Bamboohr umsetzen, Schritt für Schritt

BambooHR ist die Wahl unserer Redaktion für Personalmanagementsysteme. Es verfügt über eine wunderschöne und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, eine offene Anwendungsprogrammierschnittstelle (API), mit der Sie das Tool auf Software von Drittanbietern ausweiten können, und eine Vielzahl von Zusatzmodulen, wie z. Bewerber-Tracking (AT) und Gehaltsabrechnung, mit denen Sie HR-Daten über herkömmliche Felder hinaus erweitern können.

Wenn Sie unseren Testbericht zu BambooHR gelesen haben und wissen möchten, wie Ihr Unternehmen das System in den ersten vier bis sechs Wochen einsetzen wird, können Sie sich darauf verlassen: Wir haben alles für Sie. Wir haben mit dem Unternehmen gesprochen, um Ihnen eine grundlegende Vorlage für den Implementierungsprozess zu geben.

Beachten Sie, dass BambooHR über zwei Arten von Implementierungsservices verfügt. Kunden mit mehr als 16 Mitarbeitern haben die Möglichkeit, ein Implementierungspaket zu erwerben. Dieses Paket bietet einen benutzerdefinierten Preis, der bei 700 USD beginnt und sich je nach Anzahl der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen in das System einbinden möchte, auf mehrere Tausend USD erhöht. Dies ist ein geführter Prozess von vier bis sechs Wochen, auf den wir näher eingehen werden.

Für Unternehmen mit maximal 15 Mitarbeitern bietet BambooHR keinen vollständigen Implementierungsservice. Stattdessen bietet das Unternehmen ein Schnellstartprogramm an, das im Wesentlichen eine Self-Service-gesteuerte Implementierung ist. Dazu gehören vier Webinare, in denen die Funktionen und relevanten Themen des Tools erläutert werden, sowie Follow-up-E-Mails mit interaktiven Handbüchern. Das Schnellstart-Programm kostet 199 US-Dollar, aber wenn Sie das Programm in drei Wochen abschließen, erhalten Sie ein Guthaben von 49 US-Dollar.

Erste Schritte (eine Woche)

Wenn Sie sich in Abstimmung mit BambooHR für eine Implementierung entschieden haben, wandeln Sie Ihr Testkonto zunächst in ein brandneues, sauberes Konto um. Dies löscht alle Ihre Test- und Demo-Daten und leitet Sie zu einer Implementierungsumfrage weiter. Sie klicken auf die Registerkarte Erste Schritte. Hier werden Sie aufgefordert, Unternehmensinformationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen des Unternehmens und die primären Kontaktdaten einzugeben. Außerdem werden Ihnen bestimmte Implementierungsfragen gestellt, z. B. wann Sie den Mitarbeiterzugriff aktivieren möchten, ob Sie Mitarbeiter-IDs verwenden oder nicht, Dienste von Drittanbietern, die Sie mit dem System verbinden möchten, und welche Module Sie möchten aktivieren Sie. Weitere interessante Felder sind, ob Ihr System ausländische Datenvorschriften für internationale Mitarbeiter berücksichtigen muss oder nicht und welche Konflikte Sie möglicherweise daran hindern, die Integration innerhalb der nächsten vier Wochen abzuschließen. Sie können in dieser Umfrage auch benutzerdefinierte Felder zu Ihrem System hinzufügen. Halten Sie daher eine Liste bereit, wenn Sie mit der Implementierung des Systems beginnen möchten.

Nach Abschluss der Umfrage sehen Sie ein Foto des Projektmanagers, der Sie durch diesen Prozess führt, sowie einen groben Zeitplan, wie der Implementierungsprozess aussehen wird, sobald BambooHR Ihre Daten empfangen und eingegeben hat. Wenn Sie bereit sind, senden Sie Ihre Mitarbeiter- und Firmendaten an Ihren Projektmanager. Die Daten können als CSV-Datei oder über ein beliebiges gängiges Tabellenformat gesendet werden (es kann sich jedoch nicht um eine Text- oder PDF-Datei handeln). Wenn Sie bereits ein HR-System verwenden, können Sie Ihre Daten exportieren und direkt an den Implementierungsspezialisten von BambooHR senden.

Sobald Ihre Daten empfangen und in BambooHR eingegeben wurden, können Sie Ihren ersten Anruf bei einem Projektmanager tätigen. Während dieses Aufrufs überprüfen Sie die Daten in Ihrem System und besprechen den gesamten Implementierungsprozess von Anfang bis Ende. Ihr Projektmanager lässt Sie sich dann für das Getting Started-Webinar registrieren.

Das Getting Started-Webinar bietet einen allgemeinen Überblick über die grundlegenden Funktionen von BambooHR. Admin-Benutzer erfahren, wie sie in ihrem BambooHR-Konto navigieren, was auf der Homepage verfügbar ist und wie sie Daten über den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters hinweg verwalten, von der Einstellung bis zur Kündigung. Eine einfache Einführung in die Zugriffsebenen und Berichte der Mitarbeiter wird ebenfalls gegeben. Sie werden in diesem Webinar nichts sehr Kompliziertes lernen. Stattdessen sollen Sie sich auf Ihren nächsten Anruf bei Ihrem Projektmanager vorbereiten, in dem Sie lernen, wie Sie das System für Ihre speziellen Anforderungen einsetzen.

Die Grundlagen (3 Tage)

Die erste wichtige Lektion, die Ihr Projektmanager Ihnen beibringt, ist die Verwendung von Berichten in Ihrem System. Er oder sie führt eine Liste mit Standardberichten aus, einschließlich Hinzufügungen und Kündigungen, Geschlechterprofilen, Mitarbeiterzahlen und Mitarbeiterumsatzberichten. Sie klicken einfach auf den Namen eines Berichts und sehen die Daten in grafischer Form. Sie können auch benutzerdefinierte Berichte basierend auf in BambooHR aktiven Datenfeldern hinzufügen.

Als Nächstes richten Sie die Zugriffsebenen für alle Mitarbeiter ein. Welche Informationen sehen Mitarbeiter über sich selbst? Was werden sie über andere Mitarbeiter sehen? Welche Änderungen am System oder seinen Profilen können sie im System vornehmen? Werden sie in der Lage sein, Informationen zu zusätzlichen Modulen oder nur zum Standard-HR-Tool hinzuzufügen?

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie Unternehmensankündigungen erstellen. Dies ist ein sehr einfacher, textbasierter Editor, mit dem Sie Nachrichten und Updates für alle Mitarbeiter auf der Hauptseite des BambooHR-Dashboards veröffentlichen können. Zusätzlich zum Text können Sie Bilder und Links hinzufügen.

Nach Unternehmensankündigungen führt Sie Ihr Projektmanager durch die Verwaltung von Daten in Mitarbeiterprofilen. Hier finden Sie heraus, welche Informationen Mitarbeiter eingeben sollen, um vollständige Profile mit leicht zugänglichen Daten zu erhalten. Sie finden dort beispielsweise Felder mit Notfallkontaktinformationen. Der Projektmanager führt Sie ebenfalls durch die Hilfe. Dort finden Sie interaktive Anleitungen, auf die Sie Ihre Mitarbeiter verweisen können, wenn sie Hilfe bei der Verwendung des Systems benötigen, aber niemanden stören möchten.

Erweiterte Funktionen (2 Wochen)

Als nächstes schickt Sie Ihr Projektmanager mit einem Auftrag nach Hause. Wie bindet Ihr Unternehmen neue Mitarbeiter ein? Welche Aufgaben müssen erledigt werden, wenn jemand neues in Ihr Unternehmen kommt? Sie senden diese an Ihren Projektmanager. Er oder sie wird sie in das System eingeben. Als Nächstes führt er Sie durch die Bereiche AT, Mieten, Einsteigen und Aussteigen des Systems. Im AT-System erfahren Sie, wie Sie neue Stellenangebote erstellen, Angebotsschreiben verfassen und jemanden an Bord nehmen, der ein Angebotsschreiben unterzeichnet hat. Auf dieser Seite werden die von Ihnen übermittelten Onboarding-Aufgaben angezeigt. Dazu gehören wahrscheinlich Aufgaben wie Orientierungshandbücher, Dokumente, die abgeschlossen werden müssen, und die IT-Einrichtung.

Der nächste Schritt wird mehr Hausaufgaben machen. Sie müssen ein Dokument erstellen, in dem die Richtlinien für die Freistellung Ihres Unternehmens aufgeführt sind. Wie viele Urlaubstage fallen beispielsweise pro Woche für eine Person im Unternehmen an? Wie sieht die Abschlussstruktur für die Freistellung von Personen aus, die länger als ein Jahr im Unternehmen sind? Wie viele Krankheitstage hat jeder Mensch? Das Implementierungsteam übernimmt die Richtlinien und Typen für Ihr Unternehmen und baut sie in das System ein, sodass sie abhängig von den Rückstellungen automatisch aktualisiert werden. Bei Ihrem nächsten Anruf führt Sie Ihr Projektmanager durch diese Seiten und bittet Sie, zu überprüfen, ob alle Richtlinien korrekt eingerichtet sind.

Anschließend hilft er Ihnen beim Einrichten des Workflow-Prozesses für Abwesenheitsanträge (dh wer kann Anträge für wen genehmigen). Anschließend zeigt er oder sie Ihnen, wie Sie Betriebsferien einrichten, damit Ihre Mitarbeiter nicht auf der Uhr sind, sondern für Tage, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist, nicht angedockt werden. Sie geben dies selbst ein, nachdem der Anruf beendet ist. Als nächstes müssen Sie die harten Daten senden. Zum Beispiel: "John hat 20 Urlaubstage pro Jahr angesammelt und berichtet an Jim." BambooHR weist dann jedem Mitarbeiter im System die richtige Freistellungsrichtlinie zu.

Als Nächstes senden Sie Ihre Informationen zu Vorteilen an BambooHR. Sie senden die Pläne, die Ihr Unternehmen verwendet, und die Gruppen von Mitarbeitern, die Zugriff auf diese Pläne haben. Dies umfasst Kranken-, Alters- und Lebensversicherungspläne. BambooHR gibt diese Pläne in die Software ein. Sie können sich auf einen Anruf verlassen, um sicherzustellen, dass alle Pläne im System korrekt sind und mit den richtigen Mitarbeitergruppen verknüpft sind. Sobald dies erledigt ist, senden Sie die harten Daten darüber, welche Mitarbeiter an welchen Plänen beteiligt sind, welche Mitarbeiter Abhängige hinzugefügt haben und welche Mitarbeiter auf die Deckung verzichtet haben.

Als Nächstes zeigt Ihnen Ihr Projektmanager, wie Sie Mitarbeiterschulungen zum System hinzufügen. Dazu gehören Ihre Standard-Orientierungs-Fragebögen und Unternehmensbelästigungs-Quiz. Wenn Sie auf "Training hinzufügen" klicken, können Sie Ihren Schulungsunterlagen einen Link oder eine Datei hinzufügen, damit die Mitarbeiter in BambooHR auf die Dokumente zugreifen können. Hier können Sie programmieren, für wen die einzelnen Schulungen erforderlich sind (dh für alle Mitarbeiter oder nur für Vertriebsmitarbeiter). Er oder sie zeigt Ihnen auch, wo Sie wiederkehrende Schulungen und Schulungstermine einrichten können. Anschließend senden Sie dem Projektmanager Hard-Daten, aus denen hervorgeht, welche Mitarbeiter bereits Schulungen abgeschlossen haben, welche Mitarbeiter noch Schulungen schulden und mit welchen anderen vorhandenen Schulungsdaten Sie weiterarbeiten möchten.

Rollout vorbereiten (3 Tage)

Sie haben noch einen Anruf bei Ihrem Projektmanager. Du wirst alles ein letztes Mal durchlaufen. Ihr Projektmanager führt Sie durch die Kontaktaufnahme mit dem Kundensupport. Sobald Sie alle Ihre Fragen gestellt haben und sich sicher fühlen, dass Sie selbstständig im System arbeiten können, wird Ihr Projektmanager die Implementierung als abgeschlossen markieren. Sie werden zu einer Umfrage weitergeleitet, in der Sie Ihre Meinung zum gesamten Implementierungsprozess äußern können. Nach Abschluss der Umfrage werden Sie zu Ihrem brandneuen BambooHR-Dashboard weitergeleitet.