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Am allerersten Tag meines ersten richtigen Jobs brachte mich der leitende Redakteur des Zeitschriftenverlags, der mich eingestellt hatte, zu einem riesigen Flussdiagramm, das an einer Wand befestigt war. "So geht ein Artikel von geschrieben zu veröffentlicht", sagte sie. Sie begleitete mich durch den gesamten Prozess und hob die Bereiche hervor, in die mein Team und ich involviert waren. Das war 2001, bevor Collaboration-Software frei verfügbar war, aber die Lektionen, die ich an diesem Tag gelernt habe, gelten auch in diesem Zeitalter von Asana und Slack.
Rückblickend waren diese Jobjacken ein Vorläufer und eine physische Manifestation der heutigen Workflow-Software wie Asana. Das Arbeitsablaufdiagramm, das an die Wand geheftet war, war für mich als neuen Mitarbeiter und für alle anderen, die an Bord waren, eine hervorragende Orientierung. Es gab mir ein kristallklares Bild davon, was die Organisation tat und wie.
In der heutigen Welt, in der wir uns für papierlose Umgebungen einsetzen und weitgehend auf elektronische Dateien und Ordner umsteigen, ist es einfacher, auf die Erstellung solcher Workflow-Dokumente zu verzichten und sie auf dem neuesten Stand zu halten. Aber für alle Unternehmen und sogar für Teamwork-Projekte auf Hobbyebene ist es äußerst wichtig, Ihren Workflow zu dokumentieren.
Warum Dokumentworkflow?
Warum sollten Sie Ihren Workflow dokumentieren? Es gibt einige absolut kritische Gründe, darunter die folgenden:
- Es hilft Geschäftsinhabern und Managern zu überlegen und zu verstehen, was in jeder Phase des Geschäftsprozesses passiert und warum.
- Es ermöglicht, unnötige Schritte zu identifizieren und aus Prozessen herauszuschneiden.
- Es erinnert Mitarbeiter oder Teammitglieder, die von bestimmten Phasen des Geschäfts entfernt sind, daran, warum sie existieren und welchen Wert sie bieten.
- Dies ist für die Einbindung von Teammitgliedern unerlässlich.
- Dies ist eine der besten Möglichkeiten, potenziellen Kollegen, Kunden und Investoren zu erklären, wie ein Unternehmen funktioniert. und
- Es ermöglicht einem Team, Kollaborationswerkzeuge effektiver einzusetzen.
Bis zu diesem letzten Punkt habe ich bereits Asana erwähnt. Asana ist ein Workflow-Management-Tool, eine Art To-Do-Liste für Steroide. Es ähnelt sehr dem Job-Jacket-System, das ich in meinem ersten Publishing-Job verwendet habe. Mit Asana können Sie Aufgaben verfolgen, die erledigt werden müssen, und sie durch einen Prozess führen. Jede Aufgabe hat einen Verlauf aller Schritte oder Unteraufgaben, die sie durchlaufen hat. Wenn eine Person mit der Teilaufgabe fertig ist, weist sie oder er sie dem nächsten Schritt zu und leitet sie an eine Person oder Abteilung weiter, die sie als nächstes abholt.
Ich habe vorhin die Analogie gezogen, dass Asana wie ein Kartenspiel ist, während Projektmanagement-Software wie ein Brettspiel ist. Wenn Sie ein Brettspiel eröffnen, haben Sie möglicherweise so etwas wie ein Brett, verschiedene Spielsteine und ein klares Regelwerk für das Spielen des Spiels. Jeder, der spielt, stimmt diesen vorher festgelegten Regeln zu. Sie können von den Regeln abweichen, aber das Spiel wurde so konzipiert, dass Sie maximale Freude daran haben, wenn Sie sich an diese Regeln halten.
Wenn Sie jedoch Karten spielen, müssen sich alle Spieler darauf einigen, welches Spiel gespielt wird und welche Regeln Sie befolgen. Sie könnten Herzen spielen oder Sie könnten Spucke spielen. Einige Kartenspiele, wie Texas Hold'em, sind nach festgelegten Regeln bekannt. Dann gibt es andere Spiele mit Variationen, wie z. B. Rommé (Gin Rommé, Straight Rommé, 500 Rommé usw.), und Sie müssen die Regeln mit allen am Tisch durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie sich alle einig sind Spielanleitung. Es besteht auch die Möglichkeit, ein eigenes Kartenspiel zu erfinden, mit einzigartigen Regeln, die Sie jedem beibringen müssen, der zum Spielen bereit ist.
Asana (und viele andere Tools für die Zusammenarbeit; ich werde gleich weitere Beispiele nennen) ist wie ein Kartenspiel. Damit Asana funktioniert, muss jeder wissen, wie das Spiel gespielt wird, welche Regeln gelten, was das Ziel ist und wie das Spiel endet.
Was ist mit Kanban?
Kanbantafeln sind ein weiteres Beispiel für Tools zur Zusammenarbeit, die eher einem Kartenspiel ähneln. Trello ist ein Beispiel für ein Online-Kanban-Tool. Softwareentwicklungs- und Programmierteams verwenden Kanban häufig auf eine genau festgelegte Weise (z. B. beim Spielen von Texas Hold'em), wohingegen diejenigen, die Kanban für den persönlichen Gebrauch verwenden, beliebige Regeln aufstellen können.
Wenn Sie über einen dokumentierten Workflow verfügen, können Sie diesen Workflow problemlos in Asana abbilden. Es ist viel einfacher, Asana zu verwenden, wenn Sie bereits über einen dokumentierten Workflow verfügen, da Sie den gesamten Geschäfts- oder Teamprozess bereits von oben nach unten durchdacht haben. Die Einführung von Asana erfordert auf jeden Fall einige Versuche, aber es wird viel unübersichtlicher und frustrierender, wenn Sie dies tun, ohne zuvor Ihre Arbeitsabläufe dokumentiert zu haben.
Workflows zuordnen
Mit Workflow-Software wird in der Regel etwas abgeschlossen, selbst wenn der gesamte Prozess ausgeführt wird. Was immer erledigt werden kann, sind normalerweise Ihre Aufgaben oder Unteraufgaben.
Die Idee der Fertigstellung ist bei Projektmanagement-Software sehr unterschiedlich. Ein Projekt ist per Definition etwas, das zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen und geliefert wird. Aber nicht alle Arten von Arbeit sind Projekte. In dem Zeitschriftenverlag, in dem ich gearbeitet habe, würde ein Artikel zum Zeitpunkt des Drucks vollständig sein. Ebenso hatte jede Ausgabe eines Journals ein Enddatum, als es geliefert wurde. Der Kopiervorgang war jedoch nie abgeschlossen. Es war laufende Arbeit. Es musste noch verfolgt werden. Es hatte konkrete Aufgabenzuweisungen - Kopie bearbeitet diesen Artikel - aber die Bearbeitung der Kopie selbst hatte kein Enddatum oder Ergebnis.
Beim Zuordnen eines Workflows muss auch genau ermittelt werden, welche Prozesse oder Prozeduren explizit zugewiesen und nachverfolgt werden müssen. Diese Präzision und Detailgenauigkeit ist sehr wichtig.
Überlegen Sie sich ein Rezept zum Kochen. Rezepte listen nicht jeden einzelnen Schritt auf, da viele davon impliziert oder verstanden werden. In Rezepten wird nicht empfohlen, Eier zu knacken, ihren Inhalt zu leeren und die Schalen wegzuwerfen, da "Eier hinzufügen" dies bereits bedeutet und es unnötig umständlich wird, alle diese Schritte aufzulisten. In einer Arbeitsumgebung kann es auch so verstanden werden, dass "Artikel bearbeiten" bedeutet "Überschrift prüfen, Textzeile prüfen, Text kopieren und dem Autor Fragen überlassen".
In einigen Situationen müssen Sie jedoch möglicherweise präziser vorgehen. Ich habe einmal im Zeitungsverlag gearbeitet, wo das Überprüfen von Überschriften, Bildunterschriften, dem Datum unten auf der Seite und der Seitenzahl ein separater Schritt vom Redigieren gewesen sein sollte, weil sie oft übersehen wurden.
Mit anderen Worten, Sie müssen herausfinden, welcher Detaillierungsgrad erforderlich ist. Zu viele Schritte und Benutzer der Software ignorieren den Vorgang. Es können zu wenige und kritische Fehler auftreten. Es wird wahrscheinlich einige Versuche und Irrtümer erfordern, um es richtig zu machen, aber Sie müssen einige Entscheidungen treffen, bevor Sie beginnen.
Mindsets zuordnen
Wenn Sie Workflows zuordnen, verbringen Sie auch Zeit damit, herauszufinden, wie Ihre Organisation insgesamt denkt. Wie steht Ihr Unternehmen zu Projekten, Personen oder interessanten Themen? Es ist sowohl in Asana als auch in anderen Tools für die Zusammenarbeit relevant.
Slack ist ein gutes Beispiel. Slack ist eine Messaging-Plattform, bei der Pull- und nicht Push-Benachrichtigungen im Vordergrund stehen. Es geht also darum, sich für die Nachrichten zu entscheiden, die Sie empfangen möchten. Um gute Filter für diese Benachrichtigungen zu erstellen, müssen Sie sich teilweise auf Channels verlassen. Kanäle sind wie Gruppen, und um Kanäle effektiv zu gestalten, muss man wissen, wie das Team über alles denkt . Denken Sie in Abteilungen oder Projekten? Denken Sie in Themen oder Kunden? Wenn Sie ein Immobilienunternehmen leiten, denken Sie möglicherweise in Bezug auf Stadtteile, Schwellenwerte für den Immobilienwert oder Agenten. Sie müssen die Denkweise Ihres Teams herausfinden, bevor Sie Channels erstellen, damit diese tatsächlich die Teamarbeit erleichtern.
Tools für die Zusammenarbeit bieten häufig mehr Möglichkeiten zum Organisieren von Informationen, z. B. die Verwendung von Farbcodierung, Tagging und manchmal sogar farbcodiertem Tagging. Erinnerst du dich an die farbcodierten Jobjacken, die ich vorher beschrieben habe? Gleiche Sache. Bei richtiger Anwendung ist die Farbcodierung ein visueller Indikator, der Informationen sofort klar wiedergibt. Aus diesem Grund erhöht die Farbcodierung die Produktivität. Ich empfehle dringend, die Farbcodierung in einem Tool für die Zusammenarbeit zu verwenden, solange Sie zunächst sicherstellen, dass Sie die Denkweise des Teams darüber verstehen, warum etwas überhaupt farbcodiert werden sollte. Welche Informationen müssen sofort und ohne Worte übermittelt werden? Sie müssen die Denkweise Ihres Teams verstehen, um diese Frage beantworten zu können.
Einschließlich Kultur
Es ist wichtig, Workflows zu dokumentieren, bevor sie einem Collaboration-Tool zugeordnet werden. Ebenso wichtig ist es, die Denkweise zu verstehen und zuzuordnen. Das letzte Stück ist Kultur.
Tools für die Zusammenarbeit spiegeln die Unternehmenskultur wider und umgekehrt. Es ist wirklich wichtig, allgemeine Regeln für das Engagement in Bezug auf Professionalität, Formalität und den Ort festzulegen, an dem es angebracht und unangemessen ist, vom Thema abzuweichen.
Aus der Sicht eines Mitarbeiters oder eines Teammitglieds werden Tools für die Zusammenarbeit sehr häufig als Ort verwendet, um Dampf abzulassen. Nach meiner Erfahrung werden die Leute ihre Beschwerden äußern, unabhängig davon, ob die Tools für die Zusammenarbeit ihnen einen dedizierten Raum dafür bieten. Einige Organisationen legen Wert auf offene Debatten und sogar heftige Diskussionen über die Arbeit, während andere dies als ablenkend und potenziell gefährlich ansehen.
Tools für die Zusammenarbeit allein können nicht vorschreiben, ob Menschen an den entsprechenden Stellen Druck ausüben und widersprechen. Es muss aus der Unternehmenskultur kommen. Personen in Führungspositionen müssen klarstellen, ob die Teammitglieder im Rahmen der Arbeit oder außerhalb der Arbeit Beschwerden und Argumente vorbringen sollen. Wer muss wissen, wann es ein Problem gibt? Wollen die Teammitglieder Anonymität, bevor sie Bedenken oder Beschwerden äußern? Wird wegen Katharsis geklagt oder um mögliche Probleme mit der Arbeit und den Arbeitsabläufen hervorzuheben? Wenn es sowieso passieren wird (und es passiert), ist es besser, es zu berücksichtigen und Entscheidungen darüber zu treffen, anstatt so zu tun, als ob es nicht passiert.
Zusätzliche Ressourcen
Eine weitere Ressource, die die Zuordnung von Workflows erleichtert, ist Mind-Mapping-Software. Sehen Sie sich diese Tipps an, wie eine Mind Map Ihr Projektmanagement auflösen kann. Wenn Sie in den Anfängen der Verwendung von Projektmanagementsoftware sind, sollten diese vier Tipps für den Einstieg hilfreich sein. Für einen genaueren Blick auf Asana sollten Sie einige Tipps zur Verwendung von Asana lesen.
