Zu Hause mit Office 365

Schreiben über Microsoft Office ist nicht wie das Überprüfen eines Produkts. Es ist eher so, als würde man eine wissenschaftliche Schulzeitung über "Die Luft um uns herum" schreiben. Office ist so allgegenwärtig und in seiner Kategorie so dominant, dass Excel, PowerPoint und Word der Suite wie bei Google für die Suche oder Adobe Photoshop für die Bildbearbeitung zu einer Abkürzung für Tabellenkalkulations-, Präsentations- und Textverarbeitungs-Apps geworden sind.

In Bezug auf die Unternehmenszentralen sagte mir einmal ein Produktmanager für einen potenziellen Konkurrenten (Lotus SmartSuite, inzwischen längst verschwunden), dass der Wettbewerb mit Office nicht mit dem Versuch vergleichbar sei, mit Xerox- oder Konica Minolta-Kopierern zu konkurrieren. Es war, als würde man versuchen, sich mit Kopierpapier zu messen.

Die Metaphern sind jedoch nicht genau. Es gibt zwar keinen Ersatz für Luft- oder Kopierpapier, aber Heimbüroangestellte können aus mehreren Alternativen zu Office wählen, deren Funktionen so ausgeklügelt sind, dass sie einen guten Eindruck hinterlassen oder Microsoft auf Trab halten. Ich werde sie in einer vierteiligen Serie untersuchen, die alle zwei Wochen in diesem Bereich ausgeführt wird und sich eher auf Windows als auf Mac oder Handheld-Apps konzentriert. Aber ich beginne heute mit Microsofts Monster, insbesondere mit der verwirrenden Wahrheit, dass es mehr Möglichkeiten gibt, Office zu bekommen, als Websites, um ein Hotelzimmer zu buchen.

Bürovermietung

Sie können Office 2016 so kaufen, wie die meisten von uns die meiste Software gekauft haben: Als einmaliger Kauf installieren Sie das Programm auf einem PC und erhalten Support und Fehlerkorrekturen, jedoch keine Upgrades auf zukünftige Versionen. Wenn Sie für Office Home & Student 2016 149, 99 USD ausgeben, erhalten Sie Excel, PowerPoint, Word und das OneNote-Programm zum Sammeln und Durchsuchen von digitalen Notizen und Inhalten in Freiform. Office Home & Business 2016 (229, 99 USD) fügt den Outlook-E-Mail-, Kalender- und Kontakt-Manager hinzu, während Office Professional 2016 (399, 99 USD) die Microsoft Publisher Desktop Publishing- und Access-Datenbank-Apps verwendet.

Die derzeit bevorzugte Methode zum Abrufen der Office 2016-Apps ist jedoch der Abonnementdienst Office 365, der verspricht, dass Sie immer über die neuesten Upgrades und Funktionen sowie über Speicherplatz auf den Servern von Microsoft und eine Lizenz für die handgehaltenen Office-Versionen wie Office Mobile verfügen für Office 365-Abonnenten. Office 365 Personal (6, 99 USD pro Monat oder 69, 99 USD pro Jahr) kombiniert Lizenzen für einen PC oder Mac, ein Tablet und ein Telefon mit 1 TB Microsoft OneDrive-Cloudspeicher.

Im Internet hat Microsoft in den letzten zehn Jahren die härteste Konkurrenz zum Office-Franchise-Unternehmen erlebt, da andere Anbieter das browserbasierte Bereitstellungsmodell für Abonnementsoftware übernommen haben. Im Produktivitätsbereich sind zwei große Namen, die Microsoft Kopfschmerzen bereiten, Googles G Suite und Zoho Docs.

Die beliebteste Wahl für Benutzer mit einem Laptop und einem Desktop oder einem oder zwei Kollegen im Home Office ist Microsoft Office 365 Home, bei dem fünf PCs oder Macs, fünf Tablets, fünf Telefone und 1 TB Speicherplatz verfügbar sind pro Benutzer. In beiden Versionen haben Sie auch Zugriff auf die kostenlosen, browserbasierten Office Online-Apps, wenn Sie einige schnelle Änderungen auf einem anderen System vornehmen müssen.

Wenn Sie ein kleines bis mittelständisches Unternehmen (SMB) mit mehreren Mitarbeitern betreiben, lautet das Produkt für Sie offiziell Office 365 Business (8, 25 USD pro Benutzer und Monat). Wenn Sie mit der E-Mail-Adresse Ihres Internetdienstanbieters oder Webhosts nicht zufrieden sind, sollten Sie Office 365 Business Premium wählen, das E-Mails mit einem Postfach von 50 GB und HD-Videokonferenzunterstützung für 12, 50 USD pro Benutzer und Monat hinzufügt. Solange Sie sich jedoch nicht in einem Bürogebäude, sondern in einem Heimbüro befinden, würde ich den überragenden Wert von Office 365 Home nutzen.

Teile und teile viel

Was bietet Office mit all diesen Optionen? Zwei Dinge: einige hochmoderne, leistungsstarke Apps und beeindruckende Funktionen für die Teamzusammenarbeit. Letzteres hat für Heimarbeitskräfte möglicherweise keine Priorität, ist jedoch ein gutes Beispiel für den Multiple-Choice-Ansatz von Microsoft: Sie können eine Datei oder einen Ordner mit Schreibschutz- oder Bearbeitungsrechten per E-Mail oder über einen Link zum Ausschneiden und Einfügen freigeben von OneDrive über einen Link, der durch eine Outlook-Nachricht generiert wird, oder Einrichten der Mehrbenutzerbearbeitung mit Versionsverfolgung. Sie können sogar über Skype Audio- oder Video-Chats zwischen Mitarbeitern in Office führen. Civilian OneDrive wird in die OneDrive for Business-Konten von Business eingebunden, die in das unternehmensfähige SharePoint eingebunden sind.

Das Bearbeiten mit einer Person mit Office Online und einer anderen Person mit Desktop Office erwies sich als äußerst langsam. Und irgendwann war ich nicht begeistert, als Word beendet wurde, nachdem ich aufgefordert wurde, den Freigabeprozess durch Speichern einer lokalen Datei auf OneDrive zu starten. Aber Microsoft hat Teamwork eindeutig zur obersten Priorität gemacht.

Das Gleiche gilt für das Auffinden von Informationen in und über Office. Eine Bing-basierte Smart Lookup-Funktion zeigt Wikipedia- und Wörterbuchdefinitionen von Wörtern oder Phrasen an, während eine Zeile über dem Menüband der Benutzeroberfläche Programmfunktionen vorschlägt, während Sie Abfragen eingeben (obwohl letzteres nicht der Fall ist) 't psychic; ich habe es mit "setze ein Kästchen um einen Absatz" verblüfft, wenn ich "setze einen Rand" hätte tippen sollen).

All-Star-Apps

Die Komponenten der Suite reichen von unschätzbaren, unangefochtenen Champions ihrer Kategorien bis hin zu Apps, für die sich nur wenige Benutzer so stark interessieren. Zugriff und Herausgeber fallen in die letztere Kategorie, und zwar nicht nur, weil sie für Mac nicht verfügbar sind.

Ich habe ein Faible für das Seitenlayoutprogramm von Microsoft, das sich seit Office 2010 kaum verändert hat, da es relativ einfach zu verwenden ist und ich mich beim Erstellen von Newslettern darauf verlassen habe. Die heutigen Profis ignorieren dies jedoch zugunsten der viel leistungsfähigeren Adobe InDesign und QuarkXPress. Der Zugriff bleibt eine leistungsstarke, wenn auch nicht intuitive Methode zum Erstellen relationaler Datenbank-Apps im Schwergewicht (Ich bin mir nicht sicher, ob es eine intuitive Methode zum Erstellen relationaler Datenbank-Apps gibt.)

Einen Schritt weiter oben auf der Wunschleiter befinden sich zwei Freeware-Tools. Sway ist ein einfacher Präsentations- / Webseiten-Maker, mit dem Sie Dateien, Bilder, Links, Medien und Text anordnen können. Es hat auch eine Remix-Schaltfläche, die die Objekte künstlerisch in ein in der Cloud gespeichertes scrollendes oder schrittweises Storyboard umordnet.

OneNote bietet teamfreundliche Notizbücher, die in Abschnitte unterteilt sind, die typisierte (oder Tablet-gekritzelte), Audio- oder Video-aufgezeichnete oder im Web geschnittene) Schnipsel enthalten. Genau wie Evernote ist es praktisch, um sich während eines Kurses oder eines Besprechungsprotokolls Notizen zu machen oder Ihre Aufgaben und zufälligen Gedanken zu organisieren. Windows 10-Benutzer werden jedoch verwirrt sein, wenn sie zwei Versionen der App auf ihrem System finden, OneNote 2016 und nur OneNote. Ersteres hat mehr Funktionen; Letzteres erhält jeden Monat neue Funktionen. Die Überlappung ist rätselhaft.

Damit bleiben die großen drei oder dreieinhalb Outlook-Dateien übrig, die eine solide Art von E-Mail, Aufgaben, Kontakten und Kalendermanager in der Mitte der Straße bleiben - obwohl die neue Liste der zuletzt verwendeten Dateien bei Ihnen angezeigt wird Klicken, um einen Anhang hinzuzufügen, ist praktisch. PowerPoint liegt wohl einen halben Schritt hinter Apples Keynote, um die schicksten Diashows zu erstellen, aber es ist immer noch ein Kraftpaket für Präsentationen. Es enthält viele Möglichkeiten, um Ihre Folien und Notizen zu organisieren, Übergänge und Animationen anzuwenden und Diagramme, Bilder oder Multimedia hinzuzufügen. Es ist auch überraschend einfach zu bedienen.

In ähnlicher Weise bestehen die eingefleischten Corel WordPerfect-Anwender darauf, dass ihr Lieblingsprogramm Word 2016 übertrifft, um die Formatierung und einige spezielle Dokumenttypen, wie z. B. juristische Schriftsätze, äußerst präzise zu steuern. Das Textverarbeitungsprogramm von Microsoft ist jedoch ein leistungsstarker Standard. Es verwendet Stile und Themen für eine schnelle und konsistente Formatierung von Text sowie für die Verarbeitung von Fußnoten und Verweisen (in einer Auswahl von APA-, Chicago-, MLA- und anderen Stilen). Mein einziger Kritikpunkt ist, dass einige Funktionen unweigerlich mehrere Menüs tief vergraben sind (das Menü Dateioptionen ist besonders enzyklopädisch), trotz der Benutzeroberflächenleiste und ihrer Schwebetipps.

Schließlich gibt es Excel, die dominanteste App in einer dominanten Suite, die einfach die einzige Tabellenkalkulation ist, auf die es ankommt. Die Diagramme sind sowohl ansprechend als auch nützlich, beispielsweise die neuen visuellen Prognosen, die die Zukunft auf der Grundlage vorhandener Daten oder Besonderheiten wie Sunburst- oder Pareto-Diagramme projizieren. Die Dialogfelder führen Sie durch einmalige Vorgänge wie das Erstellen von Pivot-Tabellen, während ein Arsenal von Add-Ons, Plug-Ins sowie Dashboards für Geschäftsanalysen und Berichte alles von Google Analytics bis MailChimp verknüpft.

Unabhängig davon, ob Sie es als Office 365 oder Office 2016 bezeichnen, die Microsoft Suite ist ein hervorragendes Beispiel für andere Produktivitätslösungen. Es ist schwer, es nicht als die ersten 100 US-Dollar zu bezeichnen, die in das Jahresbudget Ihres Heimbüros fließen sollten, aber wir werden sehen, wie sich einige Alternativen im Rest dieser Serie ergänzen.