Organisieren Sie sich: Dmitri Leonov von Sanebox über E-Mail-Verwaltung

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• Organisieren Sie sich: Dmitri Leonov von SaneBox über E-Mail-Verwaltung
• Interview: Dmitri Leonov, Fortsetzung

E-Mail-Überladung, das Gefühl, vom Posteingang lebendig begraben zu werden, plagt die Menschen sowohl im Büro als auch zu Hause. Einer der nützlichsten und am besten implementierten Dienste, um die E-Mail-Überladung ein für alle Mal zu stoppen, ist SaneBox.

Ich habe mich kürzlich mit Dmitri Leonov, dem Vice President of Growth bei SaneBox, zusammengesetzt, der im Video unten erklärt, wie SaneBox auf der einfachsten Ebene funktioniert. Während ich ihn über das Unternehmen und die von ihm angebotenen Dienstleistungen befragte, ging Leonov auf die tatsächlichen Probleme mit E-Mails ein, sowohl aus benutzer- als auch aus psychologischer Sicht.

Bevor er zu SaneBox kam, hatte Leonov versucht, mit einem Freund eine eigene E-Mail-Verwaltungslösung aufzubauen, als ihm jemand einen Link zu SaneBox schickte, der, wie er sagte, alles tat, was sein Tool tun sollte, nur besser. Also hat er sich an das SaneBox-Team gewandt und ist kurz danach dazugekommen.

Leonovs Aufgabe im Unternehmen war es, fast alles zu erledigen, was nicht ingenieurtechnischer oder technischer Natur ist, von der Geschäftsentwicklung bis zum Marketing. Infolgedessen spricht er nicht wie ein Programmierer, wenn er über E-Mails spricht, und seine Kommentare basieren auf realen Beispielen, wie Sie im folgenden kurzen Video hören werden. Sie können aus meinem Gespräch mit ihm unten.

Jill Duffy: SaneBox ist ein Dienst, der Ihrem bestehenden E-Mail-Konto eine Ebene von Intelligenz hinzufügt. Sie müssen keine neue Benutzeroberfläche verwenden, um SaneBox zu verwenden. Anschließend wird ein neuer Ordner mit dem Namen @SaneLater erstellt und der Posteingang für angeforderte E-Mails oder wichtige E-Mails reserviert. Ich weiß, dass es viel mehr kann als das, aber das ist das Wesentliche, oder?

Dmitri Leonov: Ja, und ich werde noch etwas hinzufügen. Es ist etwas komplizierter. Wenn Sie sich anmelden, wenn Sie Ihr Konto erstellen, analysieren wir grundsätzlich Ihren gesamten E-Mail-Verlauf. Wir sehen uns alle Ihre E-Mails an und es ist wichtig zu wissen, dass wir niemals den Inhalt anschauen. Dies ist aus Sicherheitsgründen. Unser Algorithmus stützt sich auf Daten im Header und auf Ihre Beziehungen.

JD: Also ist es "zu", "von", Betreffzeile, Zeitstempel…

DL: Da sind ungefähr die Daten einer Seite drin. Was wir uns wirklich ansehen, ist Ihre Beziehung zu diesen E-Mails in der Vergangenheit, z. B. welche E-Mails Sie öffnen, auf welche Sie antworten und wie schnell. Es gibt eine sehr lange Liste von Faktoren, die wir ständig ergänzen. Darauf aufbauend entscheiden wir, worauf es ankommt. Standardmäßig - und wie Sie sagten, haben wir viele Funktionen -, aber standardmäßig ist ein Ordner aktiviert, der @SaneLater-Ordner. Wir verschieben das, was wir für unwichtig halten, in diesen Ordner und senden Ihnen einen täglichen Auszug dieser E-Mails.

JD: Ich wollte ansprechen, wie das funktioniert, nicht unbedingt aus technologischer Sicht, sondern aus menschlicher Sicht. Was hilft uns Menschen dabei, E-Mails besser und sicherer zu verarbeiten?

DL: Wir denken viel über diese Frage nach. Der Grund, warum wir das Produkt so erstellt haben, wie wir es getan haben, und in der Tat einer der Hauptgründe, warum ich von der Firma und dem Produkt angezogen wurde, ist die fehlende Notwendigkeit, irgendetwas zu tun, wie auf eine neue Weboberfläche zuzugreifen.

Unsere Hauptannahme und unser Hauptziel bei allen von uns hergestellten Produkten ist es, die Notwendigkeit für den Benutzer, irgendetwas zu tun, so gering wie möglich zu halten. Sie können sich einfach anmelden und irgendwann Ihre Kreditkarte eingeben, den Rest erledigen wir. Sie können das Produkt jedoch trainieren. Wenn eine E-Mail in den falschen Ordner verschoben wird, können Sie sie einfach in den richtigen Ordner ziehen und das Produkt trainieren.

Das Problem, das jeder hat, ist, dass das E-Mail-Volumen von Jahr zu Jahr zunimmt - von Tag zu Tag. Und wenn all diese E-Mails Geschäftsmöglichkeiten im Wert von einer Million Dollar wären, wäre das in Ordnung. Selbst in diesem Fall müssen Sie immer noch Prioritäten setzen. Sie müssten zehn Millionen-Dollar-Gelegenheiten Vorrang vor einer Million Dollar-Gelegenheiten geben [lacht].

Die Wissenschaft dahinter besagt, dass die Verarbeitung jeder E-Mail eineinhalb Minuten dauert. Wenn Sie rechnen - Stephen Cohen zum Beispiel bekommt 1.000 E-Mails pro Tag -, würde er 25 Stunden pro Tag brauchen, um diese E-Mails zu verarbeiten. Irgendwann passt die Mathematik einfach nicht mehr zusammen.

Das Problem ist Rauschen gegenüber Signal. Das Problem besteht darin, das Signal vom Rauschen zu isolieren. Mit einem durchschnittlichen Posteingang, in dem Grün ein Signal und Rot ein Rauschen ist, haben wir Grün, Rot, Rot, Rot, Grün, Grün, Rot, Rot, Rot… Es ist für unser Gehirn sehr schwierig, das Signal zu erfassen.

Das Problem ist, dass jede E-Mail-Schnittstelle unser Gehirn dazu bringt, zu denken, dass alle E-Mails gleich wichtig sind. Ihnen wird die gleiche Menge an Immobilien auf dem Bildschirm zugewiesen. Eine unserer Kernannahmen lautet: "Nicht alle E-Mails werden gleich erstellt." Einige müssen sofort erledigt werden, einige können warten und andere sollten in großen Mengen verarbeitet werden. Am Ende wähle ich alle aus, scanne schnell die Betreffzeile und drücke auf Löschen.

Mein Posteingang vor SaneBox oder mein "geisteskranker Posteingang" hätte mich nach diesem Signal im Rauschen suchen lassen, wo ich jetzt nach einem Signal suchen und auf "Löschen" klicken kann [wenn ich es nicht sehe].

JD: Ich habe über Dienste wie Facebook nachgedacht, bei denen die Leute freiwillig so viele Informationen über sich selbst preisgeben und sich über den Kompromiss wundern. Mit anderen Worten, erhalten Sie einen so wertvollen Service von Facebook, dass die Leute bereit sind, ihre Daten preiszugeben? Oder wenn SaneBox Ihre E-Mail-Metadaten überprüft: Erhalten Sie einen Service, der wertvoll genug ist, um sicherzustellen, dass ein anderes Unternehmen alle diese Informationen sieht?

DL: IT-Manager sind diesbezüglich sehr streng. Wir sprechen mit einigen unserer Unternehmenskunden und müssen ihnen "Nein" sagen, wenn sie uns auffordern, unsere Software vor Ort zu installieren (im Gegensatz zu in der Cloud). Wir können es schaffen, aber es skaliert nicht und es ist es nicht wert. Für uns wird das Sicherheitsproblem eine ständige Diskussion sein.

Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie Google Mail verwenden und eine E-Mail über den Kauf eines Hauses schreiben, sehen Sie sich einfach die Anzeigen an, die Sie erhalten. Es macht sehr viel eine Inhaltsanalyse.