Video: KVP, betriebliches Vorschlagswesen und Ideenmanagement einfach gestaltet (November 2024)
Ideenmanagement kann in einer Vielzahl von Geschäftskontexten nützlich sein. Die Tools können Mind Maps verwenden, um Gedanken und Aufgaben zu organisieren, komplexe Daten visuell zu erfassen und das soziale Wissensmanagement zu nutzen, um Mitarbeiter und Führungskräfte zusammenzubringen und die Kreativität zu fördern. Obwohl unser Prüfer dies in unserer Zusammenfassung der besten derzeit auf dem Markt erhältlichen Ideenverwaltungssoftware formuliert hat, ist die Technologie noch weit entfernt.
Die Software für das Ideenmanagement ist in vielerlei Hinsicht noch begrenzt. Front & Main Honey bietet Ihnen eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche ohne viel tiefere Funktionen. XMind ist in der Lage und portabel, hat aber noch einiges zu bieten. Sogar die auserlesenen Experten-Softwareanwendungen von Redakteuren Mindomo, die sowohl soziale Funktionen als auch Mind-Mapping-Funktionen bieten, wird von unserem Rezensenten als "das Produkt mit den geringsten Fehlern" bezeichnet. Das Ideenmanagement ist ein ehrgeiziges technisches Konzept, und daher war die Ausführung vorhersehbar schwierig, da die Softwareanbieter die Mängel beseitigen. In der Zwischenzeit muss der Geschäftsbenutzer häufige Fehler und Produktivitätsfallen vermeiden. Hier sind fünf besondere Hürden zu vermeiden.
1. Behalten Sie die Sicherheit im Auge
Die meisten Cloud-basierten Ideenverwaltungsplattformen setzen sich mit den gängigen Anmeldeprotokollen für Endverbraucher und manchmal mit der Möglichkeit, bestimmte Dokumente oder Dateien mit einem Kennwort zu schützen, direkt mit der Sicherheit auseinander. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist je nach Lösung eine solide Sache . Dies ist keine Sicherheit für Unternehmen, insbesondere wenn es sich um zusätzliche Verschlüsselungsebenen für wichtige Unternehmensdaten oder um eine brillante Idee handelt, die ein wertvolles Geschäftsgeheimnis für Wettbewerber darstellen könnte.
Akzeptieren Sie keine Standardsicherheit in einer Ideenverwaltungsplattform, ohne die nötige Sorgfalt walten zu lassen. Wenn Sie mit der Sicherheitsstufe der Software nicht vertraut sind, gibt es einige Optionen. Arbeiten Sie mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens zusammen, um zu entscheiden, ob dies machbar ist und ob die von Ihnen gewählte Plattform für das Ideenmanagement mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) anpassbar genug ist, um die integrierte Sicherheit zu verbessern und eine tiefere Verschlüsselung und Authentifizierung hinzuzufügen. Obwohl dies meistens nicht machbar oder zu umständlich wäre.
Eine einfachere Alternative besteht darin, wichtige Dokumente und Daten zu exportieren - sei es eine besonders ausgeklügelte Mind Map, ein bahnbrechendes Brainstorming-Dokument oder wertvolle Daten zu sozialen Abstimmungen mit vertraulichen Antworten von Mitarbeitern - und die Datei stattdessen zu verschlüsseln und in einer Cloud-Speicherlösung zu speichern. Vergessen Sie nicht, die Daten nach dem Exportieren und Sichern von der Ideenverwaltungsplattform zu löschen. Business-fähige Dokumentenmanagement-Lösungen wie Zoho Docs Standard oder Box (for Business) machen den Job, oder Sie können sich für eine verschlüsselte Cloud-Speicherlösung wie CertainSafe entscheiden, um noch paranoidere Sicherheitsmaßnahmen wie MicroEncryption zu ergreifen. Behalten Sie diese goldenen Ideen unter Verschluss.
2. Nehmen Sie Mobile Functionality mit einem Schuss Salz
Als unser Prüfer alle Ideenmanagementprodukte auf Herz und Nieren prüfte, stieß er bei der mobilen Produktivität auf Straßensperren. Während die meisten Ideenverwaltungssoftware über anständige Android- und iOS-Apps verfügen, gibt es nicht viel mobile Integrationsmöglichkeiten mit anderen Apps und auch nicht die Möglichkeit, Daten zu synchronisieren und offline zu arbeiten. Die mobilen Apps für das Ideenmanagement werden mit jedem inkrementellen Update besser. Wenn Sie jedoch unterwegs sind und eine Geschäftsidee haben, die Sie ausarbeiten müssen, sichern Sie Ihre Wetten ab.
Öffnen Sie auf jeden Fall Ihre Mindomo-App, um eine Mind Map zu erstellen, oder Bloomfire, um eine Brainstorming-Frage für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Speichern Sie Ihre Arbeit einfach in einer Notiz oder einem Dokument in einer anderen App. Wenn Sie dann auf ein Formatierungsproblem, einen Synchronisierungsfehler oder ein fehlgeschlagenes Speichern in Ihrer App für das Ideenmanagement für Mobilgeräte stoßen - weit entfernt von einer Gewissheit, aber einem Risiko, das unbedingt gemindert werden sollte -, bleibt Ihnen kein großartiger Ideenrutsch in der U-Bahn weg und nichts konkretes zu zeigen.
3. Seien Sie vorsichtig bei der Anwendungsintegration
Eine der größten aktuellen Einschränkungen bei Ideenmanagementsoftware ist das Fehlen einer klaren Dokumentation oder noch besser vorgefertigter Integrationen mit anderer beliebter Unternehmenssoftware, bei denen die auf der Plattform gebildeten Ideen Wurzeln schlagen und sich in tatsächlichen Projekten und Initiativen niederschlagen. Bloomfire lässt sich für Customer Relationship Management (CRM) in Sales Cloud Professional Edition von Salesforce.com integrieren, aber die meisten Social-First-Plattformen integrieren weder systemeigene CRM- oder Personalverwaltungsplattformen (HR) noch ein internes Firmen-Wiki der Abfragedaten würde zwangsläufig enden.
Gleiches gilt für die Mind-Map-Plattformen, bei denen die Integration in ein Datenvisualisierungstool für eine überzeugendere konzeptionelle Darstellung hilfreich wäre, um Mind-Map-Ideen auf andere Weise zu betrachten. Trotzdem ist es nicht gerade ratsam, selbst für einen fähigen Codierer eine Integration ohne ein Open-Source-Software Development Kit (SDK) und klare Anweisungen oder Dokumentationen für die Integration einer anderen Plattform zu erstellen. Ihre beste Option ist erneut ein manueller Datenexport und -import von Ihrer Ideenmanagement-Plattform in die gewünschte Geschäftsanwendung. Verfolgen Sie die manuellen Workflows - welche Daten müssen exportiert und importiert werden und wer dafür verantwortlich ist - in einem Tool wie Asana, um alles klar zu halten.
4. Versuchen Sie nicht, das Projektmanagement nachzurüsten
Ideenmanagement und Mind Maps können eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Projektmanagement zu vereinfachen, indem Sie Aufgaben delegieren und Gedanken mithilfe interaktiver Grafiken und einer kurzen Liste hilfreicher Symbole organisieren. Die Gefahr besteht nicht darin, mit Ideenmanagement das Projektmanagement besser auszuführen, sondern eine Projektmanagement-Plattform für etwas zu verwenden, für das es nicht gemacht ist. Wenn eine IT-Abteilung bereits in ein Projektmanagement- oder Kollaborationssystem investiert ist, besteht der kostengünstige Weg darin, diese Technologie auch in das Ideenmanagement einzubeziehen.
In diesem Fall entsteht ein verwirrendes Flickenteppich aus Mehrzweckprojekten, Chatrooms oder Kanälen, die unverständliches Rauschen in Form von Kommentaren über Kommentaren ohne konzeptionelle Organisation erzeugen. Unternehmen erhalten einen weiteren E-Mail-Posteingang, in dem zu viele Ideen ohne Struktur unter dem Stapel vergraben sind. Ideenverwaltungssoftware ist aus Feature-Sicht nicht so ausgereift wie ein Projektmanagement- oder Kollaborations-Tool. Sie erfüllt jedoch das, wofür sie entwickelt wurde - sie bietet den geringsten Widerstand, eine Idee zu verwirklichen und zu konkretisieren und die Überlappung zu verwalten Gedankenblasen von jedem Benutzer, der dazu beiträgt.
5. Die Idee ist nicht genug, machen Sie etwas damit
In ästhetischer Hinsicht ist Ideenmanagement ansprechend, weil es cool aussieht. Plattformen wie Mindomo und Bloomfire überzeugen visuell und geben Ideen in intelligent gestalteten Mindmaps bzw. farbenfrohen interaktiven Diagrammen für soziale Reaktionen wieder. Die Gefahr bei dieser Art von Plattformen besteht darin, dass man sich die schlanken Visualisierungen ansieht und denkt, die Arbeit sei erledigt.
Diese Mind Map und diese Umfrageergebnisse bedeuten nichts, wenn diese Erkenntnisse nicht für einen höheren Geschäftszweck aufgegriffen und transformiert werden. Von den fünf Plattformen, die wir geprüft haben, verfügt nur Bloomfire über integrierte Analysefunktionen, aber alle mit Ausnahme von Front & Main Honey lassen sich direkt in Microsoft Office 365 integrieren. Ganz gleich, ob Sie die Daten in eine CRM-, Projektmanagement- oder Business Intelligence-Anwendung exportieren Schließen Sie den Auftrag ab, oder senden Sie ihn direkt an Office 365, um eine Strategie für eine Idee zu erstellen. Das Sammeln von Ideen ist ein kritischer Teil der organischen Innovation in allen Bereichen Ihres Unternehmens, aber nur der erste Teil.
