Auswahl zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen

Dienstleistungssektoren mit viel Wettbewerb ziehen oft immer billigere Angebote nach sich, um neue Kunden zu gewinnen. In der Buchhaltungssoftware-Branche besteht der neueste Trend darin, Software kostenlos anzubieten und dabei auch noch Kapital zu schlagen. Manchmal sind diese Angebote für bestimmte Unternehmen sehr sinnvoll, aber Unternehmen, die ein schnelles Wachstum verzeichnen, müssen vorsichtig sein.

Aufgrund der Verfügbarkeit von Freemium-, Small Business- und Enterprise-Tools kann es für kleine und mittlere Unternehmen (SMBs) schwierig sein, die für sie geeignete Lösung zu ermitteln. Sie haben vielleicht das Geld, um teure Software wie Cougar Mountain Denali Summit und Microsoft Dynamics GP zu kaufen, aber brauchen Sie wirklich all diese Anpassungsfunktionen und Skalierungsmöglichkeiten? Umgekehrt sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, kostenlose Tools von Unternehmen wie Wave zu verwenden. Ist das Tool jedoch intelligent genug, um komplexere Aufgaben zu bewältigen?

Um herauszufinden, worauf KMUs bei der Auswahl von kostenpflichtiger Buchhaltungssoftware achten sollten, sprach ich mit Scott Davisson, Mitbegründer von Acclivity, Anbieter des Desktop-basierten Buchhaltungstools für kleine Unternehmen AccountEdge. Ich fragte ihn nach Preisen, Flexibilität, Sicherheit und Kundenservice.

Leistet Ihre bezahlte Software mehr als die vier wichtigsten?

Davisson sagte, dass die meisten kostenlosen Buchhaltungstools die Kontoverwaltung, die Kostenverfolgung, die Rechnungsstellung und den Verkauf übernehmen können. Dies sind die Mindestanforderungen, die ein Tool erfüllen muss, unabhängig davon, wie viel Sie bereit sind zu zahlen.

"Das ist der Kern", sagte Davisson. "Wenn Sie das nur tun müssen, ist ein Freemium-Modell wahrscheinlich in Ordnung. Wenn diese Anforderungen komplexer werden, können Sie damit beginnen, Ihre Anforderungen in Bezug auf das, was auf dem Markt erhältlich ist und wie viel es kostet, zu bewerten."

Zusätzliche Anforderungen können auftreten, die Ihr Freemium-Tool nicht verarbeiten kann. Wenn Sie Software benötigen, die sich beispielsweise um die Abrechnung von Zeit, Bestandsverfolgung und Gehaltsabrechnung kümmert, müssen Sie wahrscheinlich in ein kostenpflichtiges Tool investieren. Obwohl die meisten kostenlosen Tools Verkaufsdaten verarbeiten können, sollten Sie in Ihrem Unternehmen mit mehreren Abteilungen ein komplexeres Tool in Betracht ziehen, da die meisten Freemium-Tools die Eingabe von Verkaufsdaten nach Abteilungen nicht zulassen (Sie werden es eher tun) müssen die Daten als eine Einheit eingeben).

Wie flexibel ist Ihr Buchhaltungstool?

Einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen für Buchhaltungssoftware auf Unternehmensebene gegenüber kostengünstigeren oder Freemium-Anwendungen entscheiden, besteht darin, dass Unternehmenstools häufig unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten bieten, mit denen sich die Software an die Bedürfnisse jedes Kunden anpassen lässt. Tools für kleine Unternehmen, wie die von Acclivity, bieten diese Komplexität nicht.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie mit dem, was aus der Verpackung kommt, nicht weiterkommen. Überlegen Sie, welche Drittanbieter-Integrationen Ihre SMB-Software bietet. Ist es in ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) integriert? Ruft es Daten aus Ihrer E-Commerce-Software ab? Wenn ein Buchhaltungstool für kleine Unternehmen Sie mit mehreren Integrationen und Add-Ons versorgen kann, müssen Sie möglicherweise nicht viel Geld für eine Plattform auf Unternehmensebene ausgeben.

"Die Software muss flexibel genug sein, um Ihre Anforderungen zu erfüllen", sagte Davisson. "Aber es ist ein heikles Ziel. Unsere Software ist nicht für einen bestimmten Branchentyp bestimmt. Wir brauchen eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht, aber wir können sie nicht sofort anpassen. Wir sind eine Sorte." Mit unseren Add-Ons erhalten Kunden zusätzliche Komponenten, die in die Software integriert werden können, um sie weiterhin für ihre Bedürfnisse relevant zu machen."

Ist Ihre Software sicher?

Einer der wichtigsten Unterscheidungspunkte zwischen Unternehmens-, SMB- und Freemium-Buchhaltungssoftware ist das Sicherheitsniveau, das Ihr Anbieter bieten möchte. Wenn Sie keinen Cent für Ihre Software bezahlen, erwarten Sie realistische Sicherheit auf Fort Knox-Niveau?

Dies ist einer der Gründe, warum Davisson sagte, seine Kunden bevorzugen lokale Software gegenüber cloudbasierten Tools. "Viele Menschen werden gegen ihren Willen in die Wolke gezogen", sagte er. "Aber sie vertrauen ihren Finanzen nicht in der Cloud. Es geht um Sicherheit und Kontrolle."

AccountEdge ist ein Desktop-basiertes Tool, das mit einer Begleit-App in die Cloud erweitert werden kann. Acclivity bietet jedoch keine reine Cloud-Version des Tools an. "Ein Grund, warum wir viel Aktivität und Interesse sehen, ist, dass Sie die Desktop-Software, sobald Sie sie lizenziert haben, in Ihrem eigenen Netzwerk hinter einer Firewall platzieren können", sagte Davisson. "In Bezug auf die Sicherheit haben Sie die ultimative Kontrolle."

Dies bedeutet nicht, dass Cloud-basierte Tools von Natur aus weniger sicher sind als Desktop-Apps. Intuit QuickBooks Online Plus speichert beispielsweise Daten auf Firewall-geschützten Servern, auf denen die Daten verschlüsselt sind. Wenn Ihre Daten den Webbrowser verlassen, werden sie über die SSL-Verschlüsselungstechnologie (Secure Sockets Layer) übertragen. Mit Intuit können Administratoren auch einschränken, wer auf bestimmte Datentypen im Tool zugreifen kann, wenn bestimmte Informationen nur Mitarbeitern auf Führungsebene zur Verfügung gestellt werden sollen.

Kundendienst

Dieser sollte ein Kinderspiel sein. Je wettbewerbsfähiger ein Markt wird, desto wichtiger muss der Kundenservice sein. Können Sie Ihren Buchhaltungssoftwarehersteller erreichen, wenn etwas nicht ordnungsgemäß funktioniert? Können Sie sie auf einem Medium Ihrer Wahl erreichen oder werden Sie gezwungen, eine bestimmte Kommunikationsplattform auszuwählen? Sprechen die Servicemitarbeiter Ihre Sprache oder hat der Anbieter sein Helpdesk-Team ausgelagert?

Dies sind unglaublich wichtige Fragen, die Sie jedem potenziellen Anbieter stellen sollten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Buchhaltungssoftware auf Unternehmensebene rund um die Uhr Unterstützung bietet, insbesondere wenn Sie bereit sind, fünfstellige jährliche Zahlungen oder mehr zu leisten. Wenn Sie jedoch aus einer Liste von Freemium- und kostenpflichtigen SMB-Tools auswählen möchten, sollten Sie Ihre Serviceoptionen genau untersuchen.