Hubstaff vs. Tsheets: Ein Zeitnachweis

Zeiterfassungssoftware gibt es in vielen Varianten und in vielen Anwendungsfällen. Unternehmen und Freiberufler, die in erster Linie dafür sorgen, dass Schichten geleistet werden, angemessene Stunden protokolliert werden und Aufgaben genügend Arbeitszeit erhalten, um nach Lösungen wie Hubstaff und TSheets zu suchen.

Diese Zeiterfassungslösungen sollen leichtgewichtig, benutzerfreundlich, kostengünstig und für die meisten Anwendungsfälle geeignet sein. Wir werden den Unterschied zwischen beiden Lösungen untersuchen, einschließlich Preis und Paket, einzigartige Funktionen und Anpassung. Am Ende des Artikels empfehlen wir Ihnen eine Lösung, die auf unseren internen Tests und Untersuchungen basiert. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass unsere Präferenz möglicherweise nicht auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zutrifft. Daher empfehlen wir Ihnen, beide Lösungen zu testen, bevor Sie eine endgültige Kaufentscheidung treffen.

1 1. Preis und Pakete

Sowohl Hubstaff als auch TSheets bieten einen kostenlosen Tarif für Einzelbenutzer an. Dies ist ideal, um nachzuverfolgen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden, um Ihre eigene Zeit besser zu verwalten, und um festzulegen, was Sie Arbeitgebern in Rechnung stellen sollten, die stündlich für Projekte zahlen. Hubstaff beginnt mit einem Basisplan von 5 USD pro Monat. Damit erhalten Sie grundlegende Zeiterfassungstools, einen Manager für die Zahlungsplanung für Mitarbeiter, einen 24-Stunden-Support und Benutzereinstellungen, die für jeden Mitarbeiter einzeln verwaltet werden können. Der Premium-Tarif für 9 US-Dollar pro Benutzer und Monat enthält alles, was Sie im Basis-Tarif finden, aber Sie erhalten auch Zugriff auf die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) von Hubstaff, um das Tool in andere Software von Drittanbietern zu integrieren. Der Premium-Plan enthält auch ein leichtes Planungstool, mit dem Administratoren über die Konsole Schichten zuweisen und Aufgaben delegieren können. Premium-Plan-Kunden können mit dem Tool auch Rechnungen erstellen und PayPal-Zahlungen automatisch ausführen. Kunden, die jährlich zahlen, erhalten zwei Monate kostenlos (für beide Preisstufen). TSheets bietet einen Plan für bis zu 99 Benutzer an, der 4 USD pro Benutzer und Monat kostet. Die Grundgebühr beträgt 16 USD pro Monat zuzüglich 4 USD pro Benutzer und Monat. Unternehmen mit mehr als 100 Benutzern zahlen eine Grundgebühr von 80 USD und 4 USD pro Benutzer und Monat. Für einen zusätzlichen Betrag von 1 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhalten Sie Zugriff auf ein kompaktes Planungstool, mit dem Administratoren über die Konsole Schichten zuweisen und Aufgaben delegieren können. Die Grundgebühr, die Hubstaff nicht erhebt, verteuert TSheets sogar auf Hubstaffs Premium-Niveau etwas. Rand: Hubstaff.



2 2. Funktionen und Schnittstelle

TSheets bietet eine großartige Benutzeroberfläche für die Navigation auf der linken Schiene. Das System ist in vier Kategorien unterteilt: Verfolgen, Berichten, Verwalten und Einrichten. Innerhalb dieser sind immer sichtbare Unterkategorien, einschließlich Zeiteinträge, Jobs und Zeitplan. Unabhängig davon, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind alle Ihre Registerkarten sichtbar und zugänglich. Dies ist ein besseres Setup als bei Hubstaff, für das eine Desktop-App zum Aufzeichnen von Screenshots und Tastatureingaben erforderlich ist (dazu später mehr). Die Berechtigungen fallen unter vier Ebenen: Administrator, Abrechnungsmanager, Benutzerdefiniert und Mitarbeiter. Unter Mitarbeiter (die häufigste Berechtigungsstufe) haben Sie neun Berechtigungsstufen, einschließlich der mobilen Zeiteingabe, der Verwaltung von Arbeitszeittabellen für alle Mitarbeiter, der Verwaltung von Jobs und der Verwaltung anderer Benutzerkonten. Sie können für jeden Mitarbeiter benutzerdefinierte Regeln hinzufügen, z. B. Überstunden, PTO-Codes und mobile Optionen, oder Sie können Einschränkungen festlegen, z. B. das Deaktivieren von mobilen Apps für bestimmte Mitarbeiter. Das Gleiche gilt für alle Ebenen, einschließlich des Payroll Managers, der in erster Linie im System ist, um Stundenzettel und Zahlungen zu genehmigen und abzulehnen. Mit TSheets können Sie auch einen Termin im Voraus festlegen, durch Wählen einer lokalen Telefonnummer bei der Arbeit einchecken, die GPS-Überwachung für Benutzer von Mobilanwendungen verwenden, die Einschränkung der IP-Adresse aktivieren (um von der Arbeit per Fernzugriff abzuraten) und den Foto-Check-in (um den Standort zu überprüfen).. TSheets bietet Ihnen auch mobile Apps für Android und iOS.

Die Benutzeroberfläche von Hubstaff ist mit einer attraktiven blauen Navigationsleiste auf der linken Schiene ausgestattet, die auf der rechten Seite des Bildschirms ausreichend Platz für die Dateneingabe und -analyse bietet. Wenn Sie sich zum ersten Mal beim System anmelden, gelangen Sie zum Haupt-Dashboard, in dem Sie einen Überblick darüber erhalten, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter an diesem Tag gearbeitet haben und wie viele Stunden sie in den letzten sieben Tagen gearbeitet haben. Sie sehen auch eine Liste der einzelnen Mitglieder, deren jüngste Aufgaben und wie aktiv sie in der letzten Woche waren. Es gibt zwei Möglichkeiten, um Zeit in Hubstaff hinzuzufügen: Sie können manuelle Arbeitszeittabellen mit geleisteten Arbeitsstunden erstellen oder die Stoppuhrfunktion in Hubstaffs nativer Desktop-App verwenden. Mit der Stundenzettelfunktion protokollieren Sie Ihre Stunden, wie Sie es in der analogen Ära der Zeiterfassung wahrscheinlich mit Stift und Papier getan haben. Im Wesentlichen arbeiten Sie in Ihrer Schicht, fügen Ihrer Arbeitszeittabelle Zeit hinzu und melden sich ab. Dies ist eine ziemlich übliche Methode zum Verfolgen der Zeit. Leider können Sie die Plattform nicht als Schichtplaner verwenden, da Hubstaff keine zusätzliche Zeit zulässt.

Insgesamt bietet TSheets eine umfangreichere Funktionserfahrung (abgesehen von der Mitarbeiterüberwachung, auf die ich im nächsten Abschnitt näher eingehen werde). Da es sich um eine reine Cloud-App handelt, muss TSheets während der Arbeit nicht installiert und von App zu App gedreht werden. Durch die Vorausplanung der Benutzer können TSheets sowohl als Schichtplanungs-Tool als auch als Zeiterfassung verwendet werden, die Hubstaff nicht anbietet. Die Einwahl ist auch eine nette Funktion, insbesondere für Arbeitnehmer mit niedrigem Einkommen, die möglicherweise keinen Zugang zu Smartphones haben. Dies ist ein weiteres Element, das Hubstaffs Toolkit nicht enthält. Mithilfe der IP-Adressüberwachung können Administratoren Remotestandorte für die Arbeit von Mitarbeitern einschränken und aktivieren. Wenn Sie diese Funktionalität nicht nutzen, ist dies kein Deal Breaker, aber Ihre Mitarbeiter könnten sich von einem Fischerboot aus einloggen, wenn sie an ihren Schreibtischen arbeiten sollen. Rand: TSheets.



3 3. Einzigartige Funktionen

Jedes Zeitverfolgungs-Tool verfügt über eine Funktion, die es vom Feld abhebt. TSheets bietet benutzerdefiniertes Tracking. Hubstaff bietet Aufsicht auf Big Brother-Ebene. Wir werden uns mit den einzelnen Funktionen befassen und Ihnen mitteilen, welches Tool unserer Meinung nach für Organisationen nützlicher ist.

Die meisten Tracking-Lösungen basieren fast ausschließlich auf der Zeit. Ein Tag hat 24 Stunden, multipliziert mit sieben Tagen, multipliziert mit ungefähr vier Wochen, multipliziert mit 12 Monaten. Nehmen Sie alle in diesen Parametern erfassten Daten und übertragen Sie sie in Rechnungen, Zahlungen, Projektmanagement-Projektionen, Berichte usw. Diese Logik steuert andere Zeiterfassungssysteme. Was TSheets außerordentlich gut macht, ist die Erkenntnis, dass Arbeiten außerhalb der Stunden- / Tages- / Wochen- / Monats- / Jahreskalkulation durchgeführt und gemessen werden können. Das Tool bietet erweiterte Nachverfolgungsfunktionen für Mengen, die für LKW-Fahrer oder Handwerker möglicherweise vorteilhafter sind als die Nachverfolgung der von Ihnen geleisteten Arbeitsstunden. Innerhalb von TSheets können Sie sechs vollständig anpassbare Felder erstellen, die bei jedem Ausstempeln als Eingabeaufforderung hinzugefügt werden können. Wenn Sie eine Baufirma leiten, können Sie gefragt werden: "Gab es einen Vorfall? Ja. Nein." Wenn die Arbeiter nicht antworten, können sie nicht aussteigen. Sie können die Trucker fragen, wie viele Kilometer sie gefahren sind. Diese Felder werden dann in Berichte einbezogen, um Ihnen eine detailliertere Darstellung der Arbeitsabläufe, der Produktivität der Teams und anderer relevanter Arbeitsplatzdaten zu geben, die Sie möglicherweise benötigen, um ein vollständiges Bild eines Arbeitstages oder einer Schicht zu erstellen.

Mit Hubstaff können Administratoren die Webseiten, Apps und Mausaktivitäten von Mitarbeitern überwachen, während diese gerade online sind. Für Benutzer bedeutet dies, dass Sie eine native Desktop-App herunterladen müssen, die sich in einem separaten Fenster befindet. Darin können Sie Ihr Projekt auswählen, Start drücken und Ihr Timer beginnt zu zählen. Wenn Sie fertig sind, werden Ihre Aktivitäten und Ihre Screenshots an den Haupt-Hub gesendet. Die native App macht in zufälligen Abständen ein Foto - bis zu drei Aufnahmen pro Stunde, je nachdem, wie oft der Administrator Mitarbeiter ausspionieren möchte. Screenshots können teilweise unscharf sein, um zu vermeiden, dass bei jedem Zugriff vertrauliche Informationen aufgezeichnet werden. Der Bildschirm bleibt jedoch so weit unbesudelt, dass Sie immer noch ein Gefühl dafür haben, ob der Bildschirm auf arbeits- oder spielbezogene Inhalte ausgerichtet ist. Dies ist eine ärgerlich komplizierte und komplizierte Methode, um die Zeit manuell zu erfassen, insbesondere, wenn Sie den ganzen Tag über von Aufgabe zu Aufgabe springen. Darüber hinaus könnte dieses Maß an Kontrolle Spitzentalente abschrecken. Wollen Sie wirklich, dass Ihr Arbeitgeber weiß, wie oft Sie während des Arbeitstages auf Facebook oder Twitter klicken?

Letztendlich ist die Bestimmung eines Gewinners für diese Kategorie ein Vergleich zwischen Äpfeln und Orangen. Wenn Ihr Unternehmen ein hohes Maß an Spyware benötigt, sollten Sie sich auf jeden Fall für Hubstaff entscheiden. Ich fand jedoch, dass die benutzerdefinierte Nachverfolgungsfunktion von TSheets für Felder außerhalb von 9-5-Bürojobs nützlicher und anwendbar ist. Durch Nachverfolgen von Mengen und Hinzufügen obligatorischer Eingabeaufforderungen öffnet sich TSheets für Branchen, die mit Hubstaff nicht gut funktionieren. Rand: TSheets.



4 Das Endergebnis

Die günstigeren Preis- und Bildschirmüberwachungsfunktionen von Hubstaff machen Hubstaff zu einem starken Konkurrenten im Bereich der Zeiterfassung. Wenn Ihr Budget knapp ist oder Sie unbedingt jede Minute aus Ihren Mitarbeitern herausholen müssen, ist Hubstaff die ideale Lösung für Ihr Unternehmen. Dank der flexiblen Zeitplanung, der benutzerdefinierten Datenerfassung und der Check-in-Optionen von TSheets ist TSheets jedoch ein zugänglicheres Tool für Aufgaben außerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus ist Hubstaff mit seiner Kombination aus Desktop- und Cloud-App umständlicher als TSheets, eine einfache Cloud-App, die in Ihrem Browser ausgeführt wird. Aufgrund dieser Probleme empfehlen wir TSheets gegenüber Hubstaff. Wie bereits erwähnt, wählen Sie das für Sie geeignete Tool aus. Empfehlung: TSheets.