Voip und ucaas: die unterschiede erklärt

Die meisten Unternehmen betreiben ihre Geschäftstelefone über einen Voice-over-IP-Dienstanbieter (VoIP). Die einfache Verwaltung und die Kosteneinsparungen sind in den meisten Fällen wichtiger als herkömmliche lokale PBX-Systeme, insbesondere für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs). Aber VoIP-Anbieter haben nicht still gesessen. Da VoIP aus Sprache Software macht, haben diese Entwickler ihre Plattformen sehr intensiv zu Mehrkanal-Bereitstellungssystemen weiterentwickelt, die als Unified Communications-as-a-Service (UCaaS) bezeichnet werden. Das hört sich komplex an, ist aber recht einfach, solange Sie sich auf das konzentrieren, was Sie brauchen, und nicht auf die potenziell unzähligen Optionsanbieter, die Sie ansprechen.

Ich erkläre, was Sie erhalten, wenn Sie mit einem typischen VoIP-Dienstanbieter zusammenarbeiten, einschließlich der meisten, die unsere Leser bei den diesjährigen PCMag Business Choice Awards für VoIP-Anbieter ausgewählt haben. Ich werde auch besprechen, was Sie erhalten, wenn Ihr VoIP-Anbieter UCaaS anbietet. Bevor ich auf die Details eingehe, möchte ich Ihnen eine einfache Aufschlüsselung von VoIP und UCaaS geben. Ich bat Curtis Peterson, Senior Vice President für Cloud Operations beim Anbieter von Geschäftstelefonsystemen RingCentral, bei der Unterscheidung der beiden Dienste zu helfen.

"VoIP ist in der Regel nur ein Sprachdienstleister für eingehende und ausgehende Anrufe", erklärte Peterson. "UCaaS untersucht im Grunde die gesamte Geschäftskommunikation und überträgt sie über IP oder das Internetprotokoll. VoIP ist ein einziger Modus. UCaaS ist multimodal: SMS, Chatten, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Videokonferenzen. VoIP wird jedoch zur Stromversorgung des Sprachteils verwendet."

Okay, da Sie nun ein grundlegendes Verständnis für den Unterschied zwischen VoIP und UCaaS haben, werde ich aufschlüsseln, was Sie mit jedem Dienst erhalten.

VoIP-Funktionen

VoIP ist im Kern ein digitaler Telefondienst, der das Internet für den Transport und die Bereitstellung von Kommunikation nutzt. Sie können Anrufe von Ihrer Internetverbindung über Mobilteile wie in den meisten herkömmlichen Büroeinstellungen oder über Softphones (softwarebasierte Anwendungen) tätigen und empfangen. Wenn Sie das Mikrofon und die Lautsprecher Ihres Desktops, Laptops oder Smartphones nutzen, können Sie Anrufe auf die gleiche Weise führen wie mit einem typischen Mobilteil.

VoIP bietet viele der gleichen Funktionen wie Ihr Telekommunikationsanbieter. Sie können Voicemail-Nachrichten empfangen und abhören sowie Anrufe über die Anrufer-ID überwachen. Anrufe können an alternative Leitungen weitergeleitet werden, wenn niemand für den Empfang eines Anrufs verfügbar ist. Zu den weiteren Funktionen von VoIP gehören automatische Vermittlungsstellen, Halten von Anrufen, Anrufprotokolle, Anrufüberwachung, Anrufaufzeichnung, Anrufumschreibungen, Einwahlkonferenzen und Nummernportierung.

UCaaS-Funktionen

Wenn Sie sich für einen Nur-VoIP-Anbieter entscheiden, wird Ihnen eine offensichtliche Funktion entgehen: Video. Mit UCaaS können Sie von Ihrem Dienstanbieter auch Einzel-Videoanrufe sowie eine zu viele Videokonferenzen planen. Dies scheint für kleinere Unternehmen kein Muss zu sein, aber da Ihr Team skaliert und Sie in verschiedenen Regionen einstellen, möchten Sie in der Lage sein, Videoanrufe von Angesicht zu Angesicht durchzuführen. Mit Videokonferenzen und VoIP können Sie beispielsweise Besprechungen mit Hunderten von Teilnehmern abhalten, Ihren Bildschirm für alle Teilnehmer freigeben und sogar Dateien für alle Teilnehmer oder einzelne Teilnehmer freigeben und empfangen.

Mit UCaaS-Tools können Sie auch mit Kollegen in Ihrem Plan chatten und SMS-Nachrichten senden. Warum brauchen Sie diese Funktion? Wenn Sie mit einem Kunden in einem Videoanruf sind und Ihr Vertriebsmitarbeiter nicht richtig spricht, können Sie ihm eine private Chat-Nachricht senden, um alle auf die gleiche Seite zu bringen. Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder auch Chat-Nachrichten anstelle von E-Mails senden, um zeitkritischere und lässigere Interaktionen zu besprechen.

Einige UCaaS-Anbieter ermöglichen eine umfassende Zusammenarbeit und Gruppenprojektverwaltung. Dies umfasst die gemeinsame Nutzung und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, Aufgabenlisten, freigegebene Kalender und sogar die gemeinsame Speicherung von Dateien.

Wenn Sie eine dieser seltsamen Katzen sind, die immer noch gerne Faxe senden und empfangen, können Sie dies mit einigen UCaaS-Lösungen von Ihrem Computer oder Mobilgerät aus tun (wobei die Faxe automatisch in Ihrem Dropbox- oder Microsoft OneDrive-Konto gespeichert werden). Diese Funktion gibt Ihnen auch einen besseren Überblick darüber, wer Faxe sendet und empfängt, was faxt, und Sie können Junk-Faxe deaktivieren.

Der vielleicht wichtigste Aspekt einer UCaaS-Plattform ist die Möglichkeit, sie in Lösungen von Drittanbietern zu integrieren, damit Sie Daten besser von Tool zu Tool abrufen und exportieren können. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden anrufen müssen und auf dessen Aufzeichnungen zugreifen möchten, um Ihre Kommunikation zu verbessern, ist dies durch die Integration Ihres Salesforce-Kontos in Ihr UCaaS-Tool unglaublich einfach. In Ihrem Salesforce-Dashboard können Sie den Anruf starten, den Interaktionsverlauf des Kunden anzeigen und Notizen zu den während des Anrufs gemachten Angaben hinzufügen. Mit einer Microsoft Outlook-E-Mail-Integration können Sie Anrufe direkt aus dem Hauptteil einer E-Mail heraus starten.

Integrationen sind besonders nützlich für Unternehmen, die planen, mit ihrem UCaaS-Tool auf Helpdesk-Tickets zu antworten. Stellen Sie sich vor, Ihre Servicemitarbeiter können Anrufe direkt in der Helpdesk-Konsole tätigen und entgegennehmen. Stellen Sie sich vor, Sie geben ihnen die Möglichkeit, Kundeninteraktionen zu recherchieren oder Notizen zu Kundendatensätzen hinzuzufügen, während Sie telefonieren, und diese Daten dann für eine spätere Bearbeitung über Ihre UCaaS-, Helpdesk- und CRM-Tools (Customer Relationship Management) wieder zusammenzuführen.

"Unternehmen, die einfache VoIP-Lösungen suchen, verpassen die Möglichkeit, mehrere Kommunikationstools mit einem Anbieter zusammenzustellen, und erhalten dafür einen Rabatt", sagte Peterson. Dies liegt daran, dass die meisten Anbieter Mengenrabatte gewähren, wenn Sie alle Ihre UCaaS-Tools zusammen bündeln, anstatt die Kommunikationstools von mehreren Anbietern auszuwählen. Denken Sie darüber nach, wie Sie den Kabel-, Internet- und Telefondienst Ihres Hauses erwerben: Der Preis für alle drei zusammen ist in der Regel niedriger als für drei verschiedene Anbieter.

Die Bündelung stellt außerdem sicher, dass jeder Dienst problemlos integriert wird und sich gegenseitig meldet. "Wenn Sie einen Anbieter für VoIP, einen für Video und einen für Chat haben, können Sie keine Analysen zwischen ihnen austauschen", erklärte Peterson.