7 Möglichkeiten, Ihr Telekom-Upgrade störungsfrei zu gestalten

Unabhängig davon, ob Sie von einem alten, einfachen alten Telefonsystem (POTS) wechseln oder einfach Ihren vorhandenen Voice-over-IP-Dienst (VoIP) auf einen anderen Anbieter migrieren, ist das Wechseln von Sprachdiensten sowohl schwierig als auch potenziell gefährlich für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Es ist entscheidend, dass Sie sich vorbereiten. Es gibt mehrere wichtige Schritte, die Sie ausführen müssen, bevor Ihr Dienst aktiviert wird, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Bandbreite, Anrufbelastung und Notfälle sind wichtige Faktoren, die während des Vorbereitungsprozesses berücksichtigt werden müssen.

Wir sprachen mit Jeff Valentine, Chief Marketing Officer bei NetFortris Fonality, einem unserer Editor's Choice-Dienste für geschäftliches VoIP, um die Schritte zu besprechen, die Ihr Unternehmen vor einem VoIP-Upgrade unternehmen sollte, um einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Der VoIP-Einrichtungsprozess ist größtenteils mehr Wissenschaft als Kunst. Dies sind gute Nachrichten für Sie, denn wenn Sie den Ratschlägen von Valentine und dem von Ihrem gewählten VoIP- und Internetdienstanbieter (ISP) folgen, sollten Sie eine einfache Implementierung haben.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung für VoIP bereit ist

Wenn Sie für ein Büro ohne VoIP-Einrichtung eine anständige Internetgeschwindigkeit haben, sollten Sie sich an Ihren Internetdienstanbieter und Ihren VoIP-Anbieter wenden, um zu ermitteln, ob er die zusätzliche Last verarbeiten kann, die VoIP-Anrufe verursachen.

"Die Hauptursache für Probleme sind schlechte Internetverbindungen", sagte Valentine. Er empfiehlt, dass Sie Ihre Verbindung auf Geschwindigkeit und Qualität testen. Wenn Sie feststellen, dass sie die Belastung durch VoIP-Daten nicht bewältigen kann, können Sie zwei Maßnahmen ergreifen, um die Anrufqualität zu verbessern, ohne die Dienste zu ändern. Um herauszufinden, ob Ihre Verbindung VoIP unterstützt, rät er Ihnen, eine Testversion mit dem Anbieter Ihrer Wahl durchzuführen.

"Wenn es gut klingt, haben Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit eine gute Verbindung", sagte er. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Verbindung zu Unterbrechungen führt, schlägt er eine private Leitung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem VoIP-Anbieter vor, um eine Verbindung mit privater Bandbreite herzustellen, die nicht durch andere Büroprozesse gestört wird.

Zweitens rät Valentine seinen Kunden mit schlechten Verbindungen, ein hybrides VoIP / Analog-System zu installieren, um die Arbeitsbelastung auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Als Faustregel für die Installation eines VoIP-Systems gilt, dass Sie die Bandbreite um 100 Kbit / s erhöhen sollten. Für jeweils 10 Benutzer sollte in Ihrem Netzwerk eine Bandbreite von 1 Mbit / s verfügbar sein.

2. Kaufen Sie einen Router mit Quality of Service-Funktionen

Einige Router können QoS-Datenverkehr (Quality of Service) verteilen. Diese Funktion dient zum Segmentieren der VoIP-Bandbreite von Ihrer gesamten anderen Netzwerkbandbreite. Grundsätzlich können Sie bestimmte Anwendungen, die in Ihrem Netzwerk ausgeführt werden, anhand ihrer Verkehrssignatur auswählen und dann von Ihrem IT-Administrator Prioritäten oder einen garantierten Prozentsatz Ihrer Gesamt-Pipe-Kapazität für diese Apps festlegen lassen, je nachdem, wie wichtig sie für Ihr Unternehmen sind. Dies bedeutet, dass Ihr VoIP-Verkehr immer durchkommt, sodass Sie bei Anrufen nicht unterbrochen werden, wenn sich jemand entscheidet, Netflix während des Mittagessens zu streamen. Heutzutage gibt es nur sehr wenige Router, die in irgendeiner Form nicht QoS-fähig sind. Wenden Sie sich jedoch an Ihren Provider, um zu erfahren, ob er einen bevorzugten Partner hat.

Beachten Sie, dass Router Ihnen nicht helfen können, wenn das Netzwerk Ihres VoIP-Providers überlastet ist. Sie helfen nur, wenn Ihr internes Netzwerk das Problem ist, das uns zu unserem nächsten wichtigen Punkt führt.

3. Überprüfen Sie die Zuverlässigkeit Ihres Providers

Dies ist ein Kinderspiel, denn wenn Ihr VoIP-Dienst deaktiviert ist, spielt es keine Rolle, wie billig er ist oder wie klar Ihre Anrufe sind. Mit den meisten Cloud-basierten VoIP-Diensten können Sie die durchschnittliche Betriebszeit ermitteln, um festzustellen, wie oft das gesamte System ausfällt. Wenn sie diese Informationen nicht auf ihrer Website veröffentlichen, sollten Sie sie direkt fragen.

Wenn Ihr bevorzugter Anbieter nicht genügend Daten für die Verwaltung der Betriebszeit hat, können Sie den Telefondienst zur wichtigsten Tages- oder Jahreszeit verlieren. Eine solche Dienstunterbrechung kann für telefonbasierte Unternehmen lähmend sein.

4. Separater VoIP-Verkehr über VLAN

Zusätzlich zu QoS-Routern können Sie ein Virtual Local Area Network (VLAN) zum Segmentieren des Sprachverkehrs verwenden. Sie können sich ein VLAN als ein Netzwerk innerhalb des Netzwerks vorstellen. VLANs können auf mehreren Merkmalen basieren, einschließlich Standort, Geräten, Benutzergruppen und, ja, Verkehrstyp. Bei VoIP segmentiert ein VLAN den Datenverkehr einfach innerhalb Ihrer gesamten Netzwerkkapazität, um eine schnellere Reaktionsfähigkeit zu erzielen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, die einen VoIP-Dienst nutzen.

Möglicherweise möchten Sie auch ein SD-WAN (Software-Defined Wide Area Network) ausprobieren, das eine Internetverbindung bereitstellt, die über Ihrer vorhandenen Internetverbindung liegt. Wenn Sie beispielsweise über Time Warner-Internet verfügen, leitet ein SD-WAN-Router den Datenverkehr über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) über Ihren Time Warner-Datenverkehr, um sicherzustellen, dass der Datenverkehr an den Ort gelangt, an dem er am dringendsten benötigt wird. Oder Sie können einen zweiten ISP-Dienst in Ihr VPN einbinden, um festzustellen, welcher Dienst im Moment am besten funktioniert, um den Datenverkehr auf dieses Netzwerk zu leiten.

5. Bestimmen Sie die richtige Anruflast

Valentine empfiehlt ein 1: 1-Verhältnis zwischen der Anzahl der Mitarbeiter, die VoIP verwenden, und der gesamten Anruflast, die auf Ihrem System verfügbar ist. Dies bedeutet, dass Ihr VoIP-Dienst in der Lage sein sollte, jeden einzelnen Mitarbeiter, der einen VoIP-Anruf entgegennimmt, genau zur gleichen Zeit zu bearbeiten.

Dies erfordert ein wenig Voraussicht, da Sie möglicherweise die Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erhöhen oder verringern müssen. Wenn Sie also einen großen Einstellungsrummel planen oder Entlassungen planen, sollten Sie berücksichtigen, wie hoch Ihre maximale Anrufbelastung sein sollte.

6. Bewerten Sie mehrere SIP-Telefone

Das primäre Protokoll, das VoIP-Anrufe und Peripheriegeräte miteinander verbindet, ist das Session Initiated Protocol (SIP). Nahezu jedes VoIP-Gerät - einschließlich Router, Switches und Handheld-Geräte - unterstützt SIP, sofern es nicht Teil einer proprietären Lösung ist, die ein eigenes Protokoll verwendet. Wenn Sie nach VoIP-fähigen Mobilteilen suchen, wird SIP als Protokoll fast immer als "unterstützt" aufgeführt. Aber das ist noch nicht alles, was ein VoIP-Mobilteil zu bieten hat.

Sie sollten auf jeden Fall verschiedene Arten von SIP-Telefonen testen, um zu sehen, wie sie mit Ihrem gewählten VoIP-Anbieter funktionieren. In der Regel hat Ihr Provider bevorzugte Hardware-Partner und möglicherweise sogar einen Service, der diese Telefone vor dem Versand für Sie vorkonfiguriert, sodass Sie sie einfach einstecken und abspielen können, sobald sie eintreffen. Lassen Sie sich jedoch nicht unnötig von dieser Annehmlichkeit beeinflussen, da es noch andere Überlegungen gibt.

Zum einen sollten Sie Ihre Mobilteile testen, um festzustellen, wie sie mit der von Ihnen gewählten Routing-Plattform sowie mit allen Apps funktionieren, die auf Ihrem VoIP-Netzwerk installiert oder mit diesem verbunden sind - beispielsweise mit Ihrer Helpdesk-Plattform oder Ihrem Kunden Relationship Management (CRM) -App und mit Sicherheit Ihre IT-Management-Tools. Wenn Sie mobile Geräte mit drahtlosem VoIP anrufen und eines davon von Ihrem Mobilteilanbieter erhalten, sollten Sie es ebenfalls gründlich testen. Voice ist eine kritische Kommunikationsplattform und sicherlich eine ausgereifte Technologie, aber VoIP birgt immer noch viele Gefahren für Ungeprüfte oder Unachtsame. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht unter ihnen sind.

7. Erstellen Sie einen Notfallplan

Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen, haben Sie wahrscheinlich einen mühelosen Übergang. Sie sollten jedoch auf Katastrophenszenarien vorbereitet sein. Eine Möglichkeit, die jederzeitige Verfügbarkeit zu gewährleisten, besteht darin, ein hybrides lokales / cloudbasiertes VoIP-System zu erstellen. Auf diese Weise können Sie, wenn die Cloud Ihres Providers ausfällt, Ihre internen Ressourcen zum Weiterleiten von Anrufen verwenden. Oder wenn es in Ihrer Nachbarschaft eine Flut gibt, können Sie Ihre gesamte Arbeitslast auf die Cloud Ihres Providers übertragen.

"Dies geschieht mit zunehmender Häufigkeit", sagte Valentine. "Wenn ein Gebäude die Stromversorgung verliert, ist ein Unternehmen, das auf Telefone angewiesen ist, nicht mehr in Betrieb. Wenn Sie in die Cloud wechseln, können Sie das Problem lokaler Ausfälle vermeiden. Wenn die Cloud jedoch ausfällt, kann Ihr Provider möglicherweise Daten senden." Anrufe über Telefonleitungen und nicht über die Internetverbindung."

Wenn das Telefonsystem sowohl auf Cloud- als auch auf lokaler Ebene nicht verfügbar ist, müssen Sie den Telefonverkehr unbedingt auf andere Kommunikationsmethoden wie Chat und E-Mail umleiten. Ihre Kunden werden immer noch wütend sein, aber sie werden sich wahrscheinlich dafür entscheiden, Ihren Chat-Agenten ihr Missfallen auszusprechen, anstatt sich auf soziale Medien einzulassen.