Inhaltsverzeichnis:
- Installieren Sie Optionen und Preise
- Erste Schritte mit Dokmee
- Dokumentverwaltungs-Tools
- Eine praktikable Option vor Ort für KMUs
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Dokmee von Office Gemini hat mit Sicherheit nicht die Markenbekanntheit von Microsoft SharePoint Online oder Adobe Document Cloud Standard. Es ist jedoch selten eine ideale Sache, ein Produkt nur nach seinem Markennamen zu beurteilen. Dokmee richtet sich in erster Linie an kleine bis mittelständische Unternehmen (KMUs) und bietet wichtige Funktionen für die Dokumentenverwaltung, ohne dass diese so komplex werden, dass Benutzer nicht von dem Tool profitieren können. Unsere beiden Gewinner der Editorenauswahl, Ascensio System OnlyOffice und Microsoft SharePoint Online, in der Kategorie Dokumentenverwaltung, sind zwar mit attraktiven Funktionen ausgestattet, sie schlagen sich jedoch nicht.
Installieren Sie Optionen und Preise
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wo Dokmee installiert und verwendet werden kann, obwohl erhebliche Überlegungen erforderlich sind, wie sich dies auf die Verfügbarkeit von Funktionen und die Preisgestaltung auswirkt. Die Einstiegslösung Dokmee Desktop ist für einen einzelnen Benutzer gedacht und bietet grundlegende Funktionen wie die Indizierung von Dateien, das Aufzeichnen von Notizen, die Verfolgung von Metadaten über Schlüsselfelder und einige Scanfunktionen. Dokmee Desktop kann für einen Pauschalpreis von 249 USD von der Firma erworben werden.
Für Unternehmen, die den Einrichtungsprozess minimieren möchten, bietet Dokmee Cloud
Dokmee Professional und Enterprise, die lokalen Optionen von Dokmee, sind traditionellere, serverbasierte Anwendungen, mit denen mehrere Benutzer Dokumente verwalten und nachverfolgen können. Der größte Vorteil der Wahl einer der lokalen Dokmee-Lösungen besteht darin, dass Sie mehrere Aktenschränke verwenden können. Diese Funktion bietet eine zusätzliche Verwaltungsebene für Sicherheits-, Speicher- und Suchfunktionen. Diese zusätzliche Flexibilität ist mit den zusätzlichen Kosten verbunden, die für die Durchführung von Installations- und Serververwaltungsaufgaben anfallen, einschließlich der Voraussetzungen wie Microsoft SQL Server und Internetinformationsdienste. Die Dokmee Professional Edition bietet einen ähnlichen Funktionsumfang wie die Dokmee Cloud. Sie bietet Zugriff auf das Software Development Kit (SDK) und die Möglichkeit, Dokumente mit Metadaten (im XML-Format) zu importieren und zu exportieren, verliert jedoch die Versionskontrolle beim Bearbeiten von Dokumenten.
Dokmee Enterprise bietet neben Archivfunktionen, automatischen Sicherungen, der Integration in Microsoft Active Directory (AD) und der automatischen optischen Zeichenerkennung (OCR) für gescannte Dokumente die Möglichkeit, die Sicherheit auf Datei- und Ordnerebene zu verwalten.
Dokmee Professional und Enterprise bieten auch Funktionen wie ein schreibgeschütztes Portal und den automatischen Import von Dateien mithilfe von Dokmee Sync. Bei diesen Funktionen handelt es sich jedoch um zusätzliche Module, die separat erworben werden müssen. Sogar Features, die wir als Kern betrachten würden
Der Preis für Dokmee Professional liegt bei 1.500 USD pro Server, während Dokmee Enterprise Sie näher an 4.500 USD zurückversetzt. In beiden Fällen müssen Sie auch Benutzerlizenzen erwerben, die 800 US-Dollar pro gleichzeitigem Benutzer kosten und mit zunehmender Benutzerbasis abnehmen. Es ist wichtig zu beachten, dass dies einmalige Kosten sind, dh Sie müssen keine monatliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung zahlen. Die Wartung und der Support (dh Telefon, E-Mail und Zugriff auf Software-Updates) nach dem ersten Jahr kosten Sie jedoch zusätzlich 20 Prozent Ihres anfänglichen Lizenzkaufs pro Jahr. Dokmee bietet auch eine Private Cloud-Lösung ab 250 USD pro Monat an, mit der Dokmee Professional oder Enterprise in einer cloudbasierten Serverinstanz platziert werden können, die für die Verwendung in Ihrem Unternehmen vorgesehen ist, während Dokmee für die Verwaltung der Anwendung und des Servers eingesetzt wird.
Erste Schritte mit Dokmee
Für die Installation von Dokmee Enterprise müssen Voraussetzungen wie die Installation von Microsoft SQL Server (die kostenlose Express Edition ist ausreichend) und die Rolle Internetinformationsdienste festgelegt werden. Diese Voraussetzungen sind in der Dokmee-Installationsanleitung ausführlich beschrieben. Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind und das Dokmee-Installationsprogramm ausgeführt wurde, kann die Dokmee-Server-App initialisiert werden.
Mit der Dokmee-Server-App können Sie Ihre Lizenzinformationen eingeben, App-Einstellungen wie SQL Server- oder AD-Anmeldeinformationen konfigurieren und den Speicherort des Datei-Repositorys verwalten. Dokmee-Aufgaben wie das Erstellen von Aktenschränken, das Bearbeiten von Indexfeldern und das Verwalten der Sicherheit werden ebenfalls über die Dokmee-Server-App ausgeführt.
Dokumentverwaltungs-Tools
Ein Dokumentverwaltungstool, das nicht über eine grundlegende Datei- und Ordnerstruktur hinausgeht, ist es nicht wert, Zeit zu investieren, und Dokmee bietet einige Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern. Dokmee kann so konfiguriert werden, dass vorhandene Ordner nach neuen Dokumenten durchsucht werden, die dann zur Verwaltung automatisch in ein Dokmee-Archiv importiert werden können. Damit dieser automatische Upload funktioniert, muss eine 1: 1-Beziehung zwischen einem Dateiordner und einem Dokmee-Ordner erstellt und ein Zeitplan konfiguriert werden. Leider liegt das am Umfang der Funktionalität, da Sie nicht steuern können, welche Dateitypen über die Funktion erfasst werden, obwohl Sie die OCR-Funktion für importierte Dateien aktivieren können.
Die Aufbewahrung von Dateien ist eine wichtige Funktion für Unternehmen, die sich mit der Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften befassen, z. B. der Sarbanes-Oxley Act, und Dokmee unterstützt diese Funktion durch seine Zusatzmodule. Die Aufbewahrungsdauer für Dateien kann pro Archiv konfiguriert werden. Außerdem können Sie die Aufbewahrungsdauer definieren und aus welchem Indexfeld die Aufbewahrungsdauer berechnet wird. Die Entsorgungsoptionen sind ebenfalls konfigurierbar. Sie können also auswählen, wie abgelaufene Dateien behandelt, ob sie verschoben oder exportiert werden und ob sie an eine abgelaufene Warteschlange gesendet oder sogar dauerhaft gelöscht werden. Benachrichtigungsoptionen sind ebenfalls konfigurierbar, sodass Administratoren eine erweiterte Benachrichtigung erhalten, dass bestimmte Dateien ablaufen.
Workflows sind ein wichtiges Werkzeug für Dokumentenverwaltungssysteme, da sie dazu beitragen können, die Prozesse zu optimieren, die Ihr Geschäft zum Laufen bringen. Wenn Sie ein System haben, das Entscheidungen auf der Grundlage von Dokumentmetadaten treffen kann, anstatt dass ein Benutzer diese Aktionen ausführen muss, wird Ihr Unternehmen effizienter, menschliches Versagen wird minimiert, und Sie können diese Prozesse ausführen, wenn Benutzer nicht verfügbar sind. Selbstverständlich ist eine gewisse Baugruppe erforderlich, um einen Workflow zu erstellen, der die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt (bei großen, mehrstufigen Prozessen, die eine komplexere Konfiguration erfordern). Einfache Workflows umfassen eine Reihe von if / then-Anweisungen, gefolgt von einer auszuführenden Aktion, z. B. das Verschieben des Dokuments an einen anderen Ort, das Senden einer E-Mail, das Aktualisieren eines Indexfelds oder das Beenden des Workflows im Dokument.
Eine praktikable Option vor Ort für KMUs
Es ist schwierig, Dokmee über Microsoft SharePoint Online oder Ascensio System OnlyOffice zu empfehlen, da es weder hinsichtlich des Preises noch der Funktionen vergleichbar ist. Wo Dokmee Ihre Anforderungen wahrscheinlich erfüllen kann, ist eine lokale Situation für ein KMU, das zögert, eine cloudbasierte Lösung zu wählen. Dokmee Professional und Enterprise erfordern bei der Erstinstallation und -konfiguration einige Eingriffe von einem Administrator. Als Plattform ist Dokmee für Endbenutzer jedoch einfach genug, um die täglichen Aufgaben zu verwalten.
