedoch für alle in der Mail-App eingerichteten E-Mail-Konten. Es werden jedoch keine E-Mails angezeigt, die in Archiven oder anderen Ordnern gespeichert sind. Das ist wichtig zu wissen. Es ist keine direkte Suchfunktion.

Ist der VIP-Posteingang für Sie?

Die Verwendung des VIP-Posteingangs kann hilfreich sein, wenn Sie die folgenden Kriterien erfüllen:

• Die Anzahl der Nachrichten in Ihrem Posteingang - aber nicht unbedingt in Ihren E-Mail-Konten insgesamt - ist überwältigend
• Sie verpassen häufig wichtige E-Mails von einer Handvoll ausgewählter Personen
• Im Moment müssen Sie überprüfen, ob Sie wichtige E-Mails von einer Handvoll ausgewählter Personen verpasst haben
• Sie legen keine Nachrichten in anderen Ordnern ab (einschließlich "Snoozing" oder Ablegen von Nachrichten mit der Mailbox-App)
• Sie benötigen einen schnellen Weg, um Ihre Posteingangserfahrung zu verbessern, da es derzeit eine solche Katastrophe gibt, dass es unmöglich ist, andere Schritte zur Schaffung eines organisierten Systems zur Verwaltung Ihrer E-Mails zu unternehmen.

Das Herzstück des VIP-Posteingangs ist die Unterteilung. Meine organisatorischen Gewohnheiten drehen sich hauptsächlich um unterschiedliche Arten der Unterteilung von Informationen, sodass ich mich nur auf das konzentrieren kann, was ich sehen muss. Das ist ein großer Grund, warum ich denke, dass die VIP-Funktion für die richtige Art von Benutzer wertvoll sein kann.

Zusätzliche Ressourcen

Wenn die oben genannten Punkte Sie oder Ihre Anforderungen nicht wirklich beschreiben, können Sie alternativ SaneBox (ab 6 USD pro Monat mit einer kostenlosen 14-tägigen Testversion) verwenden, um einen unordentlichen Posteingang durch eine andere Sortierung und Unterteilung schnell wiederzugewinnen.. SaneBox bereinigt Ihren Posteingang grundsätzlich so, dass er nur Nachrichten von Personen enthält, mit denen Sie zuvor korrespondiert haben. Alle anderen Nachrichten werden in einen neuen Ordner verschoben, den Sie regelmäßig überprüfen müssen, damit der Dienst wirksam wird.

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• 11 Tipps zum Verwalten von E-Mails
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