Brancheneinblick: Wohin geht das Dokumentenmanagement?

Mithilfe von Dokumentenmanagement-Tools (DM) können Geschäftsbenutzer nicht nur Dateien bearbeiten, sondern auch die Erstellung von Inhalten transformieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und insgesamt ein besser organisiertes Geschäft führen. Diese Tools, die häufig PDF-Dateien nutzen, sind so allgegenwärtig, dass Sie wahrscheinlich das DM-Management in Ihrem täglichen Arbeitsleben verwenden, ohne sich viel Gedanken darüber zu machen. Dennoch entwickelt sich das Feld ständig weiter und wird ständig modernisiert.

Wir haben kürzlich mit Eugene Xiong, dem Gründer, gesprochen und Der Vorsitzende von Foxit Software Inc. erläutert, wie sich die Wettbewerbslandschaft bei der PDF-Technologie verändert und welche Herausforderungen Unternehmen bei dieser allgegenwärtigen Technologie noch immer haben. In unserer Diskussion behandelten wir die aktuelle Richtung von DM und einige Vorhersagen über intelligente Merkmale im Raum.

PCMag (PCM): Wo sehen Sie den DM-Raum in den nächsten 18 Monaten insgesamt?

Eugene Xiong (EX): Eine Sache sehen wir speziell DM konzentriert sich zunehmend darauf, dem einzelnen Dokument ein neues Identitätsgefühl zu verleihen. Mit den heutigen Standard-DM-Systemen ist ein vollständiger digitaler Workflow nur schwer möglich. Manchmal müssen Sie die Datei vom System herunterladen und dann mit einem anderen Tool verarbeiten. In diesem Fall befindet sich dieses Dokument vollständig außerhalb der Kontrolle des Dokumentensystems.

Vor einigen Jahren haben wir eine Technologie entwickelt, die wir nennen ConnectedPDF . Die Grundidee war, dass, wenn wir die in das Dokument eingebetteten Verbindungen nutzen, die Datei mehr Bedeutung erhält. Connected PDF funktioniert folgendermaßen: Sobald ein Dokument freigegeben wurde, kann der Ersteller verfolgen, wer es erhalten hat, was er damit gemacht hat und wann die Aufgaben erledigt wurden. Es bietet auch starke Zugriffskontrollen für einzelne Benutzer. Dies geschieht alles in Echtzeit. Sie können PDF-Berechtigungen auch nach dem Versenden der Datei konfigurieren.

Hier wurde uns klar, dass es in der sich verändernden Landschaft des DM-Bereichs darum geht, Unternehmen mehr Kontrolle über ihr PDF zu verschaffen und es lebendiger zu machen als ein Standarddokument. Ich denke, in der Zukunft, innerhalb des von Ihnen genannten Zeitrahmens, innerhalb von ein oder zwei Jahren, werden DM-Systeme den Fokus verschieben auf zu das Dokument selbst. Dies wird der Trend sein, anstatt nur unterschiedliche Systeme zu haben, die nicht zusammenarbeiten. Das ist es, was wir hoffentlich versuchen: das Dokument in einen freieren Raum zu heben, der auf offenen Standards und auch Cloud-Diensten basiert. Wir bauen eine Cloud, die alle verschiedenen Dokumente miteinander verbindet.

PCM: Welche Technologien werden DM in Zukunft beeinflussen? Sehen Sie den PDF-Bereich, in dem Funktionen für künstliche Intelligenz (KI) implementiert sind?

EX: Ich glaube nicht, dass es richtig passt. Das sind viele unstrukturierte Daten in PDF. Wenn Sie nur alle möglichen PDF-Dateien in eine AI-Engine einfügen, werden keine aussagekräftigen Ergebnisse erzielt. Wir versuchen, das Dokument tatsächlich ein wenig besser zu verstehen. Ausgehend von der Erstellung der Datei weisen wir dem Dokument eine ID zu. Auf diese Weise kann das Dokument an verschiedene Orte transportiert werden und verstehen, was die Benutzer in Bezug auf die Datei tun. Sobald wir über genügend Daten zum Dokument verfügen, können wir uns mit der Anwendung von AI befassen, indem wir uns einige der strukturierteren Daten ansehen. Das wird generieren viel aussagekräftigeres Ergebnis.

Dokumente selbst enthalten sogenannte unstrukturierte Daten. Es ist sehr schwierig, Daten auf zuverlässige und konsistente Weise aus so etwas wie einem PDF-Whitepaper zu extrahieren. Ich denke, es ist heutzutage sehr einfach, die KI in deiner zu fördern Produkt weil es sehr aufregende Technologie ist. Die Wahrheit ist, dass Dokumente nur für den menschlichen Verzehr bestimmt waren. Sie haben eine Menge unstrukturierter Daten, die die aktuelle KI-Technologie einfach nicht effektiv entziffern kann. Vor diesem Hintergrund werden weitere Initiativen zum Extrahieren strukturierter Daten (z. B. Preisinformationen, Titel und Namen) auf den Weg gebracht, die Benutzern und Managern eine aussagekräftigere Dokumentintelligenz ermöglichen. Es wird eine viel größere Hilfe in Bezug auf die Produktivitätssteigerung für Wissensarbeiter darstellen.

PCM: Woran sollten kleine bis mittelständische Unternehmen denken, wenn es um DM geht?

EX: Das ist eine gute Frage, und kleine Unternehmen müssen sich intensiv mit DM befassen. Foxit selbst ist kein großes Unternehmen. Wir sind selbst noch ein KMU. Und selbst dann sehen wir immer noch riesige Mengen an Informationen, die innerhalb unserer Organisation und zwischen uns und anderen Unternehmen ausgetauscht werden. Die Antwort darauf besteht darin, eine vollständige Dokumentenlösung zu erstellen, die cloudbasiert und webbasiert ist.

Viele kleine Unternehmen haben möglicherweise Angst, wenn sie über DM sprechen. Sie müssen viel Geld bezahlen und auch viel Aufwand betreiben, um sie bereitzustellen, zu konfigurieren und zu warten diese Art von DM-Systemen. Wir sehen, dass in naher Zukunft viele Anbieter, darunter auch wir bei Foxit, eine Komplettlösung anbieten werden - nicht nur ein DM-System, sondern auch Tools zur Dokumentation der Produktivität. Wir haben eine benutzerfreundliche, browserbasierte PDF-Version, die wie jedes andere Produkt alle Anpassungsfunktionen bietet, jedoch keine zusätzliche Installation erfordert. Kleinere Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, leichtere und sinnvollere Lösungen für ihre PDF-Vorgänge zu entwickeln.