Es sollten Profis virtuelle Kreditkarten verwenden, nicht nur Kreditorenbuchhaltung

Angenommen, Sie wissen, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wenn Sie das nächste Mal von einer Sicherheitsverletzung in einem anderen Unternehmen erfahren, unabhängig davon, wie groß die Sicherheitsverletzung war oder wie viele Kreditkartennummern vergeben wurden. Angenommen, Sie wüssten, dass die Kriminellen, selbst wenn sie alle Kreditkartendaten von Ihrem Unternehmen über einen Anbieter bezogen, nichts damit anfangen könnten. Dies wäre eine große Erleichterung im Vergleich dazu, wie viele sich jetzt fühlen, wenn sie bei jeder großen Verletzung verzweifelt nach Benachrichtigungen suchen, dass auch ihre Daten erfasst wurden.

Glücklicherweise muss sich kein IT-Experte mit Hilfe der Kreditorenbuchhaltung Sorgen machen, dass die Kreditkartennummern der Kunden bei einem erneuten Verstoß verloren gehen. Der Grund dafür ist, dass es für Unternehmen jetzt ziemlich einfach ist, Zahlungen mit virtuellen Kreditkartennummern durchzuführen, die nur für eine einzige Transaktion geeignet sind. Sobald diese Transaktion abgeschlossen ist, ist die Nummer unbrauchbar. Es spielt keine Rolle, ob die Bösewichte die Nummer, den Sicherheitscode und das Ablaufdatum haben, da keine dieser Informationen erneut verwendet werden kann. Dies kann passieren, wenn Sie Ihre kommerziellen Zahlungen mit virtuellen Kreditkarten einrichten und dann Ihre Unternehmensbuchhaltungssoftware so konfigurieren, dass das Ganze automatisch und transparent abläuft.

Was sind virtuelle Kreditkarten?

Virtuelle Kreditkarten gibt es schon seit einiger Zeit, aber bis vor kurzem gab es für Verbraucher einmalige Online-Zahlungen, um sich vor dem Diebstahl einer Kartennummer zu schützen. Für den geschäftlichen Gebrauch waren es die größten Unternehmen, die virtuelle Kartennummern für die Beschaffung und das Reisen verwendeten, im Allgemeinen als Teil ihrer allgemeinen kommerziellen Zahlungssysteme.

Aber jetzt sind virtuelle Kartennummern für kommerzielle Transaktionen auch für kleinere Unternehmen verfügbar. Die erste Unterstützung kommt von MasterCard, einem der größten Namen der Finanzbranche, obwohl andere Zahlungsanbieter wahrscheinlich folgen werden.

"Virtuelle Karten sind einer der am schnellsten wachsenden Bereiche der Branche", sagte Jeff Feuerstein, Senior Vice President für Large Market Products und Platform Product Management bei Mastercard. Er sagte, dass die Ausgaben für virtuelle Kreditkarten im letzten Jahr in den USA 122 Milliarden US-Dollar betrugen.

Feuerstein sagte auch, dass Unternehmen jetzt mit ihren Banken zusammenarbeiten, um Zahlungen mit virtuellen Kartennummern zu tätigen, und dabei Zahlungen mit Schecks und Zahlungen mit automatisierten Clearingstellen (ACH) auslaufen lassen. Er sagte, dass gewerbliche Kunden feststellen, dass virtuelle Kartenzahlungen sicherer sind als andere Zahlungsmethoden und darüber hinaus in der Regel kostengünstiger. In einigen Fällen können Unternehmen sogar feststellen, dass sie einen Rabatt auf ihre Zahlungen erhalten.

So funktionieren virtuelle Kreditkarten

In den meisten Unternehmen werden Zahlungen mit virtueller Karte für die Beschaffung und andere Arten von Transaktionen verwendet, bei denen eine Rechnung über Lieferungen gegen Bestellungen (POs) vorgelegt wird. Sie werden auch häufig für Reisekostenzahlungen verwendet, bei denen das interne Reisebüro eine virtuelle Kreditkarte verwendet.

Die Funktionsweise des Prozesses hängt von Ihrem Buchhaltungssystem und der Bank ab, bei der Sie arbeiten. MasterCard unterstützt dies beispielsweise mit zwei eigenen virtuellen Zahlungssystemen: "MasterCard In Control für kommerzielle Zahlungen" und "MasterCard In Control für Geschäftsreisen". Die Art und Weise, wie MasterCard damit umgeht, hängt von Ihren Bedürfnissen ab.

Es gibt beispielsweise eine Website für kleine oder seltene virtuelle Zahlungen. Für die meisten Unternehmen ist es jedoch am einfachsten, eine neue Art von Zahlungsdatei zu erstellen, in der die Zahlungen unter Verwendung einer virtuellen Kartennummer definiert werden. Diese Zahlungsdatei wird dann an Ihre Bank übermittelt, wo sie verarbeitet wird, und dann wird jede Zahlung in der Zahlungsdatei unter Verwendung einer eindeutigen 16-stelligen Kreditkartennummer zum einmaligen Gebrauch ausgeführt. Ihr Verkäufer sieht niemals eine echte Kreditkartennummer. Wenn also gegen diese verstoßen wird, spielt dies keine Rolle.

Einige Buchhaltungssysteme verwenden keine Zahlungsdateien. Daher gibt es eine API (Application Programming Interface), mit der IT-Mitarbeiter das virtuelle Zahlungssystem in Ihr vorhandenes Buchhaltungssystem integrieren können. Einige andere virtuelle Zahlungsprozessoren, wie Bento for Business von Bento Technologies, bieten Entwicklern Unterstützung, damit diese ihre APIs in Ihr Buchhaltungssystem integrieren können. Andere, wie DivvyPays Divvy, verfügen über Benutzeroberflächen (User Interfaces, UIs) für einige der gebräuchlichsten Geschäftsbuchhaltungssysteme.

Verwenden Sie ein VPN, um die Sicherheit zu gewährleisten

Damit all dies funktioniert, müssen Ihre IT-Mitarbeiter in der Lage sein, entweder die Zahlungsdateien zu ändern oder die API-Unterstützung in das vorhandene Buchhaltungssystem aufzunehmen. Da diese vertraulichen Zahlungsinformationen an Ihr Finanzinstitut oder in einigen Fällen an Ihre Lieferanten übertragen werden, benötigen Sie ein virtuelles privates Netzwerk (VPN), um die Sicherheit zu gewährleisten. Und natürlich benötigt Ihre Buchhaltungsabteilung Zugriff auf die Ausgabenaufzeichnungen, damit sie diese prüfen können.

Gegenwärtig bieten die meisten Banken diesen virtuellen Zahlungsservice kostenlos als Service für ihre Kunden an. Dies kann jedoch von Bank zu Bank unterschiedlich sein. Überprüfen Sie dies, bevor Sie einen Commit durchführen. Ihre Kreditoren werden wie bei jeder anderen Kredittransaktion bezahlt, sodass keine spezielle Registrierung erforderlich ist.

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Es ist erwähnenswert, dass die Verwendung virtueller Kartennummern für Zahlungen einige zusätzliche Vorteile bietet, die über die Sicherheit der Zahlung und die Befreiung von der Sorge vor Verstößen der Anbieter hinausgehen. Laut Feuerstein gibt es einige wichtige Kapitalvorteile: Da es bei Kapitalausgaben zu einer Verzögerung von 30 bis 45 Tagen kommen kann, lässt sich die Ausgabenverfolgung leicht automatisieren und in vielen Fällen ist die Verwendung dieser Kartenzahlungsmethode kostengünstiger als Schecks oder ACH Zahlungen. Oft ist es sogar billiger als Bargeld für Waren oder Dienstleistungen anzunehmen.

Unter dem Strich geht es bei der Verwendung von virtuellen Kreditkartennummern jedoch um Sicherheit. Die Hacker, die gegen einen Ihrer Anbieter verstoßen, haben keine Kreditkartennummern, die sie verwenden können, egal wie sehr sie es versuchen und wie schwach die Sicherheit beim Anbieter ist. Und das ist viel wert.