5 Dinge, die bei der Auswahl der Zeiterfassungssoftware zu beachten sind

Wenn Ihr Unternehmen nach einer Zeiterfassungslösung sucht, mit der es besser überwachen kann, wie viel Zeit Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden, gibt es Dutzende von Lösungen, die Abhilfe schaffen. Da es so viele Dienste gibt, kann es leider schwierig sein, das richtige Tool zu finden. Faktoren wie die Funktionalität des Projektmanagements (PM), die Kontrolle der Mitarbeiter, die Anpassung und natürlich der Preis sind Faktoren, die einer gleichberechtigten und intensiven Untersuchung bedürfen.

Wir werden die wichtigsten Punkte aufschlüsseln, die bei der Auswahl der Zeiterfassungssoftware zu beachten sind. Wir werden jeden Faktor im Detail erklären und Ihnen sagen, wonach Sie suchen sollten, um die richtige Entscheidung zu treffen. Fröhliches Jagen!

1 1. PM vs. Pure Play

Zeiterfassungssoftware gibt es in zwei verschiedenen Varianten. Sie können Tools kaufen, die kleine Teile übergreifender PM-Suites sind, oder Sie können Software kaufen, die nur die Registrierung, Nachverfolgung und Auszahlung der geleisteten Arbeitszeit ermöglicht. PM-Tools sind ideal für professionelle Dienstleistungsunternehmen, die Aufgaben wie Cloud-basiertes Filesharing, Aufgabenmanagement, Projektanalyse, Spesenabrechnung, Budgetprognose, Rechnungsstellung, Zahlungen, Nachverfolgung von abrechnungsfähigen Stunden und Prognosen für den zukünftigen Personalbedarf erledigen möchten. Mittelständische bis große Unternehmen nutzen diese Tools in der Regel häufiger als kleine Unternehmen und unabhängige Auftragnehmer. In dieser Kategorie finden Sie Tools wie Mavenlink-, Wrike- und Zoho-Projekte, von denen jedes das Beste auf dem PM-Markt darstellt und in denen eine hochwertige Zeiterfassung integriert ist.

Für Freiberufler und Unternehmen, die entschlossener sind, den Überblick darüber zu behalten, wer wann gearbeitet hat, gibt es eine andere Kategorie von Zeiterfassungssoftware, die wahrscheinlich sinnvoller ist. In dieser Klasse finden Sie Software wie Hubstaff und unser Editors 'Choice-Tool TSheets. Mit diesen Tools können Sie kaum mehr tun, als Zeit hinzuzufügen und zu verfolgen, bereits protokollierte Zeit zu bearbeiten, über die geleistete Zeit zu berichten und einen Mitarbeiterstab zu beaufsichtigen. Beide Tools erfüllen diese Aufgaben außerordentlich gut. Leider bieten Tools für die reine Spielzeiterfassung nicht die PM-Funktionalität, die Sie in der letzteren Kategorie finden. Dies bedeutet, dass größere Unternehmen, die PM-Tools benötigen, ein Drittanbieter-Tool benötigen, wenn sie sich für eine reine Zeiterfassung entscheiden.



2 2. Preis und Pläne

Reine Zeiterfassungslösungen sind kostengünstiger als Zeiterfassungslösungen, die an PM-Suites gebunden sind. TSheets beginnt mit einem kostenlosen Plan für einen Benutzer. Dieser Plan ist ideal für Freiberufler, die während der Arbeit an Projekten Zeit erfassen müssen. TSheets hat auch einen Plan für bis zu 99 Benutzer, der 4 USD pro Benutzer und Monat kostet, mit einer Grundgebühr von 16 USD pro Monat. Hubstaff beginnt mit einem Basisplan für 5 US-Dollar pro Monat, mit dem Sie auf einfache Zeiterfassungstools, einen Manager für Mitarbeiterzahlungspläne, Support rund um die Uhr und Benutzereinstellungen zugreifen können, die für jeden Mitarbeiter einzeln verwaltet werden können. Hubstaff bietet außerdem einen Premium-Plan für 9 US-Dollar pro Monat und Benutzer, der alles beinhaltet, was im Basisplan enthalten ist. Sie erhalten jedoch auch Zugriff auf die Hubstaff-API (Application Programming Interface) und ein grundlegendes Planungstool.

Da PM-Tools so viel mehr Funktionen bieten, ist es nicht verwunderlich, dass Sie mehr bezahlen. Der günstigste Tarif von Mavenlink mit Zeiterfassung kostet 39 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Der günstigste Zeiterfassungsplan von Zoho kostet 25 USD pro Monat für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, aber nur 20 Projekte. Wrikes günstigster Zeiterfassungsplan kostet 24, 80 USD pro Benutzer und Monat.



3 3. Mitarbeiterüberwachung

Einige Lösungen gehen weit darüber hinaus, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter dort arbeiten, wo und wann sie es möchten. Einige Tools, wie z. B. Hubstaff, zeichnen Screenshots auf, während die Mitarbeiter auf dem Laufenden sind, und lassen diese Screenshots dann an die Manager senden, bevor den Mitarbeitern der Abschluss einer Schicht gutgeschrieben wird. Diese Tools können auch ein Protokoll der Tastatur- und Mausaktivitätsvolumina während der Schichten aufzeichnen. Mit den meisten von uns getesteten Tools können Sie die Bewegungen von Mitarbeitern über GPS-Tracking überwachen, wenn sie die mobilen Apps des Tools verwenden, und mit einigen Tools können Sie festlegen, dass Benutzer ein Selfie machen müssen, wenn sie an einem Ort ankommen oder ihn verlassen.

Wenn Sie dieses Maß an (gruseliger) Kontrolle benötigen, ist Ihr Feld eng. Nicht jedes Zeitverfolgungs-Tool bietet dies als integrierte Funktion, und PM-basierte Tools bieten diese Funktion in der Regel überhaupt nicht an. Fragen Sie jeden Anbieter, ob er dies anbietet, bevor Sie mit dem Testen von Produkten beginnen.



4 4. Benutzerdefinierte Felder

Die meisten Tools basieren ausschließlich auf der Verfolgungszeit. Mit einigen Tools können Sie jedoch zusätzliche Datensätze für Unternehmen und Einzelpersonen berücksichtigen, die sich möglicherweise eher auf die Produktion als auf die Dauer konzentrieren. Dies ist besonders hilfreich für Konstruktions-, Transport- und Fertigungsdienstleistungen, die sich nach den erstellten Strukturen, zurückgelegten Entfernungen und produzierten Artikeln richten, während sie in Arbeitsstunden erbracht werden. Mit TSheets können Sie beispielsweise sechs vollständig anpassbare Felder erstellen, die als Eingabeaufforderung für jede Zeitüberschreitung hinzugefügt werden können. Wenn Sie eine Baufirma leiten, können Sie gefragt werden: "Gab es einen Vorfall? Ja oder Nein." Wenn die Arbeiter nicht antworten, können sie nicht aussteigen. Oder Sie können Trucker fragen, wie viele Kilometer sie gerade gefahren sind. Diese Felder werden dann in Berichte einbezogen, um Ihnen eine detailliertere Darstellung der Arbeitsabläufe, der Produktivität der Teams und anderer relevanter Arbeitsplatzdaten zu geben, die Sie möglicherweise benötigen, um ein vollständiges Bild eines Arbeitstages oder einer Schicht zu erstellen.

Obwohl Sie mit Wrike nicht das gleiche erweiterte Tracking wie mit TSheets erhalten, können Sie zu Beginn und am Ende von Schichten wichtige Daten von Mitarbeitern erfassen. Mit Wrike können Sie benutzerdefinierte Felder zum Aufgabenbereich hinzufügen, sodass Sie beim Durchgehen Ihrer Berichte Dinge wie "Abrechnungsfähigkeit", Auftragsvorfälle, Laufleistung usw. sehen können. Leider werden diese Elemente in Ihrem Aufgabenbereich angezeigt Übergreifende Aufgabenansicht in der PM-Konsole, aber die Daten werden nicht in Ihren Zeiteingabeberichten angezeigt.

Wenn Ihr Unternehmen eher dazu neigt, die Produktion als die Arbeitsstunden zu messen, ist eine Lösung mit benutzerdefinierten Feldern möglicherweise besser für Sie. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Lieferanten fragen, welche Anpassung er anbietet und wie diese Anpassungen in Berichten berücksichtigt werden.



5 5. Integrationen und Erweiterungen

Der größte Vorteil von Zoho Projects ist der Zugriff auf das Software-Ökosystem von Zoho, das Customer Relationship Management (CRM), E-Mail-Marketing sowie Personal-Software und Management-Tools umfasst. Sie können diese Produkte problemlos in eine umfassende Lösung verwandeln, die Daten ohne manuellen Eingriff von einer zur anderen überträgt. Dies ist ideal für die Zahlungsabwicklung, die Projektbesetzung, die Fakturierung und fast alles andere, was Zeitaufwand mit Daten kombiniert, die in anderer Software angezeigt werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Lieferanten fragen, ob sie in Tools von Drittanbietern integriert sind. Wenn Sie zwei Anbieter gleich mögen, aber einer mehr dieser organischen Integrationen bietet als der andere, sollten Sie sich für den ersteren entscheiden. Beachten Sie: Die meisten Zeiterfassungslösungen bieten eine offene Anwendungsprogrammierschnittstelle (API), sodass Ihr internes Entwicklungsteam Integrationen mit anderen offenen API-Tools erstellen kann. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen leiten oder nicht über die technischen Fähigkeiten des Unternehmens verfügen, müssen Sie diese Integrationen wahrscheinlich über Ihren Lieferanten organisch bereitstellen.