Wenn ich überprüfe & bewerte

Smartphones sind zu einer Verlängerung des Lebens der Menschen geworden, sowohl zu Hause als auch bei der Arbeit. Dies hat tiefgreifende Auswirkungen darauf, wie Ingenieure Software erstellen, insbesondere Software für die Personaleinsatzplanung und die Schichtplanung wie When I Work. Ab 9 US-Dollar pro Monat für einen Standort und bis zu fünf Benutzer ist When I Work ein mobiles Tool, das auf Telefonen gut aussieht und funktioniert. Es verfügt über eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche. und spielt über offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) gut mit anderer Personalverwaltungssoftware (HR). Es ist nicht die billigste Planungsoption, und es fehlen einige potenziell wichtige Funktionen wie die Prognose, die es hinter dem Gewinner der Redaktionsauswahl, Deputy, zurückhält. Mehrere zeitsparende Funktionen und eine Fülle von Schulungen und Support machen es jedoch für einige Unternehmen den Preis wert.

Jeder, der jemals Schichten für ein Geschäft, ein Restaurant oder eine Fabrik planen musste, weiß, dass dies sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Plattformen wie When I Work zielen darauf ab, dies zu minimieren, einschließlich der Zeit, die für die Einrichtung erforderlich ist. Die Plattform bietet mehrere Möglichkeiten zum Hinzufügen von Mitarbeitern und eine Vielzahl von Optionen zum Erstellen von Tages-, Wochen- und Monatsplänen.

Melden Sie sich auf Systemadministrator- oder Manager-Ebene an, und Sie sehen das Haupt-Dashboard der Plattform, in dem eine Handvoll vorkonfigurierter Widgets angezeigt werden, die den Zeitplan des Tages, Anwesenheitsbenachrichtigungen und andere Aktionen anzeigen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. die aktuelle Lohnperiode und wie hoch die geschätzten Arbeitskosten im Vergleich zu den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden sind. Symbole für die Hauptfunktionen des Dienstes werden von links nach rechts oben angezeigt, einschließlich eines Glockensymbols für Benachrichtigungen.

Um neue Mitarbeiter einzubeziehen, wählen Sie im Werkzeugsymbol in der Hauptnavigationsleiste "Mitarbeiter"> "Mitarbeiter hinzufügen" und geben Sie ein Minimum an Kontaktinformationen ein. Klicken Sie dann unten auf die grüne Schaltfläche "Mitarbeiter hinzufügen", um der Person eine Einladung zur Anmeldung zu senden. Wenn sich der Mitarbeiter zum ersten Mal anmeldet, wird er angewiesen, fehlende Informationen einzugeben, einschließlich eines Fotos, der Gesamtstunden, die er in einer Woche arbeiten möchte, und ob er Termin- und andere Benachrichtigungen per E-Mail oder per E-Mail erhalten möchte die mobile App der Plattform. Manager können auch neue Mitarbeiter hinzufügen, indem Sie in der Hauptnavigationsleiste auf die grüne Schaltfläche "Mitarbeiter einladen" klicken, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer eines neuen Mitarbeiters eingeben und auf "Hinzufügen" klicken, um ihm eine Einladung zur Installation der App zu senden und seine auszufüllen Information. Neue Konten können auch Informationen für vorhandenes Personal aus Microsoft Excel-Arbeitsblättern hochladen oder Mitarbeiterdaten aus Square, einem Kreditkarten-Prozessor und POS-Service (Point-of-Sale) abrufen.

Den Mitarbeitern Macht über Zeitpläne geben

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, geben Unternehmen in einigen Branchen Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne, und When I Work leistet einen guten Beitrag dazu, selbst Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Smartphones dafür zu verwenden. In der App wählen die Mitarbeiter "Verfügbarkeit eingeben"> "Verfügbarkeit einrichten" und verwenden ein Kalenderraster, um anzuzeigen, wann sie arbeiten können. Ziehen Sie ein grünes "Daumen hoch" -Symbol über Tage und Stunden, an denen sie verfügbar sind, und ein rotes "Daumen runter". Symbol über die Zeiten sind sie nicht. Sie können sogar angeben, wann sie normalerweise nachts schlafen, damit das System die Alarme während dieser Stunden stummschaltet.

Systemadministratoren können die Einstellungen für "Wenn ich arbeite" so konfigurieren, dass Mitarbeiter nach offenen Schichten greifen können, für die sie qualifiziert sind, um zu arbeiten, Schichten fallen zu lassen oder Schichten mit anderen Mitarbeitern zu tauschen - alles mit oder ohne Zustimmung eines Managers. Um Schichten zu tauschen, wählen die Mitarbeiter "Mein Zeitplan", klicken auf die Schicht, die sie tauschen möchten, und wählen dann Schichtdetails> Schicht tauschen. Der Bildschirm zeigt dann alle Mitarbeiter an, mit denen sie je nach Qualifikation und Verfügbarkeit wechseln können, und lässt die Person sogar die Auswahl der Personen aufheben, von denen sie den Tausch nicht anbieten möchten. Sie können dann eine Nachricht hinzufügen und auf "Senden" klicken. Swap-Angebote werden als Push-Benachrichtigungen auf den Handys der eingeladenen Personen angezeigt. Die Mitarbeiter können auch ihre Schichten aufteilen und einen Teil einer geplanten Schicht einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Das Unternehmen hat die Software kürzlich um Chat-Funktionen erweitert, mit denen Benutzer in Echtzeit kommunizieren können, bevor Schichtwechselanforderungen gesendet werden.

Scheduling

Neue Konten müssen zunächst auf Einstellungen> Positionen klicken, um die Namen aller Jobtypen im Unternehmen einzugeben. Diese können farblich gekennzeichnet werden, damit sie im Zeitplanraster leichter nachverfolgt werden können. Verwenden Sie Einstellungen> Standorte, um Standorte einzugeben. Hierbei kann es sich um separate physische Standorte oder verschiedene Arbeitsbereiche oder Abteilungen in einem einzigen Betrieb handeln. Dies ist eine praktische Funktion für Unternehmen, die unterschiedliche Scheduler für unterschiedliche Abteilungen verwenden. Sobald Mitarbeiter-, Job- und Standortinformationen festgelegt sind, ist es Zeit, einen Zeitplan zu erstellen.

Das Scheduler-Modul der Plattform kann so konfiguriert werden, dass ein täglicher, wöchentlicher und (je nach erworbenem Servicelevel) monatlicher Kalender für einen bestimmten Standort angezeigt wird. Alle Mitarbeiter, die mit diesem Standort verbunden sind, werden links angezeigt, und Tage oder Uhrzeiten werden ganz oben angezeigt. Auf diese Weise wird ein Raster offener Zellen erstellt, das die möglichen Arbeitsstunden einer Person darstellt. Erstellen Sie Schichten, indem Sie in eine offene Zelle doppelklicken. Daraufhin wird ein Popup-Informationsfeld für diesen Mitarbeiter geöffnet, in dem angezeigt wird, für welche Schicht er in diesem Zeitraum qualifiziert ist und ob er verfügbar ist. Wenn Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeiten, erkennt das System, ob sie bereits einer Schicht an einem anderen Standort zugeordnet sind. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die angezeigten Schichten, und die Schicht wird automatisch in den Kalender geladen. Dort wird sie unter einem diagonalen grauen Bildschirm angezeigt, um anzuzeigen, dass sie noch nicht veröffentlicht wurde.

Im Popup-Fenster können Sie auch eine benutzerdefinierte Schicht erstellen, eine bezahlte oder unbezahlte Pause hinzufügen und eine Notiz hinterlassen (z. B. "Bitte reinigen Sie die Toiletten, bevor Ihre Schicht beendet ist."). Sobald ein Zeitplan festgelegt wurde, klicken Sie auf "Veröffentlichen und benachrichtigen", um den Zeitplan zu veröffentlichen und auszuwählen, wer benachrichtigt werden soll. Wenn der Zeitplan offene Schichten enthält, erhalten Mitarbeiter, die als berechtigt und arbeitsbereit eingestuft wurden, eine Warnung. Je nachdem, wie Sie das System eingerichtet haben, können Sie bei Interesse mehrerer Personen je nach Dienstalter oder je nach Verfügbarkeit entscheiden, wer die Schicht erhält.

Sobald Sie eine Schicht erstellt haben, können Sie diese als Schichtvorlage speichern. Dies ist eine gute Verknüpfung für Unternehmen, die regelmäßig die gleichen Schichten besetzen. Es gibt zwei Möglichkeiten, auf gespeicherte Schichten zuzugreifen. Eine Möglichkeit besteht darin, Einstellungen> Schichtvorlagen auszuwählen, um alle gespeicherten Schichten anzuzeigen, die dem Zeitplan hinzugefügt werden können. Die zweite Möglichkeit besteht darin, auf das Schraubenschlüsselsymbol in der oberen rechten Ecke des Scheduler-Moduls zu klicken. Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit der Option "Vorherige Woche kopieren" angezeigt. Diese Option kopiert den gesamten Zeitplan der vorherigen Woche. Die Benutzer können nun die Schichten nach Mitarbeitern oder nach Positionen sortieren, was insbesondere für Manager mit großen Belegschaften in mehreren Regionen hilfreich ist.

Viele Unternehmen achten sehr genau darauf, wie sich Schichten auf den Umsatz auswirken. Wenn ich arbeite, werden im unteren Bereich der Seite "Zeitplaner" laufend täglich insgesamt Stunden eingeplant. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Budget". Stattdessen wird unten auf der Seite "Projizierter Umsatz, Arbeitskosten und Arbeitsprozentsatz" (dh Arbeit als Prozentsatz des Umsatzes) angezeigt. Dies sind jedoch Zahlen, die sich in Echtzeit ändern, wenn Personen zum Zeitplan hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Derzeit müssen Benutzer die geplanten Verkaufszahlen selbst eingeben, anders als bei der Konkurrenz Humanity, die diese Daten von anderen HR-Anbietern abruft, in die sie integrieren.

Support und Preisgestaltung

Das in Minnesota ansässige Unternehmen bietet Chat- und E-Mail-Support von 7.00 bis 20.00 Uhr (Central Time) und lädt die vorhandenen Zeitpläne, Zeitplanvorlagen und neuen Mitarbeiter neuer Kunden kostenlos auf seine Plattform hoch. Kunden können sich Hilfevideos ansehen, Artikel in der Hilfe lesen, sich für eine von mehreren Live-Schulungen anmelden, die jede Woche online abgehalten werden, oder eine geringe Gebühr für Einzelunterricht zahlen.

Die Preise für die Planung beginnen bei 9 USD pro Monat für einen Standort für bis zu fünf Benutzer (einschließlich Planer und Mitarbeiter) und die grundlegendsten Funktionen, einschließlich einer monatlichen Kalenderansicht. Für 29 US-Dollar pro Monat kann der Service zur Planung von bis zu 20 Benutzern verwendet werden und umfasst mehrere Standorte, Einsatzorte, Schichtbestätigungen, Anmerkungen und eine monatliche Kalenderansicht. Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern zahlen ausgehandelte Tarife auf Unternehmensebene. Mit einer TeamTxt-Funktion (benutzerdefinierte Textnachricht) können Manager Gruppen-SMS-Nachrichten an einen, einige oder alle Mitarbeiter senden. Die Kosten betragen ca. 3 Cent pro Nachricht. When I Work bietet Pauschalangebote für die Anmeldung sowohl für die Planung als auch für die Zeit und Anwesenheit an, die bei 17 USD pro Monat für bis zu fünf Benutzer beginnen.

Wenn ich arbeite, stehen einige Funktionen an, darunter WorkChat, ein In-App-Kommunikationstool für Gruppen- oder Einzelmitteilungen. WorkChat ist derzeit nur für Konten mit weniger als 20 Mitarbeitern verfügbar. Das Unternehmen bietet auch eine spanische Sprachversion seiner iOS-App an und plant, die spanische Sprachunterstützung bis Mitte 2018 auf seine anderen Plattformen auszudehnen. Wenn I Work direkt in Square, Intuit QuickBooks Online Plus und ADP (über eine CSV) integriert wird flache Datei), und ein Firmenbeamter sagt, dass Integrationen mit anderen POS-Systemen kommen.

Die Planungstools von When I Work sind eine Überlegung wert, wenn es darum geht, Stundenarbeiter zu verwalten, die es vorziehen, ihre Telefone zu verwenden, um fast alles zu erledigen, was mit ihrer Arbeit zu tun ist. Die Einstiegspreise sind nicht so günstig wie bei Deputy oder ZoomShift, aber When I Work bietet mehr integrierte Funktionen für den Preis als ZoomShift. Dies ist der Preis, den Sie für ein Tool mit mehreren zeitsparenden Funktionen zahlen, die genau zu Ihren Anforderungen und den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter passen.