Microsoft Office-Benutzer werden ai, wissen es aber möglicherweise nicht

In den letzten Jahren hat Microsoft Office 365 stillschweigend um eine Reihe von Funktionen für künstliche Intelligenz (KI) erweitert. Ich gehe jedoch davon aus, dass die meisten Office-Benutzer diese Funktionen entweder nicht kennen oder für selbstverständlich halten.

Bei der letztjährigen Ignite-Konferenz habe ich eine Reihe neuer KI-Funktionen gesehen, darunter bemerkenswerte neue Funktionen für PowerPoint und Outlook. Aber in diesem Jahr wurden viele dieser Funktionen vertieft und eine Reihe neuer Tools hinzugefügt, von denen einige auf der jüngsten Inspire-Konferenz und andere erst in dieser Woche angekündigt wurden.

Kirk Gregersen, Leiter des Programmmanagementteams von Office, erklärte, dass das Ziel des Teams darin bestehe, "dem Produkt Intelligenz in einer Weise hinzuzufügen, die Benutzer nicht verstehen müssen, um davon zu profitieren". Dies beinhaltet die Verwendung einer Vielzahl von Informationen, die das Unternehmen in Form seines "Wissensdiagramms" hat - sämtlicher Informationen, die Sie in Dokumenten und E-Mails speichern, einschließlich der Informationen, die einige Unternehmen Microsoft zur Verfügung gestellt haben - sowie die Nutzung beider Wolke und die KI-Erfahrung. "Ohne den Wechsel in die Cloud könnten wir nicht das tun, was wir tun", erklärte Gregersen. Viele dieser Konzepte gibt es seit den 1980er oder 90er Jahren, aber ohne all diese Daten wären sie nicht möglich ist jetzt in der Wolke.

Gregersen sagte, das Produktteam arbeite jetzt eng mit Microsoft Research zusammen, angeführt vom Executive Vice President von Artificial Intelligence & Research, Harry Shum, wie es in der Vergangenheit nicht möglich gewesen sei. Gregersen bezeichnete diese neuen KI-Funktionen als "Geschenke von Harrys Organisation" und sagte, sie hätten Szenarien ermöglicht, die sich die Produktteams seit Jahren vorgestellt hatten.

Einige der neuen Funktionen sind ziemlich offensichtlich, z. B. der "fokussierte" Posteingang in Outlook, während andere weniger auffällig sind. (Beachten Sie erneut, dass noch nicht jeder Benutzer über alle diese Funktionen verfügt. Die Update-Richtlinien werden am Ende dieses Beitrags noch einmal aufgeführt.)

Wort packt Schreibstil an

In den letzten Monaten hat Word eine Reihe neuer Korrekturhilfen hinzugefügt. Die Funktionen für Rechtschreibung und Grammatik wurden erheblich verbessert und sehen deutlich anders aus.

Zu den Änderungen zählen Vorschläge, die zum Teil auf dem Kontext-Ranking basieren, und eine Funktion zum Vorlesen, die Sehbehinderten helfen soll.

Am offensichtlichsten ist das neue "goldene Kringel", das Stiländerungen in Ihren Dokumenten vorschlägt. Mit jeder neuen monatlichen Veröffentlichung werden weitere dieser Funktionen hinzugefügt. Diese reichen von allgemeinen Stilkritiken bis hin zur Unterstützung bei der Verwendung einer umfassenderen Sprache, z. B. bei der Identifizierung geschlechtsspezifischer Begriffe oder Begriffe mit unterschiedlichen geopolitischen Bedeutungen. Viele davon sind derzeit standardmäßig deaktiviert, sodass Benutzer möglicherweise nicht wissen, dass sie vorhanden sind. (Diese Einstellungen werden unter "Datei", "Optionen", "Korrektur" und "Schreibstil" aufgelistet, wie in der folgenden Grafik dargestellt.) Sie sind interessante und möglicherweise recht nützliche Werkzeuge.

Gregersen sagte, dies stelle eine Verwendung von KI dar, bei der es um etwas geht, das ausschließlich auf Regeln basiert, und das Kontextbewusstsein erhöht. In Zukunft werde es einfacher sein, zu sehen, wie dies in LinkedIn-Lebensläufen verwendet und personalisiert werden könnte, sodass Sie bestimmte Stilprobleme ignorieren könnten.

PowerPoint verwandelt Text in Präsentationen

Viele der interessantesten Features betreffen PowerPoint. Im vergangenen Jahr hat Microsoft eine neue Option namens Designer vorgestellt, mit der PowerPoint eine Vielzahl von Folien aufnehmen kann, die Sie haben, und die Ihnen je nach Inhalt Alternativen für verschiedene Designs zeigt.

In neuen Versionen hat Designer die Bildanalyse im Hintergrund verbessert. Auf diese Weise können hervorstechende Bereiche eines Fotos erkannt werden, z. B. Gesichtserkennung (damit Gesichter nicht ausgeschnitten werden) oder das Extrahieren von Farben zur Ermittlung der Farbton für den Rest einer Präsentation. Darüber hinaus verfolgt das Unternehmen, welche Designs die Nutzer auswählen, und verwendet einen ähnlichen Ranking-Algorithmus wie die Bing-Suchmaschine, um die am besten geeigneten Auswahlmöglichkeiten vorzuschlagen.

Meine neue Lieblingsfunktion besteht darin, den von Ihnen eingegebenen Text automatisch in einen visuellen Text umzuwandeln oder eine Reihe von Schritten in einem Prozess einzugeben und diesen in einen visuellen Prozessablauf umzuwandeln. Dies wurde im letzten Jahr vorgestellt (unter dem Namen "SmartArts") und das Unternehmen hat es im Laufe der Zeit aktualisiert.

In ähnlicher Weise verwandelt eine andere neue Funktion eine Liste mit Aufzählungszeichen mit Datumsangaben in eine Zeitleiste, und es ist ziemlich cool. Es war lange möglich, solche Grafiken in PowerPoint zu erstellen, aber es war zeitaufwändig und erforderte ein wenig künstlerische Sensibilität. Diese Funktion macht es viel einfacher.

Darüber hinaus hat PowerPoint im letzten Jahr eine Funktion namens "Schnellstart" hinzugefügt, die sich hauptsächlich an Schüler richtet. Wenn Sie ein Thema eingeben, wird eine grundlegende Gliederung einer Präsentation für Sie erstellt, wobei Informationen und Bilder aus dem Web verwendet werden, die unter "Creative" verfügbar sind Unterlizenz. Auch diese Funktion wurde verbessert.

Das vielleicht auffälligste neue Feature ist jedoch die Möglichkeit, eine Präsentation in Echtzeit in eine andere Sprache zu übersetzen. Presentation Translator wurde zum ersten Mal in der Keynote der diesjährigen Build-Konferenz vorgeführt und sieht ziemlich beeindruckend aus.

Dies ist ein Add-In für PowerPoint, mit dem Sie Ihre Präsentation in einer Sprache halten können, das Publikum sie jedoch in einer anderen Sprache durch Untertitel verfolgen kann. Der Übersetzer arbeitet derzeit in zehn Sprachen und kann Untertitel in etwa 60 Sprachen anzeigen. Es ist auch für die Zugänglichkeit konzipiert, um gehörlosen oder hörgeschädigten Menschen im Publikum zu helfen. Übersetzer läuft gegen einen Microservice in der Cloud.

Zu den weiteren interessanten Funktionen in diesem Sinne gehört die Option, Alternativtext zu generieren, der ein Bild aufnimmt und gegen einen Mikrodienst ausführt, damit auch sehbehinderte Personen mitlesen können. Dieses Konzept gibt es schon seit einiger Zeit, aber die jüngsten Ergänzungen verwenden mehr Trainingsdaten und -bilder des Unternehmens. Laut Gregersen hat sich die Erkennungsrate gegenüber den von professionellen Benutzern verwendeten Bildtypen um 30 Prozent verbessert.

Andere Werkzeuge

Im vergangenen Herbst kündigte Microsoft MyAnalytics an, ein Tool, mit dem Sie Ihren Kalender und Ihre E-Mails analysieren und feststellen können, wie viel Zeit Sie für die Übermittlung von E-Mails auf all Ihren Geräten aufgewendet haben und wie Sie diese E-Mails verarbeiten. Derzeit steht diese Funktion nur Unternehmenskunden mit der High-End-E5-Lizenz zur Verfügung.

Zeitplan aktualisieren

Ob Einzelpersonen die verschiedenen Funktionen sehen, die ich teilweise beschrieben habe, hängt davon ab, welche Version von Office 365 sie verwenden. Verbraucher und KMU-Kunden (Office 365 Business) erhalten standardmäßig den aktuellen Kanal mit monatlichen Updates. Unternehmenskunden (Office 365 ProPlus und höher) befinden sich standardmäßig auf dem zurückgestellten Kanal. Bis vor kurzem erhielten Unternehmenskunden in der Regel dreimal im Jahr Updates. Microsoft hat kürzlich angekündigt, diese zwei Mal im Jahr (für März und September) zu veröffentlichen. Solche Kunden sehen neue Funktionen daher in der Regel erst 6 bis 12 Monate nach dem Verbraucher. Wie Gregersen erklärte, möchten Unternehmenskunden mehr Zeit zum Trainieren, Aktualisieren, Planen und Testen von Apps auf Kompatibilität. Er stellte jedoch fest, dass sich einige Unternehmenskunden für die aktuelle Branche entscheiden.

Michael J. Miller ist Chief Information Officer bei Ziff Brothers Investments, einer privaten Investmentfirma. Miller, von 1991 bis 2005 Chefredakteur des PC-Magazins , verfasst diesen Blog für PCMag.com , um seine Gedanken zu PC-Produkten mitzuteilen . In diesem Blog wird keine Anlageberatung angeboten. Alle Pflichten sind ausgeschlossen. Miller arbeitet separat für eine private Wertpapierfirma, die jederzeit in Unternehmen investieren kann, deren Produkte in diesem Blog diskutiert werden, und es wird keine Offenlegung von Wertpapiertransaktionen vorgenommen.