Video: Seven Best Practices for IT Asset Management (November 2024)
Nachdem Sie ein IT-Asset-Management-System erworben haben, ist es an der Zeit, mit dem Heben zu beginnen. Der Überblick über Ihre Geräte, Lizenzen, Infrastrukturen und Helpdesk-Tickets ist nicht nur ein Plug-and-Play-Vorgang. Sie müssen ein System einrichten, das nur die wichtigsten Elemente für Ihr Unternehmen aufzeichnet und automatisiert. Sicher, Sie können Gangbuster werden und Ihren Lieferanten bestimmen lassen, was Sie brauchen, oder Sie können sich nur auf Ihre wichtigsten Vermögenswerte konzentrieren.
Ich werde einige wichtige Asset-Management-Funktionen untersuchen, auf die Sie achten sollten. Jedes Unternehmen ist einzigartig. Wenn also etwas nicht auf Sie zutrifft, fahren Sie mit dem nächsten Artikel fort. Denken Sie daran, dass Sie zu Beginn des Einrichtungsvorgangs besonders Rücksicht nehmen sollten, da es schwierig sein kann, Änderungen an Ihrer Software vorzunehmen, je länger Sie sie verwenden.
1. Berechnen Sie die Abschreibung von Vermögenswerten
Mit Anbietern wie ManageEngine können Sie nachverfolgen, wie lange ein Gerät oder eine Komponente für die Verwendung oder den Wiederverkauf wertvoll ist. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern immer mehr Geräte zuweisen, ist es wichtig zu wissen, wie lange die Telefone, Tablets und Laptops betriebsbereit sind, um sicherzustellen, dass Sie keine neuen Geräte zu früh kaufen oder Geräte behalten, die noch lange kein Problem darstellen.
Nicht jeder Anbieter bietet einen Rechner für die Abschreibung von Vermögenswerten an. Stellen Sie daher sicher, dass Sie als Anbieter über die verfügbaren Optionen verfügen. Es stehen eigenständige Abschreibungslösungen zur Verfügung, die Sie wahrscheinlich in Ihr Asset Management-Tool integrieren können. Sie sollten sich also so bald wie möglich mit dieser Funktion befassen.
2. Geolocation ist ein Muss
Dies klingt wahrscheinlich wie ein Kinderspiel angesichts der Allgegenwart der Option "Find My" auf persönlichen Geräten. Sieben der zehn besten Asset-Management-Lösungen in unserer Zusammenfassung bieten jedoch keine Geolokalisierungsdienste an. Wenn Sie also deren Lösungen implementieren, müssen Sie verlorene Geräte mithilfe von Kleinanzeigen und Drehtelefonen aufspüren.
Selbst unsere Editoren wie ManageEngine und MMSoft Pulseway bieten diese Funktion nicht an. Es geht also nicht nur darum, die "beste" Lösung zu finden und einen Kauf zu tätigen. Wenn Sie das Glück haben, über ein Asset-Management-Tool mit Geolocation-Services zu verfügen, sollten Sie es so oft wie möglich verwenden. Diese Tools zeigen an, wo sich Geräte befinden, wem sie zugewiesen sind, wie sie konfiguriert sind und welche Software auf dem Gerät verfügbar ist. Sie können Geolocation auch verwenden, um mobile Mitarbeiter auf das nächste Büro zu lenken, Geräte zu finden, auf denen bestimmte Programme ausgeführt werden, oder Geräte zu aktualisieren, auf denen alte Software oder Komponenten ausgeführt werden.
3. Aktivieren Sie die Fernbedienung
Dies ist eine weitere Funktion, die in die beste Software integriert werden sollte. Leider bieten drei der besten Tools auf dem Markt diese Funktion nicht als integrierten Funktionsumfang an. Es ist frustrierend, dass eine Fernsteuerung für jede IT-Abteilung ein Muss ist, unabhängig davon, ob Sie eine Asset-Management-Software verwenden oder nicht. Es ist beinahe eine Sünde, dass Asset-Management-Tools diesen Service nicht sofort anbieten.
Die Fernbedienung macht genau das, was Sie denken. Es gibt IT-Abteilungen die Möglichkeit, Geräte von entfernten Standorten aus zu patchen. Wenn Ihr Chief Marketing Officer (CMO) in Hawaii Urlaub macht und nicht auf das VPN Ihres Unternehmens zugreifen kann, kann die IT-Abteilung seinen Desktop übernehmen, um das Problem zu untersuchen. Ihr Anbieter bietet wahrscheinlich diesen speziellen Service an oder kann Sie auf eine Integration hinweisen, die mit Ihrem Asset-Management-Tool gut funktioniert. Rufen Sie sie an und richten Sie dies so schnell wie möglich ein.
4. Integrieren Sie Active Directory
Die meisten, aber nicht alle von uns getesteten Tools unterstützen das Active Directory von Microsoft. Es gibt andere Netzwerkverzeichnisse von Unternehmen wie IBM und Novell, aber Active Directory wird bei weitem am häufigsten verwendet. Wenn Ihr Unternehmen Active Directory nicht verwendet, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Software das LDAP-Protokoll (Lightweight Directory Access Protocol) unterstützt, das der beliebteste Standard zum Verknüpfen unterschiedlicher Software und Verzeichnisse ist.
Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Asset Management-Software ein Verzeichnis unterstützt, können Sie Informationen zu Geräten, Benutzern, Kennwörtern, Zugriffsrechten und vielem mehr im Verzeichnis speichern und dann alle diese Daten wieder mit Ihrem Asset Management-Tool verknüpfen, ohne springen zu müssen jedes Mal, wenn Daten geändert werden müssen. Beispiel: Wenn Sie ohne diese Integration einen faulen Apfel abfeuern, müssen Sie den Zugriff auf beide Tools einschränken, damit diese Änderung in beiden Softwareteilen wirksam wird. Stellen Sie sich nun vor, was passiert, wenn Ihr Unternehmen eine ganze Abteilung aufgibt oder eine ganze Niederlassung schließt.
Active Directory kann Ihnen auch dabei helfen, Softwarelizenzdaten an bestimmte Abteilungen und Benutzer zu binden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen weiterhin konform ist. Müssen Sie eine Lizenz einschränken, weil Sie kurz davor sind, Ihre Zulage zu überschreiten? Nehmen Sie die Änderung in Active Directory vor und sie wird in Ihrem Asset Management-Tool angezeigt.
5. Seien Sie sicher
Nur eines unserer besten Asset-Management-Systeme, MMSoft, ermöglicht die Multifactor Authentication (MFA). Wenn Sie MFA verwenden, schützen Sie Ihr System mit mehr als nur einem Mechanismus, normalerweise einem Kennwort. MFA fordert vor dem Gewähren des Zugriffs zwei Authentifizierungsvorgänge an, in der Regel ein Kennwort in Verbindung mit einem physischen Token wie einem speziellen USB-Stick oder einer Sicherheitskarte. Durch diese zusätzliche Sicherheitsschicht wird der Schutz, den Sie für Ihre Geräte, Anwendungen und das Lizenzierungs-Ökosystem bereitstellen, drastisch verbessert.
Was Asset Management-Plattformen anbelangt, haben wir nur eine einzige Auswahl für Sie geprüft, wenn Sicherheit Ihr Hauptanliegen ist. Sie können Ihrem System jedoch problemlos MFA hinzufügen, indem Sie einen Multi-Faktor-Authentifizierungsdienstanbieter implementieren, der die zusätzliche Sicherheit in Ihr Gesamtsystem integriert. Wenn Sie ein Netzwerkidentitätsverwaltungssystem wie Microsoft Active Directory (oben erwähnt) verwenden, wird dieses wahrscheinlich verwendet, um zusammen mit allen anderen Netzwerkressourcen den Zugriff auf Ihre Asset-Verwaltungssoftware zu ermöglichen. Durch Hinzufügen von MFA auf der Verzeichnisebene erhalten Sie nicht nur die Vorteile der Asset Management-Suite, sondern auch alle anderen Funktionen, die vom Verzeichnis gesteuert werden. Dies kostet extra, garantiert aber grundsätzlich, dass nur Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Asset-Management-Lösung haben.
