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In 5 Schritten von Unordnung zu papierlos

2024

Video: Wie du in 5 Schritten Ordnung halten kannst (November 2024)

Wenn Sie von einem Tag träumen, an dem Sie Ihre Notizbücher, Visitenkarten und andere Papierfetzen wegwerfen und zu einer papierlosen Person werden, warum nicht heute anfangen? Mit ein paar Tipps und den richtigen Tools können Sie sofort damit beginnen, papierlos zu arbeiten. Beachten Sie jedoch zunächst, dass papierloses Arbeiten ein bisschen wie Abnehmen ist: Es ist schwieriger, als es sich anhört. Es braucht Hingabe. Es ist mehr eine Entscheidung für einen Lebensstil als ein Projekt. Und niemand erwartet, dass du perfekt bist.

Wenn Sie papierlos arbeiten möchten, müssen Sie auch einen Zweck und ein Ziel haben. Genau wie beim Abnehmen ist das Ziel, "papierlos" zu sein, genauso vage wie "Abnehmen". Wie viel Gewicht versuchst du zu verlieren? Wo in deinem Leben versuchst du papierlos zu sein? Und was noch wichtiger ist, was ist das Endziel?

Einige gemeinsame Ziele sind:

Weniger Unordnung
Werden Sie effizienter oder organisierter
Machen Sie Ihre Dokumente und Notizen durchsuchbar
Führen Sie bessere Aufzeichnungen über Ihr Leben und Ihre Arbeit

Einige dieser Fragen klingen vielleicht trivial, sind aber auf lange Sicht motivierend. Sie helfen Ihnen dabei, echte Ziele zu erreichen, die Sie jederzeit überprüfen können, wenn Sie vom Kurs abweichen.

Schritt 1: Gehe vorwärts, nicht rückwärts

Wenn Sie bereit sind, papierlos zu arbeiten, gehen Sie zunächst vorwärts und nicht rückwärts.

Damit meine ich, dass Sie bei allem, was Sie gerade anfangen , papierlos sind. Das bedeutet auch, dass Sie all das alte Papier ignorieren, wie die Stapel von Scheinen, von denen Sie hoffen, dass sie eines Tages zerkleinert werden, und die alten Notizbücher mit den gestrigen Notizen. Ich weiß, es ist verlockend, all diese Dateien digitalisieren zu wollen, aber es ist nicht der richtige erste Schritt.

Dein altes Papier geht nirgendwo hin. Die Digitalisierung all dieser alten Papiere wird selbst mit den besten Werkzeugen eine harte Angelegenheit sein. Lassen Sie sich also nicht gleich beim Einstieg in sie verwickeln.

Denken Sie stattdessen daran, von hier an papierlos zu sein. Das bedeutet, Schritte zu unternehmen wie:

Verwenden eines digitalen Kalenders für neue und bevorstehende Termine
Notizen in einer Notizen-App machen (ein paar Vorschläge werden unten angezeigt)
Verwandeln Sie Ihre Aufgabenliste in eine Aufgaben-App oder eine Notiz-App.

Selbst diese drei einfachen Dinge zu tun, kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie sich vorstellen.

Schritt 2: Wählen Sie einige Apps und Software aus und bleiben Sie dabei

Es gibt viele großartige Apps, mit denen Sie Notizen machen und Aufgaben verwalten können. Einige, die ich empfehle, sind: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk und Wunderlist. Es gibt viele Möglichkeiten!

Sie sollten sich auch ein Dateisynchronisierungsprogramm zulegen, falls Sie noch keines haben. Sie werden es möglicherweise nicht sofort verwenden, sondern es installieren und sich mit der Funktionsweise im Allgemeinen vertraut machen. Einige meiner Favoriten sind Google Drive, Dropbox, Box und SugarSync.

Schritt 3: Commit!

Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit, um zu entscheiden, welche App oder welche Apps absolut perfekt sind. Suchen Sie sich ein oder zwei, die genau das tun, was Sie brauchen, und arbeiten Sie mit den vorhandenen Plattformen. Unabhängig davon, welches Werkzeug Sie auswählen, widmen Sie sich ein paar Wochen lang dem Festhalten daran.

Was Sie nicht wollen, ist, ein Dutzend Apps auszuprobieren, da Ihre Dateien und Notizen dann überall verteilt werden. Sie benötigen ein oder zwei zentrale Standorte, an denen Sie all Ihre Dinge finden können, ohne darüber nachzudenken. Wissen, wo Sie die digitale Entsprechung Ihrer Papiere finden

Schritt 4: Workflows entwickeln

Der nächste Schritt ist die Entwicklung einiger Workflows. Dies ist die kognitivere Seite des papierlosen Werdens. Stellen Sie es sich ähnlich vor wie das Entwickeln der Gewohnheiten und Routinen beim Abnehmen: Planen Sie Ihre Mahlzeiten für die Woche, entscheiden Sie im Voraus, wann Sie ins Fitnessstudio gehen oder trainieren möchten, beginnen Sie mit dem Aufzeichnen Ihrer Wiegungen und so weiter. Wenn Sie papierlos arbeiten, beginnen Ihre Workflows möglicherweise mit kleinen Aktionen, z. B. dem Starten Ihrer Notizen-App, bevor eine Besprechung beginnt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre Aufgaben morgens als erstes in Ihrer To-Do-App zu überprüfen.

Diese kleinen Schritte, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe starten, sollten zu Gewohnheiten werden. Ich mag es, morgens als erstes Ihre Aufgabenliste oder Kalendertermine zu überprüfen, da viele Leute bereits Morgengewohnheiten haben (eine Tasse Kaffee, Lesen während des Pendelns), und Sie können Ihre neue Gewohnheit an die bestehende anheften. Mit anderen Worten, wenn Sie diesen Kaffee trinken, werden Sie sich daran erinnern, dass es Zeit ist, Ihren Kalender für diesen Tag zu lesen.

Wie Ihre Workflows aussehen, hängt stark davon ab, welche Ziele Sie mit dem papierlosen Arbeiten verfolgen. Ihr Arbeitsablauf kann auch nur eine einfache Regel sein: "Wenn ich eine neue Visitenkarte erhalte, mache ich sofort einen Schnappschuss davon mit meinem Smartphone und lade ihn in meine Notiz-App hoch."

Schritt 5: Bewältigen Sie den Rückstand

Nach ein paar Wochen oder Monaten, wenn Sie mit Ihren neuen Gewohnheiten und Arbeitsabläufen vertraut sind und sich für Ihre neuen Apps engagieren, können Sie sich endlich überlegen, ob Sie das gesamte alte Papier in Ihrem Leben scannen möchten.

Versuchen Sie nicht, diesen Schritt zu tun, bis Sie mit Ihrer täglichen Routine, papierlos zu sein, wirklich vertraut sind.

Ein papierloses Leben

Denken Sie daran, papierlos zu werden ist eine Veränderung des Lebensstils. Genau wie bei einer Diät müssen Sie diese täglich einnehmen und sich selbst verzeihen, wenn Sie ausrutschen, aber schnell wieder auf dem richtigen Weg sein.

Zusätzliche Ressourcen