Activtrak Bewertung

Preisgestaltung und Einrichtung

ActivTrak ist kostenlos für die Überwachung von bis zu drei Arbeitsstationen mit 3 GB Speicherplatz. Der kostenlose Plan (der Anzeigen in der Benutzeroberfläche enthält) umfasst außerdem unbegrenzte Konto-IDs, CSV-Export des Aktivitätsprotokolls, festplattenbasierte Datenspeicherung, einen Screenshot pro Aktivität sowie Zugriff auf die Echtzeitansicht und die Website-Sperrung. Als wir das Produkt zum ersten Mal testeten, standen für das Produkt die Pläne Basic und Advanced zur Verfügung. Seitdem hat das Unternehmen seine Stufen auf nur zwei reduziert: die Stufe Freemium und die Stufe Advanced.

Der Advanced-Plan enthält alle Funktionen, die für größere Unternehmen am wichtigsten sind, z. B. mehrere Screenshot-Alarme, unbegrenzte Datenspeicherung, Windows-Remoteinstallation, SSD-basierte Datenspeicherung und E-Mail-Unterstützung ohne Werbung, um nur einige zu nennen. Der gestaffelte Preis für diesen Plan beginnt bei 7, 20 USD pro Benutzer und Monat, sofern Sie einen Jahresvertrag abschließen.

Das Unternehmen verfügt auch über sogenannte Add-On-Funktionen, die separat in Rechnung gestellt werden. Dazu gehören beispielsweise die Videowiedergabe, das Markieren von Screenshots, die Redaktion von Screenshots und der Zugriff auf Rohdaten. Sie müssen die genauen Preise mit einem ActivTrak-Mitarbeiter besprechen, und alles, was Sie hinzufügen möchten, wird in Ihre Jahresrechnung aufgenommen, da diese Funktionen nur Jahresabonnenten zur Verfügung stehen. Das ist etwas weniger flexibel als bei ActivTrak, bietet aber immer noch weitaus günstigere Preismodelle für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) als die hohen Unternehmenspreise eines Tools wie Veriato 360.

In Bezug auf das Setup war der ActivTrak-Agent so einfach zu installieren wie Teramind. Der ActivTrak-Tracking-Agent ist für Windows, MacOS, Chrome O und einen Chrome-Browser verfügbar, der auf allen Desktop-Betriebssystemen (einschließlich FreeBSD, Linux und anderen) installiert ist. Auf meinem Windows 10-Testcomputer habe ich mich in meinem Administratorkonto angemeldet und oben rechts auf die Schaltfläche "Agent installieren" geklickt. Wenn Sie zum ersten Mal ein Konto einrichten und sich anmelden, erhalten Sie von ActivTrak ein Popup mit einem kurzen YouTube-Video, das Sie durch den Installationsprozess des Agenten führt.

Nach dem Herunterladen wurde der ActivTrak-Installationsassistent auf meinem Testcomputer geöffnet und die Installation in ein oder zwei Minuten abgeschlossen. Der ActivTrak-Agent ist unauffällig. Dies bedeutet, dass die Anwendungs- und Dateivorgänge Inkognito-Namen haben und somit unbemerkt bleiben. Nachdem die Installation abgeschlossen war und ich mich vom Administratorkonto abgemeldet hatte, war der Computer für die Überwachung bereit und wurde sofort in der Verwaltungsbenutzeroberfläche angezeigt. Verglichen mit der Installation in mehreren Schritten und Kompatibilitätsproblemen beim Einrichten des Agenten in Tools wie InterGuard war ActivTrak ein Kinderspiel.

Mitarbeiterüberwachung

ActivTrak verfügte neben Teramind über die intuitivste, cloudbasierte Benutzeroberfläche für Administratoren aller Mitarbeiterüberwachungstools in dieser Zusammenfassung. ActivTrak kann mit Ihrem Google-Konto synchronisiert werden, um sich anzumelden und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu ermöglichen. Dies ist eine raffinierte Anmeldung und Sicherheitsmaßnahme, die in anderen Tools nicht zu finden ist. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, erhalten Sie über das Startseiten-Dashboard eine Reihe von Statistiken und Datenvisualisierungen auf einen Blick, um einen Eindruck von der Produktivität Ihres Teams oder Ihrer Organisation zu erhalten.

ActivTrak stellt die Zeiterfassung ganz oben auf die Liste und zeigt die gesamte produktive und unproduktive Zeit an, die in Apps und Websites verbracht wurde. Sie können die Ergebnisse jedoch problemlos filtern, um bestimmte Benutzer oder Gruppen anzuzeigen. Wenn Sie nach unten scrollen, finden Sie eine Auswahl der neuesten Mitarbeiter-Screenshots, gefolgt von einem Balkendiagramm für die filterbare Produktivität und einem Benutzerdiagramm, in denen die produktive, unproduktive und inaktive Zeit aufgeschlüsselt ist. Darunter zeigen Tortendiagramme eine Aufschlüsselung der meistbesuchten Apps und Websites. ActivTrak zeichnet für alle Apps den Text der Titelleiste auf, für Browser jedoch ein zusätzliches Datenfeld mit der vollständigen URL.

Sie können die Dashboard-Widgets nicht wie in InterGuard und Veriato 360 anpassen. ActivTrak verfügt auch nicht über gezielte Ansichten wie die Dashboards "Risiko" und "Fokus" von Teramind. Es gibt jedoch eine Echtzeitregisterkarte, auf der angezeigt wird, welche Apps und Websites die Mitarbeiter aktuell verwenden (zusammen mit Informationen zu Gerät, Betriebssystem, IP-Adresse usw.). Sie können auch einen Echtzeit-Screenshot erstellen, indem Sie auf das Kamerasymbol neben klicken der Benutzer. Von dort aus können Administratoren sogar den Monitor eines Mitarbeiters vergrößern und lesen.

Die Diagramme des Haupt-Dashboards - und wirklich alle Produktivitätskennzahlen, die ActivTrak erfasst - basieren darauf, wie die Software mit Kategorien umgeht. Sie verwalten Kategorien über die Registerkarte Einstellungen und können Apps und Websites klassifizieren, die produktiv und unproduktiv sind. Aber das ist noch nicht alles: Administratoren können Aktivitäten auch nach Typ gruppieren, einschließlich Banking, E-Mail, Unterhaltung, Spielen, Einkaufen, sozialen Netzwerken und Sport. Mithilfe der Kategorien- und Produktivitätslisten in den Einstellungen können Unternehmen ihre eigenen benutzerdefinierten Kategorien erstellen und sortieren sowie Apps und Websites mit einem einfachen Klick manuell hinzufügen oder löschen. Die auf Listen basierende Verwaltungsoberfläche ist einfach, aber leistungsstark, sodass ich Websites problemlos hinzufügen und entfernen kann. Sie können auch eine Liste der derzeit nicht definierten Apps und Websites anzeigen, die zum Sortieren bereit sind. Dies ähnelt Work Examiner, obwohl ActivTrak auch über eine Registerkarte "Blocking" (Blockieren) verfügt, mit der die Produktivitätsklassifizierung weiter vorangetrieben werden kann, indem Domänen physisch blockiert werden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Außerhalb der Haupt- und Echtzeit-Dashboards finden Sie die meisten detaillierten Überwachungsdaten auf der Registerkarte Berichte und im Abschnitt Screenshots. Was die Screenshots betrifft, können Sie mit ActivTrak die neuesten Screenshots nach Benutzer anzeigen, auf die ich in einem Diashow-ähnlichen Viewer durch die Screenshots meines Testgeräts klicken konnte. Sie können auch eine Verlaufsansicht von Screenshots anzeigen, die nach Benutzer-, Datums- oder Produktivitätskategorien gefiltert sind. Es gibt keine Live- oder aufgezeichneten Video-Feeds. Sie können historische Wiedergabeaufnahmen nicht wie in Teramind anzeigen. Die Echtzeit-Screenshot-Funktion ist jedoch gut geeignet, um Fotobeweise für die Arbeit eines Mitarbeiters (oder für das Fehlen eines solchen) sofort zu erfassen. Screenshots können benutzerspezifisch konfiguriert und mindestens alle 5 Sekunden aufgenommen werden. Bei Bedarf können Sie die Screenshots abspielen, anhalten oder herunterladen. Außerdem können Sie ein Kontrollkästchen aktivieren, um mehrere Screenshots gleichzeitig aufzunehmen. Eine fehlende Funktion ist die Möglichkeit, Screenshots aus Datenschutzgründen zu verwischen, wie dies in Desktime Pro möglich ist. Wenn Sie sich jedoch für das DLP-Add-On entscheiden (wird später erläutert), ergreift ActivTrak zusätzliche Maßnahmen, um den Schutz vertraulicher Daten zu gewährleisten. ActiveTrak bietet auch eine Alias-Funktion, um den Namen eines Benutzers in den von Ihnen erstellten Berichten zu ändern. Derselbe Alias ​​kann für mehrere Computer verwendet werden. Die Alias-Funktion finden Sie unter Einstellungen.

Ein wichtiger Hinweis zur Überwachung von ActivTrak ist, dass die Plattform absichtlich keine Tastenanschläge protokolliert. Nach Angaben des Unternehmens werden Mitarbeiterüberwachungsplattformen, die Keylogging aufzeichnen, manchmal von Antivirenprogrammen als bösartig eingestuft (was ich ärgerlicherweise während der Installation und des Testens von InterGuard erlebt habe). Anstatt Tastatureingaben aufzuzeichnen, konzentriert sich ActivTrak stärker auf Screenshots und verfolgt Maus- und Tastaturbewegungen (nur keine bestimmten Tasten und Befehle), um festzustellen, ob eine Benutzersitzung aktiv oder inaktiv ist. Im Gegensatz zu Teramind ist ActivTrak jedoch nicht in der Lage, die optische Zeichenerkennung (OCR) für Screenshots auszuführen, um Bilder nach bestimmten Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Das Unternehmen bestätigte jedoch, dass es an einem Tool zur Inhaltsanalyse arbeitet, um genau das zu erreichen.

Berichte und Warnungen

Sie können zu bestimmten Berichten navigieren, indem Sie auf die einzelnen Diagramme im Haupt-Dashboard klicken. ActivTrak verfügt jedoch auch über eine Liste der Datenaufschlüsselungen auf der Registerkarte Berichte im Navigationsmenü auf der linken Seite. Die Berichte "Top-Websites", "Top-Anwendungen", "Top-Kategorien" und "Top-Benutzer" sind selbsterklärend. Sie zeigen Ihnen die nachverfolgte produktive und unproduktive Zeit auf der Seite und dann eine Liste von Websites, Apps, Kategorien oder Benutzern, wobei die Dauer und der Nutzungsprozentsatz nach Benutzern oder Computern gefiltert werden. Es gibt auch einige nützliche Aufschlüsselungen, z. B. die Möglichkeit, in Unterseiten und Seitentitel zu klicken, nach einem Screenshot zu suchen oder einen Alarm für den von Ihnen identifizierten Aktivitätseintrag zu erstellen.

Es gibt auch einen Produktivitätsbericht, der Ihnen einen zeitgestempelten Fortschrittsbalken der Produktivität eines Mitarbeiters über einen einzelnen Tag, eine Woche, einen Monat oder sogar ein Jahr hinweg anzeigt. Schließlich gibt es noch das Aktivitätsprotokoll, einen umfassendsten Bericht, in dem jede zeitgestempelte Aktion der Mitarbeiter über Apps, Websites usw. hinweg mit entsprechenden Screenshots angezeigt wird, sofern zutreffend. Wenn ein Mitarbeiter eine Stunde bei Reddit verbracht hat, können Sie auf Unterseiten nachsehen, was er sich angesehen hat, oder die unproduktiven Aktivitäten im größeren Kontext seines Arbeitstages betrachten. Alle Berichte können entweder als CSV-Datei heruntergeladen oder direkt in Google Drive gespeichert werden. Wenn Sie Berichtsdaten sortieren und exportieren, können Sie durch Klicken auf die Registerkarte Spalten oben rechts überprüfen, welche Datenfelder Ihr Bericht enthalten soll.

ActivTrak hat noch keine OCR-Schlüsselwortsuche für Screenshots, bietet jedoch eine Schlüsselwortverfolgung über Warnungen (als Alarme bezeichnet). Auf der Registerkarte Alarme konnte ich Benachrichtigungen so einrichten, dass sie mit einer automatisierten Logik ausgelöst werden, z. B. ob eine Beschreibung oder URL ein bestimmtes Schlüsselwort oder einen bestimmten Ausdruck enthält oder ob ein Benutzer eine bestimmte Aktion ausführt, z. B. das Anschließen eines USB-Geräts. Nachdem der Alarm ausgelöst wurde, können Sie mit dem ActiveTrak-Agenten die Zeitspanne aufzeichnen, in der ein USB-Gerät angeschlossen war.

Ich konnte meinen Testalarm so einstellen, dass alle 10 Sekunden mehrere Screenshots erstellt werden, wenn der Begriff "Jobsuche" in den Aktivitäten eines Mitarbeiters vorkommt, und dem Mitarbeiter sogar eine benutzerdefinierte Popup-Nachricht anzeigen, um ihn darüber zu informieren, dass seine Aktion nicht zulässig ist (Zum Beispiel, wenn sie eine auf Social-Media-Websites festgelegte tägliche Zeit überschritten haben). Mit ActivTrak können Sie auch E-Mail- und Webhooks-Benachrichtigungen für jede Warnung einrichten. Sie können auch andere E-Mail-basierte Berichte und Warnungen senden, einschließlich eines wöchentlichen Übersichtsberichts über alle Ihre Büroaktivitäten und Produktivitätsmetriken.

Google Analytics für Ihr Büro

ActivTrak ist bemüht, die Kennzeichnung als Spyware oder Big Brother-artig zu vermeiden, und enthält eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie diesen Punkt nach Hause fahren können. Stattdessen ist es wie ein "Google Analytics für Ihr Büro". Auf der Registerkarte "Einstellungen" konnte ich einen benutzerdefinierten Agentenzeitplan festlegen, sodass ActivTrak nur Aktivitäten während der Arbeitszeit überwacht, was besonders für Remote-Mitarbeiter nützlich ist. Außerdem enthält die Software Registerkarten "Gruppen" und "Zugriff" für Administratoren, um Benutzer in bestimmten Teams oder Abteilungen zu gruppieren. Anschließend können Manager nur Überwachungsdaten zu den Mitarbeitern anzeigen, die sie direkt überwachen. Es gibt auch ein Überwachungsprotokoll, in dem alle Administrator- und Manageraktivitäten im System angezeigt werden, und vor allem die Funktion "Nicht verfolgen", mit der die gesamte Überwachung auf einem Computer beendet wird, selbst wenn ein Agent installiert ist.

Die wichtigste Datenschutzfunktion ist jedoch, wenn Ihre Organisation die DLP-Funktion als Option auf der Registerkarte Screenshots auswählt. Mit ActivTrak können Sie Elemente wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Pass- und Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern, Versicherungsinformationen und andere vertrauliche persönliche und finanzielle Daten redigieren, sodass sie nicht protokolliert oder gespeichert werden. Dies ist nur im erweiterten Plan als Zusatzfunktion verfügbar.

ActivTrak verfügt nicht über die Überwachungstiefe von Editors 'Choice Teramind oder anderen Enterprise-Playern wie InterGuard, StaffCop Enterprise und Veriato 360, und das ist beabsichtigt. Von den drei getesteten Tools mit Schwerpunkt auf Produktivitätsmetriken - ActivTrak, Desktime und Work Examiner - ist ActivTrak am einfachsten einzurichten und zu verwenden. Es bietet die meisten Datenschutzfunktionen, hervorragende Produktivitätsmesswerte und -berichte sowie automatisierte Warnmeldungen. ActivTrak ist eine preisgünstige Lösung für Unternehmen, die Produktivität und Effizienz in ihren Büros durch gezielte Datenerfassung steigern möchten, aber keine umfassende Big Brother-ähnliche Plattform zur Mitarbeiterüberwachung benötigen oder bezahlen möchten.