Wie E-Commerce es mit dem neuen Online-Umsatzsteuergesetz vereinbaren kann

Wenn Ihr IT-Verantwortungsbereich einen E-Commerce-Vorgang umfasst, sollten Sie sich auf einige Komplikationen einstellen. Aufgrund der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der USA in South Dakota gegen Wayfair Inc. vom 21. Juni 2018 müssen Online-Unternehmen nun die Umsatzsteuerregeln für die 45 US-Bundesstaaten und Gebiete einhalten, in denen sie erhoben werden In den meisten dieser Online-Unternehmen geht es darum, wie sie jetzt mehr Papierkram erledigen, zusätzlichen Verwaltungsaufwand bewältigen und die Steuererhebung für Transaktionen in Bezug auf diese Staaten verwalten müssen. Aber nichts davon ist genau richtig.

Leider ist die genaue Wahrheit weitaus schlimmer. Erstens, jeder dieser 45 US-Bundesstaaten und Territorien erhebt unterschiedliche Umsatzsteuersätze, nicht nur voneinander, sondern auch davon abhängig, welches Produkt verkauft wird. Zweitens erheben einige US-Bundesstaaten auch Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen, sodass nicht nur E-Tailer betroffen sind. Darüber hinaus gibt es in jedem US-Bundesstaat Steuerbefreiungen, die sich nach der Art des Produkts, der Art des Käufers oder dem Ort der Transaktion im Verkaufszyklus richten.

Und das ist noch nicht einmal das Schlimmste. Nach einer Schätzung, die ich gelesen habe, gibt es in den USA tatsächlich über 10.000 einzigartige Steuergebiete, von denen jedes sowohl Umsatzsteuersätze als auch Inkassovorgänge durch E-Commerce-Aktivitäten beeinflussen kann. Sofern der US-Kongress nicht beschließt, Gesetze zu erlassen, die dies alles auf irgendeine Weise vereinfachen, muss Ihr Unternehmen einen Weg finden, mit der Einhaltung umzugehen, einschließlich der Erhebung der korrekten Umsatzsteuer, der Aufrechterhaltung von Ausnahmeregelungen, der Abgabe ordnungsgemäßer Gewerbesteuererklärungen und von Selbstverständlich muss jeder Staat und jeder Ort den richtigen Steuerbetrag zahlen.

Zu behaupten, dass dies eine entmutigende Aufgabe ist, wäre eine Untertreibung. Für große Unternehmen, die Buchhaltungssoftware für Unternehmen einsetzen, die von umfangreichen und erfahrenen Buchhaltungsabteilungen, Steueranwälten und Analysten betrieben wird, ist dies möglich. Aus diesem Grund können Outfits in der Größe von Amazon.com und Walmart Umsatzsteuern in allen Ländern zahlen, in denen dies erforderlich ist, und dies seit Jahren.

Damit entfällt jedoch die überwiegende Mehrheit der heutigen Web-Unternehmen, von denen die meisten problemlos in das kleine bis mittelständische Unternehmen (SMB) passen. Dies sind Tausende von Unternehmen, die einfach Dinge oder Dienstleistungen im Internet als Teil des täglichen Geschäfts verkaufen. Für sie ist die Einhaltung der Umsatzsteuer nach dem Urteil des Obersten Gerichtshofs der USA nahezu unmöglich.

Compliance-Hilfe aufrufen

Zum Glück gibt es Hilfe zu haben. Wenn Sie über Amazon verkaufen, teilt Ihnen der Einzelhandelsriese mit, wie viel Umsatzsteuer auf jede Transaktion erhoben werden muss. Sofern Sie sich nicht in Pennsylvania oder im US-Bundesstaat Washington befinden, müssen Sie die Steuererklärungen dennoch einreichen und die Zahlungen selbst vornehmen. Nur in diesen Staaten darf Amazon die Steuern auf Transaktionen abwickeln.

Aber wenn Sie nicht über Amazon verkaufen, gibt es immer noch Hilfe in Form von Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Verkäufern bei ihren Compliance-Anforderungen zu helfen. Zwei von ihnen, Avalara und Sovos, kümmern sich um eine Vielzahl von Compliance-Anforderungen, einschließlich der Berechnung der Umsatzsteuer pro Transaktion. Bei beiden handelt es sich um cloudbasierte Anwendungsanbieter, mit denen Sie Ihre Umsatzsteueranforderungen erfüllen können, ohne diese Aufgabe zur zentralen Aufgabe Ihres Unternehmens zu machen.

"Wir haben einen Katalog mit Anschlüssen für Hunderte von Buchhaltungssystemen", sagte Mark Janzen, Vice President of Engineering bei Avalara. Diese Konnektoren fungieren als Plug-Ins für Buchhaltungs-, E-Commerce- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und können so konfiguriert werden, dass sie alle Phasen des Umsatzsteuerprozesses automatisch abwickeln.

"Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung berühren, geht sie an Avalara und fügt die Steuern hinzu", erklärte Janzen. "Am Ende des Monats sehen Sie, was getan wurde, und lassen Avalara die Steuern für Sie einreichen."

Berechnung der Umsatzsteuer

Janzen sagte, dass der Prozess der Einrichtung relativ einfach ist. Einige E-Commerce-Pakete und insbesondere dedizierte Abrechnungs- und Fakturierungslösungen enthalten bereits Konnektoren zum Einbinden in Avalaras APIs (Application Programming Interfaces), andere sind vollständig integriert. Janzen sagte, dass es nicht besonders kompliziert sei, es selbst zu tun, und dass Wiederverkäufer bei der Installation behilflich sein würden, obwohl es für die meisten IT-Abteilungen einfach genug sei, es selbst zu handhaben.

Sobald ein Unternehmen AvaTax (das Produkt von Avalara) erwirbt, muss es Informationen zu den Arten von Produkten oder Dienstleistungen, die es verkauft, und den Orten, an denen es Geschäfte tätigt, bereitstellen. Die Informationen, die Avalara zur Verfügung gestellt werden, müssen Details zu steuerbefreiten Verkäufen enthalten (dh Artikel, die von der Umsatzsteuer befreit sind, wie zum Beispiel Artikel, die zum Wiederverkauf verkauft werden). Sobald dies erledigt ist, verfügt Avalara über die Informationen, die zur Berechnung der Umsatzsteuer erforderlich sind.

"Es ist nicht so einfach, einen Zinssatz auf die Rechnung zu setzen", sagte Janzen. Tatsächlich sagte Janzen, dass aufgrund der Besonderheiten der staatlichen und lokalen Umsatzsteuergesetze jeder Posten auf einer Rechnung einen anderen Steuersatz haben kann. Er sagte, dass es komplex sein kann, genau herauszufinden, in welcher Steuerhoheit ein Käufer sich befindet, da Standorte, die von der Postleitzahl abhängen, die Grenzen der Gerichtsbarkeit überschreiten können.

"Wir konzentrieren uns auf die Genauigkeit auf dem Dach", sagte Janzen und fügte hinzu, dass Alavara den genauen Breiten- und Längengrad jeder Adresse ermittelt, um sicherzustellen, welche Steuer erhoben werden sollte. "Es gibt über 12.000 Gerichtsbarkeiten", sagte Janzen.

Reduzierung Ihrer Compliance-Kosten

Janzen sagte, dass Steuer- und Buchhaltungssoftware für KMU die eingebaute Alavara-Software enthalten könnte. Er wies auf Pakete wie BigCommerce und Shopify hin, die Ihnen bei der Mehrwertsteuer helfen. BigCommerce enthält jedoch die Umsatzsteuersoftware von Avalara. Mit Shopify müssen Sie Ihre Steuern selbst einreichen und bezahlen.

Egal wie Sie es sehen, die Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der USA wird Sie Geld kosten. Während Sie die Steuerkosten an Ihre Kunden weitergeben können (die bereits an die Zahlung von Umsatzsteuern gewöhnt sind), wird der Verwaltungsaufwand einfach auf Ihr Endergebnis umgelegt. Durch Hinzufügen einer Art Umsatzsteuersoftware werden zumindest die Kosten für die Einhaltung gesenkt.