6 Coole Dinge, die Sie mit der Adobe Document Cloud tun können

Kunden von Adobe Document Cloud verwenden es häufig standardmäßig hauptsächlich als Tool zum Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien. Obwohl Adobe zweifellos der König seines PDF-Standards bleibt, ist die Document Cloud eine äußerst wettbewerbsfähige Dokumentenverwaltungsplattform mit einer Vielzahl von Funktionen, die Ihrem Unternehmen zugute kommen könnten. Von leicht bearbeitbaren und signierbaren Dokumenten über PDFs, die auf jedem Gerät verwaltet werden können, bis hin zu erweiterten Sicherheitsfunktionen, die über die Datenklassifizierung aktiviert werden. Alles ist in der Document Cloud verfügbar.

Eines der wichtigsten Tools der Suite ist Adobe Scan, eine Android- und iOS-App, mit der Benutzer Bilder mit einer Smartphone-Kamera aufnehmen können. Adobe hat vor kurzem Adobe Sign zu seinem Arsenal hinzugefügt, einem Tool, mit dem Benutzer Dokumente freigeben, signieren, genehmigen und verwalten können. Unter dem Dach von Adobe Sign gibt es mehrere neue Funktionen, die Ihr Telefon in ein Epizentrum für die Workflowverwaltung verwandeln.

"Die Menschen genießen es, Inhalte auf Mobilgeräten zu konsumieren, aber sie bitten uns auch, ihnen bei der Erstellung von Inhalten zu helfen und mit diesen Inhalten etwas Nützliches zu tun", sagte Lisa Croft, Group Product Marketing Manager für Adobe Document Cloud. "Mobil ist die Gelegenheit, ein modernes Dokumentenerlebnis zu bieten."

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, die Sie mit Adobe Document Cloud nutzen können, von denen Sie wahrscheinlich nicht wussten, dass Sie dies können.

1. Signieren Sie ein Dokument ohne Touchscreen

Mit Adobe Sign können Sie eine Textnachricht Ihrer Signatur von der Sign-App auf Ihrem Smartphone an Ihre Desktop-Version von Document Cloud senden. Von hier aus können Sie auf Ihre neu erstellte Signatur zugreifen und sie auf beliebige Datensätze oder Dokumente anwenden. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die sich in erster Linie an Desktops ohne Touch-Funktionalität befinden.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sam befindet sich auf seinem Desktop, zieht es jedoch vor, ein Dokument auf seinem Mobilgerät zu signieren. Durch Klicken auf die Option Mobiles Signieren wird Sam aufgefordert, seine Telefonnummer einzugeben. Anschließend wird ihm auf seinem Mobilgerät eine Zeichenaufforderung gesendet. Er signiert, drückt auf "Fertig" und die Signatur wird auf seinen Desktop übertragen. "Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Leuten die Wahl zu geben, egal auf welchem ​​Gerät sie unterschreiben", sagte Croft.

2. Geben Sie Ihren E-Mails ein wenig Leben

Früher forderten Sie Unterschriften von Kollegen mit langweiligen Standard-E-Mail-Nachrichten an. Mit Adobe Sign können Sie Ihre E-Mail-Vorlage jetzt so anpassen, dass das Logo, die Schriftarten und der allgemeine Pizazz Ihres Unternehmens berücksichtigt werden. Sie können Bannerbilder verwenden, um Ihren Signaturanforderungen einen gewissen Stil zu verleihen. Ihre Marketingabteilung bedankt sich dafür, dass die Signaturen häufiger als gewöhnlich eingehen.

"Ein Wettbewerbsvorteil, den wir haben, ist, dass unsere Kunden die Signiererfahrung vollständig mit einer Marke versehen können. Ich kann sie mit meinem Logo und meiner URL kennzeichnen", sagte Croft. "Aber jetzt können sie mit Ihnen vermarkten, um über neue Produkte zu sprechen."

3. Schnelleres Onboarding und schnellerer Kundenservice

Durch die kürzliche Integration von Adobe in ServiceNow und Microsoft SharePoint werden die Verwaltung von Dokumenten, der Kundenbetreuung und der Personalabteilung unter einer einfachen Konsole zusammengefasst. Mit diesen Ehen können Sie jedem Workflow in ServiceNow und SharePoint Adobe Sign hinzufügen, einschließlich Formularen für neue Mietverträge, Geschäftsverträgen und Antworten auf gelöste Kundendienstanfragen.

In der Vergangenheit haben Sie das Dokument per E-Mail von ServiceNow an Ihre Mitarbeiter gesendet. Ihre Mitarbeiter öffnen das Dokument, signieren es mit Adobe und senden es per E-Mail an Sie zurück. Sie öffnen das Dokument und laden es in ServiceNow. Heute können Sie das Dokument einfach innerhalb des ServiceNow-Systems an Ihren Mitarbeiter senden, und er oder sie wird sein oder ihr Zeichen innerhalb der Software setzen.

4. Scannen Sie alles, egal wo

Erinnern Sie sich, wie schrecklich das Sammeln von Geschäftsbelegen war? Sie sammeln alle Ihre Belege, scannen sie in einen Scanner, konvertieren sie in PDF und senden sie dann an Ihre Finanz-Gurus. Heute ist dieser Prozess viel einfacher geworden. Mit Adobe Scan können Sie jetzt jedes Bild eines Kamerahandys in eine PDF-Datei umwandeln. Mithilfe von Adobe Sensei, der künstlichen Intelligenz (KI) des Unternehmens, kann Adobe Scan die korrekten Bildgrenzen erkennen, die Perspektive korrigieren und Schatten entfernen, um den Text klarer erscheinen zu lassen.

Beispielsweise können Sie eine Zeitschriftenseite scannen, um den Text herauszunehmen, Bilder zu trennen und bestimmte Bereiche der Seite zu vergrößern. Wenn Sie es speichern, wird es automatisch in Document Cloud hochgeladen. Sie können auch ein zusätzliches Bild einfügen oder ein Originalbild entfernen.

5. Bearbeiten Sie den gescannten Text und passen Sie ihn an

Noch wichtiger ist, dass Adobe Scan gedruckten oder geschriebenen Text automatisch in digitalen Text konvertieren kann, der über Acrobat Reader DC oder Acrobat DC ausgewählt, kopiert oder mit Anmerkungen versehen werden kann. Dies bedeutet, dass Sie nicht Seite für Seite durch handschriftliche Notizen scrollen müssen, um zu erkennen, was jemand anderes zu sagen versucht hat. Mit Adobe Scan werden die Notizen in klaren und lesbaren Text konvertiert, in dem Sie suchen oder kopieren und zur Verwendung in einem sekundären Dokument einfügen können.

"Wie unsere anderen Adobe-Angebote ist Sensei das Herzstück unserer Marke", sagte Croft. "Mit dieser Funktion können Sie Ihre Scans effektiver einsetzen. Sie können Ihre Inhalte intelligent und durchsuchbar gestalten und sie in digitale Workflows in der Cloud verschieben. Alles, was gedruckten Text oder Bilder enthält, ist eine Option für das Scannen. Teilen Sie es, führen Sie zusätzliche Aktionen aus bearbeiten, oder Sie können es sogar in einen anderen Workflow oder ein anderes Ökosystem übernehmen, wenn Sie dies benötigen."

6. Verbessern Sie die Sicherheit durch Dokumentklassifizierung

Hierfür muss Acrobat DC zu Ihrer Adobe Cloud-Konfiguration hinzugefügt werden, aber die Vorteile sind es wert. Wenn Sie Acrobat DC aktivieren, erhalten Sie Zugriff auf eine breite Palette von Klassifizierungsfunktionen, mit denen Ihre Dokumente und Daten auch über Ihre Geschäftsräume oder Cloud-Grenzen hinweg geschützt werden. Beispielsweise können Sie Sicherheitskontrollen in vertrauliche PDF-Dateien einbetten, für die Kennwörter oder Zertifikate erforderlich sind, um auf das Dokument zuzugreifen. Oder Sie können verlangen, dass Absender über eine digitale ID oder eine Berechtigungsprüfung bestätigt werden. Durch die Verwendung der Datenklassifizierung können Sie solche Sicherheitsmaßnahmen abhängig von der Art des Dokuments, das erstellt wird, als Richtlinien hinzufügen. Administratoren können solche Richtlinien in Acrobat DC erstellen und bestimmten Dokumenttypen bestimmte Sicherheitsfunktionen zuweisen. Wenn solche Dokumente in Zukunft erstellt werden, werden diese Steuerelemente automatisch implementiert.

Sie können ähnliche Funktionen implementieren, indem Sie beispielsweise Microsoft Digital Rights Management verwenden. In der Regel müssen jedoch mehrere Lösungen verschiedener Hersteller zusammengefügt werden. Es ist nicht nur einfacher, alles als Teil der Adobe Document Cloud zu installieren, sondern stellt auch sicher, dass solche erweiterten Funktionen mit einem Minimum an Aufwand funktionieren.