So kaufen Sie einen Videokonferenzdienst

Ihr Unternehmen hat beschlossen, einen Teil seiner Kommunikation auf Video umzustellen. Sie haben von großen Spielern wie ClickMeeting, RingCentral, Skype und Vonage gehört, aber Sie kennen den Unterschied zwischen ihnen nicht wirklich. Sie haben auch von verbraucherorientierten Tools wie Facetime und Google Hangouts gehört, sind sich jedoch nicht sicher, ob diese für den Einsatz in Unternehmen geeignet sind.

In unserer Zusammenstellung der besten Videokonferenzlösungen zeigen wir die Unterschiede zwischen den Top-Tools auf dem Markt anhand eines Funktionsvergleichs. Obwohl diese Zusammenfassung für Käufer hilfreich sein kann, die wissen, was diese Funktionen bewirken und wie sie ihrem Unternehmen zugute kommen, ist sie für Teams, die gerade mit dem Kauf einer Videokonferenzlösung beginnen, möglicherweise zu weit fortgeschritten.

Wir haben mit Brian Gilman, Vice President Product Marketing bei Vonage, darüber gesprochen, welche Faktoren Anfänger bei der Auswahl einer Videokonferenzlösung berücksichtigen sollten. Wir haben alles besprochen, angefangen von der Freigabe von Inhalten über die Anrufqualität bis hin zur Back-End-Analyse. Mit dem bereitgestellten Wissen sollten Sie in der Lage sein, zu unserer besten Zusammenfassung von Videokonferenzlösungen zurückzukehren und eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was Sie benötigen und welcher Anbieter es Ihnen anbieten kann.

1 UC- oder Videokonferenzen

Videokonferenzen an und für sich bieten Benutzern viele verschiedene Funktionen und Optionen. Videokonferenzen sind jedoch im Kern lediglich eine Möglichkeit für einen Benutzer, mit einem anderen Benutzer über einen Live-Videostream hin und her zu kommunizieren. Weiterentwickelte Lösungen ermöglichen Dinge wie Eins-zu-Viele-Video-Übertragungen, Bildschirmfreigabe und sogar Webcasting-Funktionen, mit denen Zielgruppenmitglieder abgefragt und Zuschauerdaten gesammelt werden können (aber wir sind uns selbst voraus).

Unified Communications (UC) nimmt Videokonferenzen auf und fügt sie einer größeren Suite von Kommunikationstools hinzu. Sie können Chat- und Textnachrichten an Kollegen senden. Sie können Projektmanagement-Workflows erstellen. Sie können Dokumente erstellen und gleichzeitig bearbeiten, wie Sie es mit einer Plattform wie Google Drive tun würden.

Der vielleicht wichtigste Aspekt einer UC-Plattform ist die Möglichkeit, sie in Lösungen von Drittanbietern zu integrieren, damit Sie Daten besser von Tool zu Tool abrufen und exportieren können. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden anrufen müssen und auf seine Aufzeichnungen zugreifen möchten, um Ihre Kommunikation zu verbessern, ist dies durch die Integration zwischen Ihrem Salesforce-Konto und Ihrem UC-Tool unglaublich einfach. In Ihrem Salesforce-Dashboard können Sie den Anruf starten, den Interaktionsverlauf des Kunden anzeigen und Notizen zu den während des Anrufs gemachten Angaben hinzufügen.

"Eine einheitliche Plattform ist eindeutig von Interesse", sagte Gilman. „Die meisten Unternehmen suchen heute nach einer einzigartigen Plattform für Mobilität, Zusammenarbeit und Sprache.“

Gilman warnt davor, dass der Aufbau einer Kommunikationsplattform durch einzelne Anbieter unerschwinglich wäre. Darüber hinaus können die Daten möglicherweise nicht so einfach von System zu System übertragen werden wie auf einer Plattform eines einzigen Anbieters. Wenn etwas kaputt geht, müssen Sie den Grund ermitteln, indem Sie mit mehreren Supportmitarbeitern mehrerer Unternehmen sprechen, was wie ein Albtraum klingt.



2 Benutzerfreundlichkeit

Alle Formen von Unternehmenssoftware bieten ein breites Spektrum an Benutzerfreundlichkeit. Einige E-Mail-Marketing-Tools sind so gut gestaltet, dass es den Anschein hat, als könne sich jeder ohne formale Schulung zum E-Mail-Vermarkter entwickeln. Andere Tools sind so kompliziert und technisch, dass selbst die fortgeschrittensten Vermarkter nach dem Support-Button greifen.

Videokonferenzen sind nicht anders. Einige Tools bieten eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie auf den Namen einer Person klicken und direkt einen Anruf tätigen können. Bei einigen können Sie Besprechungen im Voraus planen, indem Sie auf den Kalender eines Kollegen klicken und Ihren Namen eingeben. Es gibt Tools, mit denen Sie einen virtuellen Konferenzraum erstellen, einen Link senden und Hunderte oder Tausende von Personen in diesen Raum einladen können, ohne dass Voraussetzungen für einen Ihrer Gäste erforderlich sind. Dies sind die Arten von Lösungen, die Sie beim Kauf in Betracht ziehen sollten.

"Videokonferenzen haben viel Zeit und Nuancen, da heute viele verschiedene Protokolle verwendet werden", sagte Gilman. „Sie sehen sich mit Herausforderungen konfrontiert, indem Sie ältere Plattformen und externe Dritte einbeziehen. Dies ist seit Jahren die Herausforderung. Die Möglichkeit, einen Link zu einer Plattform eines Drittanbieters zu senden und diesen Anruf so einfach wie einen Telefonanruf zu tätigen, ist für den Erfolg von größter Bedeutung. “

Wenn Sie Ihre Videokonferenzsoftware öffnen und das Gefühl haben, ein Ingenieurstudium zu absolvieren, arbeiten Sie wahrscheinlich mit dem falschen Tool.



3 Zusammenarbeit und Weitergabe

Auch wenn Sie keine UC-Plattform erwerben, möchten Sie möglicherweise ein Videokonferenz-Tool, mit dem Sie grundlegende Dokument- und Bildschirmfreigaben durchführen können. Mit diesen Funktionen können Ihre Benutzer Dateien an jeden im Konferenzraum senden oder ein Dokument zur Demonstration von einer Website auf ihren Bildschirm laden.

"Die Notwendigkeit der Zusammenarbeit und des Austauschs von Inhalten ist wichtig", sagte Gilman. „Für ein effektives Meeting ist das Teilen von Inhalten fast so wichtig wie das persönliche Gespräch. Dies kann so einfach wie das Teilen von Dokumenten sein, sodass Benutzer in Echtzeit teilen können, woran sie gerade arbeiten. Das ist eine wichtige Komponente für jede kollaborative Umgebung. “

Mit diesen Funktionen können Sie Ihr Videokonferenz-Tool auch auf eine Weise verwenden, die Sie sich zuvor nicht vorgestellt hatten. Jeder denkt an Videokonferenzen für Teambesprechungen, aber was ist mit Kundenbesprechungen, potenziellen Käufern oder Partnerbesprechungen? "Wenn Sie überlegen, wie Video die Geschäftsabläufe von Unternehmen verändern kann, wird die Akzeptanz immer weiter verbreitet", so Gilman.



4 Consumer- und Business-Tools

Wenn Sie der Überzeugung sind, dass Sie Videokonferenz-Tools nur für die Eins-zu-Eins-Kommunikation verwenden, haben Sie sich möglicherweise auch in die Irre geführt, dass eine verbraucherorientierte App ausreicht, um die Aufgabe zu erledigen. In einigen Fällen können Sie richtig sein. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Anrufe von einem Büro aus geführt werden, das High-Speed-Ethernet bereitstellt. Tatsächlich werden die meisten Ihrer Anrufe wahrscheinlich auf Laptops und Tablets über Wi-Fi-Verbindungen geführt (von denen sich einige in fahrenden Fahrzeugen befinden).

Hier kann Ihre Standard-Consumer-App nicht den Wert eines Videokonferenz-Tools für Unternehmen erreichen. "Diese Consumer-Apps sind großartig, aber Sie stoßen auf Qualitätsprobleme", sagte Gilman. „Sie sind nicht stabil genug, um mit Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit umzugehen, wenn Sie mit einem Kunden sprechen. Sie sehen sich bestimmte Verbraucherplattformen an, wenn Sie sich in Ihrem Auto auf einem mobilen Client befinden. Ihre Videokonferenzlösung muss auf den kleinsten gemeinsamen Nenner vorbereitet sein, bei dem es sich wahrscheinlich um ein mobiles Gerät handelt. Die Fähigkeit, Paketverlust ohne Beeinträchtigung von Video und Sprache zu bewältigen, ist wichtig. “

„Die Technologie, mit der Plattformen ausgeführt werden, ist viel besser geworden. Und wenn Sie das mit der Netzwerkqualität verbinden, die wir anbieten können, haben wir das Netzwerk gelöst “, sagte Gilman. „Die Möglichkeit, einen CAT-Scan über Video zu teilen, wäre vor drei oder vier Jahren lächerlich gewesen. Jetzt können Sie den detailliertesten CAT-Scan sehen. “



5 Backend-Administration

Da Sie das System auswählen, können Sie eines auswählen, das Ihnen die Kontrolle über alles gibt. Mithilfe von Unternehmensvideotools haben Sie Zugriff auf Funktionen wie die Aufzeichnung von Anrufen mit einem Klick, Statistiken, die Aufschluss darüber geben, wer die meisten Anrufe tätigt, wie lange Personen telefonieren, wann Personen Anrufe abgebrochen haben und vieles mehr. Sie können auch steuern, wer über Administratorrechte zum Aufzeichnen eines eigenen Anrufs verfügt, wer Anrufe weiterleiten oder an andere Benutzer weiterleiten kann und wer die Anrufqualität überprüfen kann, um sicherzustellen, dass das System klare Bilder liefert.

"Anspruchsvolle Administratoren werden wissen wollen, wie Paketverlust war", sagte Gilman. „War es am anderen Ende? Wenn es lokal war, muss man sich das Netzwerk ansehen. “