Video: M.A. Human Resource Management / Personalpolitik: Interdisziplinär und praxisrelevant (November 2024)
George Weiner wünscht sich, er wüsste vor einem Jahr, was er heute in Bezug auf die Auswahl der Human Resources (HR) -Technologie tut. Stattdessen lernte der Gründer und CEO von Whole Whale, einer Agentur für digitales Marketing für gemeinnützige Organisationen, auf die harte Tour, dass die günstigste Option zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten nicht immer die beste ist, selbst wenn es sich um eine bekannte Marke handelt.
Weiners Probleme begannen, als er sich bei einem bekannten, cloudbasierten nationalen Lohnbuchhalter anmeldete (den er in der Akte nicht namentlich erwähnen wollte). Die Benutzeroberfläche (UI) war veraltet, das System fühlte sich zusammengeschustert an und innerhalb von neun Monaten hatte er drei verschiedene Account Manager. Weiner behauptet, die Fehler des Anbieters hätten dazu geführt, dass er die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitnehmerentschädigungszahlungen für mehrere Monate verfehlt habe, was zu einer Geldstrafe von 500 US-Dollar führte. Fehlkommunikationen zwischen dem Verkäufer und einem externen Partner, der die Beiträge des Altersguthaben-Kontos 401 (k) verarbeitet hat, führten zu weiteren Fehlern.
Nach weniger als einem Jahr wurde Weiner aus dem Amt entlassen und wechselte zu einem kleineren Start-up-Lohnunternehmen, das seiner Meinung nach eine bessere Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und einen besseren Kundenservice bietet. Sein Rat für andere kleine Unternehmen, die HR-Technologie kaufen: "Kaufen Sie nicht zum Einkaufspreis, weil Sie das bekommen, wofür Sie bezahlen."
Der Preis ist nur einer von mehreren Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, wenn Sie ein Upgrade von älteren HR-Technologien durchführen oder zum ersten Mal von Tabellenkalkulationen zu Cloud-basierten Diensten wechseln möchten. Wenn ich aus meiner Zeit als Rezensent von HR-Technologie für PCMag.com und der Befragung von Anbietern und Geschäftsinhabern wie Weiner in dieser Kolumne etwas gelernt habe, dann ist ein Smart Shopper ein informierter Shopper. Wenn Sie sich für Bewerber-Tracking-Systeme (ATS), Performance Management (PM) oder HR-Management-Software interessieren, sollten Sie bei der Überprüfung potenzieller Technologiepartner die folgenden sechs kritischen Punkte berücksichtigen:
1. Preis
Der Preis ist vielleicht nicht alles, aber es ist wichtig, und die Anbieter verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Preisgestaltung für das, was sie anbieten. Viele berechnen eine Pauschalgebühr pro Benutzer und Monat, aber die Anbieter klassifizieren Benutzer nicht immer auf dieselbe Weise. Einige Anbieter berechnen eine Gebühr basierend auf der Gesamtzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens, während andere eine Gebühr nur für Mitarbeiter berechnen, die vom System abgedeckt werden. Wieder andere Anbieter berechnen nur für die HR-Mitarbeiter, die das System verwenden (dies ist am häufigsten bei ATS oder Rekrutierungssoftware der Fall).
Fragen Sie beim Einkaufen nach Mengenrabatten. Einige Anbieter bieten Unternehmenstarife für Kunden mit mehr als einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern oder Benutzern an. Viele bieten abgestufte Funktionen und Preise. Sie können also klein anfangen und Funktionen hinzufügen, wenn Sie diese benötigen oder wenn Sie sich mit der Plattform vertraut machen.
2. Demos und Testaccounts
Sie würden keine Schuhe kaufen, ohne sie anzuprobieren, und eine ATS- oder HR-Management-Plattform kann viel mehr kosten als ein neues Paar Nikes. Demos sind gut, um einen Eindruck davon zu bekommen, was ein Programm bieten kann (aber Sie und ich wissen beide, dass es sich im Wesentlichen um Verkaufsgespräche handelt und nicht immer die Realität der Verwendung der Software widerspiegelt.)
Ein guter Teil der Cloud-basierten HR-Technologie für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) bietet eine zeitlich begrenzte kostenlose Testversion. In vielen Fällen können Sie ein Testkonto in ein bezahltes Konto umwandeln, um alle Daten zu speichern, die Sie während des Testzeitraums eingegeben haben. Anbieter wie Deputy und Humanity verfügen über Sandbox-Konten, die für bestimmte Arten von Unternehmen oder Branchen entwickelt wurden, sodass Sie sehen können, wie Unternehmen wie Ihr ihre Plattformen nutzen können.
3. Aktualisierungen
Sie könnten kein neues Auto kaufen, wenn Sie wüssten, dass der Hersteller im folgenden Jahr eine Umgestaltung dieses Modells von Kopf bis Fuß plant. Aus dem gleichen Grund können Sie sich möglicherweise nicht für eine Softwareplattform anmelden, wenn Sie wissen, dass der Entwickler im Begriff ist, eine umfassende Überarbeitung durchzuführen. Es ist schon schwer genug, ein HR-Team und Mitarbeiter auf einer neuen Plattform auf den neuesten Stand zu bringen, geschweige denn, es kurze Zeit später für eine neue Benutzeroberfläche noch einmal neu zu machen.
Verwenden Sie Ihren Überprüfungsprozess, um herauszufinden, ob ein Anbieter eine Benutzeroberfläche oder andere Änderungen in den Werken hat, sodass Sie diese Informationen in Ihrem Entscheidungsprozess verwenden können. Auch wenn ein Entwickler keine großen Änderungen geplant hat, finden Sie heraus, wie oft er Plattform-Updates vornimmt (jeden Tag, alle zwei Wochen, mehr?), Damit Sie anhand der Informationen entscheiden können, ob dies zu oft oder nicht oft genug ist dein Geschäft.
4. Mitarbeiterakten
Wenn Sie kein Start-up sind, haben Sie wahrscheinlich Personaldaten irgendwo gespeichert, auch wenn diese nur in Microsoft Excel oder Google Drive gespeichert sind. In den meisten Fällen ist das Hochladen der Daten auf die Plattform eines neuen Anbieters einfacher und schneller als das erneute Eingeben von Mitarbeiterdaten oder das Anmelden und Ausfüllen von Profilen durch Mitarbeiter (es sei denn, Ihre vorhandenen Daten sind ziemlich schmutzig).
Viele der von mir getesteten HR-Plattformen für kleine Unternehmen verfügen über integrierte Funktionen zum Importieren von Daten aus Microsoft Excel und anderen Formaten, deren Verwendung keine zusätzlichen Kosten verursacht. Für mittelständische und größere Unternehmen ist es etwas komplizierter. Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Mitarbeitern haben, müssen Sie möglicherweise eine Gebühr für einen Anbieter entrichten, um vorhandene Mitarbeiterdaten für Sie hochzuladen. Manchmal werden diese Informationen auf der Preisseite der Website eines Anbieters angezeigt und manchmal nicht.
5. Mobile Apps
Die Software für die Personaleinsatzplanung und die Schichtplanung, die ich kürzlich besprochen habe, hat gezeigt, wie wichtig mobile Apps für Unternehmen und ihre Mitarbeiter, einschließlich der Stundenarbeiter, geworden sind. Wenn es jedoch um mobile Apps geht, sind HR-Tech-Anbieter allgegenwärtig. Viele bieten Apps für Android- und iOS-Geräte an, aber nicht alle Apps decken alle Funktionen der webbasierten Plattformen der Anbieter ab. Einige Anbieter entscheiden sich dafür, ihre Websites mobil zu gestalten, anstatt separate Apps zu erstellen. Ob einer besser ist als der andere, hängt von Ihrem Unternehmen, der Art Ihrer Mitarbeiter und der Arbeitsweise dieser Personen ab.
Die überwiegende Mehrheit der HR-Tech-Apps sind kostenlose Add-Ons, die Kunden bei ihrer Anmeldung erhalten - aber nicht immer. Mindestens ein HR-Technologieanbieter, den ich in meinen Abrechnungs- und Schichtplanungsgebühren für Apps überprüft habe, ging davon aus, dass sich die meisten Mitarbeiter seiner Kunden lieber über eine mobilfreundliche Website anmelden möchten.
6. Unterstützung
Anbieter von Cloud-basierter HR-Technologie für kleine Unternehmen geben sich alle Mühe, kostenlosen Support durch Video-Tutorials, Webinare, FAQs, Benutzerforen, Blog-Posts und anderes Online-Material zu bieten. Es liegt in ihrem besten Interesse, Self-Service-Support anzubieten, da dies weniger kostet als die Besetzung von Live-Chat- und Telefon-Support oder die Zuweisung von Account-Managern an bestimmte Kunden.
Sie müssen wissen, welche Art von Unterstützung Sie wünschen und ob Sie es sich bequem machen, die Dinge selbst herauszufinden. Wenn Sie es vorziehen, mit jemandem zu sprechen, wenn Sie ihn brauchen, könnte dies der entscheidende Faktor zwischen einem Anbieter, der das bietet, was Sie benötigen, und einem Anbieter, der dies nicht tut, sein. Informieren Sie sich auch darüber, welche Kosten für Support, Onboarding und Schulung in der Abonnementgebühr der Plattform enthalten sind und wofür Sie zusätzlich bezahlen müssen.
Abhängig von Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise andere Faktoren berücksichtigen. Deckt die Plattform nicht US-amerikanische Währungen und Feiertage ab? Ist es in anderen Sprachen als Englisch verfügbar? Verfügt es über eine offene Anwendungsprogrammierschnittstelle (API), die die Integration mit anderen HR-Technologien erleichtert, die Sie bereits verwenden? Wie viel Zeit und Geld widmet ein Anbieter dem Hinzufügen neuer Funktionen und wie viel Zeit und Geld dem Beheben von Fehlern, wenn diese auftauchen?
"Stellen Sie Kriterien zusammen, nach denen Sie suchen", sagte Weiner. "Kick die Reifen auf der UX. Stellen Sie grundlegende Fragen. Sprechen Sie mit dem Account Manager."
